Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji V Kongres Statystyki Polskiej w Warszawie.
Opis zapytania
I. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji V Kongres Statystyki Polskiej w Warszawie.
II. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:
1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:
1) zapewnienie sali konferencyjnej dla 350 uczestników w dniach 1-3 lipca 2025 r. podczas sesji plenarnych;
2) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe, z zastrzeżeniem, że każda z sal powinna mieć niezależne wejście z korytarza (żadna z sal nie może być salą przechodnią). Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;
3) zapewnienie przestrzeni wystawienniczej na zorganizowanie sesji posterowej, z uwzględnieniem stojaków bądź systemu podwieszanego (np. na linkach) lub innego równoważnego rozwiązania do wyeksponowania maksymalnie 20 plakatów w formacie A0. Sesja posterowa będzie zorganizowana w jednym, wskazanym przez Zamawiającego dniu Konferencji;
4) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
5) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym;
6) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, serwisy kawowo-kanapkowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;
7) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego, w tym również pomieszczeń dedykowanych osobom niepełnosprawnym;
8) zapewnienie przestrzeni na organizację maksymalnie 15 stoisk produktowych;
9) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni;
10) zapewnienie minimum trzech miejsc parkingowych dla Organizatorów na terenie obiektu w dniach Konferencji 1-3 lipca 2025.
2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:
a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,
b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,
c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,
d) przygotowanie i ustawienie maksymalnie 15 stoisk produktowych,
e) obsługa recepcji Konferencji,
f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,
g) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. konferansjera,
h) zapewnienie przestrzeni do nagrań telewizyjnych i radiowych, która będzie dostępna we wszystkie dni konferencji,
i) przywiezienie sprzętu i wyposażenia Zamawiającego do przestrzeni konferencyjnej,
j) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia Konferencji;
2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji, w tym:
a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego konferencję,
b) zapewnienie transmisji online z wybranej przez Zamawiającego sali,
c) zapewnienie serwisu fotograficznego;
3) transport materiałów konferencyjnych, promocyjnych i ich konfekcjonowanie, oznakowanie sal, w tym:
a) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, rozłożenie i ustawienie materiałów konferencyjnych,
b) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych.
3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:
1) zapewnienie uroczystej zasiadanej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 1 lipca 2025 r.;
2) zapewnienie obiadów dla maksymalnie 400 osób (350 uczestników oraz 50 organizatorów), każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
3) zapewnienie serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksy
II. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:
1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:
1) zapewnienie sali konferencyjnej dla 350 uczestników w dniach 1-3 lipca 2025 r. podczas sesji plenarnych;
2) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe, z zastrzeżeniem, że każda z sal powinna mieć niezależne wejście z korytarza (żadna z sal nie może być salą przechodnią). Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;
3) zapewnienie przestrzeni wystawienniczej na zorganizowanie sesji posterowej, z uwzględnieniem stojaków bądź systemu podwieszanego (np. na linkach) lub innego równoważnego rozwiązania do wyeksponowania maksymalnie 20 plakatów w formacie A0. Sesja posterowa będzie zorganizowana w jednym, wskazanym przez Zamawiającego dniu Konferencji;
4) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
5) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym;
6) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, serwisy kawowo-kanapkowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;
7) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego, w tym również pomieszczeń dedykowanych osobom niepełnosprawnym;
8) zapewnienie przestrzeni na organizację maksymalnie 15 stoisk produktowych;
9) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni;
10) zapewnienie minimum trzech miejsc parkingowych dla Organizatorów na terenie obiektu w dniach Konferencji 1-3 lipca 2025.
2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:
a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,
b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,
c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,
d) przygotowanie i ustawienie maksymalnie 15 stoisk produktowych,
e) obsługa recepcji Konferencji,
f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,
g) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. konferansjera,
h) zapewnienie przestrzeni do nagrań telewizyjnych i radiowych, która będzie dostępna we wszystkie dni konferencji,
i) przywiezienie sprzętu i wyposażenia Zamawiającego do przestrzeni konferencyjnej,
j) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia Konferencji;
2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji, w tym:
a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego konferencję,
b) zapewnienie transmisji online z wybranej przez Zamawiającego sali,
c) zapewnienie serwisu fotograficznego;
3) transport materiałów konferencyjnych, promocyjnych i ich konfekcjonowanie, oznakowanie sal, w tym:
a) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, rozłożenie i ustawienie materiałów konferencyjnych,
b) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych.
3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:
1) zapewnienie uroczystej zasiadanej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 1 lipca 2025 r.;
2) zapewnienie obiadów dla maksymalnie 400 osób (350 uczestników oraz 50 organizatorów), każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
3) zapewnienie serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksy
Termin składania ofert
2025-04-18 09:00:00.0
Lokalizacja
00-925 Warszawa
Kategoria asortymentowa
Inne
Sprzęt nagrywający i prezentacyjny oraz jego serwis
Usługi gastronomiczne
Organizacja imprez
Usługi poligraficzne
Sprzęt nagrywający i prezentacyjny oraz jego serwis
Usługi gastronomiczne
Organizacja imprez
Usługi poligraficzne
Dane nabywcy
Główny Urząd Statystyczny
al. Niepodległości 208
00-925 Warszawa
telefon: null
email: b.wieladek@stat.gov.pl
nip: 5261040828
al. Niepodległości 208
00-925 Warszawa
telefon: null
email: b.wieladek@stat.gov.pl
nip: 5261040828
