Wybór wykonawcy w zakresie świadczenia usług noclegu dla uczestników/czek studiów podyplomowych na zjazdach sobota-niedziela (Uniwersytet WSB Merito w Poznaniu, Filia w Szczecinie)
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.01.02-IP.06-0006/24 - Nowoczesne i profesjonalne PSZ = wysoka jakość świadczonych usług
Przedmiotem niniejszego zapytania jest wybór wykonawcy w zakresie świadczenia usług noclegu dla uczestników/czek studiów podyplomowych na zjazdach sobota-niedziela w zakresie:
Specyfikacja – noclegi dla uczestników projektu
1. Standard obiektu
a. Zamówienie obejmuje nocleg w miejscu noclegowym o minimalnie 2*standardzie hotelu i maksymalnie 3* (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) wraz ze śniadaniem, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie, wg. załącznika nr 3 do Regulaminu wyboru projektu „Rozwój kwalifikacji i kompetencji pracowników instytucji rynku pracy” numer naboru: FERS.01.02-IP.06-003/24 - https://fers.mrpips.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0017/20645/zal_nr_3_zestawienie_standardu_i_cen_rynkowych.pdf
b. obiekt musi spełniać wymogi kategorii hotelowej (czystość, obsługa recepcyjna, sanitariaty w pokojach, internet bezprzewodowy).
2. Pokoje
a. zakwaterowanie co do zasady w pokojach 2-osobowych,
b. nocleg w pokojach 1-osobowych dopuszczalny wyłącznie w uzasadnionych przypadkach za zgodą Zamawiającego (np. brak parzystej liczby uczestników, kwestie zdrowotne),
c. każdy pokój wyposażony w: łazienkę, dostęp do ciepłej wody, komplet ręczników, podstawowe kosmetyki hotelowe, dostęp do Internetu.
3. Wyżywienie - cena noclegu obejmuje śniadanie i kolację dla każdej zakwaterowanej osoby:
a. śniadanie w formie bufetu szwedzkiego, z uwzględnieniem opcji wegetariańskich i zdrowotnych (np. bez laktozy, bez glutenu – na zgłoszenie);
b. kolacja ( maksymalna cena kolacji – 60 zł brutto dla 1 osoby):
• danie główne na ciepło – mięso mięso i/lub ryba – co najmniej 150 g na osobę,
• dodatki skrobiowe (ziemniaki, ryż, kasza, makaron) – co najmniej 200 g na osobę,
• zestaw surówek i sałatek ze świeżych lub gotowanych warzyw – co najmniej 150 g na osobę,
• napoje zimne: soki owocowe – co najmniej 200 ml na osobę,
• napoje gorące: kawa czarna i/lub herbata (czarna, owocowa) – co najmniej 200 ml na osobę, wraz z dodatkami (cukier, śmietanka, cytryna).
4. Lokalizacja i dostępność
a. miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane w odległości umożliwiającej sprawny dojazd środkami komunikacji publicznej z dworców autobusowych i pkp,
b. Miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane w odległości do 3 km od Dworca PKP Szczecin Główny (wg najkrótszej trasy drogami publicznymi wg Google Maps) i nie większej niż 500 m od najbliższego przystanku autobusowego lub tramwajowego komunikacji miejskiej (odległość liczona według mapy Google, trasa piesza);
5. Miejsce zakwaterowania musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami - Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”, które są dostępne na Portalu Funduszy Europejskich, w szczególności określonymi w Załączniku nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027, w zakresie dostosowania obiektu do osób z niepełnosprawnościami
6. Warunki pobytu
a. zapewnienie całodobowego dostępu do recepcji lub osoby kontaktowej w obiekcie,
b. pokoje przygotowane zgodnie z zasadami higieny i bezpieczeństwa,
c. obiekt musi posiadać aktualne pozwolenia sanitarne i spełniać przepisy przeciwpożarowe,
7. Wymogi dodatkowe
a. możliwość wystawienia faktury/rachunku zgodnie z zasadami finansowania projektów,
b. przestrzeganie zasad równości i dostępności – na życzenie uczestników zapewnienie pokoju dostosowanego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami
c. zapewnienie możliwości anulacji rezerwacji lub zmiany liczby pokoi w terminie uzgodnionym z wykonawcą.
8. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.).
9. Terminy realizacji i ich wielkość ustalane są każdorazowo z Wykonawcą na podstawie harmonogramu dla każdej z grup i dotyczą okresu od podpisania umowy o realizację przedmiotu zamówienia do 30.09.2027r.
10. Dla każdej zgłoszonej grupy realizacja usług nastąpi przez 9 zjazdów, rozumianych jako:
a. nocleg z piątku na sobotę, kolacja w piątek i śniadanie w sobotę – o ile zajęcia w sobotę będą rozpoczynać się do godziny 9:00 (dotyczy zgłoszonej grupy) lub gdy Zamawiający zgłosi taką potrzebę (sytuacje indywidualne);
b. nocleg z soboty na niedzielę, kolacja w sobotę i śniadanie w niedzielę (dotyczy zgłoszonej grupy).
11. Zamawiający przewiduje, że niniejsze zamówienie obejmie nie więcej niż 2 grupy, co daje maksymalnie 40 noclegów z kolacją i śniadaniem.
12. Liczba osób uzależniona jest od aktualnych rekrutacji na studia podyplomowe. Obecnie planowane są 2 grupy po ok. 15 osób.
13. Wstępny harmonogram grup do końca czerwca 2026 wraz z przewidywaną liczbą osób zostanie podany po podpisaniu umowy. Dokładna liczba noclegów wraz z wyżywieniem oraz ich terminy będą podawane przez Zamawiającego z ok. tygodniowym wyprzedzeniem w formie harmonogramu (zapotrzebowania). Zapotrzebowanie to zawierać będzie:
• datę rezerwacji;
• planowaną liczbę osób.
Nie później niż 3 dni przed planowanym przyjazdem grup Zamawiający wskaże ilość mężczyzn, kobiet w każdej grupie.
14. Zamawiający wymaga, by realizacja zamówienia następowała zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji (w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn).
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania części zamówienia w każdej chwili bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację, z uwagi na przypadki losowe. Zamawiający dołoży starań, aby proces rezerwacji miejsc noclegowych odbywał się możliwie jak najszybciej, a wszystkie ewentualne zmiany zgłaszane były niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności je powodujących.
16. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy obiekt, w którym została dokonana rezerwacja, nie będzie mógł zapewnić noclegu osobom skierowanym przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga niezwłocznego i niepowodującego zakłóceń w danym cyklu studiów podyplomowych organizowanych przez Zamawiającego, zapewnienia przez Wykonawcę, noclegu w innym obiekcie o co najmniej takim samym standardzie, w cenie nieprzekraczającej ceny noclegu, który został zamówiony (wskazany przez Wykonawcę w formularzu ofertowym).
17. Na koniec realizacji każdego zjazdu przeprowadzana jest wśród uczestników/czek ankieta ewaluacyjna. Niska ocena usługi może być podstawą do rozwiązania umowy o realizację zamówienia.
18. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i wyżywienia) poniesionych przez osoby skierowane do obiektu. Wszelkie dodatkowe należności winna uiścić osoba korzystająca z noclegu. Ewentualne dodatkowe należności mogą wynikać wyłącznie z usług pobieranych dobrowolnie, za zgodą osób z nich korzystających.
19. Informacje o przewidywanych zamówieniach polegających na powtórzeniu podobnych usług:
a. Zamawiający zastrzega możliwość udzielenia w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego dotychczasowemu Wykonawcy usług, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, jak te które są przedmiotem zamówienia podstawowego,
b. wartość usług, które mogą zostać udzielone na tej podstawie nie przekroczy 50% wartości zamówienia podstawowego,
c. Zamówienia podobne zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z Wykonawcą realizującym zamówienie podstawowe, przy założeniu, że wynegocjowane warunki nie będą mniej korzystne dla Zamawiającego aniżeli warunki realizacji zamówienia podstawowego Ponadto warunkiem udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług będzie terminowe i należyte realizowanie zamówienia podstawowego.
