Kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Düsseldorfu (Niemcy), obejmującej udział w targach Interpack Processing and Packing 2026 oraz spotkaniach biznesowych.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP — Podlaskie Centrum Eksportera”
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Misje i targi gospodarcze” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Düsseldorfu; (Niemcy), obejmującej udział w targach Interpack Processing and Packing (miejsce targów: Messe Düsseldorf GmbH, Messeplatz, 40474 Düsseldorf) połączonych ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 7-10.05.2026 r. (wylot w dn. 6.05.2026, lot powrotny w dn. 10.05.2026) w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie poniższej usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Düsseldorfu:
1.1. Zapewnienie transportu lotniczego w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na:
• Zakup usługi transportu i ubezpieczenia 12 osób poprzez: organizację bezpośredniego przelotu na trasie:
a) Warszawa – Düsseldorf – wylot w dniu: 6.05.2026 r., bez przesiadek.
b) Düsseldorf – Warszawa wylot w dniu: 10.05.2026 r., bez przesiadek.
W cenie należy uwzględnić kosztu normalnego bagażu rejestrowanego w obu kierunkach (+ bagaż podręczny) dla każdego z podróżnych.
• W sytuacji konieczności oczekiwania na lotnisku w trakcie podróży przez okres równy 3 godziny lub dłuższy, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom misji zagranicznej nielimitowanego dostępu do saloniku biznesowego wraz z dostępnym w nim serwisem, w ramach każdego lotu.
• Bilet lotniczy powinien uwzględniać możliwość zmiany rezerwacji (możliwość zmiany danych osobowych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego) – bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego - bilet flex.
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą.
• Bagaże uczestników muszą zostać nadane bezpośrednio do portu docelowego (odpowiednio Düsseldorf lub Warszawa).
• Podczas podróży lotniczej (dotyczy odcinków dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podróżnego i nieograniczony dostęp do napojów bezalkoholowych.
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check-in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów.
• Możliwość zapewnienia przewozu dodatkowego ładunku materiałów informacyjnych i promocyjnych uczestników - do 32 kg na każdego z nich - maksymalnie 10 sztuk dodatkowych bagaży, podróżujących wraz z pasażerami – po zgłoszeniu przez uczestnika misji przed wylotem.
1.2. Zapewnienie transferu z siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu - ul. Ciepła 40, Białystok na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu – ul. Ciepła 40, Białystok.
• Zapewnienie transferu busem z Lotniska w Düsseldorfie do hotelu w dniu 6.05.2026. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• Zapewnienie transferu busem z hotelu na lotnisko w Düsseldorfie w dniu 10.05.2026 r. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• Zapewnienie transportu lokalnego (bus z kierowcą) dla 15 osób w dniach 7-10.05.2026 r. z limitem 1000 kilometrów w trakcie całego wyjazdu. Wszyscy podróżni powinni podróżować jednym busem. Bus z kierowcą powinien być dostępny w godzinach od 8:00 do 22:00.
• Wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
• Kierowca/kierowcy muszą znać komunikatywny język angielski, niemiecki oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu targów oraz miejsca zakwaterowania uczestników misji.
1.3. Usługa zakupu ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (min. 10 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podróży (w dniach 6-10.05.2026 r.) dla 12 osób oraz ochrony uczestników w zakresie zachorowania na choroby zakaźne (pokrycie kosztów pobytu na kwarantannie w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku testu przykładowo na obecność Covid-19 po przylocie do Niemiec, izolacji oraz kosztów badań i usług medycznych związanych z pobytem na kwarantannie i izolacji). Cena powinna obejmować możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego oraz anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV2 lub sytuacji związanych z działaniami wojennymi.
1.4. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów ze śniadaniem w hotelu min. 4 – gwiazdkowym dla 12 osób w terminie 6-10.05.2026 r. w Düsseldorfie; pokoje 1-osobowe lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania; z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pokój będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.)
b) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojazd busem do miejsca targów max. do 30 minut w godzinach szczytu; odległość hotelu od centrum miasta – max. 2 km, hotel powinien znajdować się max. 250 m od najbliższej stacji U-Bahn, S-Bahn, linii tramwajowej; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV-2 lub działaniami wojennymi.
c) zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji (max. 12 osób) w tym:
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 7-10.05.2026 r.
- kolacja na terenie Düsseldorfu dla wszystkich uczestników misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym – kolacje w dniach: 6-9.05.2026 r.
