Kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Londynu (Niemcy), obejmującej udział w targach London Tech Week 2026 oraz spotkaniach biznesowych.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP — Podlaskie Centrum Eksportera”
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Misje i targi gospodarcze” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Londynu (Wielka Brytania), obejmującej udział w targach London Tech Week 2026 (miejsce targów: Olympia London, Hammersmith Road, London W14 8UX) połączonych ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 8-11.06.2026 r. (wylot w dn. 7.06.2026, lot powrotny w dn. 12.06.2026) w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie poniższej usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Londynu:
1.1. Zapewnienie transportu lotniczego w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Zakres usługi:
• Zakup usługi transportu 12 osób poprzez: organizację bezpośredniego przelotu na trasie:
a) Warszawa – Londyn – wylot w dniu: 7.06.2026 r., bez przesiadek.
b) Londyn – Warszawa wylot w dniu: 12.06.2026 r., bez przesiadek.
W cenie należy uwzględnić kosztu normalnego bagażu rejestrowanego w obu kierunkach (+ bagaż podręczny) dla każdego z podróżnych.
• Bilet lotniczy powinien uwzględniać możliwość zmiany rezerwacji (możliwość zmiany danych osobowych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego) – bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego - bilet flex.
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą.
• Podczas podróży lotniczej (dotyczy odcinków dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podróżnego i nieograniczony dostęp do napojów bezalkoholowych.
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check-in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu biletów lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji – numeru najpóźniej do 7 dni przed planowanym wylotem. Wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji.
1.2. Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji:
• z siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu - ul. Ciepła 40, Białystok na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu – ul. Ciepła 40, Białystok.
• zapewnienie transferu busem z lotniska w Londynie do hotelu w dniu 7.06.2026. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• zapewnienie transferu busem z hotelu na lotnisko w Londynie w dniu 12.06.2026 r. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
1.3. Zapewnienie transportu lokalnego podczas trwania misji:
• zapewnienie uczestnikom misji w dniach 8-11.06.2026 r. dojazdu na teren targów (Olympia London, Hammersmith Road, London W14 8UX) oraz powrotu po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie biletów/kart lokalnego transportu publicznego TfL. Koszty przejazdów ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty.
• zapewnienie uczestnikom misji dojazdu na spotkania biznesowe zorganizowane w ramach misji. Do wyboru – środki komunikacji miejskiej - bilety/karty lokalnego transportu publicznego TfL lub bus z kierowcą. W przypadku wyboru opcji busa z kierowcą, kierowca musi znać komunikatywny język angielski oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu targów, miejsca spotkań oraz miejsca zakwaterowania uczestników misji, a także posiadać wysokie umiejętności poruszania się w ruchu lewostronnym.
1.4. Usługa zakupu ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (min. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podróży (w dniach 7-12.06.2026 r.). dla 12 osób. Cena powinna obejmować możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego oraz anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych działaniami wojennymi.
1.5. Zapewnienie noclegu i wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów ze śniadaniem w hotelu min. 4 – gwiazdkowym dla 12 osób w terminie 7-12.06.2026 r. w Londynie; pokoje 1-osobowe lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania; z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pokój będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.)
b) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojazd busem do miejsca targów max. do 30 minut w godzinach szczytu; odległość hotelu od centrum miasta – max. 2 km, hotel powinien znajdować się max. 250 m od najbliższej stacji metra London Underground, hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji działań wojennych.
c) hotel powinien mieć ocenę co najmniej 8,0 na portalu booking.com.
d) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie niezwłocznie do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów.
e) Zamawiający informuje, iż nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub korzystania z mini-baru. Ewentualne w/w koszty zostaną opłacone indywidulanie przez uczestników misji.
f) zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji, w tym:
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 8-12.06.2026 r.
- kolacja na terenie Londynu dla wszystkich uczestników misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki). Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym – kolacje w dniach: 7-11.06.2026 r.
