Zapytanie ofertowe nr 1/ULPH/2026 na zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas realizacji zadania nr 14 pn. Uniwersytet Ludowy Pogranicza - strategia, animacja, sieciowanie, w ramach projektu „Uniwersytet Ludowy Pogranicza” nr FEWM.06.05-IZ.00-0026/24 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur (FEWiM) 2021-2027
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEWM.06.05-IZ.00-0026/24 - Uniwersytet Ludowy Pogranicza
1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi noclegowej oraz restauracyjnej dla 16 osób (15 uczestników i 1 moderatora/eksperta spotkania) podczas wizyty studyjnej w dniach 26-27.05.2026 r.
2. Termin wykonania zamówienia: 26-27.05.2026 r.
Miejsce realizacji zamówienia: Olsztyn
Szczegółowy zakres usługi
1) Charakterystyka obiektu:
a) obiekt, w którym świadczone będą usługi, musi być zlokalizowany w Olsztynie.
b) obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną
(w pobliżu obiektu musi znajdować się przystanek komunikacji publicznej, umożliwiający dojazd w godz. 8:00-10:30 rano i powrót ok. godz. 16:00-17:30),
c) w pobliżu obiektu musi być zlokalizowany parking dla samochodów osobowych uwzględniających liczbę gości,
d) obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 16 osób - uczestników wizyty studyjnej, podczas pierwszego dnia wydarzenia w terminie 26.maja w godzinach 14:30-16:30. Wymagania dotyczące sali:
• sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna,
• sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie,
• sala musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami,
• sala musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych,
• sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne
i boczne.
2) Opis usługi noclegowej:
a) obiekt musi dysponować miejscami noclegowymi w pokojach jedno i dwuosobowych;
b) szacowana liczba pokoi objętych usługą w ramach niniejszego zapytania to: 7 pokoi dwuosobowych oraz 2 pokje jednoosobowe). Szacowana liczba może ulec zmianie. Pokoje jednoosobowe zapewnione będą również w przypadku noclegu nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami;
c) każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę (toaleta, umywalka, prysznic/wanna) oraz pojedyncze łóżka,
d) nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu,
e) pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 13:00, do ostatniego dnia pobytu do godziny 14:00. Ewentualna zmiana godzin doby hotelowej może nastąpić w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego.
f) obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób
z niepełnosprawnościami,
g) w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, spotkania, eventy itp.,
h) podana powyżej ilość osób objętych usługą noclegową jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia.
i) Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
i. zmniejszenia liczby osób objętych usługą noclegową – w przypadku, kiedy część uczestników spotkania nie będzie potrzebowała noclegu, a co za tym idzie zmniejszenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych;
ii. zwiększenia liczby osób objętych usługą noclegową, a co za tym idzie zwiększenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych – w przypadku konieczności przyjęcia większej ilości uczestników lub zapewnienia warunków odpowiadających na szczególne potrzeby uczestników. Ewentualna konieczność zwiększenia liczby uczestników zostanie skonsultowana z Wykonawcą.
Liczba osób korzystających z usługi noclegowej wraz z informacją o ilości pokoi jednoosobowych i dwuosobowych zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie.
3) Opis usługi restauracyjnej:
a) Usługa restauracyjna musi być zapewniona w obiekcie, w którym zapewniona będzie usługa noclegowa
i będzie obejmować:
i. śniadanie dla 16 osób (II dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana);
ii. 2 obiady dla 16 osób (I i II dzień spotkania): 1 zupa bezmięsna lub 2 rodzaje zupy (mięsna
i bezmięsna) – min. 400 ml/os.; 2 rodzaje dań głównych (1 mięsne i 1 bezmięsne); min. 2 dodatki w postaci surówki/warzyw; 2 rodzaje dodatków w postaci: ryż, kasza, ziemniaki, frytki, makaron; napoje: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków; Gramatura zestawów obiadowych:
w przypadku dania mięsnego (mięso) lub rybnego (ryba) – nie mniej niż 170 g, ziemniaki, kasza, ryż, makaron – nie mniej niż 170 g; surówka lub gotowane jarzyny – nie mniej niż 150 g; danie jarskie i półmięsne – gramatura nie mniej niż 400 g;
iii. kolację dla 16 osób (I dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), min.
2 rodzaje zimnych przekąsek, pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana
i niegazowana);
iv. 1 przerwa kawowa uzupełniana (I dnia w godzinach 14:30-16:30) dla 16 osób składająca się z: kawy, herbaty (min. 4 rodzaje), ciastek, ciasta pieczonego (min.
2 rodzaje), mleka, cukru, cytryny, wody niegazowanej i gazowanej, soków – min. 2 rodzaje, świeżych owoców;
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia diety specjalnej, tj. diety bezmlecznej, bezglutenowej, cukrzycowej, niskotłuszczowej, wegańskiej i in. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie oraz o liczbie osób objętych specjalną dietą najpóźniej 2 dni przed realizacją usługi.
c) podana powyżej liczba osób objętych usługą restauracyjną jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób objętych usługą restauracyjną. Liczba osób korzystających z usługi zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Olsztyn, Gmina: Olsztyn, Miejscowość: Olsztyn
FEWM.06.05-IZ.00-0026/24 - Uniwersytet Ludowy Pogranicza
1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi noclegowej oraz restauracyjnej dla 16 osób (15 uczestników i 1 moderatora/eksperta spotkania) podczas wizyty studyjnej w dniach 26-27.05.2026 r.
