ORGANIZACJA WYDARZENIA – VII Forum Przyjaciół Drzew pn. “Drzewa ponad granicami”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
PLSN.01.01-IP.01-0001/24 - Razem dla Dobrego Klimatu-działania adaptacyjne dla budowania odporności ekosystemowej obszaru transgranicza / Gemeinsam für ein gutes Klima – Anpassungsaktivitäten zum Aufbau der Widerstandsfähigkeit
Część 1
Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji - VII Forum Przyjaciół Drzew pn. “Drzewa ponad granicami”
TERMIN KONFERENCJI: 22-23.10.2026 r.
Tematyka i ramy merytoryczne
VII Forum Przyjaciół Drzew – „Drzewa ponad granicami” to dwudniowe wydarzenie o charakterze konferencyjno-warsztatowym, planowane na 22–23 października 2026 r. na pograniczu polsko-niemieckim. Forum gromadzi ok. 200 uczestników, w tym specjalistów, praktyków, przedstawicieli organizacji pozarządowych, administracji oraz aktywistów zajmujących się ochroną drzew, bioróżnorodnością i zieloną infrastrukturą.
Program obejmuje sesje eksperckie, prezentacje dobrych praktyk z Polski i Niemiec oraz elementy warsztatowe i integracyjne. Wydarzenie ma charakter międzynarodowy i wymaga zapewnienia tłumaczenia polsko-niemieckiego.
ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI PODCZAS WYDARZENIA:
Zadanie obejmuje zapewnienie noclegu, wyżywienia, sali konferencyjnej na około 200 osób (uczestników konferencji, prowadzących, organizatorów oraz tłumaczy - zwanych dalej uczestnikami), wskazanych przez Zamawiającego.
Ostateczna liczba uczestników konferencji i pokoi zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 21 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania.
Obiekt powinien być zlokalizowany na terenie obszaru wsparcia programu Interreg Polska – Saksonia 2021-2027. Szczegółowy zakres lokalizacji określono poniżej:
Po polskiej stronie powiaty: bolesławiecki, jaworski, jeleniogórski, miasto Jelenia Góra, kamiennogórski, lubański, lwówecki, zgorzelecki, złotoryjski, żarski.
Po niemieckiej stronie: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
W ofercie należy wskazać dokładny adres obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie.
ZADANIE 1.1. WYŻYWIENIE / CATERING
1. Wykonawca zapewni uczestnikom posiłki w 100% wegańskie (tj. niezawierające mięsa, ryb i owoców morza, nabiału, jaj):
DZIEŃ 1:
1.1. Przerwa kawowa ciągła
Ma być zapewniona kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc.
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.2. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
1.3. Kolacja serwowana w formie “szwedzkiego stołu”, obejmująca co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
DZIEŃ 2:
1.4. Przerwa kawowa jednorazowa (kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc).
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4 sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.5. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
2. Posiłki mają być serwowane w standardzie cateringu konferencyjnego, z niezbędną zastawą ceramiczną oraz szklaną z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków, usuwanie brudnych naczyń.
3. Szczegółowe menu ustalone będzie do 21 dni przed wydarzeniem z Zamawiającym.
4. Przerwa kawowa, lunch, kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego, ustalonymi w ramach kontaktów roboczych.
5. Planowana liczba uczestników około 200 osób. Powyższe dane mają charakter orientacyjny, nie stanowią zobowiązania dla Zamawiającego. Informacja o dokładnej liczbie uczestników zostanie przez Zamawiającego przekazana nie później niż 21 dni kalendarzowych przed wydarzeniem.
6. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w obiekcie lub na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen,
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.2. SALA KONFERENCYJNA
1. Sala konferencyjna dla około 200 osób, spełniająca wymagania BHP oraz ppoż. musi zapewniać/posiadać:
- klimatyzację lub system wentylacji zapewniający komfort uczestników,
- możliwość pełnego zaciemnienia
- wydzieloną przestrzeń bez zakłóceń zewnętrznych (akustycznych i wizualnych),
- zaplecze na recepcję i szatnię/miejsce na odzież wierzchnią
- miejsce do zainstalowania kabin do tłumaczenia symultanicznego (lub sala posiada kabiny)
- profesjonalne zaplecze techniczne umożliwiające prowadzenie wydarzeń konferencyjnych, w tym:
• projektor multimedialny i odpowiednio duży ekran (lub kilka ekranów) umożliwiający odczytywanie treści z każdego miejsca na sali
• sprzęt do obsługi prezentacji (np. laptopy, pilot do zmiany slajdów, splitter sygnału),
• system nagłośnienia dostosowany do wielkości sali (kolumny głośnikowe, mikser dźwięku),
• mikrofony bezprzewodowe – min. 4-5 szt., wraz z bateriami
• statywy oraz niezbędne okablowanie,
• tablicę flipchart z papierem i flamastrami
2. Sala konferencyjna musi być pomieszczeniem, w którym możliwa jest organizacja konferencji, szkoleń lub wydarzeń biznesowych, o standardzie odpowiadającym obiektom konferencyjnym (np. hotelowym lub centrom konferencyjnym). Niedopuszczalne są sale o charakterze sportowym, w szczególności sale gimnastyczne, hale sportowe, świetlice itp.
3. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w tym samym obiekcie co baza noclegowa, na terenie tego samego kompleksu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut od miejsca zakwaterowania uczestników.
4. Otoczenie sali konferencyjnej:
Na terenie obiektu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie wymagana jest obecność parku/ogrodu, z udziałem dużej liczby drzew liściastych w zróżnicowanym wieku (co najmniej 20 drzew), w którym możliwe będzie przeprowadzenie zajęć praktycznych lub spaceru tematycznego. Lokalizacja parku/ogrodu musi zapewniać bezpieczeństwo uczestników i względną ciszę (nie przy ruchliwej drodze, nie w pobliżu placów budowy, etc.)
5. Wykonawca zapewni, na czas trwania całego zadania, co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za obsługę techniczną w/w sprzętów i organizacyjną na miejscu realizacji zadania, która będzie odpowiedzialna m.in. za integrację z systemem nagłośnienia i tłumaczeń.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.3. ZAKWATEROWANIE
1. Obiekt noclegowy powinien być położony w atrakcyjnej lokalizacji, tzn. jego okolica jest postrzegana jako interesująca i warta zobaczenia, z dala od hałaśliwych dróg i dużych ciągów komunikacyjnych. Preferowany jest obiekt noclegowy na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna lub w jego najbliższym otoczeniu, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut.
2. Dopuszczalne jest konsorcjum obiektów noclegowych i konferencyjnych.
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
3. Obiekt musi być dostępny architektonicznie dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
4. Obiekt powinien zapewnić jednorazowy nocleg (1 noc) w terminach realizacji zadania. Zamawiający wymaga, aby obiekt posiadał co najmniej 150 miejsc noclegowych, w tym minimum 20 pokoi jednoosobowych i 65 pokoi dwuosobowych. Wskazana liczba miejsc określa potencjalne zapotrzebowanie Zamawiającego – rzeczywista liczba wykorzystanych miejsc może być niższa i będzie uzależniona od faktycznych potrzeb.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Część 2
ZADANIE 2. TŁUMACZENIE - Usługa tłumaczenia symultanicznego (PL–DE / DE–PL)
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi tłumaczeniowej (tłumaczenie symultaniczne) z języka polskiego na niemiecki i z niemieckiego na polski podczas dwudniowego wydarzenia konferencyjnego.
Czas realizacji
2 dni konferencyjne – do ok. 8 godzin tłumaczenia łącznie w ciągu każdego dnia
Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
1. Usługi tłumaczeniowe
- zapewnienie tłumaczenia symultanicznego polsko-niemieckiego i niemiecko-polskiego podczas wykładów, prezentacji i warsztatów,
- zapewnienie odpowiedniej liczby tłumaczy symultanicznych pracujących w kabinie (co najmniej dwóch) oraz w terenie
- przygotowanie się do tłumaczenia na podstawie materiałów przekazanych przez Zamawiającego,
- tłumaczenie terminologii specjalistycznej (m.in. z zakresu przyrody, ekologii, ochrony środowiska, arborystyki),
- wsparcie komunikacji pomiędzy uczestnikami, prelegentami i organizatorami.
UWAGA: konieczność zapewnienia tłumaczenia podczas wydarzeń w terenie, wydarzeń towarzyszących (np. działania animacyjne w przestrzeni publicznej - warsztat, flashmob), do ok 2 godzin dziennie (czas ten wlicza się w łączny czas 8 godzin tłumaczenia w ciągu każdego dnia).
2. WYMOGI WOBEC WYKONAWCY:
Wykonawca musi spełniać łącznie warunki zawarte w punktach 2.1. - 2.3.
2.1. Przygotowanie językowe i merytoryczne
a) Każdy z tłumaczy skierowanych do realizacji zamówienia musi posiadać znajomość języka niemieckiego na poziomie co najmniej C2, potwierdzoną co najmniej jednym z poniższych dokumentów:
• certyfikatem językowym potwierdzającym znajomość języka niemieckiego na poziomie minimum C2, lub
• dyplomem ukończenia studiów wyższych na kierunku germanistyka lub równoważnym.
b) Ze względu na tematykę konferencji Wykonawca zobowiązany jest zapewnić tłumaczy posiadających znajomość terminologii branżowej właściwej dla tematyki wydarzenia, w szczególności w zakresie:
• ochrony przyrody;
• ochrony środowiska;
• ochrony krajobrazu;
• bioróżnorodności;
• ochrony drzew;
• arborystyki;
• leśnictwa;
• zielono-niebieskiej infrastruktury;
• adaptacji do zmian klimatu;
• gospodarki przestrzennej;
• edukacji ekologicznej;
• ochrony pszczół, dzikich owadów zapylających i ich siedlisk;
• współpracy transgranicznej;
• projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej;
• dziedzin pokrewnych.
