Zapytanie ofertowe nr 1/NGOwD/2026 na wynajem sali konferencyjnej i 3 sal szkoleniowych oraz zapewnienie wyżywienia podczas wydarzenia (Regionalne Forum Praktyków Partycypacji) w dniu 15.04.2026 r. w Białymstoku
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.06-IP.04-0001/23 - Mosty Partycypacji: NGO dla polityk publicznych
Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej i 3 sal szkoleniowych oraz zapewnienie wyżywienia podczas wydarzenia (Regionalne Forum Praktyków Partycypacji) w dniu 15.04.2026 r. w Białymstoku dla maksymalnie 70 uczestników.
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia:
Wynajem sal:
1. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia musi być usytuowane w Białymstoku i mieć zapewnioną możliwość dojazdu komunikacją miejską z Dworca PKP ul. Kolejowa Białystok lub Dworca PKS ul. Bohaterów Monte Cassino.
2. Obiekt musi spełniać kryterium dostępności, zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027. W szczególności powinien być pozbawiony barier architektonicznych, posiadać infrastrukturę dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami typu winda, podjazdy.
3. Podczas wydarzenia (15.04.2025 r.) Wykonawca zapewni jedną salę konferencyjną do wyłącznej dyspozycji uczestników wydarzenia. Sala powinna mieścić swobodnie 70 uczestników w ustawieniu w rzędach. Dodatkowo Wykonawca zapewni 3 sale szkoleniowe do wyłącznej dyspozycji uczestników wydarzenia. Każda sala powinna mieścić swobodnie 20 uczestników w ustawieniu krzeseł w podkowę. W razie potrzeby Wykonawca zapewni również stoły do sal szkoleniowych.
4. Sale konferencyjne i szkoleniowe zostaną udostępnione w godzinach 9:30 – 17:00 w dniu 15.04.2025 r.
5. Sala konferencyjna musi spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażona w:
● krzesła ustawione w rzędy,
● sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, min. 2 mikrofony, pilot do zmiany slajdów, nagłośnienie, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych i sprzęt niezbędny do podłączenia komputerów,
● tablicę flipchart z papierem i markerami,
● klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestników spotkania,
● dzienne oświetlenie,
● zaplecze sanitarne.
6. Trzy sale szkoleniowe muszą spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażone w:
● krzesła ustawione w podkowę,
● sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, pilot do zmiany slajdów, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych i sprzęt niezbędny do podłączenia komputerów, nagłośnienie umożliwiające prezentację materiałów audiowizualnych,
● tablicę flipchart z papierem i markerami,
● klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestników spotkania,
● dzienne oświetlenie.
Wyżywienie:
1. Wykonawca zapewni wyżywienie uczestnikom spotkania - tj. przerwę kawową oraz lunch bezmięsny w formie bufetu szwedzkiego, dla uczestników spotkania z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłków dla osób, które zgłoszą inne szczególne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłków, wraz z określeniem ilości, najpóźniej do dnia 08.04.2026 r. włącznie. Szczegółowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontaktów roboczych.
2. Miejsce podawania posiłków będzie znajdować się poza salą konferencyjną, w sali/przestrzeni wyodrębnionej na wyłączność uczestników spotkania.
3. Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania.
4. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w ilości osób niezbędnej do zrealizowania zadania.
5. Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w który serwowane będą posiłki (przerwa kawowa oraz lunch), w tym m.in. sprzątanie stołów, zabranie śmieci, itp.).
6. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zamówienia, w tym stoły pod catering, obrusy, ew. przedłużacze, itd.).
7. Orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłków (godziny posiłków mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie):
Przerwa kawowa ciągła (w godzinach: 9:30-16:30), dla max 70 osób, w czasie której podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane):
- napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), cukier, cytryna, woda niegazowana w dzbankach szklanych
- co najmniej 2 rodzaje świeżych owoców (co najmniej 100g na każdego uczestnika);
- co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika)
- ciasteczka kruche (co najmniej 100g dla każdego uczestnika);
Obiad w formie bufetu (około godz. 13:00), dla max 70 osób, podczas którego podane zostaną:
- zupa,
- dwa dania główne do wyboru,
- minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru,
- minimum dwa dodatki warzywne do wyboru.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FERS.04.06-IP.04-0001/23 - Mosty Partycypacji: NGO dla polityk publicznych
Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej i 3 sal szkoleniowych oraz zapewnienie wyżywienia podczas wydarzenia (Regionalne Forum Praktyków Partycypacji) w dniu 15.04.2026 r. w Białymstoku dla maksymalnie 70 uczestników.
