„Organizacja transportu wraz z zapewnieniem posiłku dla uczestników wyjazdu studyjnego Poczdam-Berlin w dniach 19-21.05.2026 r.” w ramach projektu pn. „BB-L Interconnection – Wizja wspólnego obszaru powiązań ”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy INTERREG VIA Brandenburgia - Polska 2021-2027.
Notice description
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi pn „Organizacja transportu wraz z zapewnieniem posiłku dla uczestników wyjazdu studyjnego Poczdam-Berlin w dniach 19-21.05.2026 r.”, współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju.
Regionalnego w ramach Programu Współpracy INTERREG VIA Brandenburgia - Polska 2021-2027. Wyjazd jest przeznaczony dla osób zajmujących się planowaniem przestrzennym brandenbursko – lubuskiego obszaru powiązań w ujęciu transgranicznym.
W wyjeździe udział wezmą 24 osoby (w tym 16 osób zajmujących się planowaniem przestrzennym w Województwie Lubuskim i w Brandenburgii oraz 8 przedstawicieli Zamawiającego).
Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty:
1) Usługi transportowej przewozu osób (autokar - 24 osób) na trasie Zielona Góra-Poczdam - Berlin i okolice, z bagażem,
2) Transportu osobowego na terenie miasta Poczdam i Berlin oraz jego okolic,
3) Wyżywienia uczestników wyjazdu studyjnego,
4) Przewodnika i Opiekuna,
5) Ubezpieczenia uczestników.
Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu pod względem merytorycznym i logistycznym oraz kompleksową organizację i rozliczenie wizyty studyjnej, na którą składają się następujące koszty i zadania:
• Liczba uczestników wyjazdu wynosić będzie 24 osoby (w tym 16 osób zajmujących się planowaniem przestrzennym w Województwie Lubuskim i w Brandenburgii oraz 8 przedstawicieli Zamawiającego). Lista wszystkich uczestników wyjazdu, w tym przedsiębiorców zostanie przedstawiona Wykonawcy po podpisaniu Umowy najpóźniej 14 dni przed planowanym wyjazdem.
• Preferowany przez Zamawiającego przebieg wyjazdu studyjnego Poczdam - Berlin
• 1 dzień – zakwaterowanie przyjezdnych osób,
- wizyta studyjna Poczdam, za usługę tłumaczenia jest odpowiedzialny Zamawiający, wyżywienie, usługa transportowa świadczona jest przez Wykonawcę
- organizacja spotkania B2B dla 24 osób (Zamawiający + partnerzy projektu + zaproszone osoby do wzięcia udziału w wizycie studyjnej).
• 2 dzień – wizyta studyjna Berlin, za organizację oraz usługę tłumaczenia jest odpowiedzialny Zamawiający, wyżywienie, usługa transportowa świadczona jest przez Wykonawcę
• 3 dzień – wizyta studyjna Berlin za organizację oraz usługę tłumaczenia jest odpowiedzialny Zamawiający, wyżywienie, usługa transportowa świadczona jest przez Wykonawcę
• powrót do Zielonej Góry.
• Opracowanie szczegółowego programu wizyty studyjnej dla wszystkich uczestników, który będzie zawierał, miejsca spotkań, harmonogram posiłków, numery kontaktowe do opiekuna grupy, telefony alarmowe. Program zostanie przedstawiony Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni robocze od dnia podpisania Umowy. Zamawiający dokona zatwierdzenia programu lub zaproponuje zmiany w przeciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawiony program do akceptacji. Ostateczny Program zostanie przedstawiony przez Wykonawcę najpóźniej 3 dni robocze przed dniem wyjazdu.
• Na czas trwania wyjazdu studyjnego Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna (wymóg obligatoryjny znajomość języka polskiego i angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną konwersację oraz zapewnienie opieki uczestnikom wizyty studyjnej) i przewodnika, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze wizyt studyjnych w tym spotkaniach B2B. Wymaga się, by przewodnik lub opiekun grupy znali realia odwiedzanych miast oraz posiadali doświadczenie w pilotowaniu grup turystycznych na terenie Niemiec. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), natomiast przewodnik zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym, organizacyjnym i merytorycznym przebiegiem całego wyjazdu i pobytu grupy.
• Usługa transportowa przewozu osób na trasie Zielona Góra-Poczdam-Berlin i Poczdam-Berlin-Zielona Góra (preferencje: wynajem autokaru 24 osobowego z klimatyzacją).
• Koszty i opłaty związane z organizacją transportu w szczególności: koszty płatnych odcinków dróg, koszt parkingów, noclegi i wyżywienie dla kierowcy/kierowców (liczba kierowców należy od decyzji Wykonawcy — ich liczba powinna jednak umożliwiać realizację podróży w określonych powyżej maksymalnych limitach, a jednocześnie zachowanie wszelkich norm czasu pracy kierowców), koszt paliwa; wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w ww. specyfikacji, ponosi Wykonawca w związku z realizacją ww. usługi transportowej.