Wykonawca musi wykazać, że tłumacze skierowani do realizacji zamówienia posiadają doświadczenie w pracy z terminologią specjalistyczną właściwą dla tematyki konferencji.
• Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że co najmniej jeden z tłumaczy skierowanych do realizacji zamówienia wykonał co najmniej 2 tłumaczenia pisemne publikacji specjalistycznych obejmujących tematykę związaną z konferencją, w szczególności w zakresie ochrony przyrody, ochrony środowiska, ochrony krajobrazu, bioróżnorodności, ochrony drzew, arborystyki, leśnictwa, zielono-niebieskiej infrastruktury, adaptacji do zmian klimatu, gospodarki przestrzennej, edukacji ekologicznej, ochrony pszczół, dzikich owadów zapylających i ich siedlisk, współpracy transgranicznej lub dziedzin pokrewnych.
• Przez publikację specjalistyczną Zamawiający rozumie w szczególności: raport, opracowanie eksperckie, publikację edukacyjną, publikację naukową lub popularnonaukową, broszurę merytoryczną, poradnik, wytyczne, rekomendacje, dokument programowy, materiał konferencyjny lub inny dokument o charakterze specjalistycznym związany z tematyką wydarzenia.
Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, przedłoży wykaz wykonanych tłumaczeń pisemnych publikacji specjalistycznych zawierający co najmniej:
• tytuł lub przedmiot publikacji;
• tematykę publikacji;
• język tłumaczenia;
• datę lub okres realizacji;
• nazwę podmiotu, na rzecz którego tłumaczenie zostało wykonane;
• informację o charakterze publikacji, np. raport, poradnik, opracowanie eksperckie, materiał edukacyjny, wytyczne, rekomendacje.
Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie, że wszyscy tłumacze skierowani do realizacji zamówienia posiadają znajomość terminologii branżowej niezbędnej do prawidłowego wykonania usługi oraz zapoznają się przed wydarzeniem z materiałami przekazanymi przez Zamawiającego, w tym programem konferencji, opisami wystąpień, prezentacjami, notami biograficznymi prelegentów oraz podstawową terminologią wydarzenia.
2.2. Doświadczenie zawodowe
• Każdy z tłumaczy skierowanych do realizacji zamówienia musi posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji usług tłumaczeniowych, w tym doświadczenie w tłumaczeniu ustnym podczas wydarzeń o charakterze konferencyjnym, eksperckim, branżowym lub międzynarodowym.
• Doświadczenie powinno obejmować:
1) tłumaczenia realizowane w kontekście co najmniej jednego z następujących obszarów:
• ochrona przyrody, ochrona środowiska, klimat, bioróżnorodność, zieleń miejska, ochrona krajobrazu, arborystyka, leśnictwo, gospodarka przestrzenna lub tematyka pokrewna;
• ochrona pszczół, dzikich owadów zapylających i ich siedlisk;
• współpraca transgraniczna polsko-niemiecka;
• projekty, wydarzenia lub dokumenty finansowane ze środków Unii Europejskiej;
• wydarzenia eksperckie, naukowe, administracyjne, samorządowe lub branżowe wymagające posługiwania się terminologią specjalistyczną.
2. tłumaczenie symultaniczne z wykorzystaniem sprzętu konferencyjnego, w tym kabiny tłumaczeniowej, zestawów słuchawkowych lub innego systemu do tłumaczenia symultanicznego;
3. pracę w zespole tłumaczy podczas wydarzeń trwających co najmniej kilka godzin lub obejmujących kilka bloków programowych;
4. tłumaczenie wystąpień eksperckich, dyskusji moderowanych, debat panelowych, pytań uczestników lub rozmów roboczych;
5. pracę w warunkach wydarzenia publicznego wymagającego płynności, precyzji, neutralności i wysokiej kultury przekazu.
Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca, na wezwanie, przedłoży wykaz usług zawierający co najmniej:
• przedmiot usługi,
• okres realizacji,
• nazwę podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana.
2.3. Referencje / należyte wykonanie usług
Wykonawca (każdy z tłumaczy) zobowiązany jest do posiadania co najmniej dwóch referencji lub innych dokumentów (np. protokołów odbioru, poświadczeń) potwierdzających należyte wykonanie usług tłumaczeniowych o podobnym charakterze i zakresie.
Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w terminie 3 dni od dnia otrzymania wezwania.
Brak przedłożenia wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie lub przedłożenie dokumentów niepotwierdzających spełniania warunków udziału w postępowaniu może skutkować uznaniem, że Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Część 3
ZADANIE 3. ZAPEWNIENIE SYSTEMU TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO WRAZ Z OBSŁUGĄ TECHNICZNĄ
1. Zapewnienie infrastruktury do tłumaczeń symultanicznych
- kabiny dla tłumaczy (zgodne ze standardami dla tłumaczeń symultanicznych),
- pulpity tłumaczy
- odbiorniki dla uczestników wraz ze słuchawkami,
- system transmisji sygnału,
- montaż, konfiguracja oraz demontaż sprzętu.
