(2/2026/15/25/ZAP) - Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert – opracowanie, wdrożenie i szkolenie
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPZ.01.06-IZ.00-0015/25 - Cyfryzacja w MŚP
OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA
Przedmiot zamówienia obejmuje zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie dedykowanego rozwiązania informatycznego typu Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert (RFQ), wraz z integracją z wykorzystywanym przez Zamawiającego środowiskiem pracy oraz przeprowadzeniem szkolenia użytkowników końcowych.
Zakres zamówienia jest bezpośrednio zgodny z założeniami projektu realizowanego przez MATSIM Sp. z o.o. i dotyczy wdrożenia rozwiązania cyfrowego wspierającego obsługę zapytań ofertowych dla komponentów maszyn na podstawie danych z list materiałowych (BOM). Rozwiązanie ma wspierać automatyzację procesu przygotowywania, wysyłania, monitorowania i analizy zapytań ofertowych, porównywania ofert dostawców oraz przygotowywania rekomendacji zakupowych, z zachowaniem mechanizmu nadzoru użytkownika nad procesem decyzyjnym (human-in-the-loop).
Zamawiający wykorzystuje środowisko Microsoft 365, w tym w szczególności pocztę elektroniczną, narzędzia do pracy na arkuszach, obiegu dokumentów oraz automatyzacji przepływów pracy. Projektowane rozwiązanie ma zostać dostosowane do istniejących procesów Zamawiającego i zapewnić możliwość współpracy z aktualnie wykorzystywaną infrastrukturą cyfrową.
ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia obejmuje realizację trzech wzajemnie powiązanych części, stanowiących łącznie jedno zamówienie funkcjonalne, którego celem jest dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie dedykowanego rozwiązania informatycznego typu Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert (RFQ) w przedsiębiorstwie MATSIM Sp. z o.o. wraz z przygotowaniem użytkowników do praktycznego korzystania z tego rozwiązania.
A. Opracowanie i dostarczenie Agenta AI.
Zakres tej części obejmuje co najmniej:
1. analizę przedwdrożeniową procesu RFQ oraz doprecyzowanie wymagań funkcjonalnych i technicznych;
2. opracowanie i wykonanie dedykowanego Agenta AI dla procesu pozyskiwania ofert;
3. przygotowanie logiki działania rozwiązania dla pracy na danych pochodzących z list BOM;
4. konfigurację rozwiązania umożliwiającego:
- import, odczyt i walidację danych wejściowych,
- generowanie ustandaryzowanych zapytań ofertowych,
- wysyłkę zapytań do dostawców,
- monitorowanie wpływu odpowiedzi,
- analizę treści odpowiedzi i załączników,
- ocenę kompletności i zgodności ofert,
- porównywanie ofert według ustalonych kryteriów, w szczególności ceny, terminu realizacji, dostępności i innych warunków handlowych,
- tworzenie zestawień, rankingów i rekomendacji wyboru oferty,
- rejestrowanie przebiegu procesu i statusów spraw;
5. zapewnienie działania rozwiązania w modelu nadzorowanym przez użytkownika (human-in-the-loop), umożliwiającym weryfikację i akceptację wyników przez przedstawiciela Zamawiającego;
6. dostarczenie rozwiązania w formie umożliwiającej jego wdrożenie i uruchomienie w środowisku Zamawiającego.
B. Wdrożenie Agenta AI w środowisku zamawiającego.
Zakres tej części obejmuje co najmniej:
1. konfigurację dostarczonego rozwiązania zgodnie z wymaganiami funkcjonalnymi i organizacyjnymi Zamawiającego;
2. integrację rozwiązania z wykorzystywanym przez Zamawiającego środowiskiem pracy, w szczególności z narzędziami służącymi do obsługi poczty elektronicznej, arkuszy, dokumentów oraz automatyzacji przepływów pracy, lub z rozwiązaniami równoważnymi wykorzystywanymi przez Zamawiającego;
3. dostosowanie rozwiązania do organizacji danych, obiegu informacji i sposobu pracy obowiązujących u Zamawiającego;
4. przygotowanie środowiska testowego i przeprowadzenie testów funkcjonalnych;
5. przeprowadzenie testów integracyjnych i wydajnościowych;
6. weryfikację poprawności działania rozwiązania w scenariuszach odpowiadających rzeczywistym procesom Zamawiającego;
7. wdrożenie rozwiązania w środowisku produkcyjnym Zamawiającego;
8. uruchomienie mechanizmów umożliwiających bieżący nadzór użytkownika nad działaniem systemu;
9. usunięcie błędów, wad i nieprawidłowości ujawnionych na etapie testów, uruchomienia i odbioru;
10. zapewnienie wsparcia w okresie uruchomienia rozwiązania;
11. przekazanie dokumentacji użytkowej, technicznej i powdrożeniowej niezbędnej do korzystania z rozwiązania i jego bieżącej obsługi.