1.5. Zapewnienie biletów wstępu na targi w trakcie trwania misji gospodarczej
a) Zakup biletów wstępu dla 12 osób w charakterze zwiedzającego na targi Interpack Processing and Packing, w dniach 7, 8, 9, 10.05.2026 r. Karty wstępu powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targów, jeśli taka opcja będzie dostępna.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
1.6. Zorganizowanie programu obejmującego spotkania w co najmniej 1 placówce dyplomatycznej lub z przedstawicielami rządowej agencji wsparcia polskiego eksportu na lokalnym rynku; z 1 lokalną instytucją branżową poprzez współdziałanie z którą zorganizowana zostanie sesja b2b dla uczestników misji, 1 wizytę lokalną w firmie lub instytucji zajmującej się procesami sprzedażowymi na rynku opakowań/procesów związanych z branżami spożywczymi/kosmetycznymi, druku i związanymi z charakterystyką targów i firm - uczestników (study visit). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wytypowanie podmiotów, które spotkają się z uczestnikami misji – ostateczna lista spotkań zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego po wyborze Wykonawcy. Wykonawca zorganizuje logistycznie i merytorycznie spotkania, zapewni tłumacza podczas spotkań. Pożądane jest, aby w spotkaniach uczestniczył koordynator ze strony Wykonawcy.
1.7. Zapewnienie ze strony Wykonawcy koordynatora, który będzie podróżował z uczestnikami misji od lotniska w Warszawie w dn. 6.05.2026 do powrotu na lotnisko w Warszawie w dn. 10.05.2026. Pożądane jest, aby koordynator posługiwał się biegle językiem niemieckim oraz miał doświadczenie w udziale w misjach gospodarczych na rynkach niemieckojęzycznych.
Miejsce realizacji
Cała polska
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP — Podlaskie Centrum Eksportera”
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Misje i targi gospodarcze” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji misji gospodarczej do Düsseldorfu; (Niemcy), obejmującej udział w targach Interpack Processing and Packing (miejsce targów: Messe Düsseldorf GmbH, Messeplatz, 40474 Düsseldorf) połączonych ze spotkaniami biznesowymi. Misja będzie się odbywała w terminie 7-10.05.2026 r. (wylot w dn. 6.05.2026, lot powrotny w dn. 10.05.2026) w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie poniższej usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
Kompleksowa organizacja misji gospodarczej do Düsseldorfu:
1.1. Zapewnienie transportu lotniczego w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na:
• Zakup usługi transportu i ubezpieczenia 12 osób poprzez: organizację bezpośredniego przelotu na trasie:
a) Warszawa – Düsseldorf – wylot w dniu: 6.05.2026 r., bez przesiadek.
b) Düsseldorf – Warszawa wylot w dniu: 10.05.2026 r., bez przesiadek.
W cenie należy uwzględnić kosztu normalnego bagażu rejestrowanego w obu kierunkach (+ bagaż podręczny) dla każdego z podróżnych.
• W sytuacji konieczności oczekiwania na lotnisku w trakcie podróży przez okres równy 3 godziny lub dłuższy, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom misji zagranicznej nielimitowanego dostępu do saloniku biznesowego wraz z dostępnym w nim serwisem, w ramach każdego lotu.
• Bilet lotniczy powinien uwzględniać możliwość zmiany rezerwacji (możliwość zmiany danych osobowych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego) – bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego - bilet flex.
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą.
• Bagaże uczestników muszą zostać nadane bezpośrednio do portu docelowego (odpowiednio Düsseldorf lub Warszawa).
• Podczas podróży lotniczej (dotyczy odcinków dłuższych niż 3 godziny) na pokładzie samolotu musi być zapewniony przynajmniej jeden ciepły posiłek dla podróżnego i nieograniczony dostęp do napojów bezalkoholowych.
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check-in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów.
• Możliwość zapewnienia przewozu dodatkowego ładunku materiałów informacyjnych i promocyjnych uczestników - do 32 kg na każdego z nich - maksymalnie 10 sztuk dodatkowych bagaży, podróżujących wraz z pasażerami – po zgłoszeniu przez uczestnika misji przed wylotem.
1.2. Zapewnienie transferu z siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu - ul. Ciepła 40, Białystok na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Podlaskiego Klubu Biznesu – ul. Ciepła 40, Białystok.
• Zapewnienie transferu busem z Lotniska w Düsseldorfie do hotelu w dniu 6.05.2026. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• Zapewnienie transferu busem z hotelu na lotnisko w Düsseldorfie w dniu 10.05.2026 r. Bus powinien pomieścić co najmniej 12 osób oraz bagaże podróżnych wewnątrz.
