ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 35/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Cosmoprof Asia 2026, Hong Kong, Chiny w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Cosmoprof Asia 2026, Hong Kong (Chiny), w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Equalan Pharma Europe Sp. z o.o., NIP 9661999896, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Cosmoprof Asia 2026, które odbędą się w dniach 11-13 listopada 2026 r. w Hong Kongu (Chiny). Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Cosmoprof Asia 2026, Hong Kongu (Chiny) wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2) pod stoisko standardowe oferowane przez organizatora targów, otwarte z dwóch stron (narożne); wymiary stoiska: 3mx4m;
• preferowana lokalizacja: Strefa B, Hall 1E Cosmetics & Toiletries;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpisu do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię, moc przyłącza elektrycznego.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem standardowego stoiska oferowanego przez organizatora targów (otwarte z dwóch stron, wymiary: 3mx4m) wraz z wyposażeniem, tj.:
o półki białe naścienne x 5 sztuk;
o 1 stół biały;
o 2 krzesła białe;
o lada przeszklona na górze (OPTION B wskazana na stronie organizatora CA 2025 - Ready Stand_Cosmetics & Toiletries (EN)_20250123);
o kosz na śmieci – 1 szt;
o Wykładzina standard szara;
• 5 punktów świetlnych nad panelami wskazanymi na stronie CA 2025 - Ready Stand_Cosmetics & Toiletries (EN)_20250123;
• gniazda elektryczne: 1 szt.;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o grafiki Wystawcy umieszczone na 5 panelach po całej długości, wykonane jako druk wielkoformatowy na folii monomerycznej (standardowej lub opaque o mniejszej przejrzystości);
o wzór materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wystawcę.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Cosmoprof Asia 2026, Hong Kongu (Chiny), obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów (kosmetyków) w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy – ul. Gen. W. Andersa 38a, 15-113 Białystok) – targi Cosmoprof Asia 2026 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention and Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wanchai, Hong Kong Island); transport w jedną stronę;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hong Kong (HGK) – Warszawa (WAW); lot z jedną przesiadką w Helsinkach, wylot z Warszawy w dn. 8 listopad 2026 r.; wylot z Hong Kongu w dn. 13 listopad 2026 r. w godzinach wieczornych;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w dniach 9-13 listopad 2026 (4 noclegi);
• 1 pokój 2-osobowy;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• w hotelu powinna być restauracja;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji Targów (Hong Kong Convention and Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wanchai, Hong Kong Island) – maksymalnie do 30 minut pieszo – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps:
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hong Kongu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 250 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Cosmoprof Asia 2026, Hong Kong (Chiny), w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Equalan Pharma Europe Sp. z o.o., NIP 9661999896, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Cosmoprof Asia 2026, które odbędą się w dniach 11-13 listopada 2026 r. w Hong Kongu (Chiny). Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Cosmoprof Asia 2026, Hong Kongu (Chiny) wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 12 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 12 m2 (+/-2m2) pod stoisko standardowe oferowane przez organizatora targów, otwarte z dwóch stron (narożne); wymiary stoiska: 3mx4m;
• preferowana lokalizacja: Strefa B, Hall 1E Cosmetics & Toiletries;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. wpisu do katalogu wystawców oraz opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię, moc przyłącza elektrycznego.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem standardowego stoiska oferowanego przez organizatora targów (otwarte z dwóch stron, wymiary: 3mx4m) wraz z wyposażeniem, tj.:
o półki białe naścienne x 5 sztuk;
o 1 stół biały;
o 2 krzesła białe;
o lada przeszklona na górze (OPTION B wskazana na stronie organizatora CA 2025 - Ready Stand_Cosmetics & Toiletries (EN)_20250123);
o kosz na śmieci – 1 szt;
o Wykładzina standard szara;
• 5 punktów świetlnych nad panelami wskazanymi na stronie CA 2025 - Ready Stand_Cosmetics & Toiletries (EN)_20250123;
• gniazda elektryczne: 1 szt.;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o grafiki Wystawcy umieszczone na 5 panelach po całej długości, wykonane jako druk wielkoformatowy na folii monomerycznej (standardowej lub opaque o mniejszej przejrzystości);
o wzór materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wystawcę.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Cosmoprof Asia 2026, Hong Kongu (Chiny), obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów (kosmetyków) w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok (siedziba Wnioskodawcy – ul. Gen. W. Andersa 38a, 15-113 Białystok) – targi Cosmoprof Asia 2026 (lokalizacja targów: Hong Kong Convention and Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wanchai, Hong Kong Island); transport w jedną stronę;
• szacowana wielkość i waga ładunku: ½ euro palety 80cm x 60cm x 100cm, 57 kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 13:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Hong Kong (HGK) – Warszawa (WAW); lot z jedną przesiadką w Helsinkach, wylot z Warszawy w dn. 8 listopad 2026 r.; wylot z Hong Kongu w dn. 13 listopad 2026 r. w godzinach wieczornych;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w dniach 9-13 listopad 2026 (4 noclegi);
• 1 pokój 2-osobowy;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• w hotelu powinna być restauracja;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji Targów (Hong Kong Convention and Exhibition Centre, 1 Expo Drive, Wanchai, Hong Kong Island) – maksymalnie do 30 minut pieszo – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps:
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Hong Kongu (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 250 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-04-15 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
