ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/2026 - świadczenie usług na stanowisku Senior UX/UI specialist (Zmiana terminu składania ofert z dnia 04.05.2026 r. na dzień 07.05.2026 r. Wydłużenie terminu następuje na wniosek potencjalnego Wykonawcy w celu umożliwienia przygotowania rzetelnej oferty. Pozostałe warunki zapytania pozostają bez zmian)
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPW.01.01-IP.01-1676/25 - SmartOrg - innowacyjna platforma SaaS HRTech do zapewnienia równości płac
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług na stanowisku Senior UX/UI specialist. Zamawiający szacuje, że przedmiot zamówienia może być wykonany w czasie około 1 064 roboczogodzin (przewidywany okres świadczenia usług: około 11 miesięcy w okresie 05.2026 – 03.2027). Rozliczenie będzie następowało etapami wg ustalonego harmonogramu, w formie umowy cywilnoprawnej/umowy B2B.
W ramach realizacji zadań objętych niniejszym Zapytaniem Ofertowym Senior UX/UI specialist będzie odpowiedzialny za*:
Zadanie 1:
Zakres obowiązków designera w projekcie SmartOrg obejmuje tworzenie estetycznych, funkcjonalnych i intuicyjnych interfejsów aplikacji SaaS, które wspierają użytkowników w zarządzaniu zgodnością z dyrektywą UE 2023/970 dotyczącą jawności i równości wynagrodzeń.
Projektowanie interfejsów użytkownika (UI)
● Przygotowanie końcowych makiet wizualnych na podstawie wytycznych UX, z dbałością o hierarchię informacji, czytelność i estetykę.
● Projektowanie responsywnych ekranów aplikacji webowej, zapewniających komfort użytkowania na różnych urządzeniach.
● Dobór kolorystyki, typografii, ikonografii i elementów graficznych spójnych z identyfikacją wizualną SmartOrg.
Integracja z technologiami i optymalizacja
● Współpraca z zespołem programistów przy wdrażaniu zaprojektowanych elementów, zapewniając możliwość efektywnej implementacji.
● Optymalizacja interfejsu pod kątem wydajności, szybkości ładowania oraz zgodności z najnowszymi standardami webowymi.
● Projektowanie mikrowsparć użytkownika (mikrointerakcji i animacji) w celu poprawy doświadczenia obsługi (np. animowane powiadomienia, dynamiczne przyciski).
Zapewnienie użyteczności i dostępności
● Zastosowanie zasad dostępności WCAG, aby platforma była dostosowana do użytkowników o różnych potrzebach (np. osoby z niepełnosprawnościami).
● Projektowanie intuicyjnego, prostego w obsłudze systemu nawigacji i interakcji, zgodnie z heurystykami użyteczności Nielsena.
● Redukcja błędów użytkownika przez odpowiednie komunikaty i podpowiedzi w interfejsie.
Wsparcie dokumentacji i materiałów promocyjnych
● Tworzenie wzorników (pattern libraries, design tokens) i komponentów UI dla zapewnienia spójności wizualnej i ułatwienia skalowalności designu.
● Przygotowanie materiałów wizualnych do kampanii marketingowych (infografiki, animacje, grafiki promocyjne).
● Udział w tworzeniu brand booka i wewnętrznych standardów wizualnych platformy.
Zadanie 2
● Projektowanie i wdrażanie spójnych szablonów graficznych dla komunikacji PR, w tym: zaproszeń na eventy, infografik, press release’ów i materiałów eksperckich (case studies, raporty).
● Tworzenie oraz optymalizacja interfejsu użytkownika narzędzi eventowych (np. formularze rejestracji, landing pages wydarzeń, ekrany webinarów i śniadań HR) – zapewnienie łatwej obsługi dla wszystkich grup odbiorców.
● Projektowanie oprawy wizualnej do serii video-expert interviews i innych materiałów promocyjnych: intro/outro, layouty grafiki, animacje, grafiki do kanałów YouTube/LinkedIn.
● Współpraca z zespołem PR i marketingu celem integracji treści i grafiki z identyfikacją wizualną SmartOrg; wdrożenie poprawek na podstawie analizy zaangażowania użytkowników.
