Zapytanie ofertowe nr 12/FERS/0197/2026 - Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej dla wdrożenia czterech nowych modułów elektronicznego obiegu dokumentów z wykorzystaniem platformy WebCon BPS oraz ich integracją z istniejącymi systemami dla potrzeb Akademii WSB.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.03.01-IP.08-0197/24 - Rozwój, Edukacja, Nauka bez barier. Akademia WSB dostępna i wspierająca wszystkich interesariuszy Uczelni
UWAGA!
Wydłużono termin składania ofert do dnia 11.05.2026 r. do godz. 10.00. Dodano zaktualizowane zapytanie ofertowe nr 12 FERS 0197 2026_04.05.2026.
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej obejmującej zaprojektowanie i opis procesów oraz wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dla wdrożenia czterech nowych modułów elektronicznego obiegu dokumentów w środowisku Uczelni wyższej, z wykorzystaniem platformy WebCon BPS oraz ich integracją z istniejącymi systemami dla potrzeb Akademii WSB. Analiza przedwdrożeniowa obejmuje:
1) Digitalizację procesów dotyczących rozliczeń ze studentami- elektroniczne składanie podań o udzielenie bonifikaty, zwrot nadpłaty oraz rozłożenie zaległości na raty;
2) Digitalizację procesu składania aplikacji na wyjazdy mobilnościowe w ramach Erasmus;
3) E-obieg zgłaszania potrzeb związanych z dostosowaniem procesu dydaktyki i obsługi dla osób z niepełnosprawnością (OzN) oraz osób o szczególnych potrzebach (OSP);
4) Automatyzację i cyfryzację wybranych elementów procesu praktyk studenckich.
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027, Priorytet III „Dostępność i usługi dla osób z niepełnosprawnościami”, Działanie 03.01 „Dostępność szkolnictwa wyższego”. W związku z powyższym, zgodnie z art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060, ustawą o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami z dnia 19 lipca 2019 r., ustawą dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych z dnia 4 kwietnia 2019 roku, Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 z dnia 17 kwietnia 2019 r. w sprawie wymogów dostępności produktów i usług oraz zasadą dostępności uniwersalnej, Zamawiający wymaga, aby moduły objęte analizą były w pełni dostępne dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności oraz dla osób o szczególnych potrzebach. Zaproponowane rozwiązania muszą spełniać wymogi określone w Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.
Szczegółowe informacje dotyczące Opisu Przedmiotu Zamówienia znajdują się w Załączniku nr 1 - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia.
Docelowe procesy powinny zapewniać pełną transparentność, automatyzację i ułatwienia dla wszystkich uczestników, spełniać wymagania formalno-prawne, a także umożliwiać bieżącą kontrolę każdego procesu.
Analiza powinna obejmować:
a) analizę i opis wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych oraz integracyjnych do obsługi procesu w WebCon BPS,
b) analizę przepływu dokumentów i informacji w całych procesach,
c) weryfikację obecnego poziomu zapewnienia dostępności cyfrowej dla osób ze szczególnymi potrzebami zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) identyfikację integracji z innymi systemami,
e) opracowanie map procesów i mechanizmów akceptacji,
f) opracowanie schematów procesów, zdefiniowanie ról i uprawnień dla użytkowników systemu,
g) przygotowanie modeli danych i słowników,
h) przygotowanie kompletnej dokumentacji analitycznej,
i) wycenę prac oraz zakładane terminy,
Cel analizy:
a) szczegółowe odwzorowanie i opisanie wymagań procesowych oraz informatycznych dla wdrożenia systemu obsługującego wyżej wymienione procesy,
b) zmapowanie i optymalizacja przepływu danych pomiędzy poszczególnymi etapami oraz działami,
c) identyfikacja punktów automatyzacji, potencjalnych integracji oraz miejsc newralgicznych,
d) opracowanie rekomendacji architektury rozwiązania oraz wskazanie kluczowych funkcjonalności,
e) wskazanie wymagań integracyjnych (np. z systemami dziekanatowymi, systemem poczty, archiwami, itp.),
f) rekomendacja architektury rozwiązania,
g) przygotowanie schematów/sprawozdań i przykładowych makiet interfejsów,