1.6. Zapewnienie biletów wstępu na targi w trakcie trwania misji gospodarczej
a) Zakup biletów wstępu w rodzaju General Standard dla 12 osób w charakterze zwiedzającego na targi London Tech Week w dniach 8, 9, 10.06.2026 r. Karty wstępu – powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targów, o ile taka opcja będzie dostępna.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
c) Zakupione bilety powinny zostać przekazane Zamawiającemu najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej.
1.7. Zorganizowanie programu obejmującego spotkania w co najmniej 1 placówce dyplomatycznej lub z przedstawicielami rządowej agencji wsparcia polskiego eksportu na lokalnym rynku; z 1 lokalną instytucją branżową poprzez współdziałanie z którą zorganizowana zostanie sesja b2b dla uczestników misji, 1 wizytę lokalną w firmie lub instytucji zajmującej się procesami w branży technologicznej i związanymi z charakterystyką targów i firm - uczestników (study visit). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wytypowanie podmiotów, które spotkają się z uczestnikami misji – ostateczna lista spotkań zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego po wyborze Wykonawcy. Wykonawca zorganizuje logistycznie i merytorycznie spotkania, zapewni tłumacza podczas spotkań. Pożądane jest, aby w spotkaniach uczestniczył koordynator ze strony Wykonawcy.
1.8. Zapewnienie ze strony Wykonawcy koordynatora, który będzie podróżował z uczestnikami misji od lotniska w Warszawie w dn. 7.06.2026 do powrotu na lotnisko w Warszawie w dn. 12.06.2026. Pożądane jest, aby koordynator posługiwał się biegle językiem angielskim oraz miał doświadczenie w udziale w misjach gospodarczych na rynkach anglojęzycznych.
1.9. Zapewnienie autoryzacji ETA (Electronic Travel Authorisation) dla wszystkich uczestników – w tym opłacenie wniosków za wydanie wymaganych dokumentów.
Miejsce realizacji
Cała polska
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP — Podlaskie Centrum Eksportera”
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Misje i targi gospodarcze” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Londynu (Wielka Brytania), obejmującej udział w targach London Tech Week 2026 (miejsce targów: Olympia London, Hammersmith Road, London W14 8UX) połączonych ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 8-11.06.2026 r. (wylot w dn. 7.06.2026, lot powrotny w dn. 12.06.2026) w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie poniższej usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Londynu:
1.1. Zapewnienie transportu lotniczego w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Zakres usługi:
• Zakup usługi transportu 12 osób poprzez: organizację bezpośredniego przelotu na trasie:
a) Warszawa – Londyn – wylot w dniu: 7.06.2026 r., bez przesiadek.
b) Londyn – Warszawa wylot w dniu: 12.06.2026 r., bez przesiadek.
W cenie należy uwzględnić kosztu normalnego bagażu rejestrowanego w obu kierunkach (+ bagaż podręczny) dla każdego z podróżnych.
• Bilet lotniczy powinien uwzględniać możliwość zmiany rezerwacji (możliwość zmiany danych osobowych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego) – bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego - bilet flex.
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą.
• Podczas podróży lotniczej (dotyczy odcinków dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podróżnego i nieograniczony dostęp do napojów bezalkoholowych.
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check-in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu biletów lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji – numeru najpóźniej do 7 dni przed planowanym wylotem. Wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji.
1.2. Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji:
• z siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu - ul. Ciepła 40, Białystok na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu – ul. Ciepła 40, Białystok.
• zapewnienie transferu busem z lotniska w Londynie do hotelu w dniu 7.06.2026. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• zapewnienie transferu busem z hotelu na lotnisko w Londynie w dniu 12.06.2026 r. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
1.3. Zapewnienie transportu lokalnego podczas trwania misji:
• zapewnienie uczestnikom misji w dniach 8-11.06.2026 r. dojazdu na teren targów (Olympia London, Hammersmith Road, London W14 8UX) oraz powrotu po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie biletów/kart lokalnego transportu publicznego TfL. Koszty przejazdów ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty.