C. Szkolenie z wykorzystania Agenta AI
Zakres tej części obejmuje co najmniej:
1. przygotowanie programu szkolenia dostosowanego do zakresu wdrożonego rozwiązania - min. 4h;
2. przeprowadzenie praktycznego szkolenia dla 4 osób w formie zdalnej z obsługi Agenta AI:
- omówienie sposobu pracy z danymi wejściowymi wykorzystywanymi w procesie RFQ;
- omówienie zasad korzystania z funkcji generowania zapytań ofertowych, analizy odpowiedzi i porównywania ofert;
- przedstawienie sposobu interpretacji wyników, zestawień, rankingów i rekomendacji generowanych przez system;
- omówienie zasad pracy w modelu human-in-the-loop, w tym weryfikacji, akceptacji i ewentualnej ingerencji użytkownika w przebieg procesu;
- przedstawienie podstawowych zasad bieżącej pracy z systemem po wdrożeniu;
3. przekazanie materiałów szkoleniowych, instrukcji lub innych materiałów pomocniczych, o ile zostały przewidziane w realizacji zamówienia
WSPARCIE TECHNICZNE
Oferent powinien zapewnić w ramach oferty min. 12 miesięcy wsparcia technicznego (ujętego w wycenie) licząc od podpisania protokołu końcowego. Wsparcie powinno obejmować co najmniej obsługę zgłoszeń błędów, konsultacje dotyczące działania systemu, wsparcie użytkowników oraz usuwanie nieprawidłowości w działaniu rozwiązania.
WYMAGANY EFEKT KOŃCOWY ZAMÓWIENIA
Efektem realizacji zamówienia ma być dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie w środowisku Zamawiającego działającego rozwiązania informatycznego typu Agent AI, wspierającego proces pozyskiwania ofert, wraz z przeprowadzeniem szkolenia użytkowników oraz przekazaniem dokumentacji niezbędnej do korzystania z rozwiązania.
Za wykonanie przedmiotu zamówienia uznaje się łączne wykonanie wszystkich trzech części zamówienia, tj. dostarczenie rozwiązania, przeprowadzenie działań wdrożeniowych i testowych, uruchomienie rozwiązania w środowisku Zamawiającego oraz przeszkolenie użytkowników, co zostanie potwierdzone protokołem odbioru końcowego podpisanym przez Zamawiającego i Wykonawcę.
TERMIN REALIZACJI
Termin realizacji zamówienia: najpóźniej do 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.
Terminem wykonania zamówienia jest data podpisania końcowego protokołu odbioru, potwierdzającego zrealizowanie:
A. Opracowanie i dostarczenie Agenta AI
B. Wdrożenie Agenta AI w środowisku zamawiającego
C. Szkolenie z wykorzystania Agenta AI
RÓWNOWAŻNOŚĆ
Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano środowisko, standard, technologię lub klasę rozwiązania, należy przez to rozumieć wymagania minimalne wynikające z istniejącej infrastruktury i potrzeb Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne, o ile zapewniają funkcjonalność, kompatybilność, bezpieczeństwo oraz możliwość integracji nie gorsze niż wskazane w opisie.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: zachodniopomorskie, Powiat: Koszalin, Gmina: Koszalin, Miejscowość: Koszalin
FEPZ.01.06-IZ.00-0015/25 - Cyfryzacja w MŚP
OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA
Przedmiot zamówienia obejmuje zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie dedykowanego rozwiązania informatycznego typu Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert (RFQ), wraz z integracją z wykorzystywanym przez Zamawiającego środowiskiem pracy oraz przeprowadzeniem szkolenia użytkowników końcowych.
