Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej - organizacja Konwentu Partycypacji Społecznej w dniu 28 kwietnia 2026 r.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.06-IP.04-0046/23 - Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej
Organizacja Konwentu Partycypacji Społecznej, który odbędzie się w Olsztynie w dniu 28 kwietnia 2026 roku. Zamówienie obejmuje wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie obsługi technicznej wydarzenia hybrydowego oraz przygotowanie i obsługę zimnego bufetu dla uczestników.
Zakres zamówienia
1. Wynajem sali konferencyjnej
• Sala konferencyjna powinna pomieścić co najmniej 60 osób w ustawieniu teatralnym.
• Sala musi być wyposażona w:
o projektor multimedialny,
o ekran projekcyjny,
o nagłośnienie (mikrofony przewodowe i/lub bezprzewodowe), głośnik zbierający dźwięk z sali,
o dostęp do internetu (Wi-Fi) o odpowiedniej przepustowości dla transmisji online,
o klimatyzację i odpowiednie oświetlenie.
• Sala musi umożliwiać realizację wydarzenia w formule hybrydowej (stacjonarnie oraz online).
• Wykonawca pozwoli Zamawiającemu oznaczyć salę poprzez zapewnienie potykacza lub umożliwi naklejenie kartki na drzwiach wejściowych do sali z informacją o sposobie finansowania wydarzenia.
2. Obsługa techniczna
• Transmisja powinna być realizowana za pomocą jednej kamery, ustawionej statycznie w optymalnym miejscu, aby zapewnić dobrą widoczność prelegentów i sceny. Zalecamy jakość Full HD (1920x1080) przy 30 klatkach na sekundę, co pozwoli uzyskać płynny i wyraźny obraz. Do dyspozycji organizatora powinny być dostępne dwa bezprzewodowe mikrofony, co zapewni swobodę ruchu prelegentów i dobrą jakość dźwięku. Transmisja będzie prowadzona za pomocą platformy ZOOM LUB TEAMS organizatora. Nie przewidujemy czatu na żywo ani innych form interakcji z widzami. Nie są planowane dodatkowe elementy graficzne, takie jak logotypy czy animacje. Transmisja będzie trwała 4 godziny.
• Obecność pracownika na miejscu przed wydarzeniem, który zapewni prawidłowe podłączenie przenośnego komputera organizatora ze sprzętem na Sali.
3. Przygotowanie przestrzeni na zimny bufet i stoliki koktajlowe
• Zapewnienie wydzielonego miejsca w sali lub w pomieszczeniu innym niż sala konferencyjna (w pobliżu) na ustawienie zimnego bufetu (stoły cateringowe) z dostępem do gniazd elektrycznych.
4. Usługa zimnego bufetu
• Przygotowanie zimnego bufetu dla 60 uczestników, który powinien obejmować:
o Przekąski np. kanapki 4/6 na osobę
o Desery np. ciasteczka 4/6 szt na osobę
o Napoje: kawa rozpuszczalna i parzona, herbata, woda mineralna, soki owocowe, mleko do kawy lub ekspres do kawy.
• Poczęstunek powinien być podawany w naczyniach wielorazowego użytku w celu ograniczenia odpadów i zapewnienia zrównoważonego rozwoju. W przypadku konieczności użycia opakowań jednorazowych, należy zapewnić materiały biodegradowalne lub poddające się recyklingowi.
• Obsługa bufetu w trakcie wydarzenia:
o Sprzątanie strefy bufetowej po zakończeniu wydarzenia.
Ostateczna liczba osób zostanie podana 3 dni przed wydarzeniem, minimalna liczba uczestników to 30 osób
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Olsztyn, Gmina: Olsztyn, Miejscowość: Olsztyn
FERS.04.06-IP.04-0046/23 - Dialog obywatelski na obszarach Polski Wschodniej
Organizacja Konwentu Partycypacji Społecznej, który odbędzie się w Olsztynie w dniu 28 kwietnia 2026 roku. Zamówienie obejmuje wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie obsługi technicznej wydarzenia hybrydowego oraz przygotowanie i obsługę zimnego bufetu dla uczestników.
