Zapytanie ofertowe numer 29a/FERS/NGO/MISTIA dot. wynajmu sali oraz organizacji przerwy kawowej dla uczestników spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.12-IP.04-0010/24 - NGO Excellence – wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO
Przedmiotem zamówienia jest usługa dot. wynajmu sali oraz organizacji przerwy kawowej dla uczestników spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”, realizowanego w ramach Działania 4.12 Wsparcie NGO w zakresie usług publicznych i współpracy, Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego.
18.04.2026 r. spotkanie sieciujące dla 15 osób (+/-2 osoby) w godzinach 10.00-13.00
18.04.2026 r. spotkanie sieciujące dla 15 osób (+/-2 osoby) w godzinach 14.00-17.00
Łącznie: 30 osób (+/-2 osoby), sala dostępna przez 7 godzin
23.04.2026 r. spotkanie sieciujące dla 15 osób (+/-2 osoby) w godzinach 10.00-13.00
Łącznie: 15 osób (+/-2 osoby), sala dostępna przez 3 godziny
Zamówienie obejmuje:
1. Usługę wynajmu sali szkoleniowej
1) Wielkość i dostępność sali: powierzchnia minimum 30 m2., dostępna przez 7 godzin dnia 18 kwietnia 2026 r. w godzinach 10.00-17.00 przystosowana dla minimum 15 osób (+/-2 osoby), z możliwością zmiany (+/-1h) oraz sala o powierzchni minimum 30 m2. dostępna przez 3 godziny 23 kwietnia 2026r. w godzinach 10.00-13.00, przystosowana dla minimum 15 osób (+/-2 osoby), z możliwością zmiany (+/-1h),
2) Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, powinna być dobrze oświetlona, klimatyzowana,
3) Wyposażenie sali: sala musi być wyposażona w profesjonalny sprzęt audiowizualny (projektor, ekran) oraz system nagłośnienia, niezbędny do prowadzenia prezentacji. Krzesła wraz ze stołami w układzie podkowy. Sala musi spełniać wymogi dostępności, co obejmuje udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami (np. podjazdy, dostępne toalety) i osób mających trudności komunikacyjne (łatwość dostępu, szerokie korytarze). Ważnym elementem jest również zaplecze sanitarno-higieniczne oraz możliwość organizacji przerwy kawowej i obiadu, co wymaga dostępu do miejsca serwowania cateringu,
4) Zapewnienie osoby do obsługi i bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych w trakcie szkolenia.
2. Usługę cateringu, zorganizowanie przerwy kawowej dla trzech grup: jednej przerwy kawowej dla grupy biorącej udział w spotkaniu 18.04.2026r. od godziny 10.00 do godziny 13.00, zorganizowanie drugiej przerwy kawowej dla grupy biorącej udział w spotkaniu 18.04.2026r. od godziny 14.00-17.00 oraz zorganizowanie trzeciej przerwy kawowej dla grupy biorącej udział w spotkaniu 23.04.2026r. od godziny 10.00 do godziny 13.00. Łącznie trzy przerwy kawowe.
Przerwa kawowa – serwowana w formie zimnego bufetu:
1. Kawa z ekspresu z możliwością wyboru kawy typu np. espresso, latte itp. Dodatki do kawy: mleko o zawartości tłuszczu minimum 2%, mleko bez laktozy, cukier biały i brązowy w saszetkach. 0,5l na jedną osobę,
2. Herbata w kopertach (czarna, zielona, owocowa). Cukier biały i brązowy w saszetkach. Cytryna umyta i sparzona, pokrojona w plasterki,
3. Gorąca woda zapewniona w termosach lub warnikach Wykonawcy (0,5l na jedną osobę),
4. Woda: gazowana i niegazowana - 1 porcja o pojemności 300 ml (łącznie 2 porcje na jedną osobę),
5. Zestaw owoców filetowanych: mix owoców typu: winogrona, jabłka, itp. - 1 porcja o wadze 200 gramów (łącznie 1 porcja na jedną osobę),
6. Przekąski słodkie serwowane w formie bufetu – mix słodyczy typu babeczka, rogalik nadziewany, bułeczka drożdżowa - 1 porcja - 1 sztuka o wadze 100 gramów (łącznie 2 sztuki na jedną osobę).
Cena za jedną przerwę kawową dla jednej osoby (uwzględnia punkty od 1 do 6).
2) Wyżywienie musi być zorganizowane w tym samym budynku, w którym znajduje się sala.
3) Zamawiający dopuszcza możliwość podawania posiłków w naczyniach jednorazowego użytku oraz sztućców jednorazowego użytku.
4) Wykonawca zapewni serwis sprzątający, który będzie na bieżąco reagować na sytuacje w trakcie warsztatów kreatywnych.
5) Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.).
1. Założenia obligatoryjne:
1) Sala musi być zlokalizowana w Krakowie (obiekt powinien znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza).
2) Zamawiający zastrzega sobie zmianę zakładanej ilości uczestników na poziomie -/+ 2 osoby;
3) Zamawiający rozliczy się z Wykonawcą za catering zgodnie z liczbą osób potwierdzoną przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni robocze przed spotkaniem;
4) Wykonawca wskazując w formularzu ofertowym ceny usług – gwarantuje stałe ceny usług.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Nowa Huta, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
FERS.04.12-IP.04-0010/24 - NGO Excellence – wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO
Przedmiotem zamówienia jest usługa dot. wynajmu sali oraz organizacji przerwy kawowej dla uczestników spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”, realizowanego w ramach Działania 4.12 Wsparcie NGO w zakresie usług publicznych i współpracy, Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego.
