ZAPYTANIE OFERTOWE NR 11/2025/07.08/NGO z dnia 19.12.2025 r. na przeprowadzenie usług doradztwa audytowego i doradztwa strategicznego dla organizacji pozarządowych w ramach projektu „GO NGO! Program wsparcia organizacji z województwa podkarpackiego”

Notice description

Powstaje w kontekście projektu:
FEPK.07.08-IP.01-0004/25 - GO NGO! Program wsparcia organizacji z województwa podkarpackiego

1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w organizacjach pozarządowych doradztwa audytowego, którego wynikiem ma być opracowanie „Mapy potrzeb organizacji” zawierającej analizę organizacji oraz rekomendacje, które mają usprawnić działanie organizacji. A także przeprowadzenie doradztwa strategicznego, którego wynikiem ma być opracowanie „Strategii rozwoju organizacji w tym indywidualnego planu rozwoju w odniesieniu do organizacji i jej personelu zaangażowanego w działalność” zawierającej rozwiązania stanowiące strategię rozwoju organizacji, wsparcie w osiąganiu długoterminowych celów.

2. Zakres tematyczny doradztwa obejmuje:
Doradztwo audytowe to kompleksowa diagnoza sytuacji organizacyjnej, formalno-prawnej i zarządczej organizacji poprzez analizę dokumentów, procedur, struktury i działań organizacji. Ocenę działalności organizacji, jej systemów, procesów, projektów w celu sprawdzenia zgodności z określonymi normami, standardami, przepisami, czy wewnętrznymi procedurami. Porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, którego celem jest poznanie rzeczywistego potencjału i braków organizacji, zidentyfikowanie mocnych i słabych stron funkcjonowania organizacji, obszarów wymagających usprawnień i wzmocnienia. Uporządkowanie dokumentów, procedur i wewnętrznych procesów. Wyznaczenie kierunków rozwoju organizacji poprzez wypracowanie rekomendacji dotyczących konkretnych działań korygujących, usprawniających i zwiększających efektywność działania organizacji.
Zakres tematyczny:
1. Dokumentacja formalno-prawna organizacji: 1) Statut organizacji. 2) Rejestry i wpisy do KRS/ewidencji. 3) Uchwały i protokoły organów. 4) Regulaminy wewnętrzne.
2. Struktura organizacyjna i zasoby kadrowe: 1) Schemat organizacyjny. 2) Opisy stanowisk. 3) Kompetencje zespołu. 4) Zaangażowanie wolontariuszy.
3. Procedury zarządcze i standardy działania: 1) Polityka zarządzania. 2) Procedury wewnętrzne. 3) Dokumentacja projektowa.
4. Finanse i wydolność finansowa: 1) Budżet organizacji. 2) Polityka rachunkowości. 3) Transparentność finansowa. 4) Zdolność do pozyskiwania środków.
5. Promocja i wizerunek organizacji: 1) Strategia komunikacji. 2) Budowanie wizerunku/marki. 3) Narzędzia promocji.
6. Jakość świadczonych usług i działań statutowych: 1) Oferta organizacji. 2) Metody monitorowania efektów. 3) Wskaźniki jakości.
7. Współpraca międzysektorowa i budowanie partnerstw: 1) Udział w sieciach i koalicjach. 2) Projekty partnerskie. 3) Relacje z administracją, biznesem i innymi NGO.
8. Gotowość organizacji do zarządzania zmianą i budowania strategii: 1) Dojrzałość organizacyjna. 2) Potencjał innowacyjny. 3) Planowanie długoterminowe.
9. Przygotowanie organizacji do wdrażania strategii rozwoju zgodnie z założeniami projektu i zasadami EFS+.

