[ZAK/2026/000158] System kadrowo-płacowy dla Grupy Animex
Notice description
Szanowni Państwo,
Postępowanie: Wybór, wdrożenie i utrzymanie kompleksowego systemu HR dla Grupy Animex
Tryb: RFP – zapytanie ofertowe (publikacja na platformie Logintrade)
Zamawiający: Animex Foods Sp. z o.o. oraz spółki Grupy Animex
1. Cel postępowania i kontekst biznesowy
Celem niniejszego postępowania jest wybór jednego Dostawcy (lub konsorcjum), który dostarczy, wdroży oraz będzie utrzymywał zintegrowany, skalowalny system HR klasy enterprise dla Grupy Animex, obejmujący:
twardy HR (Kadry, Płace/Payroll, Czas Pracy, ESS/MSS),
miękki HR (ATS, Onboarding, LMS, Oceny, Cele, Talenty, Zaangażowanie, Portale),
pełną integrację z ekosystemem IT Zamawiającego (SAP ERP, SAP BW, systemy RCP/KD, Active Directory, MultiCash, Microsoft 365),
kompletny model TCO (wdrożenie, licencje, utrzymanie, rozwój, SLA).
System ma wspierać dalszy rozwój organizacji, standaryzację procesów HR w Grupie, poprawę doświadczenia pracownika i menedżera (EX), automatyzację procesów oraz wysoką jakość danych zarządczych.
2. Zakres organizacyjny i ogólny
System obejmuje spółki Grupy Animex w Polsce (z możliwością rozszerzenia w przyszłości).
System musi obsługiwać kilka tysięcy pracowników (pracownicy produkcyjni, biurowi, menedżerowie).
Rozwiązanie może być dostarczone w modelu SaaS / Cloud / On-Prem – preferowany SaaS.
Wszystkie oddziały powinny stosować wspólny zestaw praktyk biznesowych z uwzględnieniem różnic wynikających z wewnętrznych uregulowań np. widełki wynagrodzeń;
Odstępstwa od wspólnego zbioru praktyk biznesowych powinny być dozwolone tylko wtedy, gdy takie odstępstwo jest konieczne do spełnienia unikalnych wymagań oddziału;
System powinien być skonfigurowany tak, aby umożliwić obsługę funkcji administracyjnych, w tym samoobsługę, zarządzanie czasem pracy we wszystkich oddziałach;
Optymalizację procesów personalnych np. proces kadrowo-płacowy. Optymalizacja współpracy pomiędzy oddziałami a Centrum Usług Płacowych;
Założenie tego projektu to "adoptować, a nie budować". Obecne funkcje systemu kadrowo-płacowego muszą być wykorzystywane w jak największym stopniu.
3. Szczegółowy zakres – Twardy HR
3.1 Kadry (Core HR)
pełna ewidencja danych osobowych i kadrowych,
struktura organizacyjna (wielopoziomowa, macierzowa),
historia zmian, wersjonowanie danych,
obsługa różnych typów umów i form zatrudnienia,
akta osobowe (elektroniczne),
raportowanie i analityka HR.
3.2 Płace (Payroll)
naliczanie wynagrodzeń zgodnie z polskim prawem,
obsługa wielu list płac,
składniki płacowe, potrącenia, benefity,
deklaracje ZUS, PIT, PPK,
integracja z MultiCash / bankowością.
3.3 Czas Pracy
grafiki i harmonogramy,
obsługa systemów równoważnych i zmianowych,
ewidencja absencji,
integracja z systemami RCP/KD.
3.4 ESS / MSS
samoobsługa pracownicza (dane, wnioski, dokumenty),
samoobsługa menedżerska (zatwierdzanie, raporty, zespół),
obieg wniosków kadrowych,
moduł BHP.
4. Szczegółowy zakres – Miękki HR (zgodnie z „Zakresem Miękkiego HR”)
4.1 Rekrutacja (ATS)
publikacja ogłoszeń (www, portale, SM),
zarządzanie kandydatami i procesami,
RODO, zgody, raporty,
integracja z onboardingiem.
4.2 Onboarding / Preboarding
checklisty i zadania,
workflow między HR, IT, przełożonym,
automatyczne konta, dokumenty, szkolenia startowe.
4.3 Szkolenia / LMS
katalog szkoleń,
szkolenia e-learning i stacjonarne,
certyfikacje, BHP,
raporty kompetencyjne.
4.4 Oceny okresowe i 360°
elastyczne formularze,
cykle ocen,
cele indywidualne i zespołowe,
powiązanie z talentami.
4.5 Cele, KPI i Performance
definiowanie celów,
kaskadowanie,
monitoring realizacji.