h) wskazanie niezbędnych zmian w zakresie dostosowania systemu dla osób ze szczególnymi potrzebami
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a) przeprowadzenia szczegółowej analizy procesów w stanie obecnym (AS-IS) oraz docelowym (TO-BE),
b) współpracy z przedstawicielami Uczelni, w szczególności poprzez udział w spotkaniach roboczych, warsztatach analitycznych oraz konsultacjach merytorycznych,
c) opracowania map procesów, obejmujących przebieg obiegu dokumentów, punkty decyzyjne oraz role uczestników procesu,
d) przygotowania raportu końcowego, zawierającego co najmniej:
i. opis wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych,
ii. schematy i mapy obiegu dokumentów oraz procesów,
iii. dokumentację ról i uprawnień użytkowników,
iv. rekomendacje w zakresie rozwiązań IT oraz integracji z systemami zewnętrznymi,
v. identyfikację obszarów możliwej automatyzacji oraz potencjalnych ryzyk wdrożeniowych,
vi. zakres dostosowania do potrzeb osób z niepełnosprawnością lub/i zakres zastosowanych zasad projektowania uniwersalnego wraz ze wskazaniem wytycznych wynikających z podstawy prawnej i/lub dobrych praktyk,
vii. projekt architektury rozwiązania w oparciu o platformę WebCon BPS,
viii. propozycję harmonogramu wdrożenia wraz z szacunkowym zapotrzebowaniem na zasoby oraz całkowitą wyceną kosztów.
Zamawiający wymaga, aby wszystkie dokumenty dostarczone w formie elektronicznej były przygotowane w sposób dostępny cyfrowo, tj. w szczególności w sposób czytelny i przyjazny dla użytkowników ze szczególnymi potrzebami, w języku polskim, z uwzględnieniem potrzeb różnych odbiorców, w tym osób korzystających z narzędzi wspomagających dostęp do treści, zgodnie z zasadami i dobrymi praktykami tworzenia dostępnych dokumentów cyfrowych.
Termin realizacji przedmiotu zamówienia - 3 miesiące od daty podpisania umowy.
Miejsce realizacji zamówienia - Akademia WSB, ul. Cieplaka 1C, 41-300 Dąbrowa Górnicza.
Wykonawca w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy z Zamawiającym zobowiązany będzie wnieść zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 10 000,00 zł.
Zabezpieczenie może być wnoszone, według wyboru Wykonawcy, w jednej z poniżej wymienionych form:
1) pieniądzu;
2) poręczeniu bankowym lub poręczeniu spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) gwarancji bankowej;
4) gwarancji ubezpieczeniowej.
W przypadku złożenia tytułem zabezpieczenia należytego wykonania Umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, Zamawiający dopuszcza gwarancję w postaci bezwarunkowej, nieodwołalnej i płatnej na pierwsze żądanie o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego, także co do formy, wartości i okresu ważności.
W przypadku złożenia zabezpieczenia należytego wykonania Umowy w formie pieniężnej Wykonawca przekaże zabezpieczenie przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego tytułem: Zabezpieczenie należytego wykonania umowy – Zapytanie ofertowe nr 12/FERS/0197/2026
Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy służy pokryciu roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę.
Zamawiający ma prawo do wykorzystania całości lub części zabezpieczenia w szczególności na pokrycie:
1) kar umownych naliczonych zgodnie z Umową,
2) kosztów usunięcia wad lub usterek, jeżeli Wykonawca nie usunie ich w wyznaczonym terminie,
3) kosztów wykonania zastępczego w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę,
4) innych roszczeń Zamawiającego wynikających z Umowy.
W przypadku wykorzystania części zabezpieczenia, Wykonawca zobowiązany jest do jego uzupełnienia do pełnej wysokości określonej w ust. 1 w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania od Zamawiającego.
Strony postanawiają, iż kwota wskazana w ust. 1 zostanie zwrócona w ciągu 30 dni po odbiorze końcowym i uznaniu przez Zamawiającego należytego wykonania całego Przedmiotu Umowy.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: śląskie, Powiat: Dąbrowa Górnicza, Gmina: Dąbrowa Górnicza, Miejscowość: Dąbrowa Górnicza
FERS.03.01-IP.08-0197/24 - Rozwój, Edukacja, Nauka bez barier. Akademia WSB dostępna i wspierająca wszystkich interesariuszy Uczelni
UWAGA!