● Zapewnienie dostępności materiałów i ich zgodności z identyfikacją branżową HR, prawa pracy oraz nowoczesnej technologii SaaS.
● Współpraca z zespołem programistów przy wdrażaniu zaprojektowanych elementów, zapewniając możliwość efektywnej implementacji.
● Optymalizacja interfejsu pod kątem wydajności, szybkości ładowania oraz zgodności z najnowszymi standardami webowymi.
● Projektowanie mikrowsparć użytkownika (mikrointerakcji i animacji) w celu poprawy doświadczenia obsługi (np. animowane powiadomienia, dynamiczne przyciski).
Zadanie 3
● Analizowanie i opracowanie specyfikacji prezentacji treści SmartOrg w systemach LLM, współpraca z prompt inżynierami, by zapewnić spójny i skuteczny przekaz wizualny i funkcjonalny.
● Projektowanie intuicyjnych, estetycznych i responsywnych elementów UI do personalizowanego PR i komunikacji mailowej wspieranej przez LLM, optymalizując interakcję użytkowników.
● Tworzenie atrakcyjnych szablonów wizualnych i layoutów do cotygodniowych artykułów na LinkedIn, serii mini-raportów, podcastów i webinarów, zapewniając spójność z identyfikacją marki i angażującą formę przekazu.
● Wsparcie wizualne działań współpracy z influencerami i ambasadorami, a także materiały promocyjne eventów branżowych.
● Testowanie użyteczności i iteracyjne poprawki interfejsu na podstawie feedbacku użytkowników i danych analitycznych w celu maksymalizacji satysfakcji i zaangażowania odbiorców.
*W przypadkach, gdy Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zamówienia nazwami programów, produktów, normami, aprobatami, specyfikacjami technicznymi i systemami odniesienia, bądź wskazuje znaki towarowe, patenty lub źródło pochodzenia (nazwy producentów lub urządzeń), postanowienia te należy odczytywać jako przykładowe, a Wykonawca ma każdorazowo prawo zastosowania rozwiązania równoważnego, które spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcje i walory użytkowe produktu wskazanego z nazwy. Nazwy handlowe programów, produktów użyte w opisie przedmiotu zamówienia powinny być traktowane jedynie jako definicje standardu, jakiego wymaga Zamawiający.
Zamawiający szacuje, iż średnie miesięczne zaangażowanie Wykonawcy związane ze świadczeniem usług na stanowisku Senior UX/UI specialist podczas realizacji projektu wynosić będzie średnio około 100 godzin miesięcznie.
Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na rzecz Spółki autorskich praw majątkowych do wszelkich utworów, które zostaną stworzone w ramach wykonywania zadań objętych niniejszym Zapytaniem Ofertowym, na wszystkich znanych obecnie polach eksploatacji.
Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (pod rygorem odrzucenia wszystkich ofert danego Oferenta).
Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.
Nie dopuszcza się możliwości złożenia ofert częściowych. Oferta musi obejmować całość zamówienia.
Czas trwania zamówienia
Termin realizacji zamówienia obejmuje okres około 11 miesięcy od dnia podpisania umowy (planowane: maj 2026).
Termin realizacji zamówienia może ulec wydłużeniu w przypadku otrzymania zgody na wydłużenie okresu realizacji projektu przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości lub w sytuacji, w której sfinalizowanie prac w zaplanowanym terminie nie będzie możliwe z powodu uzasadnionych okoliczności niemożliwych do przewidzenia na etapie niniejszego postępowania i podpisania umowy z Wykonawcą.
Płatności i wynagrodzenie
Wynagrodzenie będzie wypłacane Wykonawcy przez Zamawiającego wg harmonogramu, jaki zostanie ustalony w zawartej umowie, pod warunkiem odbioru i zatwierdzenia wyników prac protokołem odbioru wystawionego przez Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość płatności zaliczkowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Elbląg, Gmina: Elbląg, Miejscowość: Elbląg
FEPW.01.01-IP.01-1676/25 - SmartOrg - innowacyjna platforma SaaS HRTech do zapewnienia równości płac
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług na stanowisku Senior UX/UI specialist. Zamawiający szacuje, że przedmiot zamówienia może być wykonany w czasie około 1 064 roboczogodzin (przewidywany okres świadczenia usług: około 11 miesięcy w okresie 05.2026 – 03.2027). Rozliczenie będzie następowało etapami wg ustalonego harmonogramu, w formie umowy cywilnoprawnej/umowy B2B.
