ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 32/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Interzum 2027, Kolonia, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Interzum 2027, Kolonia, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy PIMAR - PLASTICS Siebiesiewicz Spółka komandytowa, NIP 9661978084, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Interzum 2027, Kolonia, Niemcy, które odbędą się w dniach 11–14 maja 2027 r. w Kolonii w Niemczech. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Interzum 2027, Kolonia, Niemcy, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 18 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 18 m2 (+/-2m2) pod stoisko narożne otwarte z 2 stron (w zależności od tego czy organizator przewidzi dla takiego metrażu stoisko otwarte z 2 stron);
• preferowany układ stoiska: 6 m na 3 m lub zbliżony;
• preferowana lokalizacja: hala 4 , zgodnie z tematyką komponentów, materiałów i technologiami dla przemysłu meblarskiego, określoną przez organizatora targów INTERZUM;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. koszty rejestracyjne/wpisowe, koszty za codzienne sprzątanie, koszty AUMA, pakiet marketingowy oraz inne obowiązkowe koszty wymagane przez Organizatora targów);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię i usługi techniczne moc przyłącza elektrycznego – podstawowy, odpowiednio dobrany do opisanego stoiska i mocy zastosowanego oświetlenia.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• Ściany z paneli MDF, konstrukcja aluminiowa, wysokość 3,0 m, kolor biały z elementami dekoracyjnymi (np. podświetlane grafiki firmowe na ścianach);
• Wykładzina welurowa na całej powierzchni stoiska kolor grafitowy;
• oświetlenie sufitowe LED (8 punktów świetlnych) oraz podświetlane elementy ekspozycyjne;
• elementy wyposażenia stoiska:
o meble premium: lada recepcyjna (dł. 120 cm, szer. 45 cm, wys. 110 cm, MDF lakierowany, kolor biały);
o witryna ekspozycyjna (dł. 100 cm, szer. 40 cm, wys. 200 cm, szkło/aluminium);
o stoły konferencyjne (2 szt., blat szklany, śr. 90 cm, wys. 75 cm);
o krzesła tapicerowane (4 szt., kolor szary, styl nowoczesny);
o szafka na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm, MDF, kolor biały);
o dekoracje: rośliny doniczkowe premium (2 szt., wysokość 150 cm, np. fikus benjamina, donica designerska);
o telewizor LED 55”, rozdzielczość 4K, montaż na ścianie stoiska;
o 1 tablica informacyjna (grafika na PCV), rozmiar 70x100 cm, PCV, montaż na ścianie stoiska;
• gniazdka elektryczne: 6 szt. (w tym min. 2 w zapleczu socjalnym, umożliwiające podłączenie lodówki lub ekspresu do kawy);
• zaplecze socjalne: wydzielona przestrzeń o wymiarach min. 2 m x 2 m zamykane drzwi z zamkiem; wyposażona w szafkę na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm), wieszak na ubrania, lustro, mini-lodówka;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o grafiki reklamowe: druk na folii samoprzylepnej z laminatem ochronnym, powierzchnia grafik min. 12 m², montaż na ścianach stoiska;
o logo PIMAR-PLASTICS wysunięte, podświetlane w odpowiedniej kolorystyce według wzornika RAL lub NCS powinno być zgodne z obowiązującą identyfikacją wizualną marki;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wnioskodawcę.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Interzum 2027, Kolonia, Niemcy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• Transport eksponatów realizowany będzie w formule door-to-door na trasie: PIMAR-PLASTICS Siebiesiewicz Spółka komandytowa, ul. Fabryczna 7L, 16-020 Czarna Białostocka (siedziba firmy) – Kolonia, Niemcy (teren targów interzum 2027, Koelnmesse, Messeplatz 1, 50679 Köln, Niemcy) – Czarna Białostocka (siedziba firmy).
