Organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium w ramach projektu pn.: „Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Energetycznego”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FESW.01.05-IZ.00-0006/24 - Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Energetycznego
ZAPYTANIE OFERTOWE
Na potrzeby projektu pn.: „Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Energetycznego” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021- 2027: organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na kompleksowej organizacji wyjazdu studyjnego dla członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny.
Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego dla 12 -14 osób – członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny do Monachium na Targi Intersolar Europe. Termin 22-24/25 czerwiec 2026 (2 noclegi w Monachium). Uczestnikami wyjazdu będą przedsiębiorcy działający w branżach związanych ze zrównoważonym rozwojem energetycznym, przedstawiciele jednostek naukowo – badawczych oraz instytucji otoczenia biznesu.
1) Zapewnienie transportu (bus/autokar) podczas całego wyjazdu studyjnego wraz z kierowcą/kierowcami. Transport będzie zapewniony z Kielc (z miejsca uzgodnionego z Zamawiającym) do Monachium oraz z Monachium do Kielc (w miejsce ustalone z Zamawiającym) oraz podczas całego pobytu uczestników w Monachium, dowożąc uczestników na miejsce spotkań, targów, hotelu, posiłków. Środek transportu (bus lub autokar) ma być przeznaczony dla 12-14 uczestników i przewidywać miejsce dla bagaży co najmniej 15 kg/osobę. Cała grupa musi być przewożona razem, jednym środkiem transportu. Preferowany wyjazd z Polski-Kielc w godzinach wczesno porannych 22.06.2026, wyjazd z Monachium w godzinach popołudniowo-wieczornych 24.06.2026. Zamawiający zastrzega sobie prawo ostatecznej akceptacji godzin wyjazdów.
2) Bus lub autokar musi spełniać wymagania: maksymalnie 8-letni z klimatyzacją oraz odpowiednio dużym bagażnikiem na bagaże delegacji. Pojazd powinien być ubezpieczony w zakresie OC, AC oraz NNW pasażerów. Zapewnienia kierowców, posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje do kierowania autobusem/busem, znających topografię miasta. Kierowcy są zobowiązani do parkowania jak najbliżej spotkań. Wykonawca zapewnia poniesienie wszelkich kosztów związanych z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowców oraz opłatami parkingowymi i ewentualnymi mandatami oraz zabezpieczenia transportu zastępczego spełniającego ww. wymagania stawiane dla transportu podstawowego, dostępnego na wypadek zdarzeń losowych lub awarii transportu podstawowego, który zostanie zapewniony niezwłocznie po awarii transportu podstawowego (maksymalnie 1 godz.) na własny koszt. Odpowiedni dobór liczby kierowców do realizacji całej wizyty musi uwzględniać fakt, że program wizyty winien być prowadzony w sposób płynny bez uwzględnienia dodatkowych przerw wynikających z ograniczeń pracy kierowców. Zaproponowane przez Wykonawcę pojazdy wraz z kierowcami pozostaną do dyspozycji przez cały okres trwania wyjazdu, do przewożenia uczestników na miejsca spotkać i do/z hotelu.
3) Zapewnienie miejsc noclegowych w terminie 22-24 czerwiec 2026 (2 noclegi w hotelu) dla minimum 12 a maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni realizację usługi w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdki wg. polskich standardów, pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym. Hotel oddalony maksymalnie 30 km od Targów w Monachium. Pokoje hotelowe muszą mieć klimatyzację, dostęp do bezpłatnego internetu przez Wi-Fi, łazienkę wyposażoną w ręczniki, przybory higieniczne i suszarkę. Wszyscy uczestnicy muszą zostać zakwaterowani w jednym hotelu.
4) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Wyjazdu przez cały okres wyjazdu. Wykonawca zapewni wyżywienie dla minimum 12 a maksymalnie 14 osób uczestników wyjazdu. Wykonawca zapewni śniadania w hotelu gdzie nocuje grupa w formie bufetu oraz zapewni obiady i kolacje; obiad składający się z min. dwóch dań ciepłych (zupa i drugie danie), kolacja z dania ciepłego (drugie danie) oraz deser/przystawka, dodatkowo do posiłków Wykonawca zapewni napoje ciepłe i zimne do wyboru. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla osób deklarujących się jako wegetarianie/weganie lub alergicy na poszczególne składniki pokarmowe. Śniadania odbywać się będą w hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy. Obiady odbywać się będą w możliwie bliskiej odległości od miejsc zaplanowanych spotkań i wydarzeń, by nie zaburzyć programu wizyty. Kolacje odbywać się będą w różnych restauracjach w centrum miasta Monachium, za wyjątkiem kolacji 24.06.2026, która możliwa będzie na trasie powrotnej do Polski (niepowtarzające się menu).
Dzień 1 – 22.06.2026
• Śniadanie (może być suchy prowiant przekazany w busie/autokarze: kanapki, owoc, baton, woda i sok dla każdej osoby), Obiad oraz kolacja w Monachium dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników;
Dzień 2 –23.06.2026
• Śniadanie w hotelu, obiad na terenie Targów w Monachium i kolacja dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników;
Dzień 3 – 24.06.2026
• Śniadanie w hotelu, obiad i kolacja dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników; (kolacja może być na trasie powrotnej do Polski).
5) Termin wyjazdu: 22-24/25 czerwiec 2026r.
6) Zapewnienie biletów wstępu na Targi Intersolar Europe w Monachium w dniu 23.06.2026r. dla wszystkich uczestników oraz organizacja na targach spotkań B2B z zainteresowanymi przedsiębiorstwami. Wykonawca dokona wszelkich niezbędnych zgłoszeń oraz udostępni bilety wstępu na targi dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników przedstawicieli Zamawiającego.
7) Organizacja wizyty uczestników w minimum 2 elektrowniach, biogazowniach lub innych miejsc jako dobre praktyki stosowania odnawialnych źródeł energii w Niemczech. Wykonawca zapewnia oprowadzenie po danej instytucji przy współudziale przedstawicieli danej instytucji wraz z opisem jej funkcjonowania. Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego min. 14 dni przed wydarzeniem szczegółowy program wyjazdu. Kontakt z daną instytucją i uzgadnianie szczegółów wizyty jest po stronie Wykonawcy.
8) Zapewnienie obecności tłumacza i jednej osoby ds. organizacyjnych (Animator) od Wykonawcy jako organizatora i przewodnika Wyjazdu (może być jedna osoba łącząca te funkcje). Tłumaczenie z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski ze względu na obecność na targach międzynarodowych wystawców oraz języka niemieckiego na język polski oraz z języka polskiego na język niemiecki. Tłumacz będzie świadczył usługi zarówno podczas wizyty na targach oraz rozmów z przedsiębiorcami mających stoiska na targach w zakresie wymiany doświadczeń jak i przy wszystkich zaplanowanych działaniach również podczas obiadów i kolacji podczas pobytu w Monachium oraz innych uzgodnionych miejscach odwiedzin. Podczas całej wizyty to po stronie Wykonawcy będzie spoczywało zapewnienie stałej koordynacji logistycznej, organizacyjnej i programowej (w tym m.in. przygotowanie i organizacja wszystkich wizyt w instytucjach w Niemczech oraz stały kontakt z tymi instytucjami) jak i opieki nad wszystkimi uczestnikami spotkania. Oznacza to, że Wykonawca będzie pełnił rolę animatora całego wyjazdu studyjnego. Zapewni prowadzenie/organizację i obsługę wyjazdu do Monachium. Wykonawca ma obowiązek informować Zamawiającego na bieżąco o podejmowanych działaniach organizacyjnych w szczególności o nawiązywaniu kontaktów z instytucjami planowanymi do odwiedzania oraz ewentualnych zmianach w planie wyjazdowego spotkania. Animator posiadający doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych wizyt będzie towarzyszył uczestnikom wyjazdu na każdym etapie jego trwania, tj. od momentu wyjazdu z Kielc do momentu powrotu do Kielc i będzie czuwał nad jego prawidłowym przebiegiem. Animator jest odpowiedzialny za prawidłową realizację usługi, rozwiązywanie ewentualnych problemów (zdarzeń losowych), jeśli się takowe pojawią w trakcie realizacji usługi.
9) Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestników wyjazdu na czas przejazdu (w dwie strony) i pobytu wszystkich wskazanych osób w odpowiednich terminach. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika wyjazdu obejmować będzie: Koszty leczenia i pomoc w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL- polisa do kwoty min. 100 000 Euro); Następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW – polisa do kwoty min. 40 000 PLN); Utrata bagażu podróżnego – polisa do kwoty min. 2000 PLN. Wykonawca musi przedstawić kopię polisy Zamawiającemu min. 2 dni przed rozpoczęciem wizyty.
10) Wykonawca zobowiązany jest przekazać program do akceptacji Zamawiającego minimum 14 dni przed terminem wyjazdu.
11) Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego zaplanowana jest dla minimum 12 a maksymalnie 14 osób – członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny do Monachium. Ostateczną liczbę osób Zamawiający poda do 10 dni przed terminem wyjazdu.
12) Zaoferowany przedmiot zamówienia nie może naruszać polityk horyzontalnych Unii Europejskiej, m.in. równości szans. Powinien spełniać standardy dostępności oraz być zgodny z zasadą DNSH. W przypadku udziału osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni odpowiednie warunki realizowanej usługi.
Miejsce realizacji
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Monachium
FESW.01.05-IZ.00-0006/24 - Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Energetycznego
ZAPYTANIE OFERTOWE
Na potrzeby projektu pn.: „Energia Przyszłości - Zintegrowane Inicjatywy Konsorcjum na Rzecz Zrównoważonego Rozwoju Energetycznego” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021- 2027: organizacja wyjazdu studyjnego na targi do Monachium
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na kompleksowej organizacji wyjazdu studyjnego dla członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny.
Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego dla 12 -14 osób – członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny do Monachium na Targi Intersolar Europe. Termin 22-24/25 czerwiec 2026 (2 noclegi w Monachium). Uczestnikami wyjazdu będą przedsiębiorcy działający w branżach związanych ze zrównoważonym rozwojem energetycznym, przedstawiciele jednostek naukowo – badawczych oraz instytucji otoczenia biznesu.
1) Zapewnienie transportu (bus/autokar) podczas całego wyjazdu studyjnego wraz z kierowcą/kierowcami. Transport będzie zapewniony z Kielc (z miejsca uzgodnionego z Zamawiającym) do Monachium oraz z Monachium do Kielc (w miejsce ustalone z Zamawiającym) oraz podczas całego pobytu uczestników w Monachium, dowożąc uczestników na miejsce spotkań, targów, hotelu, posiłków. Środek transportu (bus lub autokar) ma być przeznaczony dla 12-14 uczestników i przewidywać miejsce dla bagaży co najmniej 15 kg/osobę. Cała grupa musi być przewożona razem, jednym środkiem transportu. Preferowany wyjazd z Polski-Kielc w godzinach wczesno porannych 22.06.2026, wyjazd z Monachium w godzinach popołudniowo-wieczornych 24.06.2026. Zamawiający zastrzega sobie prawo ostatecznej akceptacji godzin wyjazdów.
2) Bus lub autokar musi spełniać wymagania: maksymalnie 8-letni z klimatyzacją oraz odpowiednio dużym bagażnikiem na bagaże delegacji. Pojazd powinien być ubezpieczony w zakresie OC, AC oraz NNW pasażerów. Zapewnienia kierowców, posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje do kierowania autobusem/busem, znających topografię miasta. Kierowcy są zobowiązani do parkowania jak najbliżej spotkań. Wykonawca zapewnia poniesienie wszelkich kosztów związanych z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowców oraz opłatami parkingowymi i ewentualnymi mandatami oraz zabezpieczenia transportu zastępczego spełniającego ww. wymagania stawiane dla transportu podstawowego, dostępnego na wypadek zdarzeń losowych lub awarii transportu podstawowego, który zostanie zapewniony niezwłocznie po awarii transportu podstawowego (maksymalnie 1 godz.) na własny koszt. Odpowiedni dobór liczby kierowców do realizacji całej wizyty musi uwzględniać fakt, że program wizyty winien być prowadzony w sposób płynny bez uwzględnienia dodatkowych przerw wynikających z ograniczeń pracy kierowców. Zaproponowane przez Wykonawcę pojazdy wraz z kierowcami pozostaną do dyspozycji przez cały okres trwania wyjazdu, do przewożenia uczestników na miejsca spotkać i do/z hotelu.