Wydłużono termin składania ofert do dnia 11.05.2026 r. do godz. 10.00. Dodano zaktualizowane zapytanie ofertowe nr 12 FERS 0197 2026_04.05.2026.
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej obejmującej zaprojektowanie i opis procesów oraz wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dla wdrożenia czterech nowych modułów elektronicznego obiegu dokumentów w środowisku Uczelni wyższej, z wykorzystaniem platformy WebCon BPS oraz ich integracją z istniejącymi systemami dla potrzeb Akademii WSB. Analiza przedwdrożeniowa obejmuje:
1) Digitalizację procesów dotyczących rozliczeń ze studentami- elektroniczne składanie podań o udzielenie bonifikaty, zwrot nadpłaty oraz rozłożenie zaległości na raty;
2) Digitalizację procesu składania aplikacji na wyjazdy mobilnościowe w ramach Erasmus;
3) E-obieg zgłaszania potrzeb związanych z dostosowaniem procesu dydaktyki i obsługi dla osób z niepełnosprawnością (OzN) oraz osób o szczególnych potrzebach (OSP);
4) Automatyzację i cyfryzację wybranych elementów procesu praktyk studenckich.
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027, Priorytet III „Dostępność i usługi dla osób z niepełnosprawnościami”, Działanie 03.01 „Dostępność szkolnictwa wyższego”. W związku z powyższym, zgodnie z art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060, ustawą o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami z dnia 19 lipca 2019 r., ustawą dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych z dnia 4 kwietnia 2019 roku, Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 z dnia 17 kwietnia 2019 r. w sprawie wymogów dostępności produktów i usług oraz zasadą dostępności uniwersalnej, Zamawiający wymaga, aby moduły objęte analizą były w pełni dostępne dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności oraz dla osób o szczególnych potrzebach. Zaproponowane rozwiązania muszą spełniać wymogi określone w Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.
Szczegółowe informacje dotyczące Opisu Przedmiotu Zamówienia znajdują się w Załączniku nr 1 - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia.
Docelowe procesy powinny zapewniać pełną transparentność, automatyzację i ułatwienia dla wszystkich uczestników, spełniać wymagania formalno-prawne, a także umożliwiać bieżącą kontrolę każdego procesu.
Analiza powinna obejmować:
a) analizę i opis wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych oraz integracyjnych do obsługi procesu w WebCon BPS,
b) analizę przepływu dokumentów i informacji w całych procesach,
c) weryfikację obecnego poziomu zapewnienia dostępności cyfrowej dla osób ze szczególnymi potrzebami zgodnie z obowiązującymi przepisami,
d) identyfikację integracji z innymi systemami,
e) opracowanie map procesów i mechanizmów akceptacji,
f) opracowanie schematów procesów, zdefiniowanie ról i uprawnień dla użytkowników systemu,
g) przygotowanie modeli danych i słowników,
h) przygotowanie kompletnej dokumentacji analitycznej,
i) wycenę prac oraz zakładane terminy,
Cel analizy:
a) szczegółowe odwzorowanie i opisanie wymagań procesowych oraz informatycznych dla wdrożenia systemu obsługującego wyżej wymienione procesy,
b) zmapowanie i optymalizacja przepływu danych pomiędzy poszczególnymi etapami oraz działami,
c) identyfikacja punktów automatyzacji, potencjalnych integracji oraz miejsc newralgicznych,
d) opracowanie rekomendacji architektury rozwiązania oraz wskazanie kluczowych funkcjonalności,
e) wskazanie wymagań integracyjnych (np. z systemami dziekanatowymi, systemem poczty, archiwami, itp.),
f) rekomendacja architektury rozwiązania,
g) przygotowanie schematów/sprawozdań i przykładowych makiet interfejsów,
h) wskazanie niezbędnych zmian w zakresie dostosowania systemu dla osób ze szczególnymi potrzebami
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a) przeprowadzenia szczegółowej analizy procesów w stanie obecnym (AS-IS) oraz docelowym (TO-BE),
b) współpracy z przedstawicielami Uczelni, w szczególności poprzez udział w spotkaniach roboczych, warsztatach analitycznych oraz konsultacjach merytorycznych,
c) opracowania map procesów, obejmujących przebieg obiegu dokumentów, punkty decyzyjne oraz role uczestników procesu,
d) przygotowania raportu końcowego, zawierającego co najmniej:
i. opis wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych,
ii. schematy i mapy obiegu dokumentów oraz procesów,
iii. dokumentację ról i uprawnień użytkowników,
iv. rekomendacje w zakresie rozwiązań IT oraz integracji z systemami zewnętrznymi,
v. identyfikację obszarów możliwej automatyzacji oraz potencjalnych ryzyk wdrożeniowych,
vi. zakres dostosowania do potrzeb osób z niepełnosprawnością lub/i zakres zastosowanych zasad projektowania uniwersalnego wraz ze wskazaniem wytycznych wynikających z podstawy prawnej i/lub dobrych praktyk,
vii. projekt architektury rozwiązania w oparciu o platformę WebCon BPS,
viii. propozycję harmonogramu wdrożenia wraz z szacunkowym zapotrzebowaniem na zasoby oraz całkowitą wyceną kosztów.