W ramach realizacji zadań objętych niniejszym Zapytaniem Ofertowym Senior UX/UI specialist będzie odpowiedzialny za*:
Zadanie 1:
Zakres obowiązków designera w projekcie SmartOrg obejmuje tworzenie estetycznych, funkcjonalnych i intuicyjnych interfejsów aplikacji SaaS, które wspierają użytkowników w zarządzaniu zgodnością z dyrektywą UE 2023/970 dotyczącą jawności i równości wynagrodzeń.
Projektowanie interfejsów użytkownika (UI)
● Przygotowanie końcowych makiet wizualnych na podstawie wytycznych UX, z dbałością o hierarchię informacji, czytelność i estetykę.
● Projektowanie responsywnych ekranów aplikacji webowej, zapewniających komfort użytkowania na różnych urządzeniach.
● Dobór kolorystyki, typografii, ikonografii i elementów graficznych spójnych z identyfikacją wizualną SmartOrg.
Integracja z technologiami i optymalizacja
● Współpraca z zespołem programistów przy wdrażaniu zaprojektowanych elementów, zapewniając możliwość efektywnej implementacji.
● Optymalizacja interfejsu pod kątem wydajności, szybkości ładowania oraz zgodności z najnowszymi standardami webowymi.
● Projektowanie mikrowsparć użytkownika (mikrointerakcji i animacji) w celu poprawy doświadczenia obsługi (np. animowane powiadomienia, dynamiczne przyciski).
Zapewnienie użyteczności i dostępności
● Zastosowanie zasad dostępności WCAG, aby platforma była dostosowana do użytkowników o różnych potrzebach (np. osoby z niepełnosprawnościami).
● Projektowanie intuicyjnego, prostego w obsłudze systemu nawigacji i interakcji, zgodnie z heurystykami użyteczności Nielsena.
● Redukcja błędów użytkownika przez odpowiednie komunikaty i podpowiedzi w interfejsie.
Wsparcie dokumentacji i materiałów promocyjnych
● Tworzenie wzorników (pattern libraries, design tokens) i komponentów UI dla zapewnienia spójności wizualnej i ułatwienia skalowalności designu.
● Przygotowanie materiałów wizualnych do kampanii marketingowych (infografiki, animacje, grafiki promocyjne).
● Udział w tworzeniu brand booka i wewnętrznych standardów wizualnych platformy.
Zadanie 2
● Projektowanie i wdrażanie spójnych szablonów graficznych dla komunikacji PR, w tym: zaproszeń na eventy, infografik, press release’ów i materiałów eksperckich (case studies, raporty).
● Tworzenie oraz optymalizacja interfejsu użytkownika narzędzi eventowych (np. formularze rejestracji, landing pages wydarzeń, ekrany webinarów i śniadań HR) – zapewnienie łatwej obsługi dla wszystkich grup odbiorców.
● Projektowanie oprawy wizualnej do serii video-expert interviews i innych materiałów promocyjnych: intro/outro, layouty grafiki, animacje, grafiki do kanałów YouTube/LinkedIn.
● Współpraca z zespołem PR i marketingu celem integracji treści i grafiki z identyfikacją wizualną SmartOrg; wdrożenie poprawek na podstawie analizy zaangażowania użytkowników.
● Zapewnienie dostępności materiałów i ich zgodności z identyfikacją branżową HR, prawa pracy oraz nowoczesnej technologii SaaS.
● Współpraca z zespołem programistów przy wdrażaniu zaprojektowanych elementów, zapewniając możliwość efektywnej implementacji.
● Optymalizacja interfejsu pod kątem wydajności, szybkości ładowania oraz zgodności z najnowszymi standardami webowymi.