3) Zapewnienie miejsc noclegowych w terminie 22-24 czerwiec 2026 (2 noclegi w hotelu) dla minimum 12 a maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni realizację usługi w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdki wg. polskich standardów, pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym. Hotel oddalony maksymalnie 30 km od Targów w Monachium. Pokoje hotelowe muszą mieć klimatyzację, dostęp do bezpłatnego internetu przez Wi-Fi, łazienkę wyposażoną w ręczniki, przybory higieniczne i suszarkę. Wszyscy uczestnicy muszą zostać zakwaterowani w jednym hotelu.
4) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Wyjazdu przez cały okres wyjazdu. Wykonawca zapewni wyżywienie dla minimum 12 a maksymalnie 14 osób uczestników wyjazdu. Wykonawca zapewni śniadania w hotelu gdzie nocuje grupa w formie bufetu oraz zapewni obiady i kolacje; obiad składający się z min. dwóch dań ciepłych (zupa i drugie danie), kolacja z dania ciepłego (drugie danie) oraz deser/przystawka, dodatkowo do posiłków Wykonawca zapewni napoje ciepłe i zimne do wyboru. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla osób deklarujących się jako wegetarianie/weganie lub alergicy na poszczególne składniki pokarmowe. Śniadania odbywać się będą w hotelu, w którym będą zakwaterowani uczestnicy. Obiady odbywać się będą w możliwie bliskiej odległości od miejsc zaplanowanych spotkań i wydarzeń, by nie zaburzyć programu wizyty. Kolacje odbywać się będą w różnych restauracjach w centrum miasta Monachium, za wyjątkiem kolacji 24.06.2026, która możliwa będzie na trasie powrotnej do Polski (niepowtarzające się menu).
Dzień 1 – 22.06.2026
• Śniadanie (może być suchy prowiant przekazany w busie/autokarze: kanapki, owoc, baton, woda i sok dla każdej osoby), Obiad oraz kolacja w Monachium dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników;
Dzień 2 –23.06.2026
• Śniadanie w hotelu, obiad na terenie Targów w Monachium i kolacja dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników;
Dzień 3 – 24.06.2026
• Śniadanie w hotelu, obiad i kolacja dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników; (kolacja może być na trasie powrotnej do Polski).
5) Termin wyjazdu: 22-24/25 czerwiec 2026r.
6) Zapewnienie biletów wstępu na Targi Intersolar Europe w Monachium w dniu 23.06.2026r. dla wszystkich uczestników oraz organizacja na targach spotkań B2B z zainteresowanymi przedsiębiorstwami. Wykonawca dokona wszelkich niezbędnych zgłoszeń oraz udostępni bilety wstępu na targi dla minimum 12 maksymalnie 14 osób uczestników przedstawicieli Zamawiającego.
7) Organizacja wizyty uczestników w minimum 2 elektrowniach, biogazowniach lub innych miejsc jako dobre praktyki stosowania odnawialnych źródeł energii w Niemczech. Wykonawca zapewnia oprowadzenie po danej instytucji przy współudziale przedstawicieli danej instytucji wraz z opisem jej funkcjonowania. Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego min. 14 dni przed wydarzeniem szczegółowy program wyjazdu. Kontakt z daną instytucją i uzgadnianie szczegółów wizyty jest po stronie Wykonawcy.
