Wynajem miejsc noclegowych, sali konferencyjnej oraz usługi gastronomiczne realizowane podczas dwudniowego szkolenia 30-31.05.2026 r. w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.06-IP.04-0054/23 - ŁĄCZY NAS EDUKACJA - ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji.
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5/ŁnE/2026
Dotyczy usług noclegowych, gastronomicznych realizowanych podczas szkolenia stacjonarnego w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca:
a. Zapewnienie wyżywienia uczestnikom szkolenia stacjonarnego: 75 osób x 3 posiłki (obiad i kolacja) w dniu 30 maja 2026 r.
b. Zapewnienie wyżywienia uczestnikom szkolenia stacjonarnego: 75 osób x 2 posiłki (śniadanie, obiad) w dniu 31 maja 2026 r.
c. Zapewnienie dwóch przerw kawowych dla 75 uczestników szkolenia stacjonarnego w dniu 30 maja 2026 r.
e. Zapewnienie dwóch przerw kawowych dla 75 uczestników szkolenia stacjonarnego w dniu 31 maja 2026 r.
f. Wynajem sal na realizację szkolenia stacjonarnego: grupa 75 osób w dniach 30-31 maja 2026 r. z możliwością podziału na 3 podgrupy do 25-30 osób w osobnych salach (sala wykładowa duża może stanowić jedną z trzech sal ćwiczeniowych).
g. Zapewnienie noclegu dla 75 osób z 30 maja 2026 r. na 31 maja 2026 r. w pokojach dwuosobowych.
Okres realizacji usługi: od 30 maja 2026 r. do 31 maja 2026 r.
W ramach zamówienia od Wykonawcy wymaga się:
1. Zapewnienia noclegów dla 75 uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa (min. 50).
2. Faktyczna liczba osób korzystających z noclegu zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem realizacji usługi.
3. Noclegi w hotelu lub innym obiekcie o standardzie hotelu co najmniej 3–gwiazdkowego, w pokojach posiadających pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, bezpłatny Internet.
4. Noclegi należy zapewnić w pokojach maksymalnie dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami.
5. Wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe w przypadku nierównej pod względem płci konfiguracji osób.
6. Wykonawca winien zapewnić możliwość noclegów dla osób ze specjalnymi potrzebami,
w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie, pokój i łazienka powinny być przystosowane do użytku osób z niepełnosprawnościami.
7. Informacja o ostatecznej liczbie osób oraz o tym, czy są wymagane także pokoje jednoosobowe oraz dla osób ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi.
8. Zapewnienie wyżywienia dla 75 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
9. Wykonawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę osób korzystających z wyżywienia.
10. Wykonawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne (np. bezglutenowe, wegańskie) ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez Zamawiającego.
11. W przypadku śniadań Wykonawca zapewni min.: kawa, herbata, mleko, wodę, napoje, cukier, cytryna, świeże pieczywo, masło, świeże warzywa i wędliny, jedno danie na ciepło (np. jajecznica, kiełbaski, parówki, naleśniki), sery.
12. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku obiadu: zupa, drugie danie mięso z sałatką/surówką, deser (ciasto), kawa, herbata, mleko, cukier, woda.
13. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku kolacji: danie na zimno, danie na ciepło, kawa, herbata, mleko, cukier, woda.
14. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku przerwy kawowej: kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, słodkie i słone przekąski, woda, owoce świeże.
15. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali nie może mieć barier architektonicznych.
16. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców.
17. Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w tym w szczególności w zakresie higieny i czystości, dostępności, obsługi, udogodnień dla gości oraz jakości, stanu i użyteczności wyposażenia.
18. Obiekt, w którym odbywać się będzie usługa, musi być usytuowany w woj. Kujawsko-pomorskie.
19. Zamawiający zastrzega, że w szkoleniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi zatem konieczne jest minimalizowanie przemieszczania się uczestników. Bliskość przystanku komunikacji publicznej i odległość od głównego dworca kolejowego w województwie będzie dodatkowo punktowana.