- Sprzęt niezbędny do tłumaczenia podczas zajęć terenowych – ok 2h w każdy dzień – ok 50osób niemieckojęzycznych – odbiorniki, słuchawki i inny sprzęt niezbędny do tłumaczenia na zewnątrz
2. Obsługa techniczna wydarzenia
- zapewnienie obsługi technicznej podczas całego wydarzenia,
- montaż i demontaż infrastruktury technicznej w terminie umożliwiającym realizację wydarzenia,
- w przypadku korzystania z infrastruktury obiektu, Wykonawca Zadania 2 zobowiązany jest do zapewnienia kompatybilności systemu tłumaczeń z istniejącym nagłośnieniem oraz jego integracji.
3. Forma realizacji:
Usługa tłumaczenia będzie świadczona w trybie stacjonarnym, w miejscu organizacji wydarzenia, wg ustalonego harmonogramu.
4. Koszty noclegów i wyżywienia pokrywa Zamawiający.
5. Zamawiający nie zapewnia zwrotu kosztów podróży.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: LandKreis Bautzen, Landkreis Gorlitz
Część 4
ZADANIE 4. MATERIAŁY PIŚMIENNICZE
Prosimy o przedstawienie wyceny dla poniższych produktów promocyjnych. Każdy element należy wycenić oddzielnie.
Wycena powinna uwzględniać koszt jednostkowy, w tym koszt znakowania oraz ewentualne dodatkowe koszty (np. przygotowanie projektu, transport).
1. Ołówek drewniany:
• Ilość 200 sztuk
Ołówek wykonany z drewna pochodzącego z certyfikowanych źródeł (np. FSC lub równoważnych).
Okrągły, zaostrzony, z grafitem o twardości HB. Powierzchnia wykończona bezbarwnym lakierem. Wyposażony w gumkę do ścierania (kolor jasny/biały). Ołówek musi posiadać nadruk monochromatyczny, wykonany zgodnie z projektem uzgodnionym z Zamawiającym. Koszt wykonania nadruku oraz przygotowania projektu (jeśli dotyczy) musi być wliczony w cenę oferty. Miejsce nadruku oraz ostateczny projekt/wizualizacja nadruku wymagają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji.
2. Produkt o charakterze ekologicznym.Notes ekologiczny A5
• Ilość 200 sztuk
Notes w formacie zbliżonym do A5 (ok. 13–15 × 20–22 cm) z twardą okładką wykonaną z materiałów naturalnych i/lub pochodzących z recyklingu (np. korek, włókna roślinne, tkaniny mieszane).
Wewnątrz blok z papieru z recyklingu (ok. 150–200 stron, w linie). Notes wyposażony w elementy ułatwiające użytkowanie, takie jak zamknięcie elastyczne oraz zakładka. Notes musi posiadać znakowanie (np. sitodruk) wykonane zgodnie z projektem uzgodnionym z Zamawiającym. Koszt wykonania znakowania oraz przygotowania projektu (jeśli dotyczy) musi być wliczony w cenę oferty. Miejsce nadruku oraz ostateczny projekt/wizualizacja nadruku wymagają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji.
Produkt o charakterze ekologicznym.
3. Worek / plecak typu worek z materiałów z recyklingu
• Ilość 200 sztuk
Lekki worek z możliwością noszenia na plecach, wykonany z materiałów pochodzących z recyklingu (np. poliester rPET), opcjonalnie z dodatkiem materiałów naturalnych (np. korek).
Wyposażony w system sznurków pełniących funkcję zamknięcia oraz szelek, możliwa dodatkowa kieszeń zapinana na zamek.
Wymiary orientacyjne: ok. 33–37 cm szerokości oraz 40–46 cm wysokości. Worek musi posiadać znakowanie (np. sitodruk lub DTF) wykonane zgodnie z projektem uzgodnionym z Zamawiającym. Koszt wykonania znakowania oraz przygotowania projektu (jeśli dotyczy) musi być wliczony w cenę oferty. Miejsce nadruku oraz ostateczny projekt/wizualizacja nadruku wymagają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji.
Produkt o charakterze ekologicznym.
Miejsce realizacji
Cała polska
PLSN.01.01-IP.01-0001/24 - Razem dla Dobrego Klimatu-działania adaptacyjne dla budowania odporności ekosystemowej obszaru transgranicza / Gemeinsam für ein gutes Klima – Anpassungsaktivitäten zum Aufbau der Widerstandsfähigkeit
Część 1
Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji - VII Forum Przyjaciół Drzew pn. “Drzewa ponad granicami”
TERMIN KONFERENCJI: 22-23.10.2026 r.
Tematyka i ramy merytoryczne
VII Forum Przyjaciół Drzew – „Drzewa ponad granicami” to dwudniowe wydarzenie o charakterze konferencyjno-warsztatowym, planowane na 22–23 października 2026 r. na pograniczu polsko-niemieckim. Forum gromadzi ok. 200 uczestników, w tym specjalistów, praktyków, przedstawicieli organizacji pozarządowych, administracji oraz aktywistów zajmujących się ochroną drzew, bioróżnorodnością i zieloną infrastrukturą.