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia:
Wynajem sal:
1. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia musi być usytuowane w Białymstoku i mieć zapewnioną możliwość dojazdu komunikacją miejską z Dworca PKP ul. Kolejowa Białystok lub Dworca PKS ul. Bohaterów Monte Cassino.
2. Obiekt musi spełniać kryterium dostępności, zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027. W szczególności powinien być pozbawiony barier architektonicznych, posiadać infrastrukturę dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami typu winda, podjazdy.
3. Podczas wydarzenia (15.04.2025 r.) Wykonawca zapewni jedną salę konferencyjną do wyłącznej dyspozycji uczestników wydarzenia. Sala powinna mieścić swobodnie 70 uczestników w ustawieniu w rzędach. Dodatkowo Wykonawca zapewni 3 sale szkoleniowe do wyłącznej dyspozycji uczestników wydarzenia. Każda sala powinna mieścić swobodnie 20 uczestników w ustawieniu krzeseł w podkowę. W razie potrzeby Wykonawca zapewni również stoły do sal szkoleniowych.
4. Sale konferencyjne i szkoleniowe zostaną udostępnione w godzinach 9:30 – 17:00 w dniu 15.04.2025 r.
5. Sala konferencyjna musi spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażona w:
● krzesła ustawione w rzędy,
● sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, min. 2 mikrofony, pilot do zmiany slajdów, nagłośnienie, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych i sprzęt niezbędny do podłączenia komputerów,
● tablicę flipchart z papierem i markerami,
● klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestników spotkania,
● dzienne oświetlenie,
● zaplecze sanitarne.
6. Trzy sale szkoleniowe muszą spełniać wymagania BHP i p. poż. oraz być wyposażone w:
● krzesła ustawione w podkowę,
● sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, pilot do zmiany slajdów, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych i sprzęt niezbędny do podłączenia komputerów, nagłośnienie umożliwiające prezentację materiałów audiowizualnych,
● tablicę flipchart z papierem i markerami,
● klimatyzację dającą możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestników spotkania,
● dzienne oświetlenie.
Wyżywienie:
1. Wykonawca zapewni wyżywienie uczestnikom spotkania - tj. przerwę kawową oraz lunch bezmięsny w formie bufetu szwedzkiego, dla uczestników spotkania z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłków dla osób, które zgłoszą inne szczególne potrzeby żywieniowe. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłków, wraz z określeniem ilości, najpóźniej do dnia 08.04.2026 r. włącznie. Szczegółowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontaktów roboczych.
2. Miejsce podawania posiłków będzie znajdować się poza salą konferencyjną, w sali/przestrzeni wyodrębnionej na wyłączność uczestników spotkania.
3. Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania.
4. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w ilości osób niezbędnej do zrealizowania zadania.
5. Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w który serwowane będą posiłki (przerwa kawowa oraz lunch), w tym m.in. sprzątanie stołów, zabranie śmieci, itp.).
6. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zamówienia, w tym stoły pod catering, obrusy, ew. przedłużacze, itd.).
7. Orientacyjny plan oraz zakres serwowanych posiłków (godziny posiłków mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie):
Przerwa kawowa ciągła (w godzinach: 9:30-16:30), dla max 70 osób, w czasie której podane zostaną (i będą na bieżąco uzupełniane):
- napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), cukier, cytryna, woda niegazowana w dzbankach szklanych
- co najmniej 2 rodzaje świeżych owoców (co najmniej 100g na każdego uczestnika);
- co najmniej 2 rodzaje ciasta (co najmniej 150g dla każdego uczestnika)
- ciasteczka kruche (co najmniej 100g dla każdego uczestnika);
Obiad w formie bufetu (około godz. 13:00), dla max 70 osób, podczas którego podane zostaną:
- zupa,
- dwa dania główne do wyboru,
- minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru,
- minimum dwa dodatki warzywne do wyboru.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-03-05 22:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Catering services
Food services
Hotels
Players and multimedia devices
Food services
Hotels
Players and multimedia devices
Buyer details
Fundacja Laboratorium Badań i Działań Społecznych SocLab
Zwierzyniecka 17/16
15-312 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5423219955
Zwierzyniecka 17/16
15-312 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5423219955
