Zapytanie ofertowe numer 37/FERS/NGO/MISTIA dot. wynajmu sali konferencyjnej wraz ze sprzętem IT, nagłośnieniem oraz organizacją cateringu (obejmującej przerwę kawową i obiad) dla uczestników Kongresu NGO, w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.12-IP.04-0010/24 - NGO Excellence – wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa w zakresie wynajmu sali konferencyjnej wraz ze sprzętem IT (8h) oraz organizacją cateringu (obiad oraz przerwa kawowa) podczas Kongresu NGO organizowanego 26 listopada 2026r. w Krakowie, w ramach projektu NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO.
Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 26.11.2026 roku: Kongres NGO dla 100 osób (+/- 10%)
Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: Kraków (obiekt powinien znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza).
Zamówienie obejmuje:
1. Usługę wynajmu sali konferencyjnej:
1. Wielkość i dostępność sali: powierzchnia minimum 200 m2., dostępna przez 8 godzin, przystosowana dla minimum 100 osób w godzinach 8.00-16.00, z możliwością zmiany (+/-1h),
2. Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje, powinna być dobrze oświetlona, klimatyzowana,
3. Wyposażenie sali: sala musi być wyposażona w profesjonalny sprzęt audiowizualny (projektor, ekrany, mikrofony) oraz system nagłośnienia, niezbędny do prowadzenia prezentacji. Dodatkowo sala powinna zostać wyposażona w pulpit do wystąpień/prezentacji. Krzesła w układzie kinowym. Sala musi spełniać wymogi dostępności, co obejmuje udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami (np. podjazdy, dostępne toalety, winda) i osób mających trudności komunikacyjne (łatwość dostępu, szerokie korytarze). Ważnym elementem jest również zaplecze sanitarno-higieniczne oraz możliwość organizacji przerwy kawowej i obiadu, co wymaga dostępu do miejsca serwowania cateringu,
4. Zapewnienie osoby do obsługi i bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych
w trakcie kongresu.
2. Usługę cateringu
1) Przerwa kawowa – całodniowa lub uzupełniana w trakcie kongresu, serwowana w formie bufetu:
1. Kawa z ekspresu z możliwością wyboru kawy typu np. espresso, latte itp. Dodatki do kawy: mleko o zawartości tłuszczu minimum 2%,, mleko bez laktozy, cukier biały i brązowy w saszetkach. 0,5l na jedną osobę.
2. Herbata w kopertach (czarna, zielona, owocowa). Cukier biały
i brązowy w saszetkach. Cytryna umyta i sparzona, pokrojona w plasterki.
Gorąca woda zapewniona w termosach lub warnikach Wykonawcy. 0,5l na jedną osobę.
3. Sok owocowy, minimum dwa rodzaje.
1 porcja o pojemności 300 ml. Łącznie 2 porcje na jedną osobę.
4. Woda: gazowana i niegazowana.
1 porcja o pojemności 500 ml. Łącznie 2 porcje na jedną osobę.
5. Zestaw owoców filetowanych: mix owoców typu: winogrona zielone/fioletowe, pomarańcze, ananas, kiwi, z uwzględnieniem oferty sezonowej, itp. 1 porcja o wadze 200 gramów. Łącznie 2 porcje na jedną osobę.
6. Przekąski słodkie serwowane w formie bufetu – mix słodyczy typu babeczka, brownie, deser w pucharku, rogalik nadziewany, bułeczka drożdżowa, tartaletka z owocami. 1 porcja - 1 sztuka o wadze 100 gramów lub 60 ml., łącznie 3 sztuki na jedną osobę.
Cena za przerwę kawową dla jednej osoby (uwzględnia punkty od 1 do 6).
2) Obiad:
1. I danie: zupa min. 250 ml na osobę, zupy typu: rosół z makaronem, gulaszowa, pomidorowa z makaronem lub ryżem, żurek z jajkiem, barszcz czerwony z uszkami z kapustą, krem z brokułów,
2. II danie: 200 g. /osobę, danie typu: mięso z indyka, wieprzowe, wołowe, ryba, dania bez mięsa itp.
3. dodatki do II dania: 150 g. /osobę, typu: ziemniaki, kasza, ryż, kopytka, warzywa gotowane, sałatka ze świeżych warzyw (2-3 składniki).
Cena za jeden obiad dla jednej osoby (uwzględnia punkty od 1 do 3).
3) Wyżywienie musi być zorganizowane w tym samym budynku, w którym znajduje się sala konferencyjna.
4) Zamawiający nie dopuszcza możliwości podawania posiłków w naczyniach jednorazowego użytku oraz sztućców jednorazowego użytku.
5) Wykonawca zapewni serwis sprzątający, który będzie na bieżąco reagować na sytuacje w trakcie kongresu.
6) Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.).
4. Założenia obligatoryjne:
1) Sala konferencyjna musi być zlokalizowana w Krakowie (obiekt powinien znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza).
2) Zamawiający zastrzega sobie zmianę zakładanej ilości uczestników na poziomie +/- 10%;
3) Zamawiający rozliczy się z Wykonawcą za catering zgodnie z liczbą osób potwierdzoną przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni robocze przed kongresem;
4) Wykonawca wskazując w formularzu ofertowym ceny usług – gwarantuje stałe ceny usług.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
FERS.04.12-IP.04-0010/24 - NGO Excellence – wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa w zakresie wynajmu sali konferencyjnej wraz ze sprzętem IT (8h) oraz organizacją cateringu (obiad oraz przerwa kawowa) podczas Kongresu NGO organizowanego 26 listopada 2026r. w Krakowie, w ramach projektu NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO.
Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 26.11.2026 roku: Kongres NGO dla 100 osób (+/- 10%)
Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: Kraków (obiekt powinien znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza).
Zamówienie obejmuje:
1. Usługę wynajmu sali konferencyjnej:
1. Wielkość i dostępność sali: powierzchnia minimum 200 m2., dostępna przez 8 godzin, przystosowana dla minimum 100 osób w godzinach 8.00-16.00, z możliwością zmiany (+/-1h),
2. Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje, powinna być dobrze oświetlona, klimatyzowana,
3. Wyposażenie sali: sala musi być wyposażona w profesjonalny sprzęt audiowizualny (projektor, ekrany, mikrofony) oraz system nagłośnienia, niezbędny do prowadzenia prezentacji. Dodatkowo sala powinna zostać wyposażona w pulpit do wystąpień/prezentacji. Krzesła w układzie kinowym. Sala musi spełniać wymogi dostępności, co obejmuje udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami (np. podjazdy, dostępne toalety, winda) i osób mających trudności komunikacyjne (łatwość dostępu, szerokie korytarze). Ważnym elementem jest również zaplecze sanitarno-higieniczne oraz możliwość organizacji przerwy kawowej i obiadu, co wymaga dostępu do miejsca serwowania cateringu,
4. Zapewnienie osoby do obsługi i bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych
w trakcie kongresu.
2. Usługę cateringu
1) Przerwa kawowa – całodniowa lub uzupełniana w trakcie kongresu, serwowana w formie bufetu:
1. Kawa z ekspresu z możliwością wyboru kawy typu np. espresso, latte itp. Dodatki do kawy: mleko o zawartości tłuszczu minimum 2%,, mleko bez laktozy, cukier biały i brązowy w saszetkach. 0,5l na jedną osobę.
2. Herbata w kopertach (czarna, zielona, owocowa). Cukier biały
i brązowy w saszetkach. Cytryna umyta i sparzona, pokrojona w plasterki.
Gorąca woda zapewniona w termosach lub warnikach Wykonawcy. 0,5l na jedną osobę.
3. Sok owocowy, minimum dwa rodzaje.
1 porcja o pojemności 300 ml. Łącznie 2 porcje na jedną osobę.
4. Woda: gazowana i niegazowana.
1 porcja o pojemności 500 ml. Łącznie 2 porcje na jedną osobę.
5. Zestaw owoców filetowanych: mix owoców typu: winogrona zielone/fioletowe, pomarańcze, ananas, kiwi, z uwzględnieniem oferty sezonowej, itp. 1 porcja o wadze 200 gramów. Łącznie 2 porcje na jedną osobę.
6. Przekąski słodkie serwowane w formie bufetu – mix słodyczy typu babeczka, brownie, deser w pucharku, rogalik nadziewany, bułeczka drożdżowa, tartaletka z owocami. 1 porcja - 1 sztuka o wadze 100 gramów lub 60 ml., łącznie 3 sztuki na jedną osobę.
Cena za przerwę kawową dla jednej osoby (uwzględnia punkty od 1 do 6).
2) Obiad:
1. I danie: zupa min. 250 ml na osobę, zupy typu: rosół z makaronem, gulaszowa, pomidorowa z makaronem lub ryżem, żurek z jajkiem, barszcz czerwony z uszkami z kapustą, krem z brokułów,
2. II danie: 200 g. /osobę, danie typu: mięso z indyka, wieprzowe, wołowe, ryba, dania bez mięsa itp.
3. dodatki do II dania: 150 g. /osobę, typu: ziemniaki, kasza, ryż, kopytka, warzywa gotowane, sałatka ze świeżych warzyw (2-3 składniki).
Cena za jeden obiad dla jednej osoby (uwzględnia punkty od 1 do 3).
3) Wyżywienie musi być zorganizowane w tym samym budynku, w którym znajduje się sala konferencyjna.
4) Zamawiający nie dopuszcza możliwości podawania posiłków w naczyniach jednorazowego użytku oraz sztućców jednorazowego użytku.
5) Wykonawca zapewni serwis sprzątający, który będzie na bieżąco reagować na sytuacje w trakcie kongresu.
6) Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.).
4. Założenia obligatoryjne:
1) Sala konferencyjna musi być zlokalizowana w Krakowie (obiekt powinien znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza).
2) Zamawiający zastrzega sobie zmianę zakładanej ilości uczestników na poziomie +/- 10%;
3) Zamawiający rozliczy się z Wykonawcą za catering zgodnie z liczbą osób potwierdzoną przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni robocze przed kongresem;
4) Wykonawca wskazując w formularzu ofertowym ceny usług – gwarantuje stałe ceny usług.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Time limit for receipt of tenders
2026-04-22 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Category assortment
Catering services
Food services
Hotels
Food services
Hotels
Buyer details
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego
Edwarda Jelinka 6
01-646 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5220001895
Edwarda Jelinka 6
01-646 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5220001895