Program obejmuje sesje eksperckie, prezentacje dobrych praktyk z Polski i Niemiec oraz elementy warsztatowe i integracyjne. Wydarzenie ma charakter międzynarodowy i wymaga zapewnienia tłumaczenia polsko-niemieckiego.
ZADANIE 1. ZAPEWNIENIE ZAKWATEROWANIA, WYŻYWIENIA I SALI PODCZAS WYDARZENIA:
Zadanie obejmuje zapewnienie noclegu, wyżywienia, sali konferencyjnej na około 200 osób (uczestników konferencji, prowadzących, organizatorów oraz tłumaczy - zwanych dalej uczestnikami), wskazanych przez Zamawiającego.
Ostateczna liczba uczestników konferencji i pokoi zostanie potwierdzona przez Zamawiającego na 21 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania.
Obiekt powinien być zlokalizowany na terenie obszaru wsparcia programu Interreg Polska – Saksonia 2021-2027. Szczegółowy zakres lokalizacji określono poniżej:
Po polskiej stronie powiaty: bolesławiecki, jaworski, jeleniogórski, miasto Jelenia Góra, kamiennogórski, lubański, lwówecki, zgorzelecki, złotoryjski, żarski.
Po niemieckiej stronie: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
W ofercie należy wskazać dokładny adres obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie.
ZADANIE 1.1. WYŻYWIENIE / CATERING
1. Wykonawca zapewni uczestnikom posiłki w 100% wegańskie (tj. niezawierające mięsa, ryb i owoców morza, nabiału, jaj):
DZIEŃ 1:
1.1. Przerwa kawowa ciągła
Ma być zapewniona kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc.
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.2. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
1.3. Kolacja serwowana w formie “szwedzkiego stołu”, obejmująca co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
DZIEŃ 2:
1.4. Przerwa kawowa jednorazowa (kawa bio fairtrade, herbata czarna, zielona, owocowa bio fairtrade, woda, ciasto lub/i deser wegański, mleko owsiane typu barista etc).
Kawa serwowana z ekspresu ciśnieniowego - min 4 sztuki ekspresów podczas przerwy, aby nie tworzyły się kolejki.
1.5. Lunch serwowany w formie “szwedzkiego stołu”, obejmujący co najmniej jedną zupę i jedno danie na ciepło (uzgodnione wcześniej z zamawiającym).
2. Posiłki mają być serwowane w standardzie cateringu konferencyjnego, z niezbędną zastawą ceramiczną oraz szklaną z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków, usuwanie brudnych naczyń.
3. Szczegółowe menu ustalone będzie do 21 dni przed wydarzeniem z Zamawiającym.
4. Przerwa kawowa, lunch, kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego, ustalonymi w ramach kontaktów roboczych.
5. Planowana liczba uczestników około 200 osób. Powyższe dane mają charakter orientacyjny, nie stanowią zobowiązania dla Zamawiającego. Informacja o dokładnej liczbie uczestników zostanie przez Zamawiającego przekazana nie później niż 21 dni kalendarzowych przed wydarzeniem.
6. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w obiekcie lub na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen,
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.2. SALA KONFERENCYJNA
1. Sala konferencyjna dla około 200 osób, spełniająca wymagania BHP oraz ppoż. musi zapewniać/posiadać:
- klimatyzację lub system wentylacji zapewniający komfort uczestników,
- możliwość pełnego zaciemnienia
- wydzieloną przestrzeń bez zakłóceń zewnętrznych (akustycznych i wizualnych),
- zaplecze na recepcję i szatnię/miejsce na odzież wierzchnią
- miejsce do zainstalowania kabin do tłumaczenia symultanicznego (lub sala posiada kabiny)
- profesjonalne zaplecze techniczne umożliwiające prowadzenie wydarzeń konferencyjnych, w tym:
• projektor multimedialny i odpowiednio duży ekran (lub kilka ekranów) umożliwiający odczytywanie treści z każdego miejsca na sali
• sprzęt do obsługi prezentacji (np. laptopy, pilot do zmiany slajdów, splitter sygnału),
• system nagłośnienia dostosowany do wielkości sali (kolumny głośnikowe, mikser dźwięku),
• mikrofony bezprzewodowe – min. 4-5 szt., wraz z bateriami
• statywy oraz niezbędne okablowanie,
• tablicę flipchart z papierem i flamastrami
2. Sala konferencyjna musi być pomieszczeniem, w którym możliwa jest organizacja konferencji, szkoleń lub wydarzeń biznesowych, o standardzie odpowiadającym obiektom konferencyjnym (np. hotelowym lub centrom konferencyjnym). Niedopuszczalne są sale o charakterze sportowym, w szczególności sale gimnastyczne, hale sportowe, świetlice itp.
3. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w tym samym obiekcie co baza noclegowa, na terenie tego samego kompleksu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut od miejsca zakwaterowania uczestników.
