Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2026 roku w Warszawie
Notice description
1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 12-13 maja 2026 r., w hotelu Sofitel Victoria przy ul. Królewskiej 11 w Warszawie.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów na sali plenarnej,
2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer,
3) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów we wskazanych salach dodatkowych konferencji,
4) Produkcja elementów brandingu,
5) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
6) Realizację prób scenicznych w dniu 11 maja najpóźniej od godziny 14.00 do 19:00 – zależnie od oferty Wykonawcy,
7) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
8) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia oraz odbiór i transport z miejsca wydarzenia,
9) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług oraz instytucjami publicznymi wskazanymi przez Zamawiającego. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany multimedialne,
c. udostępnienie obiektu, w którym odbywa się konferencja,
d. ratownictwo medyczne,
e. instytucjami publicznymi odpowiedzialnymi za ochronę władz państwowych i przedstawicieli rządów państw trzecich.
10) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów na sali plenarnej,
2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer,
3) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów we wskazanych salach dodatkowych konferencji,
4) Produkcja elementów brandingu,
5) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
6) Realizację prób scenicznych w dniu 11 maja najpóźniej od godziny 14.00 do 19:00 – zależnie od oferty Wykonawcy,
7) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
8) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia oraz odbiór i transport z miejsca wydarzenia,
9) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług oraz instytucjami publicznymi wskazanymi przez Zamawiającego. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany multimedialne,
c. udostępnienie obiektu, w którym odbywa się konferencja,
d. ratownictwo medyczne,
e. instytucjami publicznymi odpowiedzialnymi za ochronę władz państwowych i przedstawicieli rządów państw trzecich.
10) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.
Time limit for receipt of tenders
2026-04-14 12:00:00.0
Location
Warecka 1a
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
Category assortment
Construction materials
Decorative accessories
Lighting and accessories
Players and multimedia devices
Audio equipment
Finishing and renovation works
Event planning
Decorative accessories
Lighting and accessories
Players and multimedia devices
Audio equipment
Finishing and renovation works
Event planning
Buyer details
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych
Warecka 1a
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
Warecka 1a
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
