Zapytanie ofertowe NR 1/04/2026/DO - Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych (2 do Białegostoku oraz 2 do Lublina) dla grup po około 12 osób/wizyta studyjna (łącznie około 48 osób) wraz z zapewnieniem: miejsc noclegowych, wyżywienia, sali szkoleniowej, usługi trenerskiej.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.06-IP.04-0046/23 - Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej
I. Przedmiot zamówienia:
Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych (2 do Białegostoku oraz 2 do Lublina) dla grup po około 12 osób/wizyta studyjna (łącznie około 48 osób) wraz z zapewnieniem:
• miejsc noclegowych,
• wyżywienia,
• sali szkoleniowej,
• usługi trenerskiej na potrzebę realizacji warsztatu podsumowującego wizytę studyjną.
1.1. Miejsce realizacji zamówienia
Miejscem realizacji usługi będą miasta Białystok (2 wizyty studyjne) oraz Lublin (2 wizyty studyjne).
1.2. Liczba uczestników wizyt studyjnych
Planowana przez Zamawiającego liczba uczestników/uczestniczek wizyt studyjnych to około 48 osób, po około 12 osób na każdą wizytę studyjną, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników/uczestniczek zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji wizyty studyjnej.
Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestników/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian.
II. Opis przedmiotu zamówienia
Wykonawca będzie odpowiedzialny w ramach realizacji przedmiotu zamówienia za realizację usług zakwaterowania, wyżywienia, wynajmu sali szkoleniowej oraz zapewnienia usługi trenerskiej zgodnie z poniższą specyfikacją.
2.1. Standard hotelu
Wykonawca zapewni, że realizacja usług będących przedmiotem zapytania ofertowego będzie realizowana w obiekcie o standardzie maksymalnie hotelu trzygwiazdkowego, wpisanego do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki.
Hotel musi dysponować infrastrukturą w postaci: sali szkoleniowej i noclegowej oraz lokalu gastronomicznego (restauracji).
Wszystkie te elementy infrastruktury – baza szkoleniowa, noclegowa oraz lokal gastronomiczny (restauracja) – muszą znajdować się w jednym budynku, aby uczestnicy szkolenia mogli z niej korzystać bez konieczności wychodzenia na zewnątrz.
Obiekt musi spełniać wymagania dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to m.in. podjazdy, windy, szerokie przejścia, toalety dla osób z niepełnosprawnościami.
2.2. Infrastruktura szkoleniowa (sala szkoleniowa)
Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨ (sala szkoleniowa), która umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestników/uczestniczki wizyty studyjnej. Sala szkoleniowa powinna być zlokalizowana w budynku hotelu oraz powinna spełniać wszystkie wymagania BHP i przeciwpożarowe. Sala powinna być powierzchniowo dopasowana do liczby uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej.
Sala musi być́ wyposażona w:
● klimatyzację,
● dostęp do bezprzewodowego Internetu,
● dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,
● zaplecze sanitarne,
● sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiałów multimedialnych,
● obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia,
● stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym).
● możliwość oznaczenia przestrzeni przed salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny równoważny sposób.
2.3. Miejsca noclegowe
Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej w obiekcie hotelowym zlokalizowanym w mieście realizacji wizyty studyjnej (Białystok, Lublin).
Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej w:
● z czwartku na piątek (1 dzień wizyty studyjnej / 2 dzień wizyty studyjnej)
● z soboty na niedzielę (2 dzień wizyty studyjnej / 3 dzień wizyty studyjnej)
Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestników/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę osób, które skorzystają z noclegu w poszczególnych dniach.
Wykonawca zapewni nocleg:
● W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.
● W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu – dla nie więcej niż 20% uczestników/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej lub nieparzystej liczby uczestników/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.
2.4. Wyżywienie
Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej:
● domyślnie: w tym samym kompleksie hotelowym, w którym jest organizowane szkolenie
● za zgodą lub na wniosek Zamawiającego: w innej lokalizacji, co może być związane z programem wizyty studyjnej
Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji wizyty studyjnej. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed wizyty studyjnej wskaże liczbę̨ osób, które muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie.
Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu/lokalu.
