Wynajem sali konferencyjnej oraz usługi gastronomiczne realizowane podczas konferencji 2.06.2026 r. w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.06-IP.04-0054/23 - ŁĄCZY NAS EDUKACJA - ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji.
Usługa wynajmu sali konferencyjnej oraz usług gastronomicznych realizowanych podczas konferencji 2 czerwca w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca:
a. Wynajem sali na realizację konferencji: grupa 150 osób w dniu 2 czerwca 2026 r.
b. Zapewnienie wyżywienia uczestnikom konferencji: 100 osób x 1 posiłek (śniadanie w formie bufetu) oraz 150 osób x 1 posiłek (obiad) w dniu 2 czerwca 2026 r.
c. Zapewnienie jednej przerwy kawowej dla 100 uczestników konferencji w dniu 2 czerwca 2026 r.
Okres realizacji usługi: 2 czerwca 2026 r.
W ramach zamówienia od Wykonawcy wymaga się:
1. Zapewnienia sali wykładowej dla 150 uczestników konferencji z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa (min. 50).
2. Informacja o faktycznej liczbie osób korzystających z sali z oraz o tym, czy są potrzebne udogodnienia dla osób ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi.
3. Zapewnienie wyżywienia (śniadanie) dla 100 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
4. Zapewnienie wyżywienia (obiad) dla 150 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
5. Zapewnienie wyżywienia (przerwa kawowa) dla 100 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
6. Wykonawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę osób korzystających z wyżywienia podaną zgodnie z ustaleniami w punkcie 3, 4 i 5.
7. Wykonawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne (np. bezglutenowe, wegańskie) ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez Zamawiającego.
8. W przypadku śniadania Wykonawca zapewni min.: kawa, herbata, mleko, wodę, napoje, cukier, cytryna, świeże warzywa i owoce, min. 4 rodzaje kanapek, w tym kanapki z różnymi rodzajami wędliny, kanapki z serem, kanapki wegańskie.
9. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku obiadu: zupa, drugie danie (w tym potrawa mięsna, min. 100 gr. mięsa) z sałatką/surówką, deser (ciasto), kawa, herbata, mleko, cukier, woda.
10. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku przerwy kawowej: kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, słodkie i słone przekąski, woda, owoce świeże.
11. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali nie może mieć barier architektonicznych.
12. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców.
13. Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w tym w szczególności w zakresie higieny i czystości, dostępności, obsługi, udogodnień dla gości oraz jakości, stanu i użyteczności wyposażenia.
14. Obiekt, w którym odbywać się będzie usługa, musi być usytuowany w Warszawie, nie dalej niż w odległości do 1500 m (liczonych w linii prostej) od Pałacu Staszica w Warszawie (Nowy Świat 72, 00-330 Warszawa). Zamawiający zastrzega, że w szkoleniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi, zatem konieczne jest minimalizowanie przemieszczania się uczestników.
15. Sala wykładowa, w której będzie się odbywać część wspólna szkolenia musi być wyposażona w:
− krzesła dla 150 osób;
− klimatyzację/ogrzewanie;
− wi-fi;
− projektor;
− tablicę lub flipchart;
− sprawne gniazdka elektryczne, listwy, przedłużacze.
16. Sala powinna być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami, na kondygnacji, na której znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością.
17. Dopuszcza się możliwość, aby sala, w której będzie odbywała się konferencja była w innym budynku niż restauracja, przy czym odległość od niej nie może być większa niż 200 metrów, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego i dostępną dla osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku.
18. Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczania w pomieszczeniu, w których prowadzone będą zajęcia materiałów (oznakowanie sali, plakaty informacyjne, drobne materiały warsztatowe) dostarczonych przez Zamawiającego.
19. Po dokonanym wyborze oferenta wszelkie uzgodnienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie pkt IV Wymogi dotyczące zakwaterowania, wyżywienia oraz sali wymagają mailowej wymiany informacji.
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY
1. Kompletna oferta powinna zawierać:
1). Wypełniony i podpisany Formularz oferty - Załącznik nr 1.
2). Aktualny wypis z KRS lub CEIDG lub innego rejestru potwierdzającego prowadzenie działalności,
3). Pełnomocnictwo do reprezentacji Wykonawcy, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z przedstawionego rejestru.
4) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia,
5) Podpisany Załącznik nr 3 Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych.
6) Podpisany Załącznik nr 4 Oświadczenie dotyczące istnienia okoliczności i podstaw do zakazu udostępnienia funduszy, środków finansowych lub zasobów gospodarczych oraz udzielenia wsparcia w związku z agresją Rosji wobec Ukrainy.