4. Otoczenie sali konferencyjnej:
Na terenie obiektu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie wymagana jest obecność parku/ogrodu, z udziałem dużej liczby drzew liściastych w zróżnicowanym wieku (co najmniej 20 drzew), w którym możliwe będzie przeprowadzenie zajęć praktycznych lub spaceru tematycznego. Lokalizacja parku/ogrodu musi zapewniać bezpieczeństwo uczestników i względną ciszę (nie przy ruchliwej drodze, nie w pobliżu placów budowy, etc.)
5. Wykonawca zapewni, na czas trwania całego zadania, co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za obsługę techniczną w/w sprzętów i organizacyjną na miejscu realizacji zadania, która będzie odpowiedzialna m.in. za integrację z systemem nagłośnienia i tłumaczeń.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
ZADANIE 1.3. ZAKWATEROWANIE
1. Obiekt noclegowy powinien być położony w atrakcyjnej lokalizacji, tzn. jego okolica jest postrzegana jako interesująca i warta zobaczenia, z dala od hałaśliwych dróg i dużych ciągów komunikacyjnych. Preferowany jest obiekt noclegowy na terenie kompleksu, w którym znajduje się sala konferencyjna lub w jego najbliższym otoczeniu, w odległości umożliwiającej dotarcie pieszo w czasie nie dłuższym niż 15 minut.
2. Dopuszczalne jest konsorcjum obiektów noclegowych i konferencyjnych.
Oferent musi posiadać prawo do dysponowania wskazanym w ofercie obiektem (np. jako właściciel, najemca, dzierżawca lub na podstawie innego tytułu prawnego uprawniającego do udostępnienia obiektu na potrzeby realizacji zamówienia).
Nie dopuszcza się składania ofert pośrednich – oferty mogą składać wyłącznie podmioty, które samodzielnie świadczą usługę w posiadanym przez siebie obiekcie lub konsorcja takich podmiotów.
3. Obiekt musi być dostępny architektonicznie dla osób z niepełnosprawnością ruchową.
4. Obiekt powinien zapewnić jednorazowy nocleg (1 noc) w terminach realizacji zadania. Zamawiający wymaga, aby obiekt posiadał co najmniej 150 miejsc noclegowych, w tym minimum 20 pokoi jednoosobowych i 65 pokoi dwuosobowych. Wskazana liczba miejsc określa potencjalne zapotrzebowanie Zamawiającego – rzeczywista liczba wykorzystanych miejsc może być niższa i będzie uzależniona od faktycznych potrzeb.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Część 2
ZADANIE 2. TŁUMACZENIE - Usługa tłumaczenia symultanicznego (PL–DE / DE–PL)
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi tłumaczeniowej (tłumaczenie symultaniczne) z języka polskiego na niemiecki i z niemieckiego na polski podczas dwudniowego wydarzenia konferencyjnego.
Czas realizacji
2 dni konferencyjne – do ok. 8 godzin tłumaczenia łącznie w ciągu każdego dnia
Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
1. Usługi tłumaczeniowe
- zapewnienie tłumaczenia symultanicznego polsko-niemieckiego i niemiecko-polskiego podczas wykładów, prezentacji i warsztatów,
- zapewnienie odpowiedniej liczby tłumaczy symultanicznych pracujących w kabinie (co najmniej dwóch) oraz w terenie
- przygotowanie się do tłumaczenia na podstawie materiałów przekazanych przez Zamawiającego,
- tłumaczenie terminologii specjalistycznej (m.in. z zakresu przyrody, ekologii, ochrony środowiska, arborystyki),
- wsparcie komunikacji pomiędzy uczestnikami, prelegentami i organizatorami.
UWAGA: konieczność zapewnienia tłumaczenia podczas wydarzeń w terenie, wydarzeń towarzyszących (np. działania animacyjne w przestrzeni publicznej - warsztat, flashmob), do ok 2 godzin dziennie (czas ten wlicza się w łączny czas 8 godzin tłumaczenia w ciągu każdego dnia).
2. WYMOGI WOBEC WYKONAWCY:
Wykonawca musi spełniać łącznie warunki zawarte w punktach 2.1. - 2.3.
2.1. Przygotowanie językowe i merytoryczne
a) Każdy z tłumaczy skierowanych do realizacji zamówienia musi posiadać znajomość języka niemieckiego na poziomie co najmniej C2, potwierdzoną co najmniej jednym z poniższych dokumentów:
• certyfikatem językowym potwierdzającym znajomość języka niemieckiego na poziomie minimum C2, lub
• dyplomem ukończenia studiów wyższych na kierunku germanistyka lub równoważnym.
b) Ze względu na tematykę konferencji Wykonawca zobowiązany jest zapewnić tłumaczy posiadających znajomość terminologii branżowej właściwej dla tematyki wydarzenia, w szczególności w zakresie:
• ochrony przyrody;
• ochrony środowiska;
• ochrony krajobrazu;
• bioróżnorodności;
• ochrony drzew;
• arborystyki;
• leśnictwa;
• zielono-niebieskiej infrastruktury;
• adaptacji do zmian klimatu;
• gospodarki przestrzennej;
• edukacji ekologicznej;
• ochrony pszczół, dzikich owadów zapylających i ich siedlisk;
• współpracy transgranicznej;
• projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej;
• dziedzin pokrewnych.