Zakres zamówienia jest bezpośrednio zgodny z założeniami projektu realizowanego przez MATSIM Sp. z o.o. i dotyczy wdrożenia rozwiązania cyfrowego wspierającego obsługę zapytań ofertowych dla komponentów maszyn na podstawie danych z list materiałowych (BOM). Rozwiązanie ma wspierać automatyzację procesu przygotowywania, wysyłania, monitorowania i analizy zapytań ofertowych, porównywania ofert dostawców oraz przygotowywania rekomendacji zakupowych, z zachowaniem mechanizmu nadzoru użytkownika nad procesem decyzyjnym (human-in-the-loop).
Zamawiający wykorzystuje środowisko Microsoft 365, w tym w szczególności pocztę elektroniczną, narzędzia do pracy na arkuszach, obiegu dokumentów oraz automatyzacji przepływów pracy. Projektowane rozwiązanie ma zostać dostosowane do istniejących procesów Zamawiającego i zapewnić możliwość współpracy z aktualnie wykorzystywaną infrastrukturą cyfrową.
ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia obejmuje realizację trzech wzajemnie powiązanych części, stanowiących łącznie jedno zamówienie funkcjonalne, którego celem jest dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie dedykowanego rozwiązania informatycznego typu Agent AI do autonomicznej obsługi procesu pozyskiwania ofert (RFQ) w przedsiębiorstwie MATSIM Sp. z o.o. wraz z przygotowaniem użytkowników do praktycznego korzystania z tego rozwiązania.
A. Opracowanie i dostarczenie Agenta AI.
Zakres tej części obejmuje co najmniej:
1. analizę przedwdrożeniową procesu RFQ oraz doprecyzowanie wymagań funkcjonalnych i technicznych;
2. opracowanie i wykonanie dedykowanego Agenta AI dla procesu pozyskiwania ofert;
3. przygotowanie logiki działania rozwiązania dla pracy na danych pochodzących z list BOM;
4. konfigurację rozwiązania umożliwiającego:
- import, odczyt i walidację danych wejściowych,
- generowanie ustandaryzowanych zapytań ofertowych,
- wysyłkę zapytań do dostawców,
- monitorowanie wpływu odpowiedzi,
- analizę treści odpowiedzi i załączników,
- ocenę kompletności i zgodności ofert,
- porównywanie ofert według ustalonych kryteriów, w szczególności ceny, terminu realizacji, dostępności i innych warunków handlowych,
- tworzenie zestawień, rankingów i rekomendacji wyboru oferty,
- rejestrowanie przebiegu procesu i statusów spraw;
5. zapewnienie działania rozwiązania w modelu nadzorowanym przez użytkownika (human-in-the-loop), umożliwiającym weryfikację i akceptację wyników przez przedstawiciela Zamawiającego;
6. dostarczenie rozwiązania w formie umożliwiającej jego wdrożenie i uruchomienie w środowisku Zamawiającego.
B. Wdrożenie Agenta AI w środowisku zamawiającego.
Zakres tej części obejmuje co najmniej:
1. konfigurację dostarczonego rozwiązania zgodnie z wymaganiami funkcjonalnymi i organizacyjnymi Zamawiającego;
2. integrację rozwiązania z wykorzystywanym przez Zamawiającego środowiskiem pracy, w szczególności z narzędziami służącymi do obsługi poczty elektronicznej, arkuszy, dokumentów oraz automatyzacji przepływów pracy, lub z rozwiązaniami równoważnymi wykorzystywanymi przez Zamawiającego;
3. dostosowanie rozwiązania do organizacji danych, obiegu informacji i sposobu pracy obowiązujących u Zamawiającego;
4. przygotowanie środowiska testowego i przeprowadzenie testów funkcjonalnych;
5. przeprowadzenie testów integracyjnych i wydajnościowych;
6. weryfikację poprawności działania rozwiązania w scenariuszach odpowiadających rzeczywistym procesom Zamawiającego;
7. wdrożenie rozwiązania w środowisku produkcyjnym Zamawiającego;
8. uruchomienie mechanizmów umożliwiających bieżący nadzór użytkownika nad działaniem systemu;
9. usunięcie błędów, wad i nieprawidłowości ujawnionych na etapie testów, uruchomienia i odbioru;
10. zapewnienie wsparcia w okresie uruchomienia rozwiązania;
11. przekazanie dokumentacji użytkowej, technicznej i powdrożeniowej niezbędnej do korzystania z rozwiązania i jego bieżącej obsługi.
