ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 39/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi World Health Expo Dubai 2027, które odbędą się w dniach 25-28 stycznia 2027 r. w Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2), preferowane stoisko narożne;
• preferowana lokalizacja: Polski Pawilon;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów: profil firmy na platformie networkingowej: nazwa firmy, logo, numer stoiska, opis o firmie, adres, strona www, adres e-mail, numer telefonu, media społecznościowe, maks. 4 produkty, maks. 3 przedstawicieli wystawcy. Zintegrowane narzędzie (aplikacja) do skanowania identyfikatorów odwiedzających i przechwytywania danych kontaktowych, 3 identyfikatory dla wystawców oraz inne obowiązkowe opłaty np. sprzątanie itp;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem stoiska w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów (Premium Sustainable Package typ P2 (Silver) z dodatkowymi elementami;
• zabudowa stoiska wykonana w modułowym systemie targowym;
• ściany stoiska o wysokości 3 m z grafikami prezentującymi identyfikację wizualną firmy;
• wykładzina dywanowa (kolor do wyboru) na podeście o wysokości 4 cm;
• wyposażenie stoiska – wymiary i kolory zgodnie z pakietem Premium Sustainable Package typ P2 (Silver): 1 stół, 4 krzesła, 1 lada informacyjna z szafką oraz logo firmy, 1 krzesło barowe, 1 gniazdko elektryczne (1 kW), 1 kosz na śmieci;
• oświetlenie stoiska: zgodnie z pakietem Premium Sustainable Package typ P2 (Silver);
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
nadruki graficzne (kolor) umieszczone na obu ścianach;
1 logotyp – nadruk – o wymiarach proporcjonalnych do lady, umiejscowiony na ladzie;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok siedziba firmy – targi World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE – Białystok siedziba firmy;
• rodzaj, wielkość i waga eksponatów: podgrzewacze komorowe w ilości 3 szt., 1 paleta o wymiarach: 120 × 80 × 160 cm, waga rzeczywista: 200 kg, waga przeliczeniowa: 260 kg, przelicznik wagowy w transporcie lotniczym: 1 cbm = 167 kg;
• szacunkowa wartość eksponatów: 10 000,00 EUR;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dubaj (DXB) – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy w dn. 23 stycznia 2027 r.; wylot z Dubaju w dn. 29 stycznia 2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 23 -29 stycznia 2027r. (6 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min. 4-gwiazdek lub posiadać co najmniej 4,1 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 220 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi World Health Expo Dubai 2027, które odbędą się w dniach 25-28 stycznia 2027 r. w Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 9 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 9 m2 (+/-2m2), preferowane stoisko narożne;
• preferowana lokalizacja: Polski Pawilon;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów: profil firmy na platformie networkingowej: nazwa firmy, logo, numer stoiska, opis o firmie, adres, strona www, adres e-mail, numer telefonu, media społecznościowe, maks. 4 produkty, maks. 3 przedstawicieli wystawcy. Zintegrowane narzędzie (aplikacja) do skanowania identyfikatorów odwiedzających i przechwytywania danych kontaktowych, 3 identyfikatory dla wystawców oraz inne obowiązkowe opłaty np. sprzątanie itp;
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• wynajem stoiska w ramach wynajęcia powierzchni u organizatora targów (Premium Sustainable Package typ P2 (Silver) z dodatkowymi elementami;
• zabudowa stoiska wykonana w modułowym systemie targowym;
• ściany stoiska o wysokości 3 m z grafikami prezentującymi identyfikację wizualną firmy;
• wykładzina dywanowa (kolor do wyboru) na podeście o wysokości 4 cm;
• wyposażenie stoiska – wymiary i kolory zgodnie z pakietem Premium Sustainable Package typ P2 (Silver): 1 stół, 4 krzesła, 1 lada informacyjna z szafką oraz logo firmy, 1 krzesło barowe, 1 gniazdko elektryczne (1 kW), 1 kosz na śmieci;
• oświetlenie stoiska: zgodnie z pakietem Premium Sustainable Package typ P2 (Silver);
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
nadruki graficzne (kolor) umieszczone na obu ścianach;
1 logotyp – nadruk – o wymiarach proporcjonalnych do lady, umiejscowiony na ladzie;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 12:00;
• transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok siedziba firmy – targi World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE – Białystok siedziba firmy;
• rodzaj, wielkość i waga eksponatów: podgrzewacze komorowe w ilości 3 szt., 1 paleta o wymiarach: 120 × 80 × 160 cm, waga rzeczywista: 200 kg, waga przeliczeniowa: 260 kg, przelicznik wagowy w transporcie lotniczym: 1 cbm = 167 kg;
• szacunkowa wartość eksponatów: 10 000,00 EUR;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 12:00. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów;
• usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dubaj (DXB) – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy w dn. 23 stycznia 2027 r.; wylot z Dubaju w dn. 29 stycznia 2027r.;
• ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 23 -29 stycznia 2027r. (6 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe z łazienką;
• hotel powinien spełniać standard min. 4-gwiazdek lub posiadać co najmniej 4,1 gwiazdki w ocenie gości Google;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć restaurację;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 220 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
Mon May 18 08:00:00 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
