ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 40/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, zaprojektowanie stoiska wystawowego, wykonanie stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, zaprojektowanie stoiska wystawowego, wykonanie stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy COLOR UNDERGROUND ALICJA KORYTKOWSKA, NIP 9661800009, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki, które odbędą się w dniach 7-9 lutego 2027 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 3X3 m (10x10 ft) (+/-2m2), otwarte z jednej strony lub z dwóch stron;
• lokalizacja w strefie sąsiadującej z innymi markami odzieżowymi oferującymi sukienki wieczorowe, w centralnej alejce targów, najlepiej niedaleko wejścia głównego, preferowany narożnik – organizator rekomenduje sekcję EDIT z Europejskimi markami z projektową perspektywą i rzemieślniczym rzemiosłem;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (m.in. wpisy w katalogach, opłaty rejestracyjne, sprzątanie oraz ubezpieczenie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię, moc przyłącza 500 W;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy:
• ściany: wysokość 2,4 m, płyta obita tkaniną;
• wyposażenie stoiska: 3 przezroczyste plastikowe krzesła; 1 biały stół (wymiary ok. wys. 76,2 cm, szerokość 106,68 cm, głębokość 76,2 cm); 3 szt. czarny wieszak na odzież (wymiary ok. wysokość 182,88 cm x długość 182,88 cm); witryna na biżuterię (50x50 cm), mały śmietnik;
• wykładzina;
• oświetlenie stoiska: 3 reflektory typu Parcan lub równoważne;
• 1 gniazdko elektryczne;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność
o pozostałe elementy graficzne: tabliczka identyfikacyjna (szerokość 45,72cm x wysokość 106,68cm), 1 panel świetlny lub wideo szeroki około 1 metr, 1 panel graficzny z tkaniny na szerokość stoiska (około 3 mb);
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, w tym szczególności w zakresie minimalizowania barier fizycznych na obszarze stoiska;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (Warszawa – Nowy Jork): 4 walizki – każda po min. 23 kg, jako dodatkowy bagaż rejestrowany wykupiony do biletu samolotowego w czasie podróży samolotem osób uczestniczących w misji. Eksponaty obejmują nową odzież, akcesoria oraz biżuterię. Szacunkowa wartość eksponatów wynosi około 10 000,00 USD.
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów na targi do Stanów Zjednoczonych Ameryki.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Nowy York – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy 5 lutego 2027 r.; wylot z Nowego Yorku 10 lutego 2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w dniach 5-10 lutego 2027 (5 noclegów),
• 2 pokoje 1-osobowe typu standard;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji Targów COTERIE NEW YORK 2027 (Javits Center, New York City, Stany Zjednoczone Ameryki):
o położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
o podróż komunikacją publiczną (łącznie chodzenie i dojazd) z hotelu do miejsca targów maksymalnie do 60 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps:
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Nowego Yorku (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 350 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, zaprojektowanie stoiska wystawowego, wykonanie stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy COLOR UNDERGROUND ALICJA KORYTKOWSKA, NIP 9661800009, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki, które odbędą się w dniach 7-9 lutego 2027 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 3X3 m (10x10 ft) (+/-2m2), otwarte z jednej strony lub z dwóch stron;
• lokalizacja w strefie sąsiadującej z innymi markami odzieżowymi oferującymi sukienki wieczorowe, w centralnej alejce targów, najlepiej niedaleko wejścia głównego, preferowany narożnik – organizator rekomenduje sekcję EDIT z Europejskimi markami z projektową perspektywą i rzemieślniczym rzemiosłem;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (m.in. wpisy w katalogach, opłaty rejestracyjne, sprzątanie oraz ubezpieczenie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię, moc przyłącza 500 W;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt stoiska powinien zawierać następujące elementy:
• ściany: wysokość 2,4 m, płyta obita tkaniną;
• wyposażenie stoiska: 3 przezroczyste plastikowe krzesła; 1 biały stół (wymiary ok. wys. 76,2 cm, szerokość 106,68 cm, głębokość 76,2 cm); 3 szt. czarny wieszak na odzież (wymiary ok. wysokość 182,88 cm x długość 182,88 cm); witryna na biżuterię (50x50 cm), mały śmietnik;
• wykładzina;
• oświetlenie stoiska: 3 reflektory typu Parcan lub równoważne;
• 1 gniazdko elektryczne;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność
o pozostałe elementy graficzne: tabliczka identyfikacyjna (szerokość 45,72cm x wysokość 106,68cm), 1 panel świetlny lub wideo szeroki około 1 metr, 1 panel graficzny z tkaniny na szerokość stoiska (około 3 mb);
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, w tym szczególności w zakresie minimalizowania barier fizycznych na obszarze stoiska;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D, z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, wraz z opisem (wyposażenie, zastosowane rozwiązania, funkcjonalności). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach COTERIE NEW YORK 2027, Nowy Jork, Stany Zjednoczone Ameryki, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• transport eksponatów w jedną stronę (Warszawa – Nowy Jork): 4 walizki – każda po min. 23 kg, jako dodatkowy bagaż rejestrowany wykupiony do biletu samolotowego w czasie podróży samolotem osób uczestniczących w misji. Eksponaty obejmują nową odzież, akcesoria oraz biżuterię. Szacunkowa wartość eksponatów wynosi około 10 000,00 USD.
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów na targi do Stanów Zjednoczonych Ameryki.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 2 osób na trasie Warszawa (WAW) – Nowy York – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy 5 lutego 2027 r.; wylot z Nowego Yorku 10 lutego 2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 2 osób w dniach 5-10 lutego 2027 (5 noclegów),
• 2 pokoje 1-osobowe typu standard;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji Targów COTERIE NEW YORK 2027 (Javits Center, New York City, Stany Zjednoczone Ameryki):
o położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
o podróż komunikacją publiczną (łącznie chodzenie i dojazd) z hotelu do miejsca targów maksymalnie do 60 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps:
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Nowego Yorku (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 350 USD - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
Fri May 29 08:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