• Pośredniczenie w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przy ww. procedurach.
• Wykonawca dokona ubezpieczenia KL, KR, NNW każdego uczestnika Wydarzenia począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu do Zielonej Góry. Pełne ubezpieczenie uczestników - zdrowotnego, NNW na czas udziału w Wydarzeniu.
• Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu studyjnego wyżywienie (obiady, kolacje) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Przynajmniej jeden posiłek w ciągu dnia musi być ciepły. UWAGA: menu będzie zróżnicowane i każdego dnia inne. W żadnym dniu nie mogą powtórzyć się dania główne. Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej 2 kolacje biznesowe w lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż 30 euro. Menu powinno zawierać przynajmniej danie główne, deser oraz zimne/ciepłe napoje.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości osób uczestniczących w organizowanym przez Zamawiającego wyjeździe studyjnym (nie więcej niż ogółem o 25%), niż wskazane odpowiednio w pkt. 1 OPZ oraz zamówienia mniejszej ilości usług gastronomicznych, usług transportu miejskiego oraz pozyskania dokumentów potwierdzających uprawnienie
skorzystania z określonej usługi w trakcie wyjazdu studyjnego (nie więcej niż ogółem o 25%), a w takiej sytuacji Wykonawcy nie przysługuje jakikolwiek roszczenie z tym związane.
• Terminowe regulowanie rachunków za usługi związane z realizacją wizyty studyjnej.
• Po zakończeniu wizyty studyjnej, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: raport
z przeprowadzonej wizyty studyjnej wraz z całą dokumentacją fotograficzną, listami obecności uczestników z każdego dnia zaplanowanych wizyt studyjnych.
Informacja dodatkowa:
Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę:
- do podpisania umowy, po uwzględnieniu ewentualnej procedury odwoławczej,
w ciągu maksymalnie 14 dni od dnia ogłoszenia wyników postępowania;
• w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy.
• W ramach organizacji wyżywienia Wykonawca jest zobligowany
do uwzględnienia indywidualnych preferencji uczestników misji, w tym alergii pokarmowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Poczdam-Berlin
Regionalnego w ramach Programu Współpracy INTERREG VIA Brandenburgia - Polska 2021-2027. Wyjazd jest przeznaczony dla osób zajmujących się planowaniem przestrzennym brandenbursko – lubuskiego obszaru powiązań w ujęciu transgranicznym.
W wyjeździe udział wezmą 24 osoby (w tym 16 osób zajmujących się planowaniem przestrzennym w Województwie Lubuskim i w Brandenburgii oraz 8 przedstawicieli Zamawiającego).
Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty:
1) Usługi transportowej przewozu osób (autokar - 24 osób) na trasie Zielona Góra-Poczdam - Berlin i okolice, z bagażem,
2) Transportu osobowego na terenie miasta Poczdam i Berlin oraz jego okolic,
3) Wyżywienia uczestników wyjazdu studyjnego,
4) Przewodnika i Opiekuna,
5) Ubezpieczenia uczestników.
Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu pod względem merytorycznym i logistycznym oraz kompleksową organizację i rozliczenie wizyty studyjnej, na którą składają się następujące koszty i zadania:
• Liczba uczestników wyjazdu wynosić będzie 24 osoby (w tym 16 osób zajmujących się planowaniem przestrzennym w Województwie Lubuskim i w Brandenburgii oraz 8 przedstawicieli Zamawiającego). Lista wszystkich uczestników wyjazdu, w tym przedsiębiorców zostanie przedstawiona Wykonawcy po podpisaniu Umowy najpóźniej 14 dni przed planowanym wyjazdem.
• Preferowany przez Zamawiającego przebieg wyjazdu studyjnego Poczdam - Berlin
• 1 dzień – zakwaterowanie przyjezdnych osób,
- wizyta studyjna Poczdam, za usługę tłumaczenia jest odpowiedzialny Zamawiający, wyżywienie, usługa transportowa świadczona jest przez Wykonawcę
- organizacja spotkania B2B dla 24 osób (Zamawiający + partnerzy projektu + zaproszone osoby do wzięcia udziału w wizycie studyjnej).
• 2 dzień – wizyta studyjna Berlin, za organizację oraz usługę tłumaczenia jest odpowiedzialny Zamawiający, wyżywienie, usługa transportowa świadczona jest przez Wykonawcę
• 3 dzień – wizyta studyjna Berlin za organizację oraz usługę tłumaczenia jest odpowiedzialny Zamawiający, wyżywienie, usługa transportowa świadczona jest przez Wykonawcę
• powrót do Zielonej Góry.
