Kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Włoch (Mediolan) obejmującej udział w w Targach TUTTOFOOD 2026, połączonej ze spotkaniami biznesowymi w Mediolanie, odbywającej się w terminie 10-14.05.2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” (2/M/IPH/PCE/2026)
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Mediolanu (Włochy), obejmującej udział w Targach TUTTOOOD 2026 oraz organizację spotkań B2B, odbywającej się w terminie 10 – 14 maja 2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Organizacja misji gospodarczej do Mediolanu, w tym:
1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na
a) Zakup usługi transportu i ubezpieczenia 12 osób poprzez organizację przelotu na trasie :
• Warszawa – Mediolan – wylot w dniu 10.05.2026 r. w godzinach 08:00 – 14.00, uwzględniając: lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących
• Mediolan – Warszawa wylot: w dniu 14.05.2026 r. w godzinach 14:00 – 21:00, uwzględniając lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących
• Cena biletu obejmować powinna możliwość jednej zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów – Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu biletów lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji najpóźniej do 7 dni przed planowanym wylotem, wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji.
• Wszyscy uczestnicy misji muszą podróżować razem, tym samym lotem.
• Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lotów uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert.
• Wykonawca przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podróży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy.
b) Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji (12 osób+kierowca):
• z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo – Handlowej w Białymstoku ul. Antoniukowska 7.
• z lotniska w Mediolanie do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 10.05.2026 r.
• z hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Mediolanie w dniu 14.05.2026 r.
• autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany (min. 20 kg i podręczny wszystkich uczestników misji)
• wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
c) Wykonawca zapewni uczestnikom misji w dniach 11 – 14.05.2026 r. dojazd na teren targów Fiera Milano z centrum Mediolanu (ze stacji Cairoli, Cordusio, Cadorna lub Milan Porta Venezia) oraz powrót po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie biletów lokalnego transportu publicznego (metro lub równoważny środek transportu publicznego). Koszty przejazdów ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty.
d) Zakup ubezpieczenia dla wszystkich 12 uczestników misji w zakresie NNW (m.in. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 150 tys. EUR/os) na czas podróży (dla 12 osób)
1.2. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu min. 4 – gwiazdkowym, dla 12 osób w terminie 10-14.05.2026 r. w Mediolanie. Wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących oraz objęte usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności.
b) hotel musi znajdować się w centralnej części Mediolanu, jego położenie powinno być dogodne względem stacji metra Cairoli, Cordusio, Cadorna lub Milan Porta Venezia – dojście pieszo z hotelu do metra do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy; wskazanie lokalizacji ma charakter funkcjonalny i służy zapewnieniu efektywnej realizacji programu misji.
c) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
d) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu.
e) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie, niezwłocznie, do przedstawienia Zamawiającemu, co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów.
f) Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników misji.
g) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Włoch tj. 192 EUR dziennie za osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania ofertowego.
h) w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu (np. podatek miejski, opłata klimatyczna, itp.).
1.3. Zapewnienie wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej
Zapewnienia wyżywienia wszystkim uczestnikom misji (12 osób) w tym:
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 11-14.05.2026 r.
- Organizacja kolacji na terenie Mediolanu dla 12 osób w dniach 10 – 13.05.2026 r. świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki).
Restauracja powinna znajdować się w lokalizacji umożliwiającej dojście pieszo z hotelu w czasie nie dłuższym niż 15 minut - zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy
1.4. Zapewnienie wstępu na wydarzenia w trakcje misji gospodarczej
a) Zakup kart wstępu dla 12 osób na Targi TUTTOFOOD 2026 w dniach 11-14.05.2026 r.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
c) Zakupione bilety powinny być przekazane Zmawiającemu najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej.
1.5. Zapewnienie wynajęcia sali wraz z usługą cateringową w celu organizacji spotkań B2B
a) wynajem sali na potrzeby organizacji spotkań z przedsiębiorcami oraz przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu. Sala musi znajdować się w miejscu dobrze skomunikowanym z miejscem zakwaterowania uczestników misji. Dojście pieszo z hotelu do miejsca spotkania nie może przekraczać 25 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy lub dojazd transportem publicznym do 20 minut zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: transport publiczny (metro lub równoważny środek transportu publicznego).
b) Spotkanie odbędzie się 11 lub 13 maja 2026 r., w godzinach pomiędzy 10:00 a 13:00. Dokładne daty i godziny zostaną ustalone i podane Wykonawcy bliżej terminy wyjazdu.
