Organizacja konferencji w ramach projektu „Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEWP.06.03-IP.01-0020/24 - Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki
III. OPIS I ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
3.1. Cel zamówienia
Celem zamówienia jest organizacja jednej konferencji w formie prelekcji i panelu dyskusyjnego nt. równości szans w pracy w sektorze edukacji, w kontekście work-life balance i zachowań prozdrowotnych, realizowanej w ramach projektu „Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki”.
3.2. Uzasadnienie braku podziału na części
Zamówienie nie jest podzielone na części. Uzasadnienie:
• Kompleksowość usługi – sala, obsługa techniczna, catering, prelegenci, moderator i materiały tworzą spójną, nierozerwalną całość. Podział prowadziłby do dezintegracji organizacyjnej i obniżenia jakości wydarzenia.
• Ograniczenia czasowe – termin realizacji (15 kwietnia 2026 r.) uniemożliwia równoległe prowadzenie kilku procedur wyboru, zawarcie odrębnych umów i koordynację wielu wykonawców w dniu wydarzenia.
• Marginalna wartość usługi gastronomicznej – catering stanowi podrzędny element całości. Jego wydzielenie nie przyniosłoby korzyści ekonomicznych, a zwiększyłoby obciążenie administracyjne i ryzyko operacyjne.
• Jednoznaczność odpowiedzialności – powierzenie całości jednemu Wykonawcy zapewnia niepodzielne przypisanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg konferencji.
3.3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja jednej konferencji obejmująca:
• zapewnienie sali konferencyjnej z zapleczem technicznym i parkingiem,
• zapewnienie cateringu w formie dwóch przerw kawowych z ciągłym serwisem,
• wystąpienia eksperckie (co najmniej dwie prelekcje i co najmniej jeden panel dyskusyjny),
• moderację konferencji,
• zapewnienie materiałów edukacyjno-konferencyjnych.
3.4. Miejsce i termin realizacji
• Lokalizacja: teren miasta Kalisza lub obiekt zlokalizowany poza granicami administracyjnymi Kalisza, jednak w odległości nie większej niż 10 km od tych granic.
• Planowana liczba uczestników: do 200 osób.
• Czas trwania: 5 godzin.
• Forma: spotkanie stacjonarne.
• Termin: 15 kwietnia 2026 r.
W przypadku realizacji poza granicami administracyjnymi Kalisza Wykonawca jest zobowiązany zapewnić transport uczestników z Kalisza do miejsca wydarzenia i z powrotem, w sposób skoordynowany z godzinami jego trwania, umożliwiający przetransportowanie wszystkich uczestników.
Zamawiający zastrzega prawo zmiany terminu z przyczyn niezależnych od Stron (okoliczności organizacyjne, siła wyższa, niedostępność kluczowych ekspertów). Zmiana terminu nie stanowi istotnej zmiany umowy.
3.5. Ramowy plan wydarzenia
• Wprowadzenie
• Prelekcje z udziałem specjalistów
• Przerwa kawowa
• Panel dyskusyjny z ekspertami
• Przerwa kawowa
• Zakończenie
3.6. Opis grupy docelowej
Uczestnicy: osoby zatrudnione w sektorze edukacji i nauki – nauczyciele, wykładowcy, trenerzy, urzędnicy, kadra administracyjna i pomocnicza szkół, przedszkoli, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji pozarządowych oraz uczelni, niezależnie od formy zatrudnienia.
3.7. Tematyka wydarzenia
Wydarzenie dotyczyć będzie higieny zdrowia psychicznego w miejscu pracy, work-life balance oraz równości płci. Moduły tematyczne:
• Depresja – profilaktyka, rozpoznawanie, zapobieganie, miejsca wsparcia; równość płci i zdrowie psychiczne w pracy.
• Stres – definicja, wpływ na człowieka, rodzaje stresu, strategie radzenia sobie; doświadczanie stresu w pracy ze względu na płeć.
• Komunikacja bez przemocy – dialog między ludźmi, relacje oparte na empatii, tworzenie sprawiedliwego i efektywnego środowiska pracy.
IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
4.1. Część organizacyjna
4.1.1. Sala konferencyjna i infrastruktura
Wykonawca zapewni salę konferencyjną wraz z zapleczem, dostosowaną do udziału 200 osób, spełniającą standardy bezpieczeństwa i dostępności, obejmującą:
• odpowiednią aranżację sali (miejsca dla uczestników, prelegentów, panelisty, moderatora),
• możliwość sprawnej zmiany układu sali między częścią prelekcyjną a panelem dyskusyjnym (zmiana realizowana przez Wykonawcę),
• stół recepcyjny na dwa stanowiska wraz z dwoma krzesłami, przy wejściu do sali,
• obsługę techniczną: oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony (w tym bezprzewodowe dla panelisty), projektor lub ekran, komputer do prezentacji,
• dedykowaną osobę obsługi technicznej przez cały czas trwania wydarzenia, pozostającą w stałym kontakcie z przedstawicielem Zamawiającego,
• co najmniej 50 miejsc parkingowych dostępnych dla uczestników w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu (na terenie obiektu lub w odległości nie większej niż 150 m),
• oznaczenie przestrzeni zdarzenia (potykacze lub kierunkowskazy, min. format A4, z grafiką dostarczoną przez Zamawiającego),
• dostępność dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi,
• spełnienie wymogów ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji.
