ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 37/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób targi INHORGENTA MUNICH 2027, Monachium, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób targi INHORGENTA MUNICH 2027, Monachium, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy BEST DIAMONDS MARKOWSKI SPÓŁKA KOMANDYTOWA, NIP 5423321091, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi INHORGENTA MUNICH 2027, które odbędą się w dniach 19-22.02.2027r. w Monachium, Niemcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach INHORGENTA MUNICH 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2) pod standardowe stoisko z katalogu organizatora;
• wymiary stoiska: 5m długości x 4m szerokości;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpisu do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, codzienne sprzątanie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem standardowego stoiska o nazwie „OAK” – jest to stoisko o konstrukcji drewnianej z gotowego katalogu organizatora, tj. box o konstrukcji drewnianej 500 x 400 x 400 cm z oświetleniem typu spotlight, podłogą w kolorze szarym, ściankami z materiału tekstylnego banerowego z wydrukowaną identyfikacją wizualną marki;
• wymagane dodatkowe elementy wyposażenia stoiska:
o 2 gabloty wystawiennicze z kloszem szklanym otwieranym, o wymiarach 150 x 55 x 100 cm; specyfikacja: materiały: sklejka trudnopalna, MDF, hartowane, ultraprzezroczyste szkło, szczotkowana stal nierdzewna o grubości 2,0 mm, stal malowana proszkowo. Kolorystyka: czarny, brąz;
o 2 lampy podłogowe, materiały: stal malowana proszkowo na kolor biały mat/ szkło mleczne; oprawka źródła światła E14 / E27; moc 2 x max 10W led / 2 x max 15W led; wymiary około: szerokość 50 x wysokość 160 x głębokość 35, średnica klosza około 2 x 14, 2 x 20;
o Profesjonalny ekspres kolbowy do kawy, min. 2-grupowy, do intensywnej eksploatacji, z programowalnymi funkcjami, stabilną temperaturą i wydajnym systemem pary, w zestawie młynek do kawy (precyzyjna regulacja mielenia) oraz komplet akcesoriów baristycznych (m.in. portafiltry, sitka, tamper, knock box, waga, akcesoria do czyszczenia). Wymagany system zasilania wodą, pojemniki na wodę oraz komplet elementów przyłączeniowych (węże, szybkozłączki, odpływ).
o gniazda elektryczne: 5 gniazdek;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o banery i tablica reklamowa do lady barowej:
- baner z logo BEST GROUP z grubego materiału PCV - 170 cm długości 86,5 cm wysokości;
- 2 mniejsze banery boczne z logo BEST GROUP z grubego materiału PCV - 60 cm szerokości i 86,5 m wysokości;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• w projekcie stoiska należy także uwzględnić meble własne wystawcy, tj. lada barowa z blatem, meble ekspozycyjne, stoliki szklane do prezentacji (szczegółowo opisane poniżej z ppkt. C);
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 18:00;
• transport eksponatów (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport eksponatów w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - ul. Michała Motoszko 28, 15-111 Białystok) – targi INHORGENTA MUNICH 2027 (lokalizacja targów: Messe München, Am Messesee 2, 81829 München, Niemcy) - Białystok (siedziba Wnioskodawcy - ul. Michała Motoszko 28, 15-111 Białystok);
• Opis eksponatów: lada barowa z blatem 170cm długości x 60cm szerokości x 87cm, meble ekspozycyjne – 3x fotel (80cm wysokości x 62cm szerokości x 80cm głębokości), 1x sofa 2 osobowa (80cm wysokości x 105cm szerokości x 80cm głębokości) , 1x sofa 3 osobowa (80cm wysokości x 151cm szerokości x 72cm głębokości);
• szacowana wielkość ładunku: minimum 4 europalety;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00;
• Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla trzech osób na trasie Warszawa (WAW) – Monachium (MUC) – Warszawa (WAW) (lot bezpośredni), wylot z Warszawy w dniu 18.02.2027 r. przed południem, lot powrotny: wylot z Monachium w dniu 23.02.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (+ bagaż podręczny min. 10 kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla trzech osób w dniach 18-23.02.2027 r. (5 noclegów);