● Projektowanie mikrowsparć użytkownika (mikrointerakcji i animacji) w celu poprawy doświadczenia obsługi (np. animowane powiadomienia, dynamiczne przyciski).
Zadanie 3
● Analizowanie i opracowanie specyfikacji prezentacji treści SmartOrg w systemach LLM, współpraca z prompt inżynierami, by zapewnić spójny i skuteczny przekaz wizualny i funkcjonalny.
● Projektowanie intuicyjnych, estetycznych i responsywnych elementów UI do personalizowanego PR i komunikacji mailowej wspieranej przez LLM, optymalizując interakcję użytkowników.
● Tworzenie atrakcyjnych szablonów wizualnych i layoutów do cotygodniowych artykułów na LinkedIn, serii mini-raportów, podcastów i webinarów, zapewniając spójność z identyfikacją marki i angażującą formę przekazu.
● Wsparcie wizualne działań współpracy z influencerami i ambasadorami, a także materiały promocyjne eventów branżowych.
● Testowanie użyteczności i iteracyjne poprawki interfejsu na podstawie feedbacku użytkowników i danych analitycznych w celu maksymalizacji satysfakcji i zaangażowania odbiorców.
*W przypadkach, gdy Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zamówienia nazwami programów, produktów, normami, aprobatami, specyfikacjami technicznymi i systemami odniesienia, bądź wskazuje znaki towarowe, patenty lub źródło pochodzenia (nazwy producentów lub urządzeń), postanowienia te należy odczytywać jako przykładowe, a Wykonawca ma każdorazowo prawo zastosowania rozwiązania równoważnego, które spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia oraz funkcje i walory użytkowe produktu wskazanego z nazwy. Nazwy handlowe programów, produktów użyte w opisie przedmiotu zamówienia powinny być traktowane jedynie jako definicje standardu, jakiego wymaga Zamawiający.
Zamawiający szacuje, iż średnie miesięczne zaangażowanie Wykonawcy związane ze świadczeniem usług na stanowisku Senior UX/UI specialist podczas realizacji projektu wynosić będzie średnio około 100 godzin miesięcznie.
Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na rzecz Spółki autorskich praw majątkowych do wszelkich utworów, które zostaną stworzone w ramach wykonywania zadań objętych niniejszym Zapytaniem Ofertowym, na wszystkich znanych obecnie polach eksploatacji.
Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (pod rygorem odrzucenia wszystkich ofert danego Oferenta).
Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.
Nie dopuszcza się możliwości złożenia ofert częściowych. Oferta musi obejmować całość zamówienia.
Czas trwania zamówienia
Termin realizacji zamówienia obejmuje okres około 11 miesięcy od dnia podpisania umowy (planowane: maj 2026).
Termin realizacji zamówienia może ulec wydłużeniu w przypadku otrzymania zgody na wydłużenie okresu realizacji projektu przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości lub w sytuacji, w której sfinalizowanie prac w zaplanowanym terminie nie będzie możliwe z powodu uzasadnionych okoliczności niemożliwych do przewidzenia na etapie niniejszego postępowania i podpisania umowy z Wykonawcą.
Płatności i wynagrodzenie
Wynagrodzenie będzie wypłacane Wykonawcy przez Zamawiającego wg harmonogramu, jaki zostanie ustalony w zawartej umowie, pod warunkiem odbioru i zatwierdzenia wyników prac protokołem odbioru wystawionego przez Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość płatności zaliczkowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Elbląg, Gmina: Elbląg, Miejscowość: Elbląg
Time limit for receipt of tenders
2026-05-07 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: warmińsko-mazurskie, Powiat: Elbląg, Gmina: Elbląg, Miejscowość: Elbląg
Category assortment
Internet and telephone services
Software development
Consultancy
Printing services
Software development
Consultancy
Printing services
Buyer details
SmartOrg Sp. z o.o.
Powstańców Warszawskich 7 lok. 2
82-300 Elbląg
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5783174812
Powstańców Warszawskich 7 lok. 2
82-300 Elbląg
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5783174812
