ZAPYTANIE OFERTOWE nr CL_ZO_26_1_Z3_wizyta_studyjna na kompleksową organizację i obsługę logistyczną zagranicznej wizyty studyjnej do Hiszpanii (Madryt) dla grupy od 23 do maksymalnie 30 uczestników.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.01.05-IP.08-0444/23 - CYFROWI LIDERZY – program rozwojowy dla edukacji przyszłości
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa logistyczna zagranicznej wizyty studyjnej (zwanej dalej Wizytą) do Hiszpanii (Madryt) dla grupy od 23 do maksymalnie 30 uczestników, obejmująca:
a) transport lotniczy,
b) transport lokalny,
c) zakwaterowanie,
d) wyżywienie,
e) ubezpieczenie,
f) obsługę pilota/przewodnika,
g) koordynację logistyczną całego pobytu.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.
3. Zamówienie realizowane będzie w terminie: nie wcześniej niż 16–19 września 2026 r. (4 dni / 3 noclegi) lub w innym terminie w drugiej połowie września 2026 r., nie później niż do 30.09.2026 r. Ostateczny termin realizacji zostanie potwierdzony przez Zamawiającego najpóźniej w ciągu 10 dni od zawarcia umowy.
4. Za termin zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia przyjmuje się datę odbioru bez uwag i zastrzeżeń wskazaną przez Zamawiającego, w protokole.
5. Uwaga: ilekroć w niniejszym zapytaniu jest mowa o liczbie dni/dniach, Zamawiający ma na myśli dni kalendarzowe.
6. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego i pełen zakres prac i usług w nim określonych oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia choćby zmieniły się koszty poszczególnych jego składników. Podstawą obliczenia ceny są wymagania określone w zapytaniu ofertowym. Oznacza to, że Wykonawca skalkulował wszystkie potencjalne ryzyka, jakie mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu zamówienia oraz że przewidział właściwą organizację dla bezpiecznego, poprawnego i terminowego zrealizowania przez Wykonawcę zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia. Jakiekolwiek późniejsze zastrzeżenia Wykonawcy, co do treści zapytania ofertowego (w tym załączników), ich kompletności, rzetelności, zupełności nie będą stanowić podstawy do zmiany wysokości należnego wynagrodzenia.
7. Cena brutto powinna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją zamówienia np. podatek VAT (jeśli Wykonawca jest jego płatnikiem). Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego. Wszelkie upusty, rabaty, winny być od razu ujęte w obliczaniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację przedmiotu zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia.
8. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
9. Cena oferty określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom oraz okresowej waloryzacji przez okres obowiązywania umowy.
10. Cena oferty powinna obejmować całość zamówienia, przy czym rozliczenie nastąpi proporcjonalnie do faktycznej liczby uczestników zgodnie z zapisami w Załączniku nr 5 do Zapytania ofertowego (SOPZ).
11. Zamawiający informuje, że nie pokrywa żadnych dodatkowych, nie uwzględnionych w ofercie, kosztów powstałych po stronie Wykonawcy w związku z realizacją przedmiotu umowy. Nieuwzględnienie przez Wykonawcę, przy określeniu ceny za wykonanie zamówienia, wszystkich kosztów realizacji zamówienia nie będzie stanowić podstawy do domagania się ich pokrycia przez Zamawiającego w terminie późniejszym.
12. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczki na poczet wykonania zamówienia.
13. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub za nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia oraz w przypadku narażenia Zamawiającego na szkody spowodowane w trakcie wykonywania prac stanowiących przedmiot zamówienia.
14. W przypadku wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia w sposób niezgodny z ustaleniami z Zamawiającym, Zamawiającemu przysługuje prawo wezwania Wykonawcy do zmiany sposobu wykonania przedmiotu zamówienia. W przypadku nieskuteczności wezwania, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym Zamawiającemu przysługuje prawo do nakładania kar umownych na Wykonawcę na etapie realizacji zamówienia, które opisane zostały w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
15. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której wybrano Wykonawcę zgodnie z Załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego. Wszystkie okoliczności tam wymienione stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.
