ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 8/TM/PCE na zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania oraz targi INDEX 2026 Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy zakupu transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia w związku z organizacją 2 misji gospodarczych w charakterze wystawcy na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania, odbywających się w dniach 05-07.05.2026 r. oraz na targi INDEX 2026 Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie, odbywających się w dniach 2-4.06.2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
2. Misja gospodarcza w charakterze wystawcy na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania:
A. Zakup usług transportu osób na targi obejmujący:
a) zakup biletów lotniczych dla 15 osób na trasie Warszawa (WAW) – Barcelona (BCN) – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot: w dniu 03.05.2026 r. w godz. 8:00-12:00, lot powrotny: w dniu 08.05.2026 r. w godz. 11:00-15:00,
b) Ceny biletów powinny uwzględniać:
koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (min. 23 kg) + bagażu podręcznego, dla każdej z osób podróżujących,
wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.
możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży;
wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
c) zakup usługi transferu busem dla 15 osób w Polsce, w dniu wylotu oraz dniu lotu powrotnego - na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW) - siedziba Zamawiającego w Białymstoku;
d) zakup usługi transferu busem dla 15 osób w Barcelonie, Hiszpania w dniu przylotu oraz wylotu, na trasie: lotnisko w Barcelonie (BCN) - miejsca zakwaterowania - lotnisko w Barcelonie (BCN);
e) codzienny transfer busem Z oraz NA targi w zależności od lokalizacji hotelu – pkt B.f. Transfer busem nie będzie wymagamy w przypadku, gdy dojście pieszo z hotelu do miejsca targów będzie wynosiło do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
f) transfer z /na lotnisko powinien być dostosowany nie tylko do ilości osób, ale także ilości bagaży posiadanych przez wszystkich uczestników;
g) usługa ubezpieczenia dla 15 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży.
B. Zakup usług hotelarskich:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdek lub obiekcie o podobnym charakterze i standardzie (co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google) – dla 15 osób w dniach 03.05.2026 – 08.05.2026 r. (5 noclegów);
b) 15 pokoi 1-osobowych z łazienkami;
c) pokoje dla osób niepalących;
d) bezpłatny dostęp do Internetu;
e) cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie kontynentalne;
f) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Vitafoods Europe 2026: Fira Barcelona Gran Via, Av. Joan Carles I, 64, 08908 L'Hospitalet de Llobregat, Barcelona, Spain:
• dojście pieszo z hotelu do miejsca targów do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
lub
• dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wówczas niezbędny codzienny transfer – zgodnie z pkt A.e);
g) hotel powinien mieć możliwość wcześniejszego zameldowania;
h) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Hiszpanii, tj. 200 EUR dziennie na osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania;
i) w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu, np. opłata klimatyczna, inne opłaty, itp.
C. Organizacja wyżywienia:
a) organizacja 2 kolacji dla 15 osób (termin do ustalenia). Posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Miejsce kolacji max 15 min piechotą od miejsca zakwaterowania zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
D. Zmiana ilości osób:
a) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób uczestniczących w misji oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia.
3. Misja gospodarcza w charakterze wystawcy na targi INDEX 2026 Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie
A. Zakup usług transportu osób na targi obejmujący:
a) zakup biletów lotniczych dla 13 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dubaj (DXB) – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot: w dniu 31.05.2026 r. do godz. 16:00, lot powrotny: w dniu 05.06.2026 r. po godz. 13:00,
b) Ceny biletów powinny uwzględniać:
koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (min. 20 kg) + bagażu podręcznego, dla każdej z osób podróżujących,
wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.
możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży;
wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
c) zakup usługi transferu busem dla 13 osób w Polsce, w dniu wylotu oraz dniu lotu powrotnego - na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW) - siedziba Zamawiającego w Białymstoku;
d) zakup usługi transferu busem dla 13 osób w Dubaju w dniu przylotu oraz wylotu, na trasie: lotnisko w Dubaj (DXB) - miejsca zakwaterowania - lotnisko w Dubaj (DXB);
e) zakup usługi codziennego, w dniach 2-4.06.2026r., przejazdu (bus lub taxi) z miejsca zakwaterowania do miejsca targów INDEX 2026 (Dubai World Trade Centre) i z powrotem, dla 13 osób;
f) transfer z /na lotnisko powinien być dostosowany nie tylko do ilości osób, ale także ilości bagaży posiadanych przez wszystkich uczestników;
g) usługa ubezpieczenia dla 13 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży.
