Zapytanie ofertowe na wybór Wykonawcy usługi hotelarsko – gastronomicznej w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną”
Opis zapytania
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.13-IP.06-0002/24 - Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń.
Nazwa zamówienia:
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko – gastronomiczne w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus
Czas trwania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 31.12.2026 roku
Miejsce realizacji zamówienia: Warszawa (woj. mazowieckie)
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie 4 usług hotelarsko – gastronomicznych w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: . „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w Warszawie .
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia:
- zakwaterowania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia wyżywania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia serwisu kawowego podczas 4 spotkań,
- zapewnienie sali na 4 spotkania.
Wymagania dotyczące zakwaterowania i sali szkoleniowej:
- obiekt zlokalizowany na terenie Warszawy (województwo mazowieckie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca);
- obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami,
- obiekt spełniający standard dla obiektu 2-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie,
- obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań,
- liczba noclegów na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg.
- pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko),
- wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie;
- pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny),
- Wi-fi w cenie pokoju;
- ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie;
- śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju;
- rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00;
- zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00;
- dostępność sali szkoleniowej od 10.00 pierwszego dnia do 18.00 drugiego dnia;
- pokoje dla niepalących;
- bezpłatny parking;
- obiekt powinien posiadać salę szkoleniową zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sala winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do internetu, ekran, projektor, flipchart, pisaki.
Wymagania dotyczące wyżywienia:
Obiad (dwa obiady – w pierwszym i drugim dniu spotkania):
Wymagania:
– obiad dwudaniowy serwowany na talerzu,
- Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania:
zupę (min. 0,25 l na osobę),
drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml.
Ponadto:
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewanych lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym zjazdem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę na rzecz Zamawiającego Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego.
Wymagania dotyczące serwisu kawowego:
Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania).
Wymagania:
podany w formie ciągłej w sali szkoleniowej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z zamawiającym),
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum:
zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę),
kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę),
cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę),
cytrynę pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę),
mleko serwowane w dzbankach,
wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana
w butelkach),
sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach),
ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę).
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego.
Harmonogram spotkań:
Data spotkania Miejsce spotkania Liczba sal szkoleniowych Szacowana ilość uczestników spotkania wraz z kadrą zamawiającego
Spotkanie nr 1:
13-14.03.2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 2:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 3:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 4:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
* szczegółowe terminy zostaną wskazane w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający uzgodni z Wykonawcą poszczególne terminy realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia z co najmniej 3 tygodniowym terminem przed realizacją danej usługi.
Miejsce realizacji
Cała polska
FERS.04.13-IP.06-0002/24 - Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń.
Nazwa zamówienia:
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko – gastronomiczne w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus
Czas trwania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 31.12.2026 roku
Miejsce realizacji zamówienia: Warszawa (woj. mazowieckie)
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie 4 usług hotelarsko – gastronomicznych w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: . „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w Warszawie .
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia:
- zakwaterowania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia wyżywania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia serwisu kawowego podczas 4 spotkań,
- zapewnienie sali na 4 spotkania.
Wymagania dotyczące zakwaterowania i sali szkoleniowej:
- obiekt zlokalizowany na terenie Warszawy (województwo mazowieckie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca);
- obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami,
- obiekt spełniający standard dla obiektu 2-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie,
- obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań,
- liczba noclegów na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg.
- pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko),
- wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie;
- pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny),
- Wi-fi w cenie pokoju;
- ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie;
- śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju;
- rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00;
- zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00;
- dostępność sali szkoleniowej od 10.00 pierwszego dnia do 18.00 drugiego dnia;
- pokoje dla niepalących;
- bezpłatny parking;
- obiekt powinien posiadać salę szkoleniową zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sala winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do internetu, ekran, projektor, flipchart, pisaki.
Wymagania dotyczące wyżywienia:
Obiad (dwa obiady – w pierwszym i drugim dniu spotkania):
Wymagania:
– obiad dwudaniowy serwowany na talerzu,
- Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania:
zupę (min. 0,25 l na osobę),
drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml.
Ponadto:
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewanych lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym zjazdem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę na rzecz Zamawiającego Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego.
Wymagania dotyczące serwisu kawowego:
Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania).
Wymagania:
podany w formie ciągłej w sali szkoleniowej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z zamawiającym),
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum:
zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę),
kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę),
cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę),
cytrynę pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę),
mleko serwowane w dzbankach,
wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana
w butelkach),
sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach),
ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę).
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego.
Harmonogram spotkań:
Data spotkania Miejsce spotkania Liczba sal szkoleniowych Szacowana ilość uczestników spotkania wraz z kadrą zamawiającego
Spotkanie nr 1:
13-14.03.2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 2:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 3:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 4:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
* szczegółowe terminy zostaną wskazane w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający uzgodni z Wykonawcą poszczególne terminy realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia z co najmniej 3 tygodniowym terminem przed realizacją danej usługi.
Miejsce realizacji
Cała polska
Termin składania ofert
2026-03-02 22:59:59.0
Lokalizacja
Kraj: Polska
Kategoria asortymentowa
Akcesoria kuchenne
Serwis sprzętu i wyposażenia
Usługi cateringowe
Usługi gastronomiczne
Usługi hotelarskie
Przemysłowy sprzęt gastronomiczny
Serwis sprzętu i wyposażenia
Usługi cateringowe
Usługi gastronomiczne
Usługi hotelarskie
Przemysłowy sprzęt gastronomiczny
Dane nabywcy
Ogólnopolska Federacja na rzecz Rozwiązywania Problemu Bezdomności
Wolności 241
41-800 Zabrze
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 6482777628
Wolności 241
41-800 Zabrze
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 6482777628