4.1.2. Catering
Wykonawca zapewni dwie przerwy kawowe z ciągłym serwisem – napoje i przekąski dostępne są dla uczestników przez cały czas trwania każdej przerwy, a zasoby uzupełniane są na bieżąco.
Minimalna zawartość każdej przerwy kawowej:
• kawa, herbata (co najmniej dwa gatunki), napoje zimne (woda niegazowana i gazowana, soki owocowe),
• kruche ciastka – minimum 2 sztuki na osobę,
• ciasto do kawy (np. sernik, szarlotka, tarta owocowa lub równoważne) – minimum 2 porcje na osobę.
Obsługa cateringowa obejmuje: przygotowanie i dostarczenie posiłków, aranżację stołów, bieżące uzupełnianie jedzenia i napojów, sprzątanie po serwisie. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji cateringowej do akceptacji Zamawiającego nie później niż 5 dni przed wydarzeniem i uwzględnienia uwag Zamawiającego.
4.2. Część merytoryczna
4.2.1. Zespół ekspercki
Część merytoryczna realizowana będzie przez zespół ekspercki liczący co najmniej 5 osób, obejmujący prelegentów, panelisty oraz moderatora. Do powyższej liczby wlicza się osoby zapewniane przez Wykonawcę (w tym moderator). Zamawiający może wskazać maksymalnie dwie osoby do udziału w wydarzeniu – nie są one wliczane do minimalnej liczby.
Program merytoryczny obejmuje co najmniej:
• dwie prelekcje eksperckie,
• jeden panel dyskusyjny z udziałem minimum trzech ekspertów oraz moderatora.
Jedna osoba może pełnić więcej niż jedną rolę (prelegenta i panelisty lub moderatora), pod warunkiem zachowania ciągłości i jakości moderacji. Całość programu, wraz z przerwami, realizowana jest w czasie 5 godzin.
4.2.2. Minimalne wymagania wobec członków zespołu
• Co najmniej dwie osoby pełniące role kluczowe (prelegenci lub moderator) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze tematycznym konferencji.
• Moderator posiada co najmniej 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń konferencyjnych/szkoleniowych oraz udokumentowany udział w moderowaniu co najmniej 3 wydarzeń obejmujących panel dyskusyjny lub debatę.
• Treści merytoryczne powinny mieć charakter praktyczny, dostosowany do specyfiki pracy w sektorze edukacji i nauki.
4.2.3. Materiały edukacyjno-konferencyjne
Wykonawca dostarczy w dniu wydarzenia pakiet materiałów edukacyjno-konferencyjnych, w tym dla każdego uczestnika długopis oraz notes. Materiały oznakowane zostaną logotypami projektowymi zgodnymi z wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji projektów współfinansowanych z funduszy UE (logotypy dostarczy Zamawiający).
4.2.4. Obowiązki Wykonawcy w zakresie merytorycznym
• Współpraca merytoryczna z Zamawiającym na etapie przygotowania wydarzenia.
• Opracowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego szczegółowej agendy z podziałem na godziny nie później niż 7 dni przed wydarzeniem.
• Skład osobowy zespołu (w tym moderatora) podlega akceptacji Zamawiającego przed realizacją.
4.3. Postanowienia końcowe OPZ
Dopuszcza się realizację części zamówienia z udziałem podwykonawców. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu krótkiego raportu z przebiegu wydarzenia w terminie 7 dni od jego realizacji.
4.4. Zasady bezpieczeństwa i dostępności
Wydarzenie organizowane jest z zachowaniem zasad bezpieczeństwa uczestników i dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadą równości szans i niedyskryminacji.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie realizowane będzie od dnia podpisania umowy do dnia 30 kwietnia 2026 r., przy czym wydarzenie odbędzie się w dniu 15 kwietnia 2026 r.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: wielkopolskie, Powiat: Kalisz, Gmina: Kalisz, Miejscowość: Kalisz
FEWP.06.03-IP.01-0020/24 - Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki
III. OPIS I ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
3.1. Cel zamówienia
Celem zamówienia jest organizacja jednej konferencji w formie prelekcji i panelu dyskusyjnego nt. równości szans w pracy w sektorze edukacji, w kontekście work-life balance i zachowań prozdrowotnych, realizowanej w ramach projektu „Równość szans dla kadr sektora edukacji i nauki”.