Wykonawca musi wykazać, że tłumacze skierowani do realizacji zamówienia posiadają doświadczenie w pracy z terminologią specjalistyczną właściwą dla tematyki konferencji.
• Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że co najmniej jeden z tłumaczy skierowanych do realizacji zamówienia wykonał co najmniej 2 tłumaczenia pisemne publikacji specjalistycznych obejmujących tematykę związaną z konferencją, w szczególności w zakresie ochrony przyrody, ochrony środowiska, ochrony krajobrazu, bioróżnorodności, ochrony drzew, arborystyki, leśnictwa, zielono-niebieskiej infrastruktury, adaptacji do zmian klimatu, gospodarki przestrzennej, edukacji ekologicznej, ochrony pszczół, dzikich owadów zapylających i ich siedlisk, współpracy transgranicznej lub dziedzin pokrewnych.
• Przez publikację specjalistyczną Zamawiający rozumie w szczególności: raport, opracowanie eksperckie, publikację edukacyjną, publikację naukową lub popularnonaukową, broszurę merytoryczną, poradnik, wytyczne, rekomendacje, dokument programowy, materiał konferencyjny lub inny dokument o charakterze specjalistycznym związany z tematyką wydarzenia.
Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, przedłoży wykaz wykonanych tłumaczeń pisemnych publikacji specjalistycznych zawierający co najmniej:
• tytuł lub przedmiot publikacji;
• tematykę publikacji;
• język tłumaczenia;
• datę lub okres realizacji;
• nazwę podmiotu, na rzecz którego tłumaczenie zostało wykonane;
• informację o charakterze publikacji, np. raport, poradnik, opracowanie eksperckie, materiał edukacyjny, wytyczne, rekomendacje.
Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie, że wszyscy tłumacze skierowani do realizacji zamówienia posiadają znajomość terminologii branżowej niezbędnej do prawidłowego wykonania usługi oraz zapoznają się przed wydarzeniem z materiałami przekazanymi przez Zamawiającego, w tym programem konferencji, opisami wystąpień, prezentacjami, notami biograficznymi prelegentów oraz podstawową terminologią wydarzenia.
2.2. Doświadczenie zawodowe
• Każdy z tłumaczy skierowanych do realizacji zamówienia musi posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji usług tłumaczeniowych, w tym doświadczenie w tłumaczeniu ustnym podczas wydarzeń o charakterze konferencyjnym, eksperckim, branżowym lub międzynarodowym.
• Doświadczenie powinno obejmować:
1) tłumaczenia realizowane w kontekście co najmniej jednego z następujących obszarów:
• ochrona przyrody, ochrona środowiska, klimat, bioróżnorodność, zieleń miejska, ochrona krajobrazu, arborystyka, leśnictwo, gospodarka przestrzenna lub tematyka pokrewna;
• ochrona pszczół, dzikich owadów zapylających i ich siedlisk;
• współpraca transgraniczna polsko-niemiecka;
• projekty, wydarzenia lub dokumenty finansowane ze środków Unii Europejskiej;
• wydarzenia eksperckie, naukowe, administracyjne, samorządowe lub branżowe wymagające posługiwania się terminologią specjalistyczną.
2. tłumaczenie symultaniczne z wykorzystaniem sprzętu konferencyjnego, w tym kabiny tłumaczeniowej, zestawów słuchawkowych lub innego systemu do tłumaczenia symultanicznego;
3. pracę w zespole tłumaczy podczas wydarzeń trwających co najmniej kilka godzin lub obejmujących kilka bloków programowych;
4. tłumaczenie wystąpień eksperckich, dyskusji moderowanych, debat panelowych, pytań uczestników lub rozmów roboczych;
5. pracę w warunkach wydarzenia publicznego wymagającego płynności, precyzji, neutralności i wysokiej kultury przekazu.
Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca, na wezwanie, przedłoży wykaz usług zawierający co najmniej:
• przedmiot usługi,
• okres realizacji,
• nazwę podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana.
2.3. Referencje / należyte wykonanie usług
Wykonawca (każdy z tłumaczy) zobowiązany jest do posiadania co najmniej dwóch referencji lub innych dokumentów (np. protokołów odbioru, poświadczeń) potwierdzających należyte wykonanie usług tłumaczeniowych o podobnym charakterze i zakresie.
Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w terminie 3 dni od dnia otrzymania wezwania.
Brak przedłożenia wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie lub przedłożenie dokumentów niepotwierdzających spełniania warunków udziału w postępowaniu może skutkować uznaniem, że Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Landkreis Bautzen, Landkreis Görlitz
Część 3
ZADANIE 3. ZAPEWNIENIE SYSTEMU TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO WRAZ Z OBSŁUGĄ TECHNICZNĄ
1. Zapewnienie infrastruktury do tłumaczeń symultanicznych
- kabiny dla tłumaczy (zgodne ze standardami dla tłumaczeń symultanicznych),
- pulpity tłumaczy
- odbiorniki dla uczestników wraz ze słuchawkami,
- system transmisji sygnału,
- montaż, konfiguracja oraz demontaż sprzętu.