16. Zamawiający dopuszcza wspólne złożenie oferty pod warunkiem, że:
a) Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do ich reprezentowania oraz określają, czy dotyczy to tylko etapu postępowania czy również zawarcia umowy,
b) Pełnomocnictwo z pkt. a) zostanie dołączone do oferty,
c) Oferta wspólna musi być sporządzona zgodnie z Zapytaniem Ofertowym,
d) Każdy z wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia złoży oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania tj. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
e) Wspólnicy spółki cywilnej są wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia i mają do nich zastosowanie ww. zasady. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia Zamawiający wszelką korespondencję w postępowaniu kieruje do pełnomocnika. Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia wymaga przekazania umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
17. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia oraz dopuszcza udział podwykonawców w realizacji zamówienia, przy czym Wykonawca nie ma prawa powierzyć podwykonawcom realizacji całego przedmiotu umowy. Zamówienie może być realizowane z udziałem podwykonawców pod warunkiem, że:
a) Wykonawca wskaże w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz dane tych podwykonawców (brak informacji będzie uznany za deklarację samodzielnego wykonania zamówienia przez Wykonawcę, który złożył ofertę),
b) Wykonawca złoży wraz z ofertą oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania każdego z podwykonawców, tj. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
c) W przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za działania lub zaniechania swoich podwykonawców. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za podwykonawców biorących udział w realizacji zamówienia.
18. Włączenie lub zmiana podwykonawcy do realizacji przedmiotu umowy po wyborze oferty są możliwe za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego na wykonanie określonych prac przez podwykonawcę. Każdy nowy podwykonawca będzie mógł przystąpić do realizacji zgłoszonego wcześniej zakresu przedmiotu umowy od dnia udzielenia ww. zgody przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do:
a) wykazania, że każdy nowy podwykonawca posiada kompetencje (doświadczenie, potencjał kadrowy, techniczny, finansowy, niezbędne uprawnienia itd.) odpowiadające kompetencjom poprzedniego niezbędne do realizacji planowanej przez niego części przedmiotu umowy lub że Wykonawca ma ww. kompetencje do realizacji tej części zamówienia samodzielnie i zobowiązuje się do jej wykonania,
b) przekazania na piśmie opisu części przedmiotu umowy, którą Wykonawca chce powierzyć do wykonania każdemu nowemu podwykonawcy,
c) złożenia oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania każdego nowego podwykonawcy, tj. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
19. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji usługi Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego uczestniczenia w realizacji zamówienia osób wskazanych w Załączniku nr 3 do zapytania ofertowego. Zmiana tych osób jest możliwa na warunkach opisanych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
20. Wykonawca (firma/osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) zobowiązany będzie do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z Projektowanymi postanowieniami umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. W przypadku osób fizycznych Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Okres gwarancji: nie dotyczy
Miejsce realizacji
Kraj: Hiszpania, Miejscowość: Madryt
FERS.01.05-IP.08-0444/23 - CYFROWI LIDERZY – program rozwojowy dla edukacji przyszłości
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa logistyczna zagranicznej wizyty studyjnej (zwanej dalej Wizytą) do Hiszpanii (Madryt) dla grupy od 23 do maksymalnie 30 uczestników, obejmująca:
a) transport lotniczy,
b) transport lokalny,
c) zakwaterowanie,
d) wyżywienie,
e) ubezpieczenie,
f) obsługę pilota/przewodnika,
g) koordynację logistyczną całego pobytu.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.
3. Zamówienie realizowane będzie w terminie: nie wcześniej niż 16–19 września 2026 r. (4 dni / 3 noclegi) lub w innym terminie w drugiej połowie września 2026 r., nie później niż do 30.09.2026 r. Ostateczny termin realizacji zostanie potwierdzony przez Zamawiającego najpóźniej w ciągu 10 dni od zawarcia umowy.
4. Za termin zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia przyjmuje się datę odbioru bez uwag i zastrzeżeń wskazaną przez Zamawiającego, w protokole.
5. Uwaga: ilekroć w niniejszym zapytaniu jest mowa o liczbie dni/dniach, Zamawiający ma na myśli dni kalendarzowe.
6. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego i pełen zakres prac i usług w nim określonych oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia choćby zmieniły się koszty poszczególnych jego składników. Podstawą obliczenia ceny są wymagania określone w zapytaniu ofertowym. Oznacza to, że Wykonawca skalkulował wszystkie potencjalne ryzyka, jakie mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu zamówienia oraz że przewidział właściwą organizację dla bezpiecznego, poprawnego i terminowego zrealizowania przez Wykonawcę zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia. Jakiekolwiek późniejsze zastrzeżenia Wykonawcy, co do treści zapytania ofertowego (w tym załączników), ich kompletności, rzetelności, zupełności nie będą stanowić podstawy do zmiany wysokości należnego wynagrodzenia.
7. Cena brutto powinna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją zamówienia np. podatek VAT (jeśli Wykonawca jest jego płatnikiem). Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego. Wszelkie upusty, rabaty, winny być od razu ujęte w obliczaniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację przedmiotu zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia.
8. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
9. Cena oferty określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom oraz okresowej waloryzacji przez okres obowiązywania umowy.