2. Termin wykonania zamówienia: 26-27.05.2026 r.
Miejsce realizacji zamówienia: Olsztyn
Szczegółowy zakres usługi
1) Charakterystyka obiektu:
a) obiekt, w którym świadczone będą usługi, musi być zlokalizowany w Olsztynie.
b) obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną
(w pobliżu obiektu musi znajdować się przystanek komunikacji publicznej, umożliwiający dojazd w godz. 8:00-10:30 rano i powrót ok. godz. 16:00-17:30),
c) w pobliżu obiektu musi być zlokalizowany parking dla samochodów osobowych uwzględniających liczbę gości,
d) obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 16 osób - uczestników wizyty studyjnej, podczas pierwszego dnia wydarzenia w terminie 26.maja w godzinach 14:30-16:30. Wymagania dotyczące sali:
• sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna,
• sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie,
• sala musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami,
• sala musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych,
• sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne
i boczne.
2) Opis usługi noclegowej:
a) obiekt musi dysponować miejscami noclegowymi w pokojach jedno i dwuosobowych;
b) szacowana liczba pokoi objętych usługą w ramach niniejszego zapytania to: 7 pokoi dwuosobowych oraz 2 pokje jednoosobowe). Szacowana liczba może ulec zmianie. Pokoje jednoosobowe zapewnione będą również w przypadku noclegu nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami;
c) każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę (toaleta, umywalka, prysznic/wanna) oraz pojedyncze łóżka,
d) nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu,
e) pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 13:00, do ostatniego dnia pobytu do godziny 14:00. Ewentualna zmiana godzin doby hotelowej może nastąpić w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego.
f) obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób
z niepełnosprawnościami,
g) w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, spotkania, eventy itp.,
h) podana powyżej ilość osób objętych usługą noclegową jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia.
i) Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
i. zmniejszenia liczby osób objętych usługą noclegową – w przypadku, kiedy część uczestników spotkania nie będzie potrzebowała noclegu, a co za tym idzie zmniejszenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych;
ii. zwiększenia liczby osób objętych usługą noclegową, a co za tym idzie zwiększenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych – w przypadku konieczności przyjęcia większej ilości uczestników lub zapewnienia warunków odpowiadających na szczególne potrzeby uczestników. Ewentualna konieczność zwiększenia liczby uczestników zostanie skonsultowana z Wykonawcą.
Liczba osób korzystających z usługi noclegowej wraz z informacją o ilości pokoi jednoosobowych i dwuosobowych zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie.
3) Opis usługi restauracyjnej:
a) Usługa restauracyjna musi być zapewniona w obiekcie, w którym zapewniona będzie usługa noclegowa
i będzie obejmować:
i. śniadanie dla 16 osób (II dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana);
ii. 2 obiady dla 16 osób (I i II dzień spotkania): 1 zupa bezmięsna lub 2 rodzaje zupy (mięsna
i bezmięsna) – min. 400 ml/os.; 2 rodzaje dań głównych (1 mięsne i 1 bezmięsne); min. 2 dodatki w postaci surówki/warzyw; 2 rodzaje dodatków w postaci: ryż, kasza, ziemniaki, frytki, makaron; napoje: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków; Gramatura zestawów obiadowych:
w przypadku dania mięsnego (mięso) lub rybnego (ryba) – nie mniej niż 170 g, ziemniaki, kasza, ryż, makaron – nie mniej niż 170 g; surówka lub gotowane jarzyny – nie mniej niż 150 g; danie jarskie i półmięsne – gramatura nie mniej niż 400 g;
iii. kolację dla 16 osób (I dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), min.
2 rodzaje zimnych przekąsek, pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana
i niegazowana);
iv. 1 przerwa kawowa uzupełniana (I dnia w godzinach 14:30-16:30) dla 16 osób składająca się z: kawy, herbaty (min. 4 rodzaje), ciastek, ciasta pieczonego (min.
2 rodzaje), mleka, cukru, cytryny, wody niegazowanej i gazowanej, soków – min. 2 rodzaje, świeżych owoców;
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia diety specjalnej, tj. diety bezmlecznej, bezglutenowej, cukrzycowej, niskotłuszczowej, wegańskiej i in. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie oraz o liczbie osób objętych specjalną dietą najpóźniej 2 dni przed realizacją usługi.
c) podana powyżej liczba osób objętych usługą restauracyjną jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób objętych usługą restauracyjną. Liczba osób korzystających z usługi zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Olsztyn, Gmina: Olsztyn, Miejscowość: Olsztyn
Time limit for receipt of tenders
2026-05-08 11:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Olsztyn, Gmina: Olsztyn, Miejscowość: Olsztyn
Category assortment
Food services
Hotels
Hotels
Buyer details
Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych
Stawidłowa 3
82-300 Elbląg
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5781091298
Stawidłowa 3
82-300 Elbląg
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5781091298