3.2. Uzasadnienie braku podziału na części
Zamówienie nie jest podzielone na części. Uzasadnienie:
• Kompleksowość usługi – sala, obsługa techniczna, catering, prelegenci, moderator i materiały tworzą spójną, nierozerwalną całość. Podział prowadziłby do dezintegracji organizacyjnej i obniżenia jakości wydarzenia.
• Ograniczenia czasowe – termin realizacji (15 kwietnia 2026 r.) uniemożliwia równoległe prowadzenie kilku procedur wyboru, zawarcie odrębnych umów i koordynację wielu wykonawców w dniu wydarzenia.
• Marginalna wartość usługi gastronomicznej – catering stanowi podrzędny element całości. Jego wydzielenie nie przyniosłoby korzyści ekonomicznych, a zwiększyłoby obciążenie administracyjne i ryzyko operacyjne.
• Jednoznaczność odpowiedzialności – powierzenie całości jednemu Wykonawcy zapewnia niepodzielne przypisanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg konferencji.
3.3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja jednej konferencji obejmująca:
• zapewnienie sali konferencyjnej z zapleczem technicznym i parkingiem,
• zapewnienie cateringu w formie dwóch przerw kawowych z ciągłym serwisem,
• wystąpienia eksperckie (co najmniej dwie prelekcje i co najmniej jeden panel dyskusyjny),
• moderację konferencji,
• zapewnienie materiałów edukacyjno-konferencyjnych.
3.4. Miejsce i termin realizacji
• Lokalizacja: teren miasta Kalisza lub obiekt zlokalizowany poza granicami administracyjnymi Kalisza, jednak w odległości nie większej niż 10 km od tych granic.
• Planowana liczba uczestników: do 200 osób.
• Czas trwania: 5 godzin.
• Forma: spotkanie stacjonarne.
• Termin: 15 kwietnia 2026 r.
W przypadku realizacji poza granicami administracyjnymi Kalisza Wykonawca jest zobowiązany zapewnić transport uczestników z Kalisza do miejsca wydarzenia i z powrotem, w sposób skoordynowany z godzinami jego trwania, umożliwiający przetransportowanie wszystkich uczestników.
Zamawiający zastrzega prawo zmiany terminu z przyczyn niezależnych od Stron (okoliczności organizacyjne, siła wyższa, niedostępność kluczowych ekspertów). Zmiana terminu nie stanowi istotnej zmiany umowy.
3.5. Ramowy plan wydarzenia
• Wprowadzenie
• Prelekcje z udziałem specjalistów
• Przerwa kawowa
• Panel dyskusyjny z ekspertami
• Przerwa kawowa
• Zakończenie
3.6. Opis grupy docelowej
Uczestnicy: osoby zatrudnione w sektorze edukacji i nauki – nauczyciele, wykładowcy, trenerzy, urzędnicy, kadra administracyjna i pomocnicza szkół, przedszkoli, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji pozarządowych oraz uczelni, niezależnie od formy zatrudnienia.
3.7. Tematyka wydarzenia
Wydarzenie dotyczyć będzie higieny zdrowia psychicznego w miejscu pracy, work-life balance oraz równości płci. Moduły tematyczne:
• Depresja – profilaktyka, rozpoznawanie, zapobieganie, miejsca wsparcia; równość płci i zdrowie psychiczne w pracy.
• Stres – definicja, wpływ na człowieka, rodzaje stresu, strategie radzenia sobie; doświadczanie stresu w pracy ze względu na płeć.
• Komunikacja bez przemocy – dialog między ludźmi, relacje oparte na empatii, tworzenie sprawiedliwego i efektywnego środowiska pracy.
IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
4.1. Część organizacyjna
4.1.1. Sala konferencyjna i infrastruktura
Wykonawca zapewni salę konferencyjną wraz z zapleczem, dostosowaną do udziału 200 osób, spełniającą standardy bezpieczeństwa i dostępności, obejmującą:
• odpowiednią aranżację sali (miejsca dla uczestników, prelegentów, panelisty, moderatora),
• możliwość sprawnej zmiany układu sali między częścią prelekcyjną a panelem dyskusyjnym (zmiana realizowana przez Wykonawcę),
• stół recepcyjny na dwa stanowiska wraz z dwoma krzesłami, przy wejściu do sali,
• obsługę techniczną: oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony (w tym bezprzewodowe dla panelisty), projektor lub ekran, komputer do prezentacji,
• dedykowaną osobę obsługi technicznej przez cały czas trwania wydarzenia, pozostającą w stałym kontakcie z przedstawicielem Zamawiającego,
• co najmniej 50 miejsc parkingowych dostępnych dla uczestników w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu (na terenie obiektu lub w odległości nie większej niż 150 m),
• oznaczenie przestrzeni zdarzenia (potykacze lub kierunkowskazy, min. format A4, z grafiką dostarczoną przez Zamawiającego),
• dostępność dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi,
• spełnienie wymogów ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji.