• Zapewnienie transportu lokalnego (bus z kierowcą) dla 15 osób w dniach 7-10.05.2026 r. z limitem 1000 kilometrów w trakcie całego wyjazdu. Wszyscy podróżni powinni podróżować jednym busem. Bus z kierowcą powinien być dostępny w godzinach od 8:00 do 22:00.
• Wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
• Kierowca/kierowcy muszą znać komunikatywny język angielski, niemiecki oraz bardzo dobrze topografię miasta, otoczenia terenu w pobliżu targów oraz miejsca zakwaterowania uczestników misji.
1.3. Usługa zakupu ubezpieczenia uczestników misji w zakresie NNW (min. 10 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 250 tys. EUR/os.) na czas podróży (w dniach 6-10.05.2026 r.) dla 12 osób oraz ochrony uczestników w zakresie zachorowania na choroby zakaźne (pokrycie kosztów pobytu na kwarantannie w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku testu przykładowo na obecność Covid-19 po przylocie do Niemiec, izolacji oraz kosztów badań i usług medycznych związanych z pobytem na kwarantannie i izolacji). Cena powinna obejmować możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego oraz anulowania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV2 lub sytuacji związanych z działaniami wojennymi.
1.4. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów ze śniadaniem w hotelu min. 4 – gwiazdkowym dla 12 osób w terminie 6-10.05.2026 r. w Düsseldorfie; pokoje 1-osobowe lub 2-osobowe do pojedynczego wykorzystania; z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących z usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności. Każdy pokój będzie miał wliczone w cenę wszelkie opłaty miejscowe (podatek miejski, klimatyczne, itp.)
b) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojazd busem do miejsca targów max. do 30 minut w godzinach szczytu; odległość hotelu od centrum miasta – max. 2 km, hotel powinien znajdować się max. 250 m od najbliższej stacji U-Bahn, S-Bahn, linii tramwajowej; hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu. Cena powinna obejmować możliwość opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia okoliczności wywołanych pandemią wirusa SARS-CoV-2 lub działaniami wojennymi.
c) zapewnienia wyżywienia (w hotelu) wszystkim uczestnikom misji (max. 12 osób) w tym:
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 7-10.05.2026 r.
- kolacja na terenie Düsseldorfu dla wszystkich uczestników misji, świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską, nie dopuszcza się realizacji usługi w barach szybkiej obsługi, serwujących dania typu fast food. Miejsce posiłku będzie ustalane na bieżąco z Zamawiającym – kolacje w dniach: 6-9.05.2026 r.
1.5. Zapewnienie biletów wstępu na targi w trakcie trwania misji gospodarczej
a) Zakup biletów wstępu dla 12 osób w charakterze zwiedzającego na targi Interpack Processing and Packing, w dniach 7, 8, 9, 10.05.2026 r. Karty wstępu powinny upoważniać do skorzystania z tzw. Fast-track przy wejściu na teren targów, jeśli taka opcja będzie dostępna.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
1.6. Zorganizowanie programu obejmującego spotkania w co najmniej 1 placówce dyplomatycznej lub z przedstawicielami rządowej agencji wsparcia polskiego eksportu na lokalnym rynku; z 1 lokalną instytucją branżową poprzez współdziałanie z którą zorganizowana zostanie sesja b2b dla uczestników misji, 1 wizytę lokalną w firmie lub instytucji zajmującej się procesami sprzedażowymi na rynku opakowań/procesów związanych z branżami spożywczymi/kosmetycznymi, druku i związanymi z charakterystyką targów i firm - uczestników (study visit). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wytypowanie podmiotów, które spotkają się z uczestnikami misji – ostateczna lista spotkań zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego po wyborze Wykonawcy. Wykonawca zorganizuje logistycznie i merytorycznie spotkania, zapewni tłumacza podczas spotkań. Pożądane jest, aby w spotkaniach uczestniczył koordynator ze strony Wykonawcy.
1.7. Zapewnienie ze strony Wykonawcy koordynatora, który będzie podróżował z uczestnikami misji od lotniska w Warszawie w dn. 6.05.2026 do powrotu na lotnisko w Warszawie w dn. 10.05.2026. Pożądane jest, aby koordynator posługiwał się biegle językiem niemieckim oraz miał doświadczenie w udziale w misjach gospodarczych na rynkach niemieckojęzycznych.
Miejsce realizacji
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
2026-04-03 13:00:00.0
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Other
Food services
Hotels
Insurance
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Food services
Hotels
Insurance
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
PODLASKI KLUB BIZNESU
Ciepła 40 lok. 408-410
15-472 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 9660591101
Ciepła 40 lok. 408-410
15-472 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 9660591101