- Sprzęt niezbędny do tłumaczenia podczas zajęć terenowych – ok 2h w każdy dzień – ok 50osób niemieckojęzycznych – odbiorniki, słuchawki i inny sprzęt niezbędny do tłumaczenia na zewnątrz
2. Obsługa techniczna wydarzenia
- zapewnienie obsługi technicznej podczas całego wydarzenia,
- montaż i demontaż infrastruktury technicznej w terminie umożliwiającym realizację wydarzenia,
- w przypadku korzystania z infrastruktury obiektu, Wykonawca Zadania 2 zobowiązany jest do zapewnienia kompatybilności systemu tłumaczeń z istniejącym nagłośnieniem oraz jego integracji.
3. Forma realizacji:
Usługa tłumaczenia będzie świadczona w trybie stacjonarnym, w miejscu organizacji wydarzenia, wg ustalonego harmonogramu.
4. Koszty noclegów i wyżywienia pokrywa Zamawiający.
5. Zamawiający nie zapewnia zwrotu kosztów podróży.
Miejsce realizacji
Cała polska
Kraj: Niemcy, Miejscowość: LandKreis Bautzen, Landkreis Gorlitz
Część 4
ZADANIE 4. MATERIAŁY PIŚMIENNICZE
Prosimy o przedstawienie wyceny dla poniższych produktów promocyjnych. Każdy element należy wycenić oddzielnie.
Wycena powinna uwzględniać koszt jednostkowy, w tym koszt znakowania oraz ewentualne dodatkowe koszty (np. przygotowanie projektu, transport).
1. Ołówek drewniany:
• Ilość 200 sztuk
Ołówek wykonany z drewna pochodzącego z certyfikowanych źródeł (np. FSC lub równoważnych).
Okrągły, zaostrzony, z grafitem o twardości HB. Powierzchnia wykończona bezbarwnym lakierem. Wyposażony w gumkę do ścierania (kolor jasny/biały). Ołówek musi posiadać nadruk monochromatyczny, wykonany zgodnie z projektem uzgodnionym z Zamawiającym. Koszt wykonania nadruku oraz przygotowania projektu (jeśli dotyczy) musi być wliczony w cenę oferty. Miejsce nadruku oraz ostateczny projekt/wizualizacja nadruku wymagają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji.
2. Produkt o charakterze ekologicznym.Notes ekologiczny A5
• Ilość 200 sztuk
Notes w formacie zbliżonym do A5 (ok. 13–15 × 20–22 cm) z twardą okładką wykonaną z materiałów naturalnych i/lub pochodzących z recyklingu (np. korek, włókna roślinne, tkaniny mieszane).
Wewnątrz blok z papieru z recyklingu (ok. 150–200 stron, w linie). Notes wyposażony w elementy ułatwiające użytkowanie, takie jak zamknięcie elastyczne oraz zakładka. Notes musi posiadać znakowanie (np. sitodruk) wykonane zgodnie z projektem uzgodnionym z Zamawiającym. Koszt wykonania znakowania oraz przygotowania projektu (jeśli dotyczy) musi być wliczony w cenę oferty. Miejsce nadruku oraz ostateczny projekt/wizualizacja nadruku wymagają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji.
Produkt o charakterze ekologicznym.
3. Worek / plecak typu worek z materiałów z recyklingu
• Ilość 200 sztuk
Lekki worek z możliwością noszenia na plecach, wykonany z materiałów pochodzących z recyklingu (np. poliester rPET), opcjonalnie z dodatkiem materiałów naturalnych (np. korek).
Wyposażony w system sznurków pełniących funkcję zamknięcia oraz szelek, możliwa dodatkowa kieszeń zapinana na zamek.
Wymiary orientacyjne: ok. 33–37 cm szerokości oraz 40–46 cm wysokości. Worek musi posiadać znakowanie (np. sitodruk lub DTF) wykonane zgodnie z projektem uzgodnionym z Zamawiającym. Koszt wykonania znakowania oraz przygotowania projektu (jeśli dotyczy) musi być wliczony w cenę oferty. Miejsce nadruku oraz ostateczny projekt/wizualizacja nadruku wymagają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji.
Produkt o charakterze ekologicznym.
Miejsce realizacji
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
2026-06-02 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska
Kraj: Niemcy
Kraj: Niemcy
Category assortment
Stationery (writing tools)
Stationery (paper)
Food services
Maintenance of machines, equipment and spare parts
Suitcases and bags
Audio equipment
Event planning
Translation and interpreting
Stationery (paper)
Food services
Maintenance of machines, equipment and spare parts
Suitcases and bags
Audio equipment
Event planning
Translation and interpreting
Buyer details
FUNDACJA EKOROZWOJU
św. Wincentego 25 25A,C
50-252 Wrocław
Województwo: dolnośląskie
Kraj: Polska
NIP: 8990023428
św. Wincentego 25 25A,C
50-252 Wrocław
Województwo: dolnośląskie
Kraj: Polska
NIP: 8990023428