8) Zapewnienie obecności tłumacza i jednej osoby ds. organizacyjnych (Animator) od Wykonawcy jako organizatora i przewodnika Wyjazdu (może być jedna osoba łącząca te funkcje). Tłumaczenie z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski ze względu na obecność na targach międzynarodowych wystawców oraz języka niemieckiego na język polski oraz z języka polskiego na język niemiecki. Tłumacz będzie świadczył usługi zarówno podczas wizyty na targach oraz rozmów z przedsiębiorcami mających stoiska na targach w zakresie wymiany doświadczeń jak i przy wszystkich zaplanowanych działaniach również podczas obiadów i kolacji podczas pobytu w Monachium oraz innych uzgodnionych miejscach odwiedzin. Podczas całej wizyty to po stronie Wykonawcy będzie spoczywało zapewnienie stałej koordynacji logistycznej, organizacyjnej i programowej (w tym m.in. przygotowanie i organizacja wszystkich wizyt w instytucjach w Niemczech oraz stały kontakt z tymi instytucjami) jak i opieki nad wszystkimi uczestnikami spotkania. Oznacza to, że Wykonawca będzie pełnił rolę animatora całego wyjazdu studyjnego. Zapewni prowadzenie/organizację i obsługę wyjazdu do Monachium. Wykonawca ma obowiązek informować Zamawiającego na bieżąco o podejmowanych działaniach organizacyjnych w szczególności o nawiązywaniu kontaktów z instytucjami planowanymi do odwiedzania oraz ewentualnych zmianach w planie wyjazdowego spotkania. Animator posiadający doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych wizyt będzie towarzyszył uczestnikom wyjazdu na każdym etapie jego trwania, tj. od momentu wyjazdu z Kielc do momentu powrotu do Kielc i będzie czuwał nad jego prawidłowym przebiegiem. Animator jest odpowiedzialny za prawidłową realizację usługi, rozwiązywanie ewentualnych problemów (zdarzeń losowych), jeśli się takowe pojawią w trakcie realizacji usługi.
9) Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia uczestników wyjazdu na czas przejazdu (w dwie strony) i pobytu wszystkich wskazanych osób w odpowiednich terminach. Polisa ubezpieczeniowa dla każdego uczestnika wyjazdu obejmować będzie: Koszty leczenia i pomoc w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KL- polisa do kwoty min. 100 000 Euro); Następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW – polisa do kwoty min. 40 000 PLN); Utrata bagażu podróżnego – polisa do kwoty min. 2000 PLN. Wykonawca musi przedstawić kopię polisy Zamawiającemu min. 2 dni przed rozpoczęciem wizyty.
10) Wykonawca zobowiązany jest przekazać program do akceptacji Zamawiającego minimum 14 dni przed terminem wyjazdu.
11) Kompleksowa organizacja wyjazdu studyjnego zaplanowana jest dla minimum 12 a maksymalnie 14 osób – członków Konsorcjum na rzecz rozwoju inteligentnej specjalizacji zrównoważony rozwój energetyczny do Monachium. Ostateczną liczbę osób Zamawiający poda do 10 dni przed terminem wyjazdu.
12) Zaoferowany przedmiot zamówienia nie może naruszać polityk horyzontalnych Unii Europejskiej, m.in. równości szans. Powinien spełniać standardy dostępności oraz być zgodny z zasadą DNSH. W przypadku udziału osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni odpowiednie warunki realizowanej usługi.
Miejsce realizacji
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Monachium
Time limit for receipt of tenders
2026-04-27 21:59:59.0
Location
Kraj: Niemcy, Miejscowość: Monachium
Category assortment
Food services
Hotels
Travel
Translation and interpreting
Passenger transport services
Hotels
Travel
Translation and interpreting
Passenger transport services
Buyer details
Agencja Rozwoju Regionalnego w Starachowicach
Mickiewicza 1a
27-200 Starachowice
Województwo: świętokrzyskie
Kraj: Polska
NIP: 6640012038
Mickiewicza 1a
27-200 Starachowice
Województwo: świętokrzyskie
Kraj: Polska
NIP: 6640012038