4.6 Talenty i sukcesja
matryce kompetencji,
identyfikacja talentów,
planowanie sukcesji.
4.7 Zaangażowanie
ankiety,
puls-check,
analiza trendów.
4.8 Portale i komunikacja
portal pracownika,
portal menedżera,
komunikacja wewnętrzna,
baza wiedzy.
5. Wymagania funkcjonalne i techniczne
architektura modułowa,
otwarte API,
konfigurowalność bez programowania,
raportowanie standardowe i ad hoc.
6. Integracje i bezpieczeństwo
SAP ERP (HR/FI), SAP BW,
systemy RCP/KD,
Active Directory (SSO),
MultiCash,
Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint),
zgodność z RODO,
role i uprawnienia,
audyt i logi.
7. Migracje danych
dane kadrowe,
dane płacowe,
czas pracy,
dane miękkiego HR,
walidacja i testy migracyjne.
8. UX / EX / Mobilność
responsywny interfejs,
aplikacja mobilna,
kiosk pracowniczy,
dostępność (WCAG).
9. Dokumentacja, testy i stabilizacja
dokumentacja użytkowa i techniczna,
FAT / SAT,
UAT z udziałem Zamawiającego,
stabilizacja powdrożeniowa.
10. Zespół Dostawcy
kierownik projektu,
konsultanci HR / Payroll,
architekt integracji,
wsparcie techniczne.
11. SLA i Support
8x5 oraz 24x7,
czasy reakcji i usunięcia,
utrzymanie integracji,
rozwój systemu.
12. Wymogi formalne i Logintrade
złożenie oferty wyłącznie przez Logintrade,
kompletność formularzy,
ceny netto,
ważność oferty min. 90 dni.
oferent ma możliwość zmiany ilości poszczególnych linii (usług, produktów)
oferent ma możliwość wycenienia tylko części usług i produktów oraz umieszczania uwag do nich
oferent ma możliwość złożenia oferty częściowej, np. tylko "twardy" HR lub tylko "miękki" HR.
Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami,
zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie,
swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą,
odrzucenia którejkolwiek z ofert,
rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty,
podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert.
Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.
Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek
Produkty
1. Analiza przedwdrożeniowa – twardy HR (Kadry, Płace, Czas pracy) - 1 usługa
2. Analiza przedwdrożeniowa – miękki HR (ATS, LMS, Oceny, Talenty, Cele, Onboarding, EX) - 1 usługa
3. Analiza integracyjna (SAP ERP / BW, KD, AD, MultiCash, M365) - 1 usługa
4. Opracowanie koncepcji docelowego rozwiązania (Blueprint) - 1 usługa
5. Konfiguracja modułu Kadry (Core HR) - 1 usługa
6. Konfiguracja modułu Płace (Payroll) - 1 usługa
7. Konfiguracja modułu Czas Pracy (RCP, grafiki, rozliczenia) - 1 usługa
8. Konfiguracja samoobsługi pracowniczej - 1 usługa
9. Konfiguracja samoobsługi menedżerskiej - 1 usługa
10. Konfiguracja obiegu wniosków kadrowych (zatrudnienie, zmiany, rozwiązanie umowy) - 1 usługa
11. Konfiguracja BHP (zgodnie z zakresem twardego HR) - 1 usługa
12. Konfiguracja modułu Rekrutacja (ATS) - 1 usługa
13. Konfiguracja modułu Onboarding / Preboarding - 1 usługa
14. Konfiguracja modułu Szkolenia / LMS - 1 usługa
15. Konfiguracja modułu Oceny okresowe i 360° - 1 usługa
16. Konfiguracja modułu Cele i KPI - 1 usługa
17. Konfiguracja modułu Talenty i sukcesja - 1 usługa
18. Konfiguracja modułu Badania zaangażowania - 1 usługa
19. Konfiguracja portalu pracownika - 1 usługa
20. Konfiguracja portalu menedżera - 1 usługa
21. Konfiguracja bazy wiedzy / komunikacji wewnętrznej - 1 usługa
22. Migracja danych kadrowych - 1 usługa
23. Migracja danych płacowych - 1 usługa
24. Migracja danych z zakresu czasu pracy - 1 usługa
25. Migracja danych miękkiego HR (ATS, oceny, szkolenia, cele, talenty) - 1 usługa
26. Integracja z SAP ERP / FI - 1 usługa
27. Integracja z SAP BW - 1 usługa
28. Integracja z systemami RCP / kontroli dostępu (KD) - 1 usługa
29. Integracja z Active Directory - 1 usługa
30. Integracja z MultiCash - 1 usługa
31. Integracja z M365 (Outlook, Teams, SSO) - 1 usługa
32. Integracja między modułami HR (twardy ↔ miękki HR) - 1 usługa
33. Testy FAT / konfiguracje techniczne - 1 usługa
34. Testy UAT / wsparcie użytkowników - 1 usługa
35. Uruchomienie produkcyjne - 1 usługa
36. Stabilizacja powdrożeniowa (np. 30 dni) - 1 usługa
37. Szkolenia administratorów systemu - 1 usługa
38. Szkolenia zespołów HR - 1 usługa
39. Szkolenia menedżerów - 1 usługa
40. Szkolenia pracowników końcowych - 1 usługa
41. Licencja Core HR (Kadry) – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
42. Licencja Payroll – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
43. Licencja Czas pracy – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
44. Licencja ATS – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
45. Licencja Onboarding – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
46. Licencja LMS – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
47. Licencja Oceny i 360° – 1 użytkownik/rok - 500 szt.
48. Licencja Cele i KPI – 1 użytkownik/rok - 1000 szt.
49. Licencja Talenty i sukcesja – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
50. Licencja Badania zaangażowania – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
51. Licencja Portal pracownika – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
52. Licencja Portal menedżera – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
53. Licencja API / integracyjna – 1 szt./rok - 14000 szt.
54. Support techniczny 8x5 – 12 miesięcy - 1 usługa
55. Support techniczny 24x7 – 12 miesięcy - 1 usługa
56. Utrzymanie integracji - 1 usługa
57. Pakiet godzin rozwojowych (np. 40h/80h/160h) - 1 usługa
58. SLA - 1 usługa
59. (Opcja) Projektowanie procesów HR (warsztaty) - 1 usługa
60. (Opcja) Konsultacje ad hoc (stawka godzinowa) - 1 rbg.
61. (Opcja) Usługi personalizacji/rozszerzeń systemu - 1 usługa
62. (Opcja) Rozszerzenia mobilne / kiosk pracowniczy (prace programistyczne) - 1 usługa
Postępowanie: Wybór, wdrożenie i utrzymanie kompleksowego systemu HR dla Grupy Animex
Tryb: RFP – zapytanie ofertowe (publikacja na platformie Logintrade)
Zamawiający: Animex Foods Sp. z o.o. oraz spółki Grupy Animex
1. Cel postępowania i kontekst biznesowy
Celem niniejszego postępowania jest wybór jednego Dostawcy (lub konsorcjum), który dostarczy, wdroży oraz będzie utrzymywał zintegrowany, skalowalny system HR klasy enterprise dla Grupy Animex, obejmujący:
twardy HR (Kadry, Płace/Payroll, Czas Pracy, ESS/MSS),
miękki HR (ATS, Onboarding, LMS, Oceny, Cele, Talenty, Zaangażowanie, Portale),
pełną integrację z ekosystemem IT Zamawiającego (SAP ERP, SAP BW, systemy RCP/KD, Active Directory, MultiCash, Microsoft 365),
kompletny model TCO (wdrożenie, licencje, utrzymanie, rozwój, SLA).
System ma wspierać dalszy rozwój organizacji, standaryzację procesów HR w Grupie, poprawę doświadczenia pracownika i menedżera (EX), automatyzację procesów oraz wysoką jakość danych zarządczych.
2. Zakres organizacyjny i ogólny
System obejmuje spółki Grupy Animex w Polsce (z możliwością rozszerzenia w przyszłości).
System musi obsługiwać kilka tysięcy pracowników (pracownicy produkcyjni, biurowi, menedżerowie).
Rozwiązanie może być dostarczone w modelu SaaS / Cloud / On-Prem – preferowany SaaS.
Wszystkie oddziały powinny stosować wspólny zestaw praktyk biznesowych z uwzględnieniem różnic wynikających z wewnętrznych uregulowań np. widełki wynagrodzeń;
Odstępstwa od wspólnego zbioru praktyk biznesowych powinny być dozwolone tylko wtedy, gdy takie odstępstwo jest konieczne do spełnienia unikalnych wymagań oddziału;
System powinien być skonfigurowany tak, aby umożliwić obsługę funkcji administracyjnych, w tym samoobsługę, zarządzanie czasem pracy we wszystkich oddziałach;
Optymalizację procesów personalnych np. proces kadrowo-płacowy. Optymalizacja współpracy pomiędzy oddziałami a Centrum Usług Płacowych;
Założenie tego projektu to "adoptować, a nie budować". Obecne funkcje systemu kadrowo-płacowego muszą być wykorzystywane w jak największym stopniu.
