Inwentaryzacja / archiwizacja dokumentacji
Notice description
1. Przedmiot zapytania
Przedmiotem zapytania jest realizacja kompleksowej usługi archiwizacji dokumentacji znajdującej się w zasobach Zamawiającego.
Szacowana ilość dokumentacji: kilkadziesiąt ton materiałów archiwalnych.
Obecne miejsce składowania dokumentacji 80-873 Gdańsk, ul. Na Ostrowiu 15/20
Dokumentacja obejmuje w szczególności:
dokumentację historyczną,
dokumentację kadrową i osobowo-płacową,
dokumentację techniczną i projektową,
dokumentację administracyjną i finansową,
inne materiały archiwalne znajdujące się w zasobach Zamawiającego.
2. Zakres prac
Zakres prac powinien obejmować w szczególności:
kwalifikację i klasyfikację dokumentacji zgodnie z przepisami archiwalnymi,
porządkowanie dokumentów oraz przygotowanie jednostek archiwalnych,
sporządzenie spisów archiwalnych w formie elektronicznej i papierowej,
pakowanie dokumentów w materiały archiwizacyjne oraz ich oznaczenie,
przygotowanie dokumentacji do przekazania do Archiwum Państwowego,
przygotowanie i realizację brakowania (niszczenia) dokumentów,
transport dokumentacji,
archiwizację i ewentualne przechowywanie dokumentów w magazynie wykonawcy.
Zamawiający preferuje transport całości zasobu archiwalnego do magazynu Wykonawcy, co pozwoli na szybkie opróżnienie pomieszczeń w związku z planowanymi pracami renowacyjnymi.
3. Dokumentacja historyczna
W przypadku dokumentów o charakterze historycznym Wykonawca powinien wesprzeć Zamawiającego w identyfikacji instytucji (np. archiwa, muzea), które mogłyby być zainteresowane ich przejęciem, w przypadku gdy dokumentacja nie będzie podlegała przekazaniu do Archiwum Państwowego.
4. Wymagania wobec wykonawcy
Wykonawca powinien posiadać:
doświadczenie w realizacji usług archiwizacyjnych,
udokumentowane doświadczenie we współpracy z Archiwum Państwowym,
referencje z realizacji podobnych projektów.
5. Wizja lokalna
Przed przygotowaniem oferty konieczne jest przeprowadzenie wizji lokalnej w miejscu przechowywania dokumentacji.
6. Złożenie oferty
Oferta powinna zostać przygotowana w formie PDF i zawierać:
całkowitą wycenę realizacji usługi, uwzględniającą wszystkie koszty związane z realizacją prac,
propozycję sposobu rozliczenia finansowego,
proponowany termin realizacji prac.
Zamawiający preferuje rozliczenie po zakończeniu realizacji usługi na podstawie faktury z terminem płatności 60 dni.
W przypadku pytań/umówienia wizji lokalnej proszę o kontakt
Ryszard Michna
ryszard.michna@gpbaltic.pl
+48 531 387 865
Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi oferent.
Produkty
1. Archiwizacja dokumentacji - 1 szt.
Przedmiotem zapytania jest realizacja kompleksowej usługi archiwizacji dokumentacji znajdującej się w zasobach Zamawiającego.
Szacowana ilość dokumentacji: kilkadziesiąt ton materiałów archiwalnych.
Obecne miejsce składowania dokumentacji 80-873 Gdańsk, ul. Na Ostrowiu 15/20
Dokumentacja obejmuje w szczególności:
dokumentację historyczną,
dokumentację kadrową i osobowo-płacową,
dokumentację techniczną i projektową,
dokumentację administracyjną i finansową,
inne materiały archiwalne znajdujące się w zasobach Zamawiającego.
2. Zakres prac
Zakres prac powinien obejmować w szczególności:
kwalifikację i klasyfikację dokumentacji zgodnie z przepisami archiwalnymi,
porządkowanie dokumentów oraz przygotowanie jednostek archiwalnych,
sporządzenie spisów archiwalnych w formie elektronicznej i papierowej,
pakowanie dokumentów w materiały archiwizacyjne oraz ich oznaczenie,
przygotowanie dokumentacji do przekazania do Archiwum Państwowego,
przygotowanie i realizację brakowania (niszczenia) dokumentów,
transport dokumentacji,
archiwizację i ewentualne przechowywanie dokumentów w magazynie wykonawcy.
Zamawiający preferuje transport całości zasobu archiwalnego do magazynu Wykonawcy, co pozwoli na szybkie opróżnienie pomieszczeń w związku z planowanymi pracami renowacyjnymi.
3. Dokumentacja historyczna
W przypadku dokumentów o charakterze historycznym Wykonawca powinien wesprzeć Zamawiającego w identyfikacji instytucji (np. archiwa, muzea), które mogłyby być zainteresowane ich przejęciem, w przypadku gdy dokumentacja nie będzie podlegała przekazaniu do Archiwum Państwowego.
4. Wymagania wobec wykonawcy
Wykonawca powinien posiadać:
doświadczenie w realizacji usług archiwizacyjnych,
udokumentowane doświadczenie we współpracy z Archiwum Państwowym,
referencje z realizacji podobnych projektów.
5. Wizja lokalna
Przed przygotowaniem oferty konieczne jest przeprowadzenie wizji lokalnej w miejscu przechowywania dokumentacji.
6. Złożenie oferty
Oferta powinna zostać przygotowana w formie PDF i zawierać:
całkowitą wycenę realizacji usługi, uwzględniającą wszystkie koszty związane z realizacją prac,
propozycję sposobu rozliczenia finansowego,
proponowany termin realizacji prac.
Zamawiający preferuje rozliczenie po zakończeniu realizacji usługi na podstawie faktury z terminem płatności 60 dni.
W przypadku pytań/umówienia wizji lokalnej proszę o kontakt
Ryszard Michna
ryszard.michna@gpbaltic.pl
+48 531 387 865
Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi oferent.
Produkty
1. Archiwizacja dokumentacji - 1 szt.
Time limit for receipt of tenders
2026-05-22 10:00:00.0
Location
Na Ostrowiu 15/20
80-873 Gdańsk
80-873 Gdańsk
Category assortment
Market research and development
Training
Marketing and PR services
Audit and controlling
Accounting
Training
Marketing and PR services
Audit and controlling
Accounting
Buyer details
Grupa Przemysłowa Baltic Sp. z o.o.
Na Ostrowiu 15/20
80-873 Gdańsk
NIP: 9542748426
Na Ostrowiu 15/20
80-873 Gdańsk
NIP: 9542748426