• szacowana wielkość i waga ładunku: 2 palety standardowe o wymiarach 120x80 cm, waga ładunku: każda paleta po 300 kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00; odbiór eksponatów z targów – po zakończeniu targów. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Düsseldorf (DUS) lub Kolonia/Bonn (CGN)– Warszawa WAW) – lot bezpośredni lub z maksymalnie z 1 przesiadką, wylot z Warszawy w dniu 9 maja 2027 r.; wylot z Düsseldorf (DUS) lub Kolonia/Bonn (CGN) w dniu 15 maja 2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego do 23 kg (+ bagaż podręczny do 8 kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 9-15 maja 2027 (6 noclegów);
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (Koelnmesse, Messeplatz 1, 50679 Köln, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (170 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: wynajęcie powierzchni, wykonanie projektu zabudowy, wykonanie zabudowy stoiska, transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi Interzum 2027, Kolonia, Niemcy w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy PIMAR - PLASTICS Siebiesiewicz Spółka komandytowa, NIP 9661978084, w misji gospodarczej w charakterze wystawcy na targi Interzum 2027, Kolonia, Niemcy, które odbędą się w dniach 11–14 maja 2027 r. w Kolonii w Niemczech. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
A. Wynajęcie powierzchni targowej:
Usługa obejmuje: wynajęcie powierzchni wystawienniczej na targach Interzum 2027, Kolonia, Niemcy, wraz z pokryciem wszystkich obowiązkowych opłat dotyczących powierzchni oraz wystawcy. Wymagana powierzchnia wystawiennicza – 18 m2 (+/-2m2).
Do zakresu usług świadczonych przez Wykonawcę zaliczają się w szczególności:
• wynajęcie powierzchni wystawienniczej 18 m2 (+/-2m2) pod stoisko narożne otwarte z 2 stron (w zależności od tego czy organizator przewidzi dla takiego metrażu stoisko otwarte z 2 stron);
• preferowany układ stoiska: 6 m na 3 m lub zbliżony;
• preferowana lokalizacja: hala 4 , zgodnie z tematyką komponentów, materiałów i technologiami dla przemysłu meblarskiego, określoną przez organizatora targów INTERZUM;
• pokrycie obowiązkowych opłat wymaganych przez Organizatora targów (tj. koszty rejestracyjne/wpisowe, koszty za codzienne sprzątanie, koszty AUMA, pakiet marketingowy oraz inne obowiązkowe koszty wymagane przez Organizatora targów);
• montaż przyłącza energii elektrycznej, pokrycie opłat za energię i usługi techniczne moc przyłącza elektrycznego – podstawowy, odpowiednio dobrany do opisanego stoiska i mocy zastosowanego oświetlenia.
B. Wykonanie projektu zabudowy:
Projekt zabudowy stoiska powinien zostać przygotowany dla stoiska na zarezerwowanej powierzchni, zgodnie z pkt A.
Projekt powinien zawierać następujące elementy:
• Ściany z paneli MDF, konstrukcja aluminiowa, wysokość 3,0 m, kolor biały z elementami dekoracyjnymi (np. podświetlane grafiki firmowe na ścianach);
• Wykładzina welurowa na całej powierzchni stoiska kolor grafitowy;
• oświetlenie sufitowe LED (8 punktów świetlnych) oraz podświetlane elementy ekspozycyjne;
• elementy wyposażenia stoiska:
o meble premium: lada recepcyjna (dł. 120 cm, szer. 45 cm, wys. 110 cm, MDF lakierowany, kolor biały);
o witryna ekspozycyjna (dł. 100 cm, szer. 40 cm, wys. 200 cm, szkło/aluminium);
o stoły konferencyjne (2 szt., blat szklany, śr. 90 cm, wys. 75 cm);
o krzesła tapicerowane (4 szt., kolor szary, styl nowoczesny);
o szafka na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm, MDF, kolor biały);
o dekoracje: rośliny doniczkowe premium (2 szt., wysokość 150 cm, np. fikus benjamina, donica designerska);
o telewizor LED 55”, rozdzielczość 4K, montaż na ścianie stoiska;
o 1 tablica informacyjna (grafika na PCV), rozmiar 70x100 cm, PCV, montaż na ścianie stoiska;
• gniazdka elektryczne: 6 szt. (w tym min. 2 w zapleczu socjalnym, umożliwiające podłączenie lodówki lub ekspresu do kawy);
• zaplecze socjalne: wydzielona przestrzeń o wymiarach min. 2 m x 2 m zamykane drzwi z zamkiem; wyposażona w szafkę na materiały promocyjne (dł. 100 cm, szer. 50 cm, wys. 90 cm), wieszak na ubrania, lustro, mini-lodówka;
• elementy graficzne oraz identyfikacja wizualna logotypów:
o logotyp Programu Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej, znak Województwa Podlaskiego umiejscowione na zadrukowanej powierzchni ścian, w sposób zapewniający ich czytelność i identyfikowalność;
o grafiki reklamowe: druk na folii samoprzylepnej z laminatem ochronnym, powierzchnia grafik min. 12 m², montaż na ścianach stoiska;
o logo PIMAR-PLASTICS wysunięte, podświetlane w odpowiedniej kolorystyce według wzornika RAL lub NCS powinno być zgodne z obowiązującą identyfikacją wizualną marki;
o wzory materiałów i oznaczeń zostaną dostarczone przez Wnioskodawcę.