Sala powinna pomieścić ok. 30 osób. Sala powinna być wyposażona w niezbędny sprzęt do przeprowadzenia spotkań (np. projektor, ekran, nagłośnienie, dostęp do Wi-Fi, stoły i krzesła ustawione konferencyjnie lub warsztatowo – ustawienie zostanie ustalone bliżej terminu spotkania).
b) Wykonawca zapewni napoje (kawa, herbata, woda) oraz poczęstunek, w tym: ciasta/ciastka w ilości co najmniej 3 sztuk na osobę, owoce oraz przekąski typu finger food – co najmniej 3 różne rodzaje, w ilości 3 sztuk na osobę – dla uczestników spotkań. Usługa cateringowa będzie rozliczana ryczałtowo jako stała stawka za jedno spotkanie, niezależnie od liczby uczestników (przy czym minimalna liczba uczestników wynosi 20, a maksymalna nie przekroczy 30 osób). Zamawiający przekaże informację o planowanej liczbie uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem, jednak stawka ryczałtowa pozostaje niezmienna. Catering powinien być przygotowany w formie samoobsługowej i dostępny przez cały czas trwania spotkania
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania misji gospodarczej do Mediolanu (Włochy), obejmującej udział w Targach TUTTOOOD 2026 oraz organizację spotkań B2B, odbywającej się w terminie 10 – 14 maja 2026 r. w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Organizacja misji gospodarczej do Mediolanu, w tym:
1.1. Zapewnienie transportu w trakcie trwania misji gospodarczej. Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni podróżować łącznie, jednym środkiem transportu. Usługa polega na
a) Zakup usługi transportu i ubezpieczenia 12 osób poprzez organizację przelotu na trasie :
• Warszawa – Mediolan – wylot w dniu 10.05.2026 r. w godzinach 08:00 – 14.00, uwzględniając: lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących
• Mediolan – Warszawa wylot: w dniu 14.05.2026 r. w godzinach 14:00 – 21:00, uwzględniając lot bezpośredni, min. 1 bagaż rejestrowany o wadze min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących
• Cena biletu obejmować powinna możliwość jednej zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży
• Cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie podatki, opłaty lotniskowe i manipulacyjne związane z podróżą
• Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej samodzielnej odprawy na lotniskach w klasycznych lub automatycznych stanowiskach check in albo dokona odprawy internetowej w imieniu wszystkich pasażerów – Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu biletów lotniczych lub potwierdzeń rezerwacji najpóźniej do 7 dni przed planowanym wylotem, wraz z informacją o przydzielonych miejscach w samolocie (numer miejsca dla każdego pasażera), o ile przydział miejsc jest możliwy na etapie wystawienia biletu lub rezerwacji.
• Wszyscy uczestnicy misji muszą podróżować razem, tym samym lotem.
• Zamawiający ma prawo wezwać Oferenta do przedstawienia propozycji lotów uwzględnionych w ofercie po zakończeniu terminu składania ofert.
• Wykonawca przedstawi propozycje najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny i czasu podróży w co najmniej klasie ekonomicznej w obu kierunkach w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia podpisania umowy.
b) Zapewnienie transferu (autobus/bus) dla uczestników misji (12 osób+kierowca):
• z siedziby Izby Przemysłowo-Handlowej w Białystoku, ul. Antoniukowska 7 na lotnisko w Warszawie oraz w drodze powrotnej z lotniska w Warszawie do siedziby Izby Przemysłowo – Handlowej w Białymstoku ul. Antoniukowska 7.
• z lotniska w Mediolanie do hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej w dniu 10.05.2026 r.
• z hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji gospodarczej, na lotnisko w Mediolanie w dniu 14.05.2026 r.
• autobus/bus powinien mieć wystarczającą ilość miejsca na bagaż rejestrowany (min. 20 kg i podręczny wszystkich uczestników misji)
• wszelkie koszty związane z zatrudnieniem kierowców, opłatami parkingowymi, mandatami, przejazdami płatnymi odcinkami dróg ponosi Wykonawca.
c) Wykonawca zapewni uczestnikom misji w dniach 11 – 14.05.2026 r. dojazd na teren targów Fiera Milano z centrum Mediolanu (ze stacji Cairoli, Cordusio, Cadorna lub Milan Porta Venezia) oraz powrót po zakończeniu wydarzenia, poprzez zapewnienie biletów lokalnego transportu publicznego (metro lub równoważny środek transportu publicznego). Koszty przejazdów ponosi Wykonawca i powinny zostać uwzględnione w cenie oferty.
d) Zakup ubezpieczenia dla wszystkich 12 uczestników misji w zakresie NNW (m.in. 25 tys. EUR/os.), KL i pomoc assistance (min. 150 tys. EUR/os) na czas podróży (dla 12 osób)
1.2. Zapewnienie noclegu w trakcie trwania misji gospodarczej
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu min. 4 – gwiazdkowym, dla 12 osób w terminie 10-14.05.2026 r. w Mediolanie. Wymagane są pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z indywidualną łazienką, klimatyzacją i bezpłatnym, nielimitowanym dostępem do wi-fi. Wszystkie pokoje muszą być dla osób niepalących oraz objęte usługą codziennego sprzątania. Hotel nie może żądać od gości okazania karty płatniczej/ kredytowej ani uiszczenia opłaty gotówkowej w celu zameldowania lub gwarantowania jakichkolwiek płatności.