C. Szkolenie z wykorzystania Agenta AI
Zakres tej części obejmuje co najmniej:
1. przygotowanie programu szkolenia dostosowanego do zakresu wdrożonego rozwiązania - min. 4h;
2. przeprowadzenie praktycznego szkolenia dla 4 osób w formie zdalnej z obsługi Agenta AI:
- omówienie sposobu pracy z danymi wejściowymi wykorzystywanymi w procesie RFQ;
- omówienie zasad korzystania z funkcji generowania zapytań ofertowych, analizy odpowiedzi i porównywania ofert;
- przedstawienie sposobu interpretacji wyników, zestawień, rankingów i rekomendacji generowanych przez system;
- omówienie zasad pracy w modelu human-in-the-loop, w tym weryfikacji, akceptacji i ewentualnej ingerencji użytkownika w przebieg procesu;
- przedstawienie podstawowych zasad bieżącej pracy z systemem po wdrożeniu;
3. przekazanie materiałów szkoleniowych, instrukcji lub innych materiałów pomocniczych, o ile zostały przewidziane w realizacji zamówienia
WSPARCIE TECHNICZNE
Oferent powinien zapewnić w ramach oferty min. 12 miesięcy wsparcia technicznego (ujętego w wycenie) licząc od podpisania protokołu końcowego. Wsparcie powinno obejmować co najmniej obsługę zgłoszeń błędów, konsultacje dotyczące działania systemu, wsparcie użytkowników oraz usuwanie nieprawidłowości w działaniu rozwiązania.
WYMAGANY EFEKT KOŃCOWY ZAMÓWIENIA
Efektem realizacji zamówienia ma być dostarczenie, wdrożenie i uruchomienie w środowisku Zamawiającego działającego rozwiązania informatycznego typu Agent AI, wspierającego proces pozyskiwania ofert, wraz z przeprowadzeniem szkolenia użytkowników oraz przekazaniem dokumentacji niezbędnej do korzystania z rozwiązania.
Za wykonanie przedmiotu zamówienia uznaje się łączne wykonanie wszystkich trzech części zamówienia, tj. dostarczenie rozwiązania, przeprowadzenie działań wdrożeniowych i testowych, uruchomienie rozwiązania w środowisku Zamawiającego oraz przeszkolenie użytkowników, co zostanie potwierdzone protokołem odbioru końcowego podpisanym przez Zamawiającego i Wykonawcę.
TERMIN REALIZACJI
Termin realizacji zamówienia: najpóźniej do 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.
Terminem wykonania zamówienia jest data podpisania końcowego protokołu odbioru, potwierdzającego zrealizowanie:
A. Opracowanie i dostarczenie Agenta AI
B. Wdrożenie Agenta AI w środowisku zamawiającego
C. Szkolenie z wykorzystania Agenta AI
RÓWNOWAŻNOŚĆ
Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano środowisko, standard, technologię lub klasę rozwiązania, należy przez to rozumieć wymagania minimalne wynikające z istniejącej infrastruktury i potrzeb Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne, o ile zapewniają funkcjonalność, kompatybilność, bezpieczeństwo oraz możliwość integracji nie gorsze niż wskazane w opisie.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: zachodniopomorskie, Powiat: Koszalin, Gmina: Koszalin, Miejscowość: Koszalin
Time limit for receipt of tenders
Wed Apr 29 07:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: zachodniopomorskie, Powiat: Koszalin, Gmina: Koszalin, Miejscowość: Koszalin
Category assortment
Training
Licences and software
Software development
Implementation services
Licences and software
Software development
Implementation services
Buyer details
MATSIM Sp. z o.o.
Zwycięstwa 40/90
75-037 Koszalin
Województwo: zachodniopomorskie
Kraj: Polska
NIP: 6692556856
Zwycięstwa 40/90
75-037 Koszalin
Województwo: zachodniopomorskie
Kraj: Polska
NIP: 6692556856