Wykonawca zapewni podczas zjazdu
a) śniadanie hotelowe (II i III dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie osób zakwaterowanych danego dnia w hotelu) – przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dwóch rodzajów wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące.
b) obiad (I, II i III dzień́) – w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania głównego z dodatkami skrobiowymi oraz surówkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napojów (w tym m.in. kawy, herbaty, soków, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla osób na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.
d) kolacja (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie osób zakwaterowanych danego dnia w hotelu) – w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania głównego z dodatkami skrobiowymi oraz surówkami/ warzywami gotowanymi, napojów (w tym m.in. kawy, herbaty, soków, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla osób na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.
Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpadów zgodnie z polityką zrównoważonego rozwoju.
2.5. Zapewnienie dodatkowych usług
• Hotel powinien dysponować przestrzenią wspólną, dostępną uczestnikom/uczestniczkom szkolenia w trakcie ich pobyty w hotelu (np. lobby, kawiarnia, bar).
• Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej. Miejsca parkingowe mogą być odpłatne, z zastrzeżeniem, że ich koszt ponosi uczestnik wizyty studyjnej.
2.6. Zasady obsługi i bezpieczeństwo
● Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości.
● Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wspólnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamków.
● Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych.
2.7. Usługa szkoleniowa
Wykonawca musi zapewnić realizację usługi szkoleniowej przez trenera/trenerkę, który/która spełniać będzie poniższe wymagania:
Kryteria Wymagania/Opis Sposób weryfikacji
Min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w łącznym wymiarze nie mniejszym niż 300 godzin w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. • Każdy Trener/Trenerka musi wykazać, że pracował jako trener przez minimum 36 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia oferty.
• Wymagane jest, aby Trener/Trenerka w okresie ostatnich 36 miesięcy posiadał doświadczenie z przeprowadzenia nie mniej niż 300 godzin szkoleń. CV lub/i świadectwa pracy lub/i dokumenty potwierdzające prowadzenie szkoleń.
Min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego • Każdy Trener/Trenerka musi wykazać się doświadczeniem w prowadzeniu działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego
• Doświadczenie to musi obejmować łącznie co najmniej 36 miesięcy aktywności zawodowej lub społecznej w obszarze rozwoju środowiska lokalnego.
• Przez działania na rzecz rozwoju środowiska lokalnego rozumie się w szczególności: realizację projektów społecznych, współpracę z organizacjami pozarządowymi, animację społeczną, działania partycypacyjne, edukację obywatelską lub inne działania o podobnym charakterze. CV lub/i świadectwa pracy lub/i dokumenty potwierdzające prowadzenie działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego
2.8. Temat warsztatów
Warsztat podsumowujący wizytę studyjną – analiza dobrych praktyk oraz identyfikacja możliwości ich wdrożenia w społecznościach lokalnych
Pozostałe warunki realizacji zamówienia zamieszczone w załączony do ogłoszenia dokumencie: "zapytanie ofertowe 1 04 2026 DO.pdf"
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
FERS.04.06-IP.04-0046/23 - Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej
I. Przedmiot zamówienia:
Organizacja łącznie 4 wizyt studyjnych (2 do Białegostoku oraz 2 do Lublina) dla grup po około 12 osób/wizyta studyjna (łącznie około 48 osób) wraz z zapewnieniem:
• miejsc noclegowych,
• wyżywienia,
• sali szkoleniowej,
• usługi trenerskiej na potrzebę realizacji warsztatu podsumowującego wizytę studyjną.
1.1. Miejsce realizacji zamówienia
Miejscem realizacji usługi będą miasta Białystok (2 wizyty studyjne) oraz Lublin (2 wizyty studyjne).
1.2. Liczba uczestników wizyt studyjnych
Planowana przez Zamawiającego liczba uczestników/uczestniczek wizyt studyjnych to około 48 osób, po około 12 osób na każdą wizytę studyjną, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników/uczestniczek zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed planowanym terminem realizacji wizyty studyjnej.
Potwierdzona przez Zamawiającego ostateczna liczba uczestników/uczestniczek szkolenia będzie stanowiła podstawę̨ do rozliczeń́ z Wykonawcą, zaś ostateczny koszt będzie proporcjonalny do wprowadzonych zmian.
II. Opis przedmiotu zamówienia
Wykonawca będzie odpowiedzialny w ramach realizacji przedmiotu zamówienia za realizację usług zakwaterowania, wyżywienia, wynajmu sali szkoleniowej oraz zapewnienia usługi trenerskiej zgodnie z poniższą specyfikacją.