3. Szczegółowy zakres – Twardy HR
3.1 Kadry (Core HR)
pełna ewidencja danych osobowych i kadrowych,
struktura organizacyjna (wielopoziomowa, macierzowa),
historia zmian, wersjonowanie danych,
obsługa różnych typów umów i form zatrudnienia,
akta osobowe (elektroniczne),
raportowanie i analityka HR.
3.2 Płace (Payroll)
naliczanie wynagrodzeń zgodnie z polskim prawem,
obsługa wielu list płac,
składniki płacowe, potrącenia, benefity,
deklaracje ZUS, PIT, PPK,
integracja z MultiCash / bankowością.
3.3 Czas Pracy
grafiki i harmonogramy,
obsługa systemów równoważnych i zmianowych,
ewidencja absencji,
integracja z systemami RCP/KD.
3.4 ESS / MSS
samoobsługa pracownicza (dane, wnioski, dokumenty),
samoobsługa menedżerska (zatwierdzanie, raporty, zespół),
obieg wniosków kadrowych,
moduł BHP.
4. Szczegółowy zakres – Miękki HR (zgodnie z „Zakresem Miękkiego HR”)
4.1 Rekrutacja (ATS)
publikacja ogłoszeń (www, portale, SM),
zarządzanie kandydatami i procesami,
RODO, zgody, raporty,
integracja z onboardingiem.
4.2 Onboarding / Preboarding
checklisty i zadania,
workflow między HR, IT, przełożonym,
automatyczne konta, dokumenty, szkolenia startowe.
4.3 Szkolenia / LMS
katalog szkoleń,
szkolenia e-learning i stacjonarne,
certyfikacje, BHP,
raporty kompetencyjne.
4.4 Oceny okresowe i 360°
elastyczne formularze,
cykle ocen,
cele indywidualne i zespołowe,
powiązanie z talentami.
4.5 Cele, KPI i Performance
definiowanie celów,
kaskadowanie,
monitoring realizacji.
4.6 Talenty i sukcesja
matryce kompetencji,
identyfikacja talentów,
planowanie sukcesji.
4.7 Zaangażowanie
ankiety,
puls-check,
analiza trendów.
4.8 Portale i komunikacja
portal pracownika,
portal menedżera,
komunikacja wewnętrzna,
baza wiedzy.
5. Wymagania funkcjonalne i techniczne
architektura modułowa,
otwarte API,
konfigurowalność bez programowania,
raportowanie standardowe i ad hoc.
6. Integracje i bezpieczeństwo
SAP ERP (HR/FI), SAP BW,
systemy RCP/KD,
Active Directory (SSO),
MultiCash,
Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint),
zgodność z RODO,
role i uprawnienia,
audyt i logi.
7. Migracje danych
dane kadrowe,
dane płacowe,
czas pracy,
dane miękkiego HR,
walidacja i testy migracyjne.
8. UX / EX / Mobilność
responsywny interfejs,
aplikacja mobilna,
kiosk pracowniczy,
dostępność (WCAG).
9. Dokumentacja, testy i stabilizacja
dokumentacja użytkowa i techniczna,
FAT / SAT,
UAT z udziałem Zamawiającego,
stabilizacja powdrożeniowa.
10. Zespół Dostawcy
kierownik projektu,
konsultanci HR / Payroll,
architekt integracji,
wsparcie techniczne.
11. SLA i Support
8x5 oraz 24x7,
czasy reakcji i usunięcia,
utrzymanie integracji,
rozwój systemu.
12. Wymogi formalne i Logintrade
złożenie oferty wyłącznie przez Logintrade,
kompletność formularzy,
ceny netto,
ważność oferty min. 90 dni.
oferent ma możliwość zmiany ilości poszczególnych linii (usług, produktów)
oferent ma możliwość wycenienia tylko części usług i produktów oraz umieszczania uwag do nich
oferent ma możliwość złożenia oferty częściowej, np. tylko "twardy" HR lub tylko "miękki" HR.
Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami,
zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie,
swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą,
odrzucenia którejkolwiek z ofert,
rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty,
podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert.
Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.
Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek
Produkty
1. Analiza przedwdrożeniowa – twardy HR (Kadry, Płace, Czas pracy) - 1 usługa
2. Analiza przedwdrożeniowa – miękki HR (ATS, LMS, Oceny, Talenty, Cele, Onboarding, EX) - 1 usługa
3. Analiza integracyjna (SAP ERP / BW, KD, AD, MultiCash, M365) - 1 usługa
4. Opracowanie koncepcji docelowego rozwiązania (Blueprint) - 1 usługa
5. Konfiguracja modułu Kadry (Core HR) - 1 usługa
6. Konfiguracja modułu Płace (Payroll) - 1 usługa
7. Konfiguracja modułu Czas Pracy (RCP, grafiki, rozliczenia) - 1 usługa
8. Konfiguracja samoobsługi pracowniczej - 1 usługa
9. Konfiguracja samoobsługi menedżerskiej - 1 usługa
10. Konfiguracja obiegu wniosków kadrowych (zatrudnienie, zmiany, rozwiązanie umowy) - 1 usługa
11. Konfiguracja BHP (zgodnie z zakresem twardego HR) - 1 usługa
12. Konfiguracja modułu Rekrutacja (ATS) - 1 usługa
13. Konfiguracja modułu Onboarding / Preboarding - 1 usługa
14. Konfiguracja modułu Szkolenia / LMS - 1 usługa
15. Konfiguracja modułu Oceny okresowe i 360° - 1 usługa
16. Konfiguracja modułu Cele i KPI - 1 usługa
17. Konfiguracja modułu Talenty i sukcesja - 1 usługa
18. Konfiguracja modułu Badania zaangażowania - 1 usługa
19. Konfiguracja portalu pracownika - 1 usługa
20. Konfiguracja portalu menedżera - 1 usługa
21. Konfiguracja bazy wiedzy / komunikacji wewnętrznej - 1 usługa
22. Migracja danych kadrowych - 1 usługa
23. Migracja danych płacowych - 1 usługa
24. Migracja danych z zakresu czasu pracy - 1 usługa
25. Migracja danych miękkiego HR (ATS, oceny, szkolenia, cele, talenty) - 1 usługa
26. Integracja z SAP ERP / FI - 1 usługa
27. Integracja z SAP BW - 1 usługa
28. Integracja z systemami RCP / kontroli dostępu (KD) - 1 usługa
29. Integracja z Active Directory - 1 usługa
30. Integracja z MultiCash - 1 usługa
31. Integracja z M365 (Outlook, Teams, SSO) - 1 usługa
32. Integracja między modułami HR (twardy ↔ miękki HR) - 1 usługa
33. Testy FAT / konfiguracje techniczne - 1 usługa
34. Testy UAT / wsparcie użytkowników - 1 usługa
35. Uruchomienie produkcyjne - 1 usługa
36. Stabilizacja powdrożeniowa (np. 30 dni) - 1 usługa
37. Szkolenia administratorów systemu - 1 usługa
38. Szkolenia zespołów HR - 1 usługa
39. Szkolenia menedżerów - 1 usługa
40. Szkolenia pracowników końcowych - 1 usługa
41. Licencja Core HR (Kadry) – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
42. Licencja Payroll – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
43. Licencja Czas pracy – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
44. Licencja ATS – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
45. Licencja Onboarding – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
46. Licencja LMS – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
47. Licencja Oceny i 360° – 1 użytkownik/rok - 500 szt.
48. Licencja Cele i KPI – 1 użytkownik/rok - 1000 szt.
49. Licencja Talenty i sukcesja – 1 użytkownik/rok - 3500 szt.
50. Licencja Badania zaangażowania – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
51. Licencja Portal pracownika – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
52. Licencja Portal menedżera – 1 użytkownik/rok - 14000 szt.
53. Licencja API / integracyjna – 1 szt./rok - 14000 szt.
54. Support techniczny 8x5 – 12 miesięcy - 1 usługa
55. Support techniczny 24x7 – 12 miesięcy - 1 usługa
56. Utrzymanie integracji - 1 usługa
57. Pakiet godzin rozwojowych (np. 40h/80h/160h) - 1 usługa
58. SLA - 1 usługa
59. (Opcja) Projektowanie procesów HR (warsztaty) - 1 usługa
60. (Opcja) Konsultacje ad hoc (stawka godzinowa) - 1 rbg.
61. (Opcja) Usługi personalizacji/rozszerzeń systemu - 1 usługa
62. (Opcja) Rozszerzenia mobilne / kiosk pracowniczy (prace programistyczne) - 1 usługa
Time limit for receipt of tenders
2026-03-27 11:00:00.0
Location
ul. Chałubińskiego 8
00-613 Warszawa
00-613 Warszawa
Category assortment
IT and telecommunications
Data storage devices
Data storage devices
Buyer details
Animex Foods sp. z o.o.
ul. Chałubińskiego 8
00-613 Warszawa
NIP: 5272698951
ul. Chałubińskiego 8
00-613 Warszawa
NIP: 5272698951