Planowane (na roboczo, mogą ulec zmianie) terminy pierwszych zjazdów:
1. 28-29.03.2026, 18-19.04.2026, 09-10.05.2026, 23-24.05.2026, 06-07.06.2026, 20-21.06.2026
2. 11-12.04.2026, 18-19.04.2026, 16-17.05.2026, 30-31.05.2026, 13-14.06.2026, 27-28.06.2026
ZASADY USTALANIA WYNAGRODZENIA ZA WYKONANIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi.
2. Wykonawca będzie zobowiązany do sporządzania dla Zamawiającego miesięcznych zestawień noclegów z wyżywieniem oraz protokołów odbioru będących podstawą do wystawienia faktury.
3. Wykonawca wystawia fakturę VAT za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym usługa była świadczona.
4. Termin płatności 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zapłaty za wynagrodzenie Wykonawcy, który jest podatnikiem VAT:
a. tylko na rachunek bankowy Wykonawcy znajdujący się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w oparciu
o art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W przypadku, gdy wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy nie spełni warunku określonego powyżej, opóźnienie w dokonaniu płatności powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego dokonania płatności nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat / odszkodowań z tytułu dokonania nieterminowej płatności.
b. w ramach mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment o którym mowa w art. 108a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: zachodniopomorskie, Powiat: Szczecin, Gmina: Szczecin, Miejscowość: Szczecin
FERS.01.02-IP.06-0006/24 - Nowoczesne i profesjonalne PSZ = wysoka jakość świadczonych usług
Przedmiotem niniejszego zapytania jest wybór wykonawcy w zakresie świadczenia usług noclegu dla uczestników/czek studiów podyplomowych na zjazdach sobota-niedziela w zakresie:
Specyfikacja – noclegi dla uczestników projektu
1. Standard obiektu
a. Zamówienie obejmuje nocleg w miejscu noclegowym o minimalnie 2*standardzie hotelu i maksymalnie 3* (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) wraz ze śniadaniem, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie, wg. załącznika nr 3 do Regulaminu wyboru projektu „Rozwój kwalifikacji i kompetencji pracowników instytucji rynku pracy” numer naboru: FERS.01.02-IP.06-003/24 - https://fers.mrpips.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0017/20645/zal_nr_3_zestawienie_standardu_i_cen_rynkowych.pdf
b. obiekt musi spełniać wymogi kategorii hotelowej (czystość, obsługa recepcyjna, sanitariaty w pokojach, internet bezprzewodowy).
2. Pokoje
a. zakwaterowanie co do zasady w pokojach 2-osobowych,
b. nocleg w pokojach 1-osobowych dopuszczalny wyłącznie w uzasadnionych przypadkach za zgodą Zamawiającego (np. brak parzystej liczby uczestników, kwestie zdrowotne),
c. każdy pokój wyposażony w: łazienkę, dostęp do ciepłej wody, komplet ręczników, podstawowe kosmetyki hotelowe, dostęp do Internetu.
3. Wyżywienie - cena noclegu obejmuje śniadanie i kolację dla każdej zakwaterowanej osoby:
a. śniadanie w formie bufetu szwedzkiego, z uwzględnieniem opcji wegetariańskich i zdrowotnych (np. bez laktozy, bez glutenu – na zgłoszenie);
b. kolacja ( maksymalna cena kolacji – 60 zł brutto dla 1 osoby):
• danie główne na ciepło – mięso mięso i/lub ryba – co najmniej 150 g na osobę,
• dodatki skrobiowe (ziemniaki, ryż, kasza, makaron) – co najmniej 200 g na osobę,
• zestaw surówek i sałatek ze świeżych lub gotowanych warzyw – co najmniej 150 g na osobę,
• napoje zimne: soki owocowe – co najmniej 200 ml na osobę,
• napoje gorące: kawa czarna i/lub herbata (czarna, owocowa) – co najmniej 200 ml na osobę, wraz z dodatkami (cukier, śmietanka, cytryna).