20. Zapewnienie uczestnikom minimum 5 bezpłatnych miejsc parkingowych.
21. Sala wykładowa, w której będzie się odbywać część wspólna szkolenia musi być wyposażona w:
− krzesła i stoły dla 75 osób;
− klimatyzację/ogrzewanie;
− wi-fi;
− projektor;
− tablicę lub flipchart;
− sprawne gniazdka elektryczne, listwy, przedłużacze.
Sale szkoleniowe, w których będzie się odbywać szkolenie w podgrupach. które muszą być wyposażona w:
− krzesła i stoły ustawione w podkowę dla minimum 25-30 osób;
− klimatyzację/ogrzewanie;
− wi-fi;
− projektor;
− tablicę lub flipchart;
− sprawne gniazdka elektryczne, listwy, przedłużacze zapewniające możliwość podłączenia laptopów przez wszystkich uczestników szkolenia stacjonarnego;
− nie może stanowić pomieszczenia przechodniego/korytarza.
22. Sale powinny być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami, na kondygnacji, na której znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością.
23. Dopuszcza się możliwość, aby sale, w których będzie odbywało się szkolenie były w innym budynku niż restauracja i pokoje, w których będą zakwaterowani uczestnicy szkolenia stacjonarnego, przy czym odległość od nich nie może być większa niż 200 m, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego i dostępną dla osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku.
24. Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczania w pomieszczeniu, w których prowadzone będą zajęcia materiałów (oznakowanie sali, plakaty informacyjne, drobne materiały warsztatowe) dostarczonych przez Zamawiającego.
25. Po dokonanym wyborze oferenta wszelkie uzgodnienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie pkt IV Wymogi dotyczące zakwaterowania, wyżywienia oraz sali wymagają mailowej wymiany informacji.
POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI UMOWY
1. Cena przedstawiona w ofercie nie zawiera potencjalnych dodatkowych kosztów związanych z wykonaniem zamówienia. Koszty te ponosi Wykonawca.
2. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto wynikającego z treści oferty Wykonawcy, w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.
3. W razie przedłożenia przez Wykonawcę w toku realizacji przedmiotu zamówienia fałszywych oświadczeń lub podrobionych, przerobionych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub też popełnienie oszustwa – kara umowna, o której mowa powyżej w pkt 2, wynosi 30% wynagrodzenia całkowitego brutto za realizację przedmiotu zamówienia, wynikającego z treści oferty Wykonawcy.
4. Zaproponowana cena obowiązywać będzie w całym okresie trwania umowy.
5. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy w następującym zakresie:
1) Zmiany wynagrodzenia Wykonawcy określonego w umowie w następujących przypadkach:
a) rezygnacji z części zadań, których wykonanie nie będzie konieczne lub będzie bezcelowe, w przypadku okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – o wartość niewykonanych zadań;
b) otrzymania decyzji Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej zawierającej zmiany zakresu zadań lub ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany;
c) wprowadzeniu aktualizacji do budżetu Projektu;
d) zamawiający dopuszcza możliwość zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia, określonej w umowie zawartej z Wykonawcą, o ile te zamówienia będą zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: kujawsko-pomorskie, Powiat: Bydgoszcz, Gmina: Bydgoszcz, Miejscowość: Bydgoszcz
Kraj: Polska, Województwo: kujawsko-pomorskie, Powiat: Toruń, Gmina: Toruń, Miejscowość: Toruń
FERS.04.06-IP.04-0054/23 - ŁĄCZY NAS EDUKACJA - ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji.
