ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 38/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ISPO Amsterdam 2026, Holandia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ISPO Amsterdam 2026, Holandia, w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy STOWARZYSZENIE MIŁOŚNIKÓW NARTOROLEK „ROLLSPEED NARTOROLKI”, NIP 9662104619, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi ISPO Amsterdam 2026, Holandia, które odbędą się w dniach 3-5 listopada 2026 r. w Amsterdamie, Holandia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ISPO Amsterdam 2026, Holandia wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 18 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 18 m2 (+/-2m2) szeregowe, przejściowe otwarte z 2 stron przeciwległych, głębokość stoiska 6 m, szerokość od strony wejścia 3 m; wymiary stoiska: 3mx6m;
• preferowana lokalizacja: Strefa marek sportowych Snow&Ski, np. stoiska 1G90 + 1G95;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. Marketing Fee m.in. wpisy w katalogach, na stronie www, Venue Services oraz Insurance, usługi związane z wynajmem obiektu prąd, sprzątanie oraz ubezpieczenie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• na całości wykładzina czerwona w 1 kawałku , bez łączenia;
• zaplecze 2x1m z drzwiami wysokość 3,75h (3m x 1,25m), ustawione bokiem 2 metrowym od strony wejścia (3m), pozostawiając światło wejścia o szerokości 1m. Drzwi szer. 1m z zamkiem umiejscowione są od strony wewnętrznej stoiska, wyposażenie: stolik, krzesło składane, wieszak z haczykami, przedłużacz elektryczny 4 gniazdka;
• ściany stoiska o wysokości 2,5 m, wykonane w systemie ram aluminiowych do samodzielnego montażu. Wypełnienie ram za pomocą magnesów do przyczepienia paneli graficznych PCV;
• ścianka kontrująca (ta obok zaplecza), przezroczysta z obustron, wykonana z poliwęglanu i wyposażona w liniowe podświetlenie wewnątrz ramy;
• lada wolnostojąca z półką o wym. front 100x100h, głębokość blatu 50cm. Przed ladą 1 krzesło barowe wysokie, stelaż CHROM, siedzisko miękkie tapicerowane imitacja skóry k.czarny ;
• pozostałe wyposażenie stoiska: krzesło wysokie barowe, stelaż CHROM, siedzisko tapicerowane imitacja skóry k. CZARNY / 4 szt ; stolik wysoki barowy prostokątny wym. 80x40 cm, stelaż metalowy k.biały, blat z płyty k.biały, wysokość dopasowana do krzeseł / 2 szt ; stolik na eksponaty , prostokątne wym. 80x30 cm h.105 cm, stelaż stelaż metalowy k. biały, blat z płyty k. biały, udźwig do 10 kg / 2 szt.
• oświetlenie stoiska: lampy górne oświetlenie led 50W - 6 sztuk , ilość gniazdek: 2 podwójne;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
2 nadruki graficzne (kolor) o wymiarach 2,0mx3,75m; umieszczone na ścianie zaplecza;
1 nadruk graficzny (sephia) o wymiarach 3,0mx2,5m, umieszczony na ścianie;
duży logotyp z marką firmy Rollspeed – nadruk – o średnicy 0,8m, umiejscowiony na ścianie;
2 sztuki logotypu – nadruk – o wymiarach proporcjonalnych do lady, umiejscowione z dwóch stron lady;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 15:00;
• transport eksponatów w obie strony (Nartorolki oraz osprzęt, katalogi drukowane) w obsłudze door-to-door na trasie: Ogrodniczki siedziba firmy – targi ISPO Amsterdam 2026 RAI Amsterdam Convention Centre Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Holandia – Ogrodniczki siedziba firmy;
• szacowana wielkość i waga ładunku: 2 palety 80*120*120 h, waga ok 125 kg ;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 15:00 Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Amsterdam – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, z wyborem miejsca, wylot z Warszawy w dn. 1 listopada 2026 r.; wylot z Amsterdamu w dn. 6 listopada 2026 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ 2 bagaże podręczne 8kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 1-6 listopada 2026 (5 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ISPO Amsterdam 2026 RAI Amsterdam Convention Centre Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Holandia:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 150 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi ISPO Amsterdam 2026, Holandia, w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy STOWARZYSZENIE MIŁOŚNIKÓW NARTOROLEK „ROLLSPEED NARTOROLKI”, NIP 9662104619, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi ISPO Amsterdam 2026, Holandia, które odbędą się w dniach 3-5 listopada 2026 r. w Amsterdamie, Holandia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach ISPO Amsterdam 2026, Holandia wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 18 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 18 m2 (+/-2m2) szeregowe, przejściowe otwarte z 2 stron przeciwległych, głębokość stoiska 6 m, szerokość od strony wejścia 3 m; wymiary stoiska: 3mx6m;