4.1.2. Catering
Wykonawca zapewni dwie przerwy kawowe z ciągłym serwisem – napoje i przekąski dostępne są dla uczestników przez cały czas trwania każdej przerwy, a zasoby uzupełniane są na bieżąco.
Minimalna zawartość każdej przerwy kawowej:
• kawa, herbata (co najmniej dwa gatunki), napoje zimne (woda niegazowana i gazowana, soki owocowe),
• kruche ciastka – minimum 2 sztuki na osobę,
• ciasto do kawy (np. sernik, szarlotka, tarta owocowa lub równoważne) – minimum 2 porcje na osobę.
Obsługa cateringowa obejmuje: przygotowanie i dostarczenie posiłków, aranżację stołów, bieżące uzupełnianie jedzenia i napojów, sprzątanie po serwisie. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji cateringowej do akceptacji Zamawiającego nie później niż 5 dni przed wydarzeniem i uwzględnienia uwag Zamawiającego.
4.2. Część merytoryczna
4.2.1. Zespół ekspercki
Część merytoryczna realizowana będzie przez zespół ekspercki liczący co najmniej 5 osób, obejmujący prelegentów, panelisty oraz moderatora. Do powyższej liczby wlicza się osoby zapewniane przez Wykonawcę (w tym moderator). Zamawiający może wskazać maksymalnie dwie osoby do udziału w wydarzeniu – nie są one wliczane do minimalnej liczby.
Program merytoryczny obejmuje co najmniej:
• dwie prelekcje eksperckie,
• jeden panel dyskusyjny z udziałem minimum trzech ekspertów oraz moderatora.
Jedna osoba może pełnić więcej niż jedną rolę (prelegenta i panelisty lub moderatora), pod warunkiem zachowania ciągłości i jakości moderacji. Całość programu, wraz z przerwami, realizowana jest w czasie 5 godzin.
4.2.2. Minimalne wymagania wobec członków zespołu
• Co najmniej dwie osoby pełniące role kluczowe (prelegenci lub moderator) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze tematycznym konferencji.
• Moderator posiada co najmniej 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń konferencyjnych/szkoleniowych oraz udokumentowany udział w moderowaniu co najmniej 3 wydarzeń obejmujących panel dyskusyjny lub debatę.
• Treści merytoryczne powinny mieć charakter praktyczny, dostosowany do specyfiki pracy w sektorze edukacji i nauki.
4.2.3. Materiały edukacyjno-konferencyjne
Wykonawca dostarczy w dniu wydarzenia pakiet materiałów edukacyjno-konferencyjnych, w tym dla każdego uczestnika długopis oraz notes. Materiały oznakowane zostaną logotypami projektowymi zgodnymi z wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji projektów współfinansowanych z funduszy UE (logotypy dostarczy Zamawiający).
4.2.4. Obowiązki Wykonawcy w zakresie merytorycznym
• Współpraca merytoryczna z Zamawiającym na etapie przygotowania wydarzenia.
• Opracowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego szczegółowej agendy z podziałem na godziny nie później niż 7 dni przed wydarzeniem.
• Skład osobowy zespołu (w tym moderatora) podlega akceptacji Zamawiającego przed realizacją.
4.3. Postanowienia końcowe OPZ
Dopuszcza się realizację części zamówienia z udziałem podwykonawców. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu krótkiego raportu z przebiegu wydarzenia w terminie 7 dni od jego realizacji.
4.4. Zasady bezpieczeństwa i dostępności
Wydarzenie organizowane jest z zachowaniem zasad bezpieczeństwa uczestników i dostępności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadą równości szans i niedyskryminacji.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie realizowane będzie od dnia podpisania umowy do dnia 30 kwietnia 2026 r., przy czym wydarzenie odbędzie się w dniu 15 kwietnia 2026 r.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: wielkopolskie, Powiat: Kalisz, Gmina: Kalisz, Miejscowość: Kalisz
Time limit for receipt of tenders
2026-04-03 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: wielkopolskie, Powiat: Kalisz, Gmina: Kalisz, Miejscowość: Kalisz
Category assortment
Training
Food services
Hotels
Event planning
Food services
Hotels
Event planning
Buyer details
Fundacja Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości
Adama Asnyka 65
62-800 Kalisz
Województwo: wielkopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6181003820
Adama Asnyka 65
62-800 Kalisz
Województwo: wielkopolskie
Kraj: Polska
NIP: 6181003820