2. Oferta musi być przygotowana zgodnie z formularzami stanowiącymi załączniki do zapytania ofertowego.
3. Termin związania ofertą wynosi 20 dni.
4. Oferta musi zostać złożona za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności w formie elektronicznej tj. według przepisów kodeksu cywilnego - dokumenty w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumentach rejestrowych lub zgodnie z pełnomocnictwem.
5. Zamawiający ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom komfortu i minimalizację czasu przemieszczania się pomiędzy restauracją a salami wykładowymi w przerwach nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. Oferta musi dotyczyć całego zakresu określonego w zapytaniu.
6. Cena oferty będzie podana w złotych polskich i będzie przedstawiała cenę brutto za realizację zamówienia w całości oraz w rozbiciu na kwoty cząstkowe stanowiące wynagrodzenie za realizację poszczególnych składowych zamówienia.
7. Oferta wraz z załącznikami - pod rygorem nieważności - powinna być napisana w języku polskim, oraz podpisana przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy.
8. Za osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, wskazane we właściwym rejestrze lub w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączy do oferty w oryginale lub poświadczone za zgodność z oryginałem.
9. Wykonawcy mogą przed upływem terminu składania ofert złożyć poprawki lub zmiany do oferty. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być podpisane przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy.
10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
11. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie powiadomienia, przy zachowaniu tych samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek, z adnotacją, iż jest to wycofanie złożonej oferty.
12. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty oraz uzupełnienia dokumentów w postępowaniu.
13. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia oraz składając ofertę zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkie informacje uzyskane w toku procedury, które mogą stanowić tajemnicę handlową, tajemnicę przedsiębiorstwa zarówno po stronie Zamawiającego jak również członków organizacji biorących udział w projekcie. Rozpowszechnianie informacji poufnych podlegać będzie zarówno odpowiedzialności cywilnej na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym oraz w przepisach innych ustaw.
14. Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przez Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający informuje w zapytaniu ofertowym o zakresie zmian. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Praga-Północ, Miejscowość: Warszawa
FERS.04.06-IP.04-0054/23 - ŁĄCZY NAS EDUKACJA - ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji.
Usługa wynajmu sali konferencyjnej oraz usług gastronomicznych realizowanych podczas konferencji 2 czerwca w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca:
a. Wynajem sali na realizację konferencji: grupa 150 osób w dniu 2 czerwca 2026 r.
b. Zapewnienie wyżywienia uczestnikom konferencji: 100 osób x 1 posiłek (śniadanie w formie bufetu) oraz 150 osób x 1 posiłek (obiad) w dniu 2 czerwca 2026 r.
c. Zapewnienie jednej przerwy kawowej dla 100 uczestników konferencji w dniu 2 czerwca 2026 r.
Okres realizacji usługi: 2 czerwca 2026 r.
W ramach zamówienia od Wykonawcy wymaga się:
1. Zapewnienia sali wykładowej dla 150 uczestników konferencji z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa (min. 50).
2. Informacja o faktycznej liczbie osób korzystających z sali z oraz o tym, czy są potrzebne udogodnienia dla osób ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi.
3. Zapewnienie wyżywienia (śniadanie) dla 100 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
4. Zapewnienie wyżywienia (obiad) dla 150 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
5. Zapewnienie wyżywienia (przerwa kawowa) dla 100 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
6. Wykonawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę osób korzystających z wyżywienia podaną zgodnie z ustaleniami w punkcie 3, 4 i 5.
7. Wykonawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne (np. bezglutenowe, wegańskie) ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez Zamawiającego.
8. W przypadku śniadania Wykonawca zapewni min.: kawa, herbata, mleko, wodę, napoje, cukier, cytryna, świeże warzywa i owoce, min. 4 rodzaje kanapek, w tym kanapki z różnymi rodzajami wędliny, kanapki z serem, kanapki wegańskie.
9. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku obiadu: zupa, drugie danie (w tym potrawa mięsna, min. 100 gr. mięsa) z sałatką/surówką, deser (ciasto), kawa, herbata, mleko, cukier, woda.
10. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku przerwy kawowej: kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, słodkie i słone przekąski, woda, owoce świeże.
11. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali nie może mieć barier architektonicznych.
12. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców.
13. Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w tym w szczególności w zakresie higieny i czystości, dostępności, obsługi, udogodnień dla gości oraz jakości, stanu i użyteczności wyposażenia.