• preferowana lokalizacja: Strefa marek sportowych Snow&Ski, np. stoiska 1G90 + 1G95;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. Marketing Fee m.in. wpisy w katalogach, na stronie www, Venue Services oraz Insurance, usługi związane z wynajmem obiektu prąd, sprzątanie oraz ubezpieczenie i inne wymagane przez organizatora targów opłaty obowiązkowe, itp.);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię;
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A. Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• na całości wykładzina czerwona w 1 kawałku , bez łączenia;
• zaplecze 2x1m z drzwiami wysokość 3,75h (3m x 1,25m), ustawione bokiem 2 metrowym od strony wejścia (3m), pozostawiając światło wejścia o szerokości 1m. Drzwi szer. 1m z zamkiem umiejscowione są od strony wewnętrznej stoiska, wyposażenie: stolik, krzesło składane, wieszak z haczykami, przedłużacz elektryczny 4 gniazdka;
• ściany stoiska o wysokości 2,5 m, wykonane w systemie ram aluminiowych do samodzielnego montażu. Wypełnienie ram za pomocą magnesów do przyczepienia paneli graficznych PCV;
• ścianka kontrująca (ta obok zaplecza), przezroczysta z obustron, wykonana z poliwęglanu i wyposażona w liniowe podświetlenie wewnątrz ramy;
• lada wolnostojąca z półką o wym. front 100x100h, głębokość blatu 50cm. Przed ladą 1 krzesło barowe wysokie, stelaż CHROM, siedzisko miękkie tapicerowane imitacja skóry k.czarny ;
• pozostałe wyposażenie stoiska: krzesło wysokie barowe, stelaż CHROM, siedzisko tapicerowane imitacja skóry k. CZARNY / 4 szt ; stolik wysoki barowy prostokątny wym. 80x40 cm, stelaż metalowy k.biały, blat z płyty k.biały, wysokość dopasowana do krzeseł / 2 szt ; stolik na eksponaty , prostokątne wym. 80x30 cm h.105 cm, stelaż stelaż metalowy k. biały, blat z płyty k. biały, udźwig do 10 kg / 2 szt.
• oświetlenie stoiska: lampy górne oświetlenie led 50W - 6 sztuk , ilość gniazdek: 2 podwójne;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
2 nadruki graficzne (kolor) o wymiarach 2,0mx3,75m; umieszczone na ścianie zaplecza;
1 nadruk graficzny (sephia) o wymiarach 3,0mx2,5m, umieszczony na ścianie;
duży logotyp z marką firmy Rollspeed – nadruk – o średnicy 0,8m, umiejscowiony na ścianie;
2 sztuki logotypu – nadruk – o wymiarach proporcjonalnych do lady, umiejscowione z dwóch stron lady;
zastosowanie zestawu logotypów: Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Unii Europejskiej, znaku Województwa Podlaskiego umiejscowionych w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
wzory oznaczeń zostaną dostarczone przez Zamawiającego.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 15:00;
• transport eksponatów w obie strony (Nartorolki oraz osprzęt, katalogi drukowane) w obsłudze door-to-door na trasie: Ogrodniczki siedziba firmy – targi ISPO Amsterdam 2026 RAI Amsterdam Convention Centre Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Holandia – Ogrodniczki siedziba firmy;
• szacowana wielkość i waga ładunku: 2 palety 80*120*120 h, waga ok 125 kg ;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 15:00 Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Amsterdam – Warszawa (WAW); lot bezpośredni, z wyborem miejsca, wylot z Warszawy w dn. 1 listopada 2026 r.; wylot z Amsterdamu w dn. 6 listopada 2026 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 23 kg (+ 2 bagaże podręczne 8kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 1-6 listopada 2026 (5 noclegów),
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów ISPO Amsterdam 2026 RAI Amsterdam Convention Centre Europaplein 24, 1078 GZ Amsterdam, Holandia:
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Holandii (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 150 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-05-05 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