• 3 pokoje jednoosobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (Messe München, Am Messesee 2, 81829 München, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób targi INHORGENTA MUNICH 2027, Monachium, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy BEST DIAMONDS MARKOWSKI SPÓŁKA KOMANDYTOWA, NIP 5423321091, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi INHORGENTA MUNICH 2027, które odbędą się w dniach 19-22.02.2027r. w Monachium, Niemcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach INHORGENTA MUNICH 2027, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza: 20 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 20 m2 (+/-2m2) pod standardowe stoisko z katalogu organizatora;
• wymiary stoiska: 5m długości x 4m szerokości;
• preferowany układ stoiska: otwarte z dwóch stron;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpisu do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu, codzienne sprzątanie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem standardowego stoiska o nazwie „OAK” – jest to stoisko o konstrukcji drewnianej z gotowego katalogu organizatora, tj. box o konstrukcji drewnianej 500 x 400 x 400 cm z oświetleniem typu spotlight, podłogą w kolorze szarym, ściankami z materiału tekstylnego banerowego z wydrukowaną identyfikacją wizualną marki;
• wymagane dodatkowe elementy wyposażenia stoiska:
o 2 gabloty wystawiennicze z kloszem szklanym otwieranym, o wymiarach 150 x 55 x 100 cm; specyfikacja: materiały: sklejka trudnopalna, MDF, hartowane, ultraprzezroczyste szkło, szczotkowana stal nierdzewna o grubości 2,0 mm, stal malowana proszkowo. Kolorystyka: czarny, brąz;
o 2 lampy podłogowe, materiały: stal malowana proszkowo na kolor biały mat/ szkło mleczne; oprawka źródła światła E14 / E27; moc 2 x max 10W led / 2 x max 15W led; wymiary około: szerokość 50 x wysokość 160 x głębokość 35, średnica klosza około 2 x 14, 2 x 20;
o Profesjonalny ekspres kolbowy do kawy, min. 2-grupowy, do intensywnej eksploatacji, z programowalnymi funkcjami, stabilną temperaturą i wydajnym systemem pary, w zestawie młynek do kawy (precyzyjna regulacja mielenia) oraz komplet akcesoriów baristycznych (m.in. portafiltry, sitka, tamper, knock box, waga, akcesoria do czyszczenia). Wymagany system zasilania wodą, pojemniki na wodę oraz komplet elementów przyłączeniowych (węże, szybkozłączki, odpływ).
o gniazda elektryczne: 5 gniazdek;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o banery i tablica reklamowa do lady barowej:
- baner z logo BEST GROUP z grubego materiału PCV - 170 cm długości 86,5 cm wysokości;
- 2 mniejsze banery boczne z logo BEST GROUP z grubego materiału PCV - 60 cm szerokości i 86,5 m wysokości;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• w projekcie stoiska należy także uwzględnić meble własne wystawcy, tj. lada barowa z blatem, meble ekspozycyjne, stoliki szklane do prezentacji (szczegółowo opisane poniżej z ppkt. C);
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 18:00;
• transport eksponatów (wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji), tj. transport eksponatów w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy - ul. Michała Motoszko 28, 15-111 Białystok) – targi INHORGENTA MUNICH 2027 (lokalizacja targów: Messe München, Am Messesee 2, 81829 München, Niemcy) - Białystok (siedziba Wnioskodawcy - ul. Michała Motoszko 28, 15-111 Białystok);
• Opis eksponatów: lada barowa z blatem 170cm długości x 60cm szerokości x 87cm, meble ekspozycyjne – 3x fotel (80cm wysokości x 62cm szerokości x 80cm głębokości), 1x sofa 2 osobowa (80cm wysokości x 105cm szerokości x 80cm głębokości) , 1x sofa 3 osobowa (80cm wysokości x 151cm szerokości x 72cm głębokości);
• szacowana wielkość ładunku: minimum 4 europalety;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00;
• Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla trzech osób na trasie Warszawa (WAW) – Monachium (MUC) – Warszawa (WAW) (lot bezpośredni), wylot z Warszawy w dniu 18.02.2027 r. przed południem, lot powrotny: wylot z Monachium w dniu 23.02.2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (+ bagaż podręczny min. 10 kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla trzech osób w dniach 18-23.02.2027 r. (5 noclegów);
• 3 pokoje jednoosobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (Messe München, Am Messesee 2, 81829 München, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 170 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-04-30 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