Doradztwo strategiczne to opracowanie strategii rozwoju organizacji mającej na celu wsparcie organizacji w osiąganiu długoterminowych celów poprzez analizę potencjału organizacji, wewnętrznych i zewnętrznych czynników wpływających na funkcjonowanie organizacji, identyfikacja możliwości i zagrożeń funkcjonowania organizacji, analiza ryzyka, analiza rynku i konkurencji. Opracowanie wizji, celów, kierunków działania i strategii rozwoju organizacji dostosowanej do jej zasobów i otoczenia. Optymalizacje procesów w organizacji i identyfikacji obszarów, które mogą przynieść największe zyski, opracowanie sposobów reagowania na kryzysy i zmieniające się warunki rynkowe. Wzmocnienie potencjału zarządczego organizacji oraz motywacji zespołu organizacji do wspólnego działania i zmiany poprzez planowanie długofalowych działań.
Zakres tematyczny:
1. Planowanie strategiczne: 1) Misja, wizja i cele strategiczne. 2) Priorytetowe obszary działań.
2. Analiza otoczenia organizacji (SWOT, PEST, interesariusze): 1) Diagnoza szans i zagrożeń. 2) Identyfikacja partnerów i interesariuszy.
3. Zarządzanie zmianą i budowanie odporności organizacyjnej: 1) Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi. 2) Elastyczność struktury i procesów.
4. Rozwój zasobów ludzkich i wolontariatu: 1) Rozwój kompetencji kadry i wolontariuszy. 2) Strategia angażowania nowych osób.
5. Budowanie wizerunku i komunikacji zewnętrznej: 1) Kreowanie wizerunku/marki. 2) Strategie komunikacji społecznej i medialnej.
6. Finansowanie działalności organizacji: 1) Pozyskiwanie środków (fundraising, granty). 2) Planowanie budżetu i stabilności finansowej.
7. Przygotowanie organizacji do współpracy międzysektorowej i zgodności z wymogami EFS+.

3. Liczba organizacji pozarządowych (Uczestników Projektu) dla których ma być zrealizowana usługa, liczba godzin realizacji usługi obejmuje:
- Łącznie liczba organizacji pozarządowych biorących udział w doradztwie audytowym i doradztwie strategicznym: 50 Uczestników Projektu.
- Łączny wymiar doradztwa w przeliczeniu na godziny: 2000 godzin zegarowych (1 godzina = 60 minut) w podziale na doradztwo audytowe - 800 godzin zegarowych, średnio 16 godzin dla danego podmiotu oraz doradztwo strategiczne - 1200 godzin zegarowych doradztwa, średnio 24 godziny dla danego podmiotu.
- Ostateczna ilość godzin doradztwa dla danego podmiotu zostanie ustalona przez doradcę w porozumieniu z Zamawiającym w zależności od potrzeb danego Uczestnika Projektu.
- Tryb realizacji doradztwa dla danego podmiotu: 1 dzień doradztwa nie może przekroczyć 8 godzin dziennie.
- Zamawiający nie dopuszcza udziału w doradztwie podmiotów niewskazanych przez Zamawiającego i niebędących Uczestnikami Projektu.
- Wysokość wynagrodzenia będzie uzależniona od faktycznie zrealizowanego wymiaru usługi – wysokość wynagrodzenia będzie przeliczana przez ilość zrealizowanych godzin doradztwa.