2.1. Standard hotelu
Wykonawca zapewni, że realizacja usług będących przedmiotem zapytania ofertowego będzie realizowana w obiekcie o standardzie maksymalnie hotelu trzygwiazdkowego, wpisanego do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki.
Hotel musi dysponować infrastrukturą w postaci: sali szkoleniowej i noclegowej oraz lokalu gastronomicznego (restauracji).
Wszystkie te elementy infrastruktury – baza szkoleniowa, noclegowa oraz lokal gastronomiczny (restauracja) – muszą znajdować się w jednym budynku, aby uczestnicy szkolenia mogli z niej korzystać bez konieczności wychodzenia na zewnątrz.
Obiekt musi spełniać wymagania dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obejmuje to m.in. podjazdy, windy, szerokie przejścia, toalety dla osób z niepełnosprawnościami.
2.2. Infrastruktura szkoleniowa (sala szkoleniowa)
Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę̨ (sala szkoleniowa), która umożliwi realizację programu szkolenia przez uczestników/uczestniczki wizyty studyjnej. Sala szkoleniowa powinna być zlokalizowana w budynku hotelu oraz powinna spełniać wszystkie wymagania BHP i przeciwpożarowe. Sala powinna być powierzchniowo dopasowana do liczby uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej.
Sala musi być́ wyposażona w:
● klimatyzację,
● dostęp do bezprzewodowego Internetu,
● dostęp do światła dziennego z możliwością̨ zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami,
● zaplecze sanitarne,
● sprzęt szkoleniowy i multimedialny, m.in.: laptop kompatybilny z projektorem multimedialnym, nagłośnienie, tablicę flipchart z papierem i flamastrami, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność́ prezentowanych materiałów multimedialnych,
● obsługę̨ techniczną dostępną podczas trwania szkolenia,
● stoły i krzesła, ustawione w układzie sprzyjającym szkoleniom (np. w kształcie litery U lub teatralnym).
● możliwość oznaczenia przestrzeni przed salą szkoleniową informacją identyfikującą szkolenie, poprzez wywieszenie wydrukowanej informacji w postaci kartki formatu A4 np. na stojaku umieszczonym przed salą lub na drzwiach do sali lub na ścianie obok drzwi do sali lub w inny równoważny sposób.
2.3. Miejsca noclegowe
Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej w obiekcie hotelowym zlokalizowanym w mieście realizacji wizyty studyjnej (Białystok, Lublin).
Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej w:
● z czwartku na piątek (1 dzień wizyty studyjnej / 2 dzień wizyty studyjnej)
● z soboty na niedzielę (2 dzień wizyty studyjnej / 3 dzień wizyty studyjnej)
Zamawiający w terminie do 3 dni przed przyjazdem uczestników/uczestniczek przedstawi ostateczną liczbę osób, które skorzystają z noclegu w poszczególnych dniach.
Wykonawca zapewni nocleg:
● W pokojach 2-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu z zachowaniem podziału na pokoje dla kobiet i mężczyzn. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.
● W pokojach 1-osobowych z łazienką i dostępem do bezprzewodowego Internetu – dla nie więcej niż 20% uczestników/uczestniczek szkolenia, co wynikać może z uzasadnionych potrzeb uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej lub nieparzystej liczby uczestników/uczestniczek. Zamawiający dopuszcza pokoje 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania. Zamawiający przekaże Wykonawcy stosowne dane w terminie do 3 dni przed realizacją każdego zjazdu.
2.4. Wyżywienie
Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej:
● domyślnie: w tym samym kompleksie hotelowym, w którym jest organizowane szkolenie
● za zgodą lub na wniosek Zamawiającego: w innej lokalizacji, co może być związane z programem wizyty studyjnej
Menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie co najmniej 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji wizyty studyjnej. Zamawiający na 3 dni kalendarzowe przed wizyty studyjnej wskaże liczbę̨ osób, które muszą mieć́ zapewnione wszystkie posiłki w specjalnej diecie.
Wszystkie posiłki w ramach usługi gastronomicznej będą̨ serwowane w standardzie, odpowiadającym standardowi świadczenia usług wybranego hotelu/lokalu.