B. Zakup usług hotelarskich:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu o standardzie min. 4 gwiazdek lub obiekcie o podobnym charakterze i standardzie (co najmniej 4 gwiazdki w ocenie gości Google) – dla 13 osób w dniach 31.05.2026 – 05.06.2026 r. (5 noclegów);
b) 13 pokoi 1-osobowych z łazienkami;
c) pokoje dla osób niepalących;
d) bezpłatny dostęp do Internetu;
e) cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie kontynentalne;
f) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojazd busem/taxi z miejsca zakwaterowania do miejsca targów INDEX 2026 (Dubai World Trade Centre) max. do 15 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego;
g) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich, tj. 220 EUR dziennie na osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania;
h) W cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu, np. opłata klimatyczna, inne opłaty, itp.
C. Organizacja wyżywienia:
a) organizacja 2 kolacji dla 13 osób (termin do ustalenia). Posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Miejsce kolacji – w miejscu zakwaterowania (lub w bezpośredniej bliskości obiektu) – w odległości max 15 min od miejsca zakwaterowania zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
D. Zmiana ilości osób:
a) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób uczestniczących w misji oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Zamówienie dotyczy zakupu transportu osób, usług hotelarskich oraz wyżywienia w związku z organizacją 2 misji gospodarczych w charakterze wystawcy na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania, odbywających się w dniach 05-07.05.2026 r. oraz na targi INDEX 2026 Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie, odbywających się w dniach 2-4.06.2026 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
2. Misja gospodarcza w charakterze wystawcy na targi Vitafoods Europe 2026, Barcelona, Hiszpania:
A. Zakup usług transportu osób na targi obejmujący:
a) zakup biletów lotniczych dla 15 osób na trasie Warszawa (WAW) – Barcelona (BCN) – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot: w dniu 03.05.2026 r. w godz. 8:00-12:00, lot powrotny: w dniu 08.05.2026 r. w godz. 11:00-15:00,
b) Ceny biletów powinny uwzględniać:
koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (min. 23 kg) + bagażu podręcznego, dla każdej z osób podróżujących,
wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.
możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży;
wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
c) zakup usługi transferu busem dla 15 osób w Polsce, w dniu wylotu oraz dniu lotu powrotnego - na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW) - siedziba Zamawiającego w Białymstoku;
d) zakup usługi transferu busem dla 15 osób w Barcelonie, Hiszpania w dniu przylotu oraz wylotu, na trasie: lotnisko w Barcelonie (BCN) - miejsca zakwaterowania - lotnisko w Barcelonie (BCN);
e) codzienny transfer busem Z oraz NA targi w zależności od lokalizacji hotelu – pkt B.f. Transfer busem nie będzie wymagamy w przypadku, gdy dojście pieszo z hotelu do miejsca targów będzie wynosiło do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
f) transfer z /na lotnisko powinien być dostosowany nie tylko do ilości osób, ale także ilości bagaży posiadanych przez wszystkich uczestników;
g) usługa ubezpieczenia dla 15 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży.