14. Obiekt, w którym odbywać się będzie usługa, musi być usytuowany w Warszawie, nie dalej niż w odległości do 1500 m (liczonych w linii prostej) od Pałacu Staszica w Warszawie (Nowy Świat 72, 00-330 Warszawa). Zamawiający zastrzega, że w szkoleniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi, zatem konieczne jest minimalizowanie przemieszczania się uczestników.
15. Sala wykładowa, w której będzie się odbywać część wspólna szkolenia musi być wyposażona w:
− krzesła dla 150 osób;
− klimatyzację/ogrzewanie;
− wi-fi;
− projektor;
− tablicę lub flipchart;
− sprawne gniazdka elektryczne, listwy, przedłużacze.
16. Sala powinna być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami, na kondygnacji, na której znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością.
17. Dopuszcza się możliwość, aby sala, w której będzie odbywała się konferencja była w innym budynku niż restauracja, przy czym odległość od niej nie może być większa niż 200 metrów, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego i dostępną dla osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku.
18. Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczania w pomieszczeniu, w których prowadzone będą zajęcia materiałów (oznakowanie sali, plakaty informacyjne, drobne materiały warsztatowe) dostarczonych przez Zamawiającego.
19. Po dokonanym wyborze oferenta wszelkie uzgodnienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie pkt IV Wymogi dotyczące zakwaterowania, wyżywienia oraz sali wymagają mailowej wymiany informacji.
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY
1. Kompletna oferta powinna zawierać:
1). Wypełniony i podpisany Formularz oferty - Załącznik nr 1.
2). Aktualny wypis z KRS lub CEIDG lub innego rejestru potwierdzającego prowadzenie działalności,
3). Pełnomocnictwo do reprezentacji Wykonawcy, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z przedstawionego rejestru.
4) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia,
5) Podpisany Załącznik nr 3 Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych.
6) Podpisany Załącznik nr 4 Oświadczenie dotyczące istnienia okoliczności i podstaw do zakazu udostępnienia funduszy, środków finansowych lub zasobów gospodarczych oraz udzielenia wsparcia w związku z agresją Rosji wobec Ukrainy.
2. Oferta musi być przygotowana zgodnie z formularzami stanowiącymi załączniki do zapytania ofertowego.
3. Termin związania ofertą wynosi 20 dni.
4. Oferta musi zostać złożona za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności w formie elektronicznej tj. według przepisów kodeksu cywilnego - dokumenty w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumentach rejestrowych lub zgodnie z pełnomocnictwem.
5. Zamawiający ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom komfortu i minimalizację czasu przemieszczania się pomiędzy restauracją a salami wykładowymi w przerwach nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. Oferta musi dotyczyć całego zakresu określonego w zapytaniu.
6. Cena oferty będzie podana w złotych polskich i będzie przedstawiała cenę brutto za realizację zamówienia w całości oraz w rozbiciu na kwoty cząstkowe stanowiące wynagrodzenie za realizację poszczególnych składowych zamówienia.
7. Oferta wraz z załącznikami - pod rygorem nieważności - powinna być napisana w języku polskim, oraz podpisana przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy.
8. Za osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, wskazane we właściwym rejestrze lub w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączy do oferty w oryginale lub poświadczone za zgodność z oryginałem.
9. Wykonawcy mogą przed upływem terminu składania ofert złożyć poprawki lub zmiany do oferty. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być podpisane przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy.
10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
11. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie powiadomienia, przy zachowaniu tych samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek, z adnotacją, iż jest to wycofanie złożonej oferty.
12. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty oraz uzupełnienia dokumentów w postępowaniu.
13. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia oraz składając ofertę zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkie informacje uzyskane w toku procedury, które mogą stanowić tajemnicę handlową, tajemnicę przedsiębiorstwa zarówno po stronie Zamawiającego jak również członków organizacji biorących udział w projekcie. Rozpowszechnianie informacji poufnych podlegać będzie zarówno odpowiedzialności cywilnej na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym oraz w przepisach innych ustaw.
14. Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przez Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający informuje w zapytaniu ofertowym o zakresie zmian. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Śródmieście, Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Praga-Północ, Miejscowość: Warszawa
Time limit for receipt of tenders
2026-05-08 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: mazowieckie, Powiat: Warszawa, Gmina: Praga-Północ, Miejscowość: Warszawa
Category assortment
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Buyer details
Federacja Inicjatyw Oświatowych
ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich 23/9
00-654 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5252178792
ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich 23/9
00-654 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5252178792