Zakres zamówienia
1. Wynajem sali konferencyjnej
• Sala konferencyjna powinna pomieścić co najmniej 60 osób w ustawieniu teatralnym.
• Sala musi być wyposażona w:
o projektor multimedialny,
o ekran projekcyjny,
o nagłośnienie (mikrofony przewodowe i/lub bezprzewodowe), głośnik zbierający dźwięk z sali,
o dostęp do internetu (Wi-Fi) o odpowiedniej przepustowości dla transmisji online,
o klimatyzację i odpowiednie oświetlenie.
• Sala musi umożliwiać realizację wydarzenia w formule hybrydowej (stacjonarnie oraz online).
• Wykonawca pozwoli Zamawiającemu oznaczyć salę poprzez zapewnienie potykacza lub umożliwi naklejenie kartki na drzwiach wejściowych do sali z informacją o sposobie finansowania wydarzenia.
2. Obsługa techniczna
• Transmisja powinna być realizowana za pomocą jednej kamery, ustawionej statycznie w optymalnym miejscu, aby zapewnić dobrą widoczność prelegentów i sceny. Zalecamy jakość Full HD (1920x1080) przy 30 klatkach na sekundę, co pozwoli uzyskać płynny i wyraźny obraz. Do dyspozycji organizatora powinny być dostępne dwa bezprzewodowe mikrofony, co zapewni swobodę ruchu prelegentów i dobrą jakość dźwięku. Transmisja będzie prowadzona za pomocą platformy ZOOM LUB TEAMS organizatora. Nie przewidujemy czatu na żywo ani innych form interakcji z widzami. Nie są planowane dodatkowe elementy graficzne, takie jak logotypy czy animacje. Transmisja będzie trwała 4 godziny.
• Obecność pracownika na miejscu przed wydarzeniem, który zapewni prawidłowe podłączenie przenośnego komputera organizatora ze sprzętem na Sali.
3. Przygotowanie przestrzeni na zimny bufet i stoliki koktajlowe
• Zapewnienie wydzielonego miejsca w sali lub w pomieszczeniu innym niż sala konferencyjna (w pobliżu) na ustawienie zimnego bufetu (stoły cateringowe) z dostępem do gniazd elektrycznych.
4. Usługa zimnego bufetu
• Przygotowanie zimnego bufetu dla 60 uczestników, który powinien obejmować:
o Przekąski np. kanapki 4/6 na osobę
o Desery np. ciasteczka 4/6 szt na osobę
o Napoje: kawa rozpuszczalna i parzona, herbata, woda mineralna, soki owocowe, mleko do kawy lub ekspres do kawy.
• Poczęstunek powinien być podawany w naczyniach wielorazowego użytku w celu ograniczenia odpadów i zapewnienia zrównoważonego rozwoju. W przypadku konieczności użycia opakowań jednorazowych, należy zapewnić materiały biodegradowalne lub poddające się recyklingowi.
• Obsługa bufetu w trakcie wydarzenia:
o Sprzątanie strefy bufetowej po zakończeniu wydarzenia.
Ostateczna liczba osób zostanie podana 3 dni przed wydarzeniem, minimalna liczba uczestników to 30 osób
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Olsztyn, Gmina: Olsztyn, Miejscowość: Olsztyn
Time limit for receipt of tenders
2026-04-21 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Olsztyn, Gmina: Olsztyn, Miejscowość: Olsztyn
Category assortment
Food services
Purchase, sale and rental of property
Maintenance and support
Purchase, sale and rental of property
Maintenance and support
Buyer details
Fundacja Instytut ART
140
08-111 Krzesk-Królowa Niwa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 8212668959
140
08-111 Krzesk-Królowa Niwa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 8212668959