Wykonawca zapewni podczas zjazdu
a) śniadanie hotelowe (II i III dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie osób zakwaterowanych danego dnia w hotelu) – przez śniadanie zamawiający rozumie podanie m.in. pieczywa, masła, co najmniej dwóch rodzajów wędlin, nabiału, herbaty i kawy wraz z dodatkami (cukier, mleko, cytryna) oraz min. 1 danie gorące.
b) obiad (I, II i III dzień́) – w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej. Obiad będzie się̨ składał z zupy, dania głównego z dodatkami skrobiowymi oraz surówkami/ warzywami gotowanymi, deseru, napojów (w tym m.in. kawy, herbaty, soków, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla osób na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.
d) kolacja (I i II dzień́ w ilości odpowiadającej liczbie osób zakwaterowanych danego dnia w hotelu) – w formie bufetu zimnego i ciepłego lub obsługi kelnerskiej. Kolacja będzie się̨ składała z przystawek, dania głównego z dodatkami skrobiowymi oraz surówkami/ warzywami gotowanymi, napojów (w tym m.in. kawy, herbaty, soków, wody). W menu należy uwzględnić́ posiłki wegetariańskie i bezglutenowe. Posiłki te zostaną̨ odpowiednio oznaczone. Posiłki dla osób na specjalnych dietach muszą być przygotowane z taką samą starannością, jak pozostałe.
Zamawiający wymaga, aby posiłki były podawane w naczyniach wielokrotnego użytku w celu minimalizacji odpadów zgodnie z polityką zrównoważonego rozwoju.
2.5. Zapewnienie dodatkowych usług
• Hotel powinien dysponować przestrzenią wspólną, dostępną uczestnikom/uczestniczkom szkolenia w trakcie ich pobyty w hotelu (np. lobby, kawiarnia, bar).
• Hotel musi zapewniać dostęp do parkingu dla uczestników/uczestniczek wizyty studyjnej. Miejsca parkingowe mogą być odpłatne, z zastrzeżeniem, że ich koszt ponosi uczestnik wizyty studyjnej.
2.6. Zasady obsługi i bezpieczeństwo
● Personel hotelu musi być dostępny całodobowo, aby zapewnić wsparcie i rozwiązywać ewentualne problemy gości.
● Obiekt musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia, w tym monitoring w częściach wspólnych, dostęp do pokoi na karty magnetyczne lub inny zabezpieczony system zamków.
● Hotel musi przestrzegać wszelkich norm higienicznych i sanitarnych.
2.7. Usługa szkoleniowa
Wykonawca musi zapewnić realizację usługi szkoleniowej przez trenera/trenerkę, który/która spełniać będzie poniższe wymagania:
Kryteria Wymagania/Opis Sposób weryfikacji
Min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w łącznym wymiarze nie mniejszym niż 300 godzin w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. • Każdy Trener/Trenerka musi wykazać, że pracował jako trener przez minimum 36 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia oferty.
• Wymagane jest, aby Trener/Trenerka w okresie ostatnich 36 miesięcy posiadał doświadczenie z przeprowadzenia nie mniej niż 300 godzin szkoleń. CV lub/i świadectwa pracy lub/i dokumenty potwierdzające prowadzenie szkoleń.
Min. 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego • Każdy Trener/Trenerka musi wykazać się doświadczeniem w prowadzeniu działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego
• Doświadczenie to musi obejmować łącznie co najmniej 36 miesięcy aktywności zawodowej lub społecznej w obszarze rozwoju środowiska lokalnego.
• Przez działania na rzecz rozwoju środowiska lokalnego rozumie się w szczególności: realizację projektów społecznych, współpracę z organizacjami pozarządowymi, animację społeczną, działania partycypacyjne, edukację obywatelską lub inne działania o podobnym charakterze. CV lub/i świadectwa pracy lub/i dokumenty potwierdzające prowadzenie działań na rzecz rozwoju środowiska lokalnego
2.8. Temat warsztatów
Warsztat podsumowujący wizytę studyjną – analiza dobrych praktyk oraz identyfikacja możliwości ich wdrożenia w społecznościach lokalnych
Pozostałe warunki realizacji zamówienia zamieszczone w załączony do ogłoszenia dokumencie: "zapytanie ofertowe 1 04 2026 DO.pdf"
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Kraj: Polska, Województwo: lubelskie, Powiat: Lublin, Gmina: Lublin, Miejscowość: Lublin
Time limit for receipt of tenders
2026-04-10 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Training
Food services
Hotels
Food services
Hotels
Buyer details
FUNDACJA OKNO NA WSCHÓD
Sienkiewicza 82/708
15-005 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5423108836
Sienkiewicza 82/708
15-005 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5423108836