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5/ŁnE/2026
Dotyczy usług noclegowych, gastronomicznych realizowanych podczas szkolenia stacjonarnego w ramach projektu “Łączy nas Edukacja” – ogólnopolski projekt rozwoju działań strażniczych, rzeczniczych i na rzecz stanowienia prawa w edukacji, nr FERS.04.06-IP.04-0054/23.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa obejmująca:
a. Zapewnienie wyżywienia uczestnikom szkolenia stacjonarnego: 75 osób x 3 posiłki (obiad i kolacja) w dniu 30 maja 2026 r.
b. Zapewnienie wyżywienia uczestnikom szkolenia stacjonarnego: 75 osób x 2 posiłki (śniadanie, obiad) w dniu 31 maja 2026 r.
c. Zapewnienie dwóch przerw kawowych dla 75 uczestników szkolenia stacjonarnego w dniu 30 maja 2026 r.
e. Zapewnienie dwóch przerw kawowych dla 75 uczestników szkolenia stacjonarnego w dniu 31 maja 2026 r.
f. Wynajem sal na realizację szkolenia stacjonarnego: grupa 75 osób w dniach 30-31 maja 2026 r. z możliwością podziału na 3 podgrupy do 25-30 osób w osobnych salach (sala wykładowa duża może stanowić jedną z trzech sal ćwiczeniowych).
g. Zapewnienie noclegu dla 75 osób z 30 maja 2026 r. na 31 maja 2026 r. w pokojach dwuosobowych.
Okres realizacji usługi: od 30 maja 2026 r. do 31 maja 2026 r.
W ramach zamówienia od Wykonawcy wymaga się:
1. Zapewnienia noclegów dla 75 uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa (min. 50).
2. Faktyczna liczba osób korzystających z noclegu zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem realizacji usługi.
3. Noclegi w hotelu lub innym obiekcie o standardzie hotelu co najmniej 3–gwiazdkowego, w pokojach posiadających pełen węzeł sanitarny, TV, ręczniki, bezpłatny Internet.
4. Noclegi należy zapewnić w pokojach maksymalnie dwuosobowych z pojedynczymi łóżkami.
5. Wykonawca zapewni pokoje jednoosobowe w przypadku nierównej pod względem płci konfiguracji osób.
6. Wykonawca winien zapewnić możliwość noclegów dla osób ze specjalnymi potrzebami,
w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do pokoju powinno zapewniać bezproblemowe dotarcie, pokój i łazienka powinny być przystosowane do użytku osób z niepełnosprawnościami.
7. Informacja o ostatecznej liczbie osób oraz o tym, czy są wymagane także pokoje jednoosobowe oraz dla osób ze specjalnymi potrzebami, zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi.
8. Zapewnienie wyżywienia dla 75 uczestniczek/uczestników szkolenia stacjonarnego z zastrzeżeniem, że liczba osób może ulec zmianie i być niższa. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy nie później niż 4 dni kalendarzowe przed terminem realizacji usługi.
9. Wykonawcy za wykonanie usługi zapewnienia wyżywienia przysługiwać będzie wynagrodzenie ustalone w oparciu o faktyczną liczbę osób korzystających z wyżywienia.
10. Wykonawca przygotuje i zapewni posiłki bezmięsne lub inne (np. bezglutenowe, wegańskie) ze względu na szczególne wymagania żywieniowe w przypadku zgłoszenia takiego zapotrzebowania przez Zamawiającego.
11. W przypadku śniadań Wykonawca zapewni min.: kawa, herbata, mleko, wodę, napoje, cukier, cytryna, świeże pieczywo, masło, świeże warzywa i wędliny, jedno danie na ciepło (np. jajecznica, kiełbaski, parówki, naleśniki), sery.
12. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku obiadu: zupa, drugie danie mięso z sałatką/surówką, deser (ciasto), kawa, herbata, mleko, cukier, woda.
13. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku kolacji: danie na zimno, danie na ciepło, kawa, herbata, mleko, cukier, woda.
14. Minimalny zakres poczęstunku w przypadku przerwy kawowej: kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna, słodkie i słone przekąski, woda, owoce świeże.
15. Posiłki powinny być serwowane w pomieszczeniu dostępnym dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami: dojście do sali nie może mieć barier architektonicznych.
16. Jedzenie i napoje winny być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców.
17. Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w tym w szczególności w zakresie higieny i czystości, dostępności, obsługi, udogodnień dla gości oraz jakości, stanu i użyteczności wyposażenia.