Zamawiający wymaga, aby wszystkie dokumenty dostarczone w formie elektronicznej były przygotowane w sposób dostępny cyfrowo, tj. w szczególności w sposób czytelny i przyjazny dla użytkowników ze szczególnymi potrzebami, w języku polskim, z uwzględnieniem potrzeb różnych odbiorców, w tym osób korzystających z narzędzi wspomagających dostęp do treści, zgodnie z zasadami i dobrymi praktykami tworzenia dostępnych dokumentów cyfrowych.
Termin realizacji przedmiotu zamówienia - 3 miesiące od daty podpisania umowy.
Miejsce realizacji zamówienia - Akademia WSB, ul. Cieplaka 1C, 41-300 Dąbrowa Górnicza.
Wykonawca w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy z Zamawiającym zobowiązany będzie wnieść zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 10 000,00 zł.
Zabezpieczenie może być wnoszone, według wyboru Wykonawcy, w jednej z poniżej wymienionych form:
1) pieniądzu;
2) poręczeniu bankowym lub poręczeniu spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) gwarancji bankowej;
4) gwarancji ubezpieczeniowej.
W przypadku złożenia tytułem zabezpieczenia należytego wykonania Umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, Zamawiający dopuszcza gwarancję w postaci bezwarunkowej, nieodwołalnej i płatnej na pierwsze żądanie o treści zaakceptowanej przez Zamawiającego, także co do formy, wartości i okresu ważności.
W przypadku złożenia zabezpieczenia należytego wykonania Umowy w formie pieniężnej Wykonawca przekaże zabezpieczenie przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego tytułem: Zabezpieczenie należytego wykonania umowy – Zapytanie ofertowe nr 12/FERS/0197/2026
Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy służy pokryciu roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę.
Zamawiający ma prawo do wykorzystania całości lub części zabezpieczenia w szczególności na pokrycie:
1) kar umownych naliczonych zgodnie z Umową,
2) kosztów usunięcia wad lub usterek, jeżeli Wykonawca nie usunie ich w wyznaczonym terminie,
3) kosztów wykonania zastępczego w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę,
4) innych roszczeń Zamawiającego wynikających z Umowy.
W przypadku wykorzystania części zabezpieczenia, Wykonawca zobowiązany jest do jego uzupełnienia do pełnej wysokości określonej w ust. 1 w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania od Zamawiającego.
Strony postanawiają, iż kwota wskazana w ust. 1 zostanie zwrócona w ciągu 30 dni po odbiorze końcowym i uznaniu przez Zamawiającego należytego wykonania całego Przedmiotu Umowy.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: śląskie, Powiat: Dąbrowa Górnicza, Gmina: Dąbrowa Górnicza, Miejscowość: Dąbrowa Górnicza
Time limit for receipt of tenders
2026-05-11 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: śląskie, Powiat: Dąbrowa Górnicza, Gmina: Dąbrowa Górnicza, Miejscowość: Dąbrowa Górnicza
Category assortment
Other
Licences and software
Implementation services
Maintenance and support
Licences and software
Implementation services
Maintenance and support
Buyer details
Akademia WSB
Cieplaka 1C
41-300 Dąbrowa Górnicza
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 6291088993
Cieplaka 1C
41-300 Dąbrowa Górnicza
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 6291088993