18.04.2026 r. spotkanie sieciujące dla 15 osób (+/-2 osoby) w godzinach 10.00-13.00
18.04.2026 r. spotkanie sieciujące dla 15 osób (+/-2 osoby) w godzinach 14.00-17.00
Łącznie: 30 osób (+/-2 osoby), sala dostępna przez 7 godzin
23.04.2026 r. spotkanie sieciujące dla 15 osób (+/-2 osoby) w godzinach 10.00-13.00
Łącznie: 15 osób (+/-2 osoby), sala dostępna przez 3 godziny
Zamówienie obejmuje:
1. Usługę wynajmu sali szkoleniowej
1) Wielkość i dostępność sali: powierzchnia minimum 30 m2., dostępna przez 7 godzin dnia 18 kwietnia 2026 r. w godzinach 10.00-17.00 przystosowana dla minimum 15 osób (+/-2 osoby), z możliwością zmiany (+/-1h) oraz sala o powierzchni minimum 30 m2. dostępna przez 3 godziny 23 kwietnia 2026r. w godzinach 10.00-13.00, przystosowana dla minimum 15 osób (+/-2 osoby), z możliwością zmiany (+/-1h),
2) Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, powinna być dobrze oświetlona, klimatyzowana,
3) Wyposażenie sali: sala musi być wyposażona w profesjonalny sprzęt audiowizualny (projektor, ekran) oraz system nagłośnienia, niezbędny do prowadzenia prezentacji. Krzesła wraz ze stołami w układzie podkowy. Sala musi spełniać wymogi dostępności, co obejmuje udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami (np. podjazdy, dostępne toalety) i osób mających trudności komunikacyjne (łatwość dostępu, szerokie korytarze). Ważnym elementem jest również zaplecze sanitarno-higieniczne oraz możliwość organizacji przerwy kawowej i obiadu, co wymaga dostępu do miejsca serwowania cateringu,
4) Zapewnienie osoby do obsługi i bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych w trakcie szkolenia.
2. Usługę cateringu, zorganizowanie przerwy kawowej dla trzech grup: jednej przerwy kawowej dla grupy biorącej udział w spotkaniu 18.04.2026r. od godziny 10.00 do godziny 13.00, zorganizowanie drugiej przerwy kawowej dla grupy biorącej udział w spotkaniu 18.04.2026r. od godziny 14.00-17.00 oraz zorganizowanie trzeciej przerwy kawowej dla grupy biorącej udział w spotkaniu 23.04.2026r. od godziny 10.00 do godziny 13.00. Łącznie trzy przerwy kawowe.
Przerwa kawowa – serwowana w formie zimnego bufetu:
1. Kawa z ekspresu z możliwością wyboru kawy typu np. espresso, latte itp. Dodatki do kawy: mleko o zawartości tłuszczu minimum 2%, mleko bez laktozy, cukier biały i brązowy w saszetkach. 0,5l na jedną osobę,
2. Herbata w kopertach (czarna, zielona, owocowa). Cukier biały i brązowy w saszetkach. Cytryna umyta i sparzona, pokrojona w plasterki,
3. Gorąca woda zapewniona w termosach lub warnikach Wykonawcy (0,5l na jedną osobę),
4. Woda: gazowana i niegazowana - 1 porcja o pojemności 300 ml (łącznie 2 porcje na jedną osobę),
5. Zestaw owoców filetowanych: mix owoców typu: winogrona, jabłka, itp. - 1 porcja o wadze 200 gramów (łącznie 1 porcja na jedną osobę),
6. Przekąski słodkie serwowane w formie bufetu – mix słodyczy typu babeczka, rogalik nadziewany, bułeczka drożdżowa - 1 porcja - 1 sztuka o wadze 100 gramów (łącznie 2 sztuki na jedną osobę).
Cena za jedną przerwę kawową dla jednej osoby (uwzględnia punkty od 1 do 6).
2) Wyżywienie musi być zorganizowane w tym samym budynku, w którym znajduje się sala.
3) Zamawiający dopuszcza możliwość podawania posiłków w naczyniach jednorazowego użytku oraz sztućców jednorazowego użytku.
4) Wykonawca zapewni serwis sprzątający, który będzie na bieżąco reagować na sytuacje w trakcie warsztatów kreatywnych.
5) Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.).
1. Założenia obligatoryjne:
1) Sala musi być zlokalizowana w Krakowie (obiekt powinien znajdować się w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Kolejowego Kraków Główny PKP - odległość liczona według mapy Google, trasa piesza).
2) Zamawiający zastrzega sobie zmianę zakładanej ilości uczestników na poziomie -/+ 2 osoby;
3) Zamawiający rozliczy się z Wykonawcą za catering zgodnie z liczbą osób potwierdzoną przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni robocze przed spotkaniem;
4) Wykonawca wskazując w formularzu ofertowym ceny usług – gwarantuje stałe ceny usług.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Podgórze, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Nowa Huta, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Krowodrza, Miejscowość: Kraków
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Time limit for receipt of tenders
2026-03-23 22:59:59.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: małopolskie, Powiat: Kraków, Gmina: Kraków-Śródmieście, Miejscowość: Kraków
Category assortment
Catering services
Food services
Hotels
Food services
Hotels
Buyer details
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego
Edwarda Jelinka 6
01-646 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5220001895
Edwarda Jelinka 6
01-646 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
NIP: 5220001895