b) hotel musi znajdować się w centralnej części Mediolanu, jego położenie powinno być dogodne względem stacji metra Cairoli, Cordusio, Cadorna lub Milan Porta Venezia – dojście pieszo z hotelu do metra do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy; wskazanie lokalizacji ma charakter funkcjonalny i służy zapewnieniu efektywnej realizacji programu misji.
c) hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
d) Wszyscy uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w jednym hotelu.
e) Wykonawca, po wyborze jego oferty, zobowiązany będzie, niezwłocznie, do przedstawienia Zamawiającemu, co najmniej trzech propozycji hoteli spełniających określone w specyfikacji wymagania. Zamawiający dokona wyboru jednego z przedstawionych obiektów.
f) Zamawiający informuje, że nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonanych z pokoi hotelowych przez uczestników misji oraz kosztów związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini baru. Ewentualne ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników misji.
g) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Włoch tj. 192 EUR dziennie za osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania ofertowego.
h) w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu (np. podatek miejski, opłata klimatyczna, itp.).
1.3. Zapewnienie wyżywienia w trakcie trwania misji gospodarczej
Zapewnienia wyżywienia wszystkim uczestnikom misji (12 osób) w tym:
- śniadanie (w hotelu, w którym uczestnicy misji mają zapewniony nocleg) – w dniach: 11-14.05.2026 r.
- Organizacja kolacji na terenie Mediolanu dla 12 osób w dniach 10 – 13.05.2026 r. świadczonych w restauracji z obsługą kelnerską lub w formie bufetu. Posiłek powinien się składać z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki).
Restauracja powinna znajdować się w lokalizacji umożliwiającej dojście pieszo z hotelu w czasie nie dłuższym niż 15 minut - zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy
1.4. Zapewnienie wstępu na wydarzenia w trakcje misji gospodarczej
a) Zakup kart wstępu dla 12 osób na Targi TUTTOFOOD 2026 w dniach 11-14.05.2026 r.
b) Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów oraz ureguluje należności za bilety.
c) Zakupione bilety powinny być przekazane Zmawiającemu najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej.
1.5. Zapewnienie wynajęcia sali wraz z usługą cateringową w celu organizacji spotkań B2B
a) wynajem sali na potrzeby organizacji spotkań z przedsiębiorcami oraz przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu. Sala musi znajdować się w miejscu dobrze skomunikowanym z miejscem zakwaterowania uczestników misji. Dojście pieszo z hotelu do miejsca spotkania nie może przekraczać 25 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: pieszy lub dojazd transportem publicznym do 20 minut zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - tryb wyznaczania trasy: transport publiczny (metro lub równoważny środek transportu publicznego).
b) Spotkanie odbędzie się 11 lub 13 maja 2026 r., w godzinach pomiędzy 10:00 a 13:00. Dokładne daty i godziny zostaną ustalone i podane Wykonawcy bliżej terminy wyjazdu.
Sala powinna pomieścić ok. 30 osób. Sala powinna być wyposażona w niezbędny sprzęt do przeprowadzenia spotkań (np. projektor, ekran, nagłośnienie, dostęp do Wi-Fi, stoły i krzesła ustawione konferencyjnie lub warsztatowo – ustawienie zostanie ustalone bliżej terminu spotkania).
b) Wykonawca zapewni napoje (kawa, herbata, woda) oraz poczęstunek, w tym: ciasta/ciastka w ilości co najmniej 3 sztuk na osobę, owoce oraz przekąski typu finger food – co najmniej 3 różne rodzaje, w ilości 3 sztuk na osobę – dla uczestników spotkań. Usługa cateringowa będzie rozliczana ryczałtowo jako stała stawka za jedno spotkanie, niezależnie od liczby uczestników (przy czym minimalna liczba uczestników wynosi 20, a maksymalna nie przekroczy 30 osób). Zamawiający przekaże informację o planowanej liczbie uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem, jednak stawka ryczałtowa pozostaje niezmienna. Catering powinien być przygotowany w formie samoobsługowej i dostępny przez cały czas trwania spotkania
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-03-27 09:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Other
Food services
Hotels
Purchase, sale and rental of property
Insurance
Food services
Hotels
Purchase, sale and rental of property
Insurance
Buyer details
Izba Przemysłowo - Handlowa w Białymstoku
Antoniukowska 7
15-740 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421000158
Antoniukowska 7
15-740 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421000158