B. Zakup usług hotelarskich:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdek lub obiekcie o podobnym charakterze i standardzie (co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google) – dla 15 osób w dniach 03.05.2026 – 08.05.2026 r. (5 noclegów);
b) 15 pokoi 1-osobowych z łazienkami;
c) pokoje dla osób niepalących;
d) bezpłatny dostęp do Internetu;
e) cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie kontynentalne;
f) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów Vitafoods Europe 2026: Fira Barcelona Gran Via, Av. Joan Carles I, 64, 08908 L'Hospitalet de Llobregat, Barcelona, Spain:
• dojście pieszo z hotelu do miejsca targów do 20 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
lub
• dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wówczas niezbędny codzienny transfer – zgodnie z pkt A.e);
g) hotel powinien mieć możliwość wcześniejszego zameldowania;
h) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Hiszpanii, tj. 200 EUR dziennie na osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania;
i) w cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu, np. opłata klimatyczna, inne opłaty, itp.
C. Organizacja wyżywienia:
a) organizacja 2 kolacji dla 15 osób (termin do ustalenia). Posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Miejsce kolacji max 15 min piechotą od miejsca zakwaterowania zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
D. Zmiana ilości osób:
a) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób uczestniczących w misji oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia.
3. Misja gospodarcza w charakterze wystawcy na targi INDEX 2026 Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie
A. Zakup usług transportu osób na targi obejmujący:
a) zakup biletów lotniczych dla 13 osób na trasie Warszawa (WAW) – Dubaj (DXB) – Warszawa (WAW), lot bezpośredni, wylot: w dniu 31.05.2026 r. do godz. 16:00, lot powrotny: w dniu 05.06.2026 r. po godz. 13:00,
b) Ceny biletów powinny uwzględniać:
koszt 1 szt. bagażu rejestrowanego (min. 20 kg) + bagażu podręcznego, dla każdej z osób podróżujących,
wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.
możliwość zmiany danych w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego, dla wszystkich uczestników podróży;
wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze;
c) zakup usługi transferu busem dla 13 osób w Polsce, w dniu wylotu oraz dniu lotu powrotnego - na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW) - siedziba Zamawiającego w Białymstoku;
d) zakup usługi transferu busem dla 13 osób w Dubaju w dniu przylotu oraz wylotu, na trasie: lotnisko w Dubaj (DXB) - miejsca zakwaterowania - lotnisko w Dubaj (DXB);
e) zakup usługi codziennego, w dniach 2-4.06.2026r., przejazdu (bus lub taxi) z miejsca zakwaterowania do miejsca targów INDEX 2026 (Dubai World Trade Centre) i z powrotem, dla 13 osób;
f) transfer z /na lotnisko powinien być dostosowany nie tylko do ilości osób, ale także ilości bagaży posiadanych przez wszystkich uczestników;
g) usługa ubezpieczenia dla 13 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży.
B. Zakup usług hotelarskich:
a) rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu o standardzie min. 4 gwiazdek lub obiekcie o podobnym charakterze i standardzie (co najmniej 4 gwiazdki w ocenie gości Google) – dla 13 osób w dniach 31.05.2026 – 05.06.2026 r. (5 noclegów);
b) 13 pokoi 1-osobowych z łazienkami;
c) pokoje dla osób niepalących;
d) bezpłatny dostęp do Internetu;
e) cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie kontynentalne;
f) hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów; dojazd busem/taxi z miejsca zakwaterowania do miejsca targów INDEX 2026 (Dubai World Trade Centre) max. do 15 minut – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu osobowego;
g) koszt noclegów nie może przekraczać limitów ustawowych określonych dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich, tj. 220 EUR dziennie na osobę, przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania;
h) W cenie hotelu powinny znajdować się wszystkie dodatkowe koszty konieczne do opłacenia w trakcie pobytu, np. opłata klimatyczna, inne opłaty, itp.
C. Organizacja wyżywienia:
a) organizacja 2 kolacji dla 13 osób (termin do ustalenia). Posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Miejsce kolacji – w miejscu zakwaterowania (lub w bezpośredniej bliskości obiektu) – w odległości max 15 min od miejsca zakwaterowania zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego;
D. Zmiana ilości osób:
a) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób uczestniczących w misji oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-02-27 09:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Hotels
Insurance
Travel
Passenger transport services
Insurance
Travel
Passenger transport services
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