4. Wykonawca zobowiązany jest do:
- zapewnienia odpowiedniej liczby oraz dostępności doradców w sposób umożliwiający realizację usługi doradczej z należytą starannością oraz z zachowaniem wymaganej jakości. Minimalny udział każdego doradcy wskazanego do realizacji zamówienia uzależniony jest od liczby doradców faktycznie realizujących zamówienie i zatwierdzonych przez Zamawiającego.
Przy realizacji zamówienia przez czterech doradców minimalny udział jednego doradcy wynosi 20% łącznej liczby godzin doradztwa. W przypadku zwiększenia liczby doradców minimalny udział godzin przypadających na jednego doradcę ulega proporcjonalnemu obniżeniu, zgodnie ze wzorem: P = 80% / n, (gdzie: P – minimalny procentowy udział godzin przypadających na jednego doradcę, n – liczba doradców realizujących zamówienie). Jednocześnie minimalny udział jednego doradcy nie może być niższy niż 10% łącznej liczby godzin doradztwa. Zamawiający zastrzega sobie prawo do monitorowania realizacji zamówienia poprzez analizę imiennego podziału godzin doradztwa pomiędzy doradców oraz do zgłoszenia zastrzeżeń w przypadku nadmiernej koncentracji godzin na pojedynczych osobach lub niewystarczającego zaangażowania części zespołu, jeżeli może to mieć wpływ na jakość realizacji zamówienia;
- zapewnienia, aby dana osoba wyznaczona do merytorycznej realizacji zamówienia (doradca) przeprowadziła w danym podmiocie (organizacji pozarządowej) zarówno doradztwo audytowe jak i doradztwo strategiczne;
- informowania uczestników doradztwa o współfinansowaniu Projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus;
- realizacji przedmiotu zamówienia w miejscu i czasie określonym przez Zamawiającego w drodze kontaktów roboczych, w oparciu o harmonogram, uaktualniany w odniesieniu do możliwości i potrzeb uczestników projektu;
- przeprowadzenia doradztwa w formie usługi stacjonarnej oznaczającej proces doradczy, który odbywa się z równoczesnym udziałem zarówno Uczestników, jak i Doradcy w miejscu wyznaczonym przez Uczestnika w porozumieniu z Zamawiającym a także w formie usługi zdalnej w czasie rzeczywistym oznaczającej proces doradczy, realizowany na odległość za pomocą połączenia internetowego, z wykorzystaniem urządzeń takich jak komputer, tablet, inne urządzenia mobilne, który odbywa się z równoczesnym udziałem zarówno Uczestników, jak i doradcy za pomocą komunikatora. Zapewnienie oprogramowania do przeprowadzenia usługi doradztwa w formie zdalnej jest po stronie Wykonawcy. Maksymalna ilość doradztwa w formie zdalnej nie może przekroczyć 10 % czasu doradztwa.
- prowadzenia dokumentacji z doradztwa na wzorach dokumentów Zamawiającego (kart usługi doradztwa audytowego, kart usługi doradztwa strategicznego);
- opracowania dokumentów z doradztwa takich jak „Mapa potrzeb organizacji” w ramach doradztwa audytowego oraz „Strategia rozwoju organizacji w tym indywidualny plan rozwoju w odniesieniu do organizacji i jej personelu zaangażowanego w działalność” w ramach doradztwa strategicznego;
- tworzenia dokumentów z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb osób z niepełnosprawnościami, np. dokumentów z powiększoną czcionką, w wersjach elektronicznych, wersjach w języku łatwym do zrozumienia, udostępnianie plików, w których możliwe jest automatyczne przeszukanie ich treści (np. pdf) i odczytanie przez czytniki dla osób z dysfunkcją wzroku, dokumenty elektroniczne zapewniające dostęp do warstwy tekstowej, tekst dostosowany do możliwości technicznych narzędzi wspomagających, tekst alternatywny dla elementów nietekstowych, stosowanie nagłówków i etykiet, zachowanie kontrastu, transkrypcja nagrań dźwiękowych;
- Zamawiający wymaga, aby Wykonawca podczas realizacji zamówienia zachował dbałość o środowisko naturalne, poprzez m.in. eliminowanie z użycia przedmiotów jednorazowego użytku wykonanych z tworzyw sztucznych, rezygnację z używania jednorazowych opakowań, toreb, siatek i reklamówek wykonanych z poliolefinowych tworzyw sztucznych, wykorzystywania przy wykonywaniu umowy materiałów, które pochodzą z recyklingu lub podlegają procesowi recyklingu, itp.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: Rzeszów, Gmina: Rzeszów, Miejscowość: Rzeszów
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: Tarnobrzeg, Gmina: Tarnobrzeg, Miejscowość: Tarnobrzeg
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: stalowowolski, Gmina: Stalowa Wola, Miejscowość: Stalowa Wola
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: dębicki, Gmina: Dębica, Miejscowość: Dębica
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: jasielski, Gmina: Jasło, Miejscowość: Jasło
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: Krosno, Gmina: Krosno, Miejscowość: Krosno
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: sanocki, Gmina: Sanok, Miejscowość: Sanok
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: łańcucki, Gmina: Markowa, Miejscowość: Przemyśl
Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie, Powiat: jarosławski, Gmina: Jarosław, Miejscowość: Jarosław

Make an offer

Time limit for receipt of tenders

2025-12-30 08:00:00.0

Location

Kraj: Polska, Województwo: podkarpackie

Category assortment

Audit and controlling
Consultancy

Buyer details

Towarzystwo ALTUM, Programy Społeczno-Gospodarcze
Warszawska 5/7
35-205 Rzeszów
Województwo: podkarpackie
Kraj: Polska

Contact details