18. Obiekt, w którym odbywać się będzie usługa, musi być usytuowany w woj. Kujawsko-pomorskie.
19. Zamawiający zastrzega, że w szkoleniu będą brały udział osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi zatem konieczne jest minimalizowanie przemieszczania się uczestników. Bliskość przystanku komunikacji publicznej i odległość od głównego dworca kolejowego w województwie będzie dodatkowo punktowana.
20. Zapewnienie uczestnikom minimum 5 bezpłatnych miejsc parkingowych.
21. Sala wykładowa, w której będzie się odbywać część wspólna szkolenia musi być wyposażona w:
− krzesła i stoły dla 75 osób;
− klimatyzację/ogrzewanie;
− wi-fi;
− projektor;
− tablicę lub flipchart;
− sprawne gniazdka elektryczne, listwy, przedłużacze.
Sale szkoleniowe, w których będzie się odbywać szkolenie w podgrupach. które muszą być wyposażona w:
− krzesła i stoły ustawione w podkowę dla minimum 25-30 osób;
− klimatyzację/ogrzewanie;
− wi-fi;
− projektor;
− tablicę lub flipchart;
− sprawne gniazdka elektryczne, listwy, przedłużacze zapewniające możliwość podłączenia laptopów przez wszystkich uczestników szkolenia stacjonarnego;
− nie może stanowić pomieszczenia przechodniego/korytarza.
22. Sale powinny być dostępna dla osób ze specjalnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami, na kondygnacji, na której znajduje się sala powinna być dostępna toaleta przystosowana dla osób z niepełnosprawnością.
23. Dopuszcza się możliwość, aby sale, w których będzie odbywało się szkolenie były w innym budynku niż restauracja i pokoje, w których będą zakwaterowani uczestnicy szkolenia stacjonarnego, przy czym odległość od nich nie może być większa niż 200 m, liczona drogą udostępnioną dla ruchu pieszego i dostępną dla osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku.
24. Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczania w pomieszczeniu, w których prowadzone będą zajęcia materiałów (oznakowanie sali, plakaty informacyjne, drobne materiały warsztatowe) dostarczonych przez Zamawiającego.
25. Po dokonanym wyborze oferenta wszelkie uzgodnienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w zakresie pkt IV Wymogi dotyczące zakwaterowania, wyżywienia oraz sali wymagają mailowej wymiany informacji.
POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI UMOWY
1. Cena przedstawiona w ofercie nie zawiera potencjalnych dodatkowych kosztów związanych z wykonaniem zamówienia. Koszty te ponosi Wykonawca.
2. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto wynikającego z treści oferty Wykonawcy, w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.
3. W razie przedłożenia przez Wykonawcę w toku realizacji przedmiotu zamówienia fałszywych oświadczeń lub podrobionych, przerobionych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub też popełnienie oszustwa – kara umowna, o której mowa powyżej w pkt 2, wynosi 30% wynagrodzenia całkowitego brutto za realizację przedmiotu zamówienia, wynikającego z treści oferty Wykonawcy.
4. Zaproponowana cena obowiązywać będzie w całym okresie trwania umowy.
5. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy w następującym zakresie:
1) Zmiany wynagrodzenia Wykonawcy określonego w umowie w następujących przypadkach:
a) rezygnacji z części zadań, których wykonanie nie będzie konieczne lub będzie bezcelowe, w przypadku okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy – o wartość niewykonanych zadań;
b) otrzymania decyzji Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej zawierającej zmiany zakresu zadań lub ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany;
c) wprowadzeniu aktualizacji do budżetu Projektu;
d) zamawiający dopuszcza możliwość zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia, określonej w umowie zawartej z Wykonawcą, o ile te zamówienia będą zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: kujawsko-pomorskie, Powiat: Bydgoszcz, Gmina: Bydgoszcz, Miejscowość: Bydgoszcz
Kraj: Polska, Województwo: kujawsko-pomorskie, Powiat: Toruń, Gmina: Toruń, Miejscowość: Toruń
Time limit for receipt of tenders
2026-05-08 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: kujawsko-pomorskie
Category assortment
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Buyer details
Federacja Inicjatyw Oświatowych
ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich 23/9
00-654 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5252178792
ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich 23/9
00-654 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5252178792