• Opracowanie szczegółowego programu wizyty studyjnej dla wszystkich uczestników, który będzie zawierał, miejsca spotkań, harmonogram posiłków, numery kontaktowe do opiekuna grupy, telefony alarmowe. Program zostanie przedstawiony Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni robocze od dnia podpisania Umowy. Zamawiający dokona zatwierdzenia programu lub zaproponuje zmiany w przeciągu 2 dni roboczych od dnia otrzymania, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawiony program do akceptacji. Ostateczny Program zostanie przedstawiony przez Wykonawcę najpóźniej 3 dni robocze przed dniem wyjazdu.
• Na czas trwania wyjazdu studyjnego Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna (wymóg obligatoryjny znajomość języka polskiego i angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną konwersację oraz zapewnienie opieki uczestnikom wizyty studyjnej) i przewodnika, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze wizyt studyjnych w tym spotkaniach B2B. Wymaga się, by przewodnik lub opiekun grupy znali realia odwiedzanych miast oraz posiadali doświadczenie w pilotowaniu grup turystycznych na terenie Niemiec. Opiekun grupy będzie czuwać nad prawidłowym wykonaniem usługi, rozwiązywaniem ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), natomiast przewodnik zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym, organizacyjnym i merytorycznym przebiegiem całego wyjazdu i pobytu grupy.
• Usługa transportowa przewozu osób na trasie Zielona Góra-Poczdam-Berlin i Poczdam-Berlin-Zielona Góra (preferencje: wynajem autokaru 24 osobowego z klimatyzacją).
• Koszty i opłaty związane z organizacją transportu w szczególności: koszty płatnych odcinków dróg, koszt parkingów, noclegi i wyżywienie dla kierowcy/kierowców (liczba kierowców należy od decyzji Wykonawcy — ich liczba powinna jednak umożliwiać realizację podróży w określonych powyżej maksymalnych limitach, a jednocześnie zachowanie wszelkich norm czasu pracy kierowców), koszt paliwa; wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w ww. specyfikacji, ponosi Wykonawca w związku z realizacją ww. usługi transportowej.
• Pośredniczenie w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przy ww. procedurach.
• Wykonawca dokona ubezpieczenia KL, KR, NNW każdego uczestnika Wydarzenia począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu do Zielonej Góry. Pełne ubezpieczenie uczestników - zdrowotnego, NNW na czas udziału w Wydarzeniu.
• Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom wyjazdu studyjnego wyżywienie (obiady, kolacje) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Przynajmniej jeden posiłek w ciągu dnia musi być ciepły. UWAGA: menu będzie zróżnicowane i każdego dnia inne. W żadnym dniu nie mogą powtórzyć się dania główne. Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej 2 kolacje biznesowe w lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż 30 euro. Menu powinno zawierać przynajmniej danie główne, deser oraz zimne/ciepłe napoje.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości osób uczestniczących w organizowanym przez Zamawiającego wyjeździe studyjnym (nie więcej niż ogółem o 25%), niż wskazane odpowiednio w pkt. 1 OPZ oraz zamówienia mniejszej ilości usług gastronomicznych, usług transportu miejskiego oraz pozyskania dokumentów potwierdzających uprawnienie
skorzystania z określonej usługi w trakcie wyjazdu studyjnego (nie więcej niż ogółem o 25%), a w takiej sytuacji Wykonawcy nie przysługuje jakikolwiek roszczenie z tym związane.
• Terminowe regulowanie rachunków za usługi związane z realizacją wizyty studyjnej.
• Po zakończeniu wizyty studyjnej, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: raport
z przeprowadzonej wizyty studyjnej wraz z całą dokumentacją fotograficzną, listami obecności uczestników z każdego dnia zaplanowanych wizyt studyjnych.
Informacja dodatkowa:
Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę:
- do podpisania umowy, po uwzględnieniu ewentualnej procedury odwoławczej,
w ciągu maksymalnie 14 dni od dnia ogłoszenia wyników postępowania;
• w przypadku niepodpisania umowy przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy ww. opisanym terminie Zamawiający będzie uważał zaistniałą sytuację za uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przez wyłonionego Wykonawcę. W tej sytuacji Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych, chyba że zachodzą przesłanki, do wszczęcia przez Zamawiającego nowej procedury wyboru Wykonawcy.
• W ramach organizacji wyżywienia Wykonawca jest zobligowany
do uwzględnienia indywidualnych preferencji uczestników misji, w tym alergii pokarmowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Poczdam-Berlin
Time limit for receipt of tenders
2026-04-28 07:00:00.0
Location
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Poczdam-Berlin
Category assortment
Passenger transport services
Buyer details
Województwo Lubuskie - Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego
Podgórna 7
65-057 Zielona Góra
Województwo: lubuskie
Kraj: Polska
NIP: 9730590332
Podgórna 7
65-057 Zielona Góra
Województwo: lubuskie
Kraj: Polska
NIP: 9730590332