10. Cena oferty powinna obejmować całość zamówienia, przy czym rozliczenie nastąpi proporcjonalnie do faktycznej liczby uczestników zgodnie z zapisami w Załączniku nr 5 do Zapytania ofertowego (SOPZ).
11. Zamawiający informuje, że nie pokrywa żadnych dodatkowych, nie uwzględnionych w ofercie, kosztów powstałych po stronie Wykonawcy w związku z realizacją przedmiotu umowy. Nieuwzględnienie przez Wykonawcę, przy określeniu ceny za wykonanie zamówienia, wszystkich kosztów realizacji zamówienia nie będzie stanowić podstawy do domagania się ich pokrycia przez Zamawiającego w terminie późniejszym.
12. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczki na poczet wykonania zamówienia.
13. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub za nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia oraz w przypadku narażenia Zamawiającego na szkody spowodowane w trakcie wykonywania prac stanowiących przedmiot zamówienia.
14. W przypadku wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia w sposób niezgodny z ustaleniami z Zamawiającym, Zamawiającemu przysługuje prawo wezwania Wykonawcy do zmiany sposobu wykonania przedmiotu zamówienia. W przypadku nieskuteczności wezwania, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym Zamawiającemu przysługuje prawo do nakładania kar umownych na Wykonawcę na etapie realizacji zamówienia, które opisane zostały w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
15. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której wybrano Wykonawcę zgodnie z Załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego. Wszystkie okoliczności tam wymienione stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.
16. Zamawiający dopuszcza wspólne złożenie oferty pod warunkiem, że:
a) Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do ich reprezentowania oraz określają, czy dotyczy to tylko etapu postępowania czy również zawarcia umowy,
b) Pełnomocnictwo z pkt. a) zostanie dołączone do oferty,
c) Oferta wspólna musi być sporządzona zgodnie z Zapytaniem Ofertowym,
d) Każdy z wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia złoży oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania tj. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
e) Wspólnicy spółki cywilnej są wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia i mają do nich zastosowanie ww. zasady. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia Zamawiający wszelką korespondencję w postępowaniu kieruje do pełnomocnika. Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia wymaga przekazania umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
17. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia oraz dopuszcza udział podwykonawców w realizacji zamówienia, przy czym Wykonawca nie ma prawa powierzyć podwykonawcom realizacji całego przedmiotu umowy. Zamówienie może być realizowane z udziałem podwykonawców pod warunkiem, że:
a) Wykonawca wskaże w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz dane tych podwykonawców (brak informacji będzie uznany za deklarację samodzielnego wykonania zamówienia przez Wykonawcę, który złożył ofertę),
b) Wykonawca złoży wraz z ofertą oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania każdego z podwykonawców, tj. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
c) W przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za działania lub zaniechania swoich podwykonawców. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za podwykonawców biorących udział w realizacji zamówienia.
18. Włączenie lub zmiana podwykonawcy do realizacji przedmiotu umowy po wyborze oferty są możliwe za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego na wykonanie określonych prac przez podwykonawcę. Każdy nowy podwykonawca będzie mógł przystąpić do realizacji zgłoszonego wcześniej zakresu przedmiotu umowy od dnia udzielenia ww. zgody przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do:
a) wykazania, że każdy nowy podwykonawca posiada kompetencje (doświadczenie, potencjał kadrowy, techniczny, finansowy, niezbędne uprawnienia itd.) odpowiadające kompetencjom poprzedniego niezbędne do realizacji planowanej przez niego części przedmiotu umowy lub że Wykonawca ma ww. kompetencje do realizacji tej części zamówienia samodzielnie i zobowiązuje się do jej wykonania,
b) przekazania na piśmie opisu części przedmiotu umowy, którą Wykonawca chce powierzyć do wykonania każdemu nowemu podwykonawcy,
c) złożenia oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania każdego nowego podwykonawcy, tj. Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
19. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji usługi Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego uczestniczenia w realizacji zamówienia osób wskazanych w Załączniku nr 3 do zapytania ofertowego. Zmiana tych osób jest możliwa na warunkach opisanych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.
20. Wykonawca (firma/osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) zobowiązany będzie do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z Projektowanymi postanowieniami umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. W przypadku osób fizycznych Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Okres gwarancji: nie dotyczy
Miejsce realizacji
Kraj: Hiszpania, Miejscowość: Madryt
Time limit for receipt of tenders
2026-06-01 21:59:59.0
Location
Kraj: Hiszpania, Miejscowość: Madryt
Category assortment
Other
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Insurance
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Insurance
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Akademia Leona Koźmińskiego
Jagiellońska 57/59
03-301 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5241005438
Jagiellońska 57/59
03-301 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5241005438