• zapewnienie uczestnikom misji dojazdu na spotkania biznesowe zorganizowane w ramach misji. Do wyboru – środki komunikacji miejskiej - bilety/karty lokalnego transportu publicznego TfL lub bus z kierowcą. W przypadku wyboru opcji busa z kierowcą, kierowca musi znać komunikatywny język angielski oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu targów, miejsca spotkań oraz miejsca zakwaterowania uczestników misji, a także posiadać wysokie umiejętności poruszania się w ruchu lewostronnym.
1.4. Usługa zakupu ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (min. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podróży (w dniach 7-12.06.2026 r.). dla 12 osób. Cena powinna obejmować możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego oraz anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych działaniami wojennymi.
1.5. Zapewnienie noclegu i wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów ze śniadaniem w hotelu min. 4 – gwiazdkowym dla 12 osób w terminie 7-12.06.2026 r. w Londynie; pokoje 1-osobowe lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania; z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pokój będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.)
b) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojazd busem do miejsca targów max. do 30 minut w godzinach szczytu; odległość hotelu od centrum miasta – max. 2 km, hotel powinien znajdować się max. 250 m od najbliższej stacji metra London Underground, hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji działań wojennych.
c) hotel powinien mieć ocenę co najmniej 8,0 na portalu booking.com.
d) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie niezwłocznie do przedstawienia Zamawiającemu co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów.
e) Zamawiający informuje, iż nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub korzystania z mini-baru. Ewentualne w/w koszty zostaną opłacone indywidulanie przez uczestników misji.
f) zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji, w tym:
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 8-12.06.2026 r.
- kolacja na terenie Londynu dla wszystkich uczestników misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki). Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym – kolacje w dniach: 7-11.06.2026 r.
1.6. Zapewnienie biletów wstępu na targi w trakcie trwania misji gospodarczej
a) Zakup biletów wstępu w rodzaju General Standard dla 12 osób w charakterze zwiedzającego na targi London Tech Week w dniach 8, 9, 10.06.2026 r. Karty wstępu – powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targów, o ile taka opcja będzie dostępna.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
c) Zakupione bilety powinny zostać przekazane Zamawiającemu najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej.
1.7. Zorganizowanie programu obejmującego spotkania w co najmniej 1 placówce dyplomatycznej lub z przedstawicielami rządowej agencji wsparcia polskiego eksportu na lokalnym rynku; z 1 lokalną instytucją branżową poprzez współdziałanie z którą zorganizowana zostanie sesja b2b dla uczestników misji, 1 wizytę lokalną w firmie lub instytucji zajmującej się procesami w branży technologicznej i związanymi z charakterystyką targów i firm - uczestników (study visit). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wytypowanie podmiotów, które spotkają się z uczestnikami misji – ostateczna lista spotkań zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego po wyborze Wykonawcy. Wykonawca zorganizuje logistycznie i merytorycznie spotkania, zapewni tłumacza podczas spotkań. Pożądane jest, aby w spotkaniach uczestniczył koordynator ze strony Wykonawcy.
1.8. Zapewnienie ze strony Wykonawcy koordynatora, który będzie podróżował z uczestnikami misji od lotniska w Warszawie w dn. 7.06.2026 do powrotu na lotnisko w Warszawie w dn. 12.06.2026. Pożądane jest, aby koordynator posługiwał się biegle językiem angielskim oraz miał doświadczenie w udziale w misjach gospodarczych na rynkach anglojęzycznych.
1.9. Zapewnienie autoryzacji ETA (Electronic Travel Authorisation) dla wszystkich uczestników – w tym opłacenie wniosków za wydanie wymaganych dokumentów.
Miejsce realizacji
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
2026-04-17 13:00:00.0
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Other
Food services
Hotels
Insurance
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Food services
Hotels
Insurance
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
PODLASKI KLUB BIZNESU
Ciepła 40 lok. 408-410
15-472 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 9660591101
Ciepła 40 lok. 408-410
15-472 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 9660591101