4. Lokalizacja i dostępność
a. miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane w odległości umożliwiającej sprawny dojazd środkami komunikacji publicznej z dworców autobusowych i pkp,
b. Miejsce zakwaterowania musi być zlokalizowane w odległości do 3 km od Dworca PKP Szczecin Główny (wg najkrótszej trasy drogami publicznymi wg Google Maps) i nie większej niż 500 m od najbliższego przystanku autobusowego lub tramwajowego komunikacji miejskiej (odległość liczona według mapy Google, trasa piesza);
5. Miejsce zakwaterowania musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami - Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”, które są dostępne na Portalu Funduszy Europejskich, w szczególności określonymi w Załączniku nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027, w zakresie dostosowania obiektu do osób z niepełnosprawnościami
6. Warunki pobytu
a. zapewnienie całodobowego dostępu do recepcji lub osoby kontaktowej w obiekcie,
b. pokoje przygotowane zgodnie z zasadami higieny i bezpieczeństwa,
c. obiekt musi posiadać aktualne pozwolenia sanitarne i spełniać przepisy przeciwpożarowe,
7. Wymogi dodatkowe
a. możliwość wystawienia faktury/rachunku zgodnie z zasadami finansowania projektów,
b. przestrzeganie zasad równości i dostępności – na życzenie uczestników zapewnienie pokoju dostosowanego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami
c. zapewnienie możliwości anulacji rezerwacji lub zmiany liczby pokoi w terminie uzgodnionym z wykonawcą.
8. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.).
9. Terminy realizacji i ich wielkość ustalane są każdorazowo z Wykonawcą na podstawie harmonogramu dla każdej z grup i dotyczą okresu od podpisania umowy o realizację przedmiotu zamówienia do 30.09.2027r.
10. Dla każdej zgłoszonej grupy realizacja usług nastąpi przez 9 zjazdów, rozumianych jako:
a. nocleg z piątku na sobotę, kolacja w piątek i śniadanie w sobotę – o ile zajęcia w sobotę będą rozpoczynać się do godziny 9:00 (dotyczy zgłoszonej grupy) lub gdy Zamawiający zgłosi taką potrzebę (sytuacje indywidualne);
b. nocleg z soboty na niedzielę, kolacja w sobotę i śniadanie w niedzielę (dotyczy zgłoszonej grupy).
11. Zamawiający przewiduje, że niniejsze zamówienie obejmie nie więcej niż 2 grupy, co daje maksymalnie 40 noclegów z kolacją i śniadaniem.
12. Liczba osób uzależniona jest od aktualnych rekrutacji na studia podyplomowe. Obecnie planowane są 2 grupy po ok. 15 osób.
13. Wstępny harmonogram grup do końca czerwca 2026 wraz z przewidywaną liczbą osób zostanie podany po podpisaniu umowy. Dokładna liczba noclegów wraz z wyżywieniem oraz ich terminy będą podawane przez Zamawiającego z ok. tygodniowym wyprzedzeniem w formie harmonogramu (zapotrzebowania). Zapotrzebowanie to zawierać będzie:
• datę rezerwacji;
• planowaną liczbę osób.
Nie później niż 3 dni przed planowanym przyjazdem grup Zamawiający wskaże ilość mężczyzn, kobiet w każdej grupie.
14. Zamawiający wymaga, by realizacja zamówienia następowała zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji (w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn).
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania części zamówienia w każdej chwili bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację, z uwagi na przypadki losowe. Zamawiający dołoży starań, aby proces rezerwacji miejsc noclegowych odbywał się możliwie jak najszybciej, a wszystkie ewentualne zmiany zgłaszane były niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności je powodujących.
16. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy obiekt, w którym została dokonana rezerwacja, nie będzie mógł zapewnić noclegu osobom skierowanym przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga niezwłocznego i niepowodującego zakłóceń w danym cyklu studiów podyplomowych organizowanych przez Zamawiającego, zapewnienia przez Wykonawcę, noclegu w innym obiekcie o co najmniej takim samym standardzie, w cenie nieprzekraczającej ceny noclegu, który został zamówiony (wskazany przez Wykonawcę w formularzu ofertowym).
17. Na koniec realizacji każdego zjazdu przeprowadzana jest wśród uczestników/czek ankieta ewaluacyjna. Niska ocena usługi może być podstawą do rozwiązania umowy o realizację zamówienia.
18. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i wyżywienia) poniesionych przez osoby skierowane do obiektu. Wszelkie dodatkowe należności winna uiścić osoba korzystająca z noclegu. Ewentualne dodatkowe należności mogą wynikać wyłącznie z usług pobieranych dobrowolnie, za zgodą osób z nich korzystających.
19. Informacje o przewidywanych zamówieniach polegających na powtórzeniu podobnych usług:
a. Zamawiający zastrzega możliwość udzielenia w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego dotychczasowemu Wykonawcy usług, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, jak te które są przedmiotem zamówienia podstawowego,
b. wartość usług, które mogą zostać udzielone na tej podstawie nie przekroczy 50% wartości zamówienia podstawowego,
c. Zamówienia podobne zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z Wykonawcą realizującym zamówienie podstawowe, przy założeniu, że wynegocjowane warunki nie będą mniej korzystne dla Zamawiającego aniżeli warunki realizacji zamówienia podstawowego Ponadto warunkiem udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług będzie terminowe i należyte realizowanie zamówienia podstawowego.
Planowane (na roboczo, mogą ulec zmianie) terminy pierwszych zjazdów:
1. 28-29.03.2026, 18-19.04.2026, 09-10.05.2026, 23-24.05.2026, 06-07.06.2026, 20-21.06.2026
2. 11-12.04.2026, 18-19.04.2026, 16-17.05.2026, 30-31.05.2026, 13-14.06.2026, 27-28.06.2026
ZASADY USTALANIA WYNAGRODZENIA ZA WYKONANIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi.
2. Wykonawca będzie zobowiązany do sporządzania dla Zamawiającego miesięcznych zestawień noclegów z wyżywieniem oraz protokołów odbioru będących podstawą do wystawienia faktury.
3. Wykonawca wystawia fakturę VAT za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym usługa była świadczona.
4. Termin płatności 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zapłaty za wynagrodzenie Wykonawcy, który jest podatnikiem VAT:
a. tylko na rachunek bankowy Wykonawcy znajdujący się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w oparciu
o art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W przypadku, gdy wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy nie spełni warunku określonego powyżej, opóźnienie w dokonaniu płatności powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego dokonania płatności nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat / odszkodowań z tytułu dokonania nieterminowej płatności.
b. w ramach mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment o którym mowa w art. 108a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: zachodniopomorskie, Powiat: Szczecin, Gmina: Szczecin, Miejscowość: Szczecin
Time limit for receipt of tenders
Wed Mar 25 22:59:59 GMT 2026
Location
Kraj: Polska, Województwo: zachodniopomorskie, Powiat: Szczecin, Gmina: Szczecin, Miejscowość: Szczecin
Category assortment
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Buyer details
Uniwersytet WSB Merito w Poznaniu
ul. Powstańców Wielkopolskich 5
61-895 Poznań
Województwo: wielkopolskie
Kraj: Polska
NIP: 7781028941
ul. Powstańców Wielkopolskich 5
61-895 Poznań
Województwo: wielkopolskie
Kraj: Polska
NIP: 7781028941