• przy projektowaniu Wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• Wykonawca, który zostanie wybrany w ramach postępowania, będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji projektu zabudowy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Koncepcja powinna zawierać wizualizację 3D (perspektywy z kilku ujęć), z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w pkt B, zawierającą: układ funkcjonalny i przestrzenny, kolorystykę zgodną z identyfikacją wizualną marki, rozmieszczenie logotypów i grafik promocyjnych, zintegrowane strefy funkcjonalne (ekspozycja, rozmowy, recepcja, zaplecze). Zamawiający ma prawo do wniesienia swoich uwag do projektu zabudowy.
C. Wykonanie zabudowy stoiska i transport eksponatów zgodnie z wybranym i zatwierdzonym projektem z pkt B:
• montaż zabudowy stoiska zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz demontaż zabudowy na targach Interzum 2027, Kolonia, Niemcy, obejmujący wszystkie jego elementy: konstrukcję, zabudowę, wyposażenie, instalacje elektryczne, grafikę, łącznie z transportem i kosztami logistycznymi związanymi z przewozem stoiska wraz z wyposażeniem;
• sprzątanie stoiska po montażu i demontażu;
• przy realizacji zamówienia wykonawca zobowiązany jest dochować wszelkich terminów i warunków technicznych postawionych przez Organizatora targów;
• przekazanie urządzonego stoiska powinno nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów, do godz. 14:00;
• Transport eksponatów realizowany będzie w formule door-to-door na trasie: PIMAR-PLASTICS Siebiesiewicz Spółka komandytowa, ul. Fabryczna 7L, 16-020 Czarna Białostocka (siedziba firmy) – Kolonia, Niemcy (teren targów interzum 2027, Koelnmesse, Messeplatz 1, 50679 Köln, Niemcy) – Czarna Białostocka (siedziba firmy).
• szacowana wielkość i waga ładunku: 2 palety standardowe o wymiarach 120x80 cm, waga ładunku: każda paleta po 300 kg;
• dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 14:00; odbiór eksponatów z targów – po zakończeniu targów. Załadunek i odbiór eksponatów – do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej;
• Usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów.
D. Zakup usług transportu osób:
• zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) – Düsseldorf (DUS) lub Kolonia/Bonn (CGN)– Warszawa WAW) – lot bezpośredni lub z maksymalnie z 1 przesiadką, wylot z Warszawy w dniu 9 maja 2027 r.; wylot z Düsseldorf (DUS) lub Kolonia/Bonn (CGN) w dniu 15 maja 2027 r.;
• Ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego do 23 kg (+ bagaż podręczny do 8 kg) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.;
• Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze.
E. Zakup usług hotelarskich
• rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 9-15 maja 2027 (6 noclegów);
• 3 pokoje 1-osobowe;
• cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie;
• hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdek lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google;
• hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów (Koelnmesse, Messeplatz 1, 50679 Köln, Niemcy):
a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i
b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 20 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps;
• hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną;
• koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Niemiec (170 euro na osobę dziennie przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania).
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-04-24 08:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Event planning
Travel
Post and courier services
Transportation, logistics, freight forwarding and warehousing services
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
