ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 8/S/PCE na kompleksową usługę zorganizowania 5 wydarzeń w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Seminaria” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Wszystkie wydarzenia odbędą się w 2026 r. Każde z nich planowane jest dla ok. 25 uczestników.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzeń.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku:
a) wynajęcie sali konferencyjnej na 5 jednodniowych wydarzeń, które odbędą się w 2026 r.,
b) dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,
c) sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami; ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem,
d) dostępność sali w godzinach 9.30-14.00,
e) sala konferencyjna zlokalizowana w Białymstoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.),
f) spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w konferencji),
g) wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury,
h) przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji,
i) zapewnienie na sali dodatkowych 5 stołów/stolików oraz 10 krzeseł, przeznaczonych do rozmów B2B,
j) możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do panelu dla 2-4 panelistów,
k) zapewnienie wody dla prelegentów i panelistów,
l) zapewnienie co najmniej 2 mikrofonów przenośnych,
m) możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków z plakatem/programem wydarzenia;
n) możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów,
o) dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia,
p) zapewnienie miejsca na catering.
2. Zapewnienie wyżywienia
a) zapewnienie wyżywienia na 5 wydarzeniach w 2026r.
b) dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,
c) liczba uczestników jednego wydarzenia: ok. 25 osób,
d) ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;
e) w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania danym wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia na wyżywienie oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia,
f) zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa z ekspresu, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 3 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoców,
g) zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 5 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 3 sztuki/osoba,
h) zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami,
i) wszystkie produkty powinny być świeże i najwyższej jakości.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera
Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania „Seminaria” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”.
III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa zorganizowania 5 wydarzeń w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Wszystkie wydarzenia odbędą się w 2026 r. Każde z nich planowane jest dla ok. 25 uczestników.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji ww. wydarzeń.
Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej.
1. Wynajęcie sali konferencyjnej w Białymstoku:
a) wynajęcie sali konferencyjnej na 5 jednodniowych wydarzeń, które odbędą się w 2026 r.,
b) dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,
c) sala zapewniająca min. 25 miejsc siedzących, z nagłośnieniem oraz odpowiednim sprzętem multimedialnym do wyświetlenia prezentacji (projektor i ekran projekcyjny, pointer, laptop), z prywatnym parkingiem oraz zachowaniem wymaganego reżimu sanitarnego, z dostępem do szatni i toalety, a także z zapewnionym dostępem dla osób z niepełnosprawnościami; ostateczna liczba wymaganych miejsc siedzących zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem,
d) dostępność sali w godzinach 9.30-14.00,
e) sala konferencyjna zlokalizowana w Białymstoku, w hotelu o standardzie co najmniej 3* lub w ośrodku/centrum (np. konferencyjnym, wystawienniczym itp.),
f) spełnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w konferencji),
g) wyposażenie sali w klimatyzację z możliwością regulacji temperatury,
h) przed wejściem na salę zapewnienie 1 stołu/lady oraz 2 krzeseł na stanowisko recepcji,
i) zapewnienie na sali dodatkowych 5 stołów/stolików oraz 10 krzeseł, przeznaczonych do rozmów B2B,
j) możliwość ustawienia stołu/stołów i krzeseł/foteli do panelu dla 2-4 panelistów,
k) zapewnienie wody dla prelegentów i panelistów,
l) zapewnienie co najmniej 2 mikrofonów przenośnych,
m) możliwość umieszczenia przy drzwiach wejściowych oraz na drodze do sali stojaków z plakatem/programem wydarzenia;
n) możliwość umieszczenia ścianek promocyjnych, roll-upów, banerów,
o) dostęp do WI-FI dla uczestników wydarzenia,
p) zapewnienie miejsca na catering.
2. Zapewnienie wyżywienia
a) zapewnienie wyżywienia na 5 wydarzeniach w 2026r.
b) dokładna data realizacji każdego wydarzenia zostanie ustalona z wyłonionym Wykonawcą, w terminie najpóźniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem,
c) liczba uczestników jednego wydarzenia: ok. 25 osób,
d) ostateczna liczba uczestników zostanie podana 2 dni przed wydarzeniem;
e) w przypadku zwiększonego lub zmniejszonego zainteresowania danym wydarzeniem powinna być możliwość zmiany ilości zamówienia na wyżywienie oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia,
f) zapewnienie bufetu kawowego w tym: kawa z ekspresu, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach do wyboru), adekwatna ilość cukru, cytryn pokrojonych w plasterki, mleka do kawy, woda mineralna w dzbankach - co najmniej 250 ml/os, sok owocowy 100% (min. 2 rodzaje, uzupełniany w sposób ciągły), min. 3 rodzaje ciastek kruchych i 3 rodzaje ciasta domowego, min. 4 rodzaje owoców,
g) zapewnienie przekąsek typu „finger foods” (min. 5 różnych typów w tym 2 wegetariańskie) min. 3 sztuki/osoba,
h) zapewnienia niezbędnej ilości naczyń, sztućców, zastawy stołowej, półmisków, serwetek, obrusów pojemników na śmieci i odpadki i innego niezbędnego wyposażenia (nie dopuszcza się wykorzystania naczyń jednorazowych) - Wykonawca zadba o higieniczne i estetyczne podanie posiłków zgodnie z przyjętymi standardami,
i) wszystkie produkty powinny być świeże i najwyższej jakości.
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Time limit for receipt of tenders
2026-03-12 09:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: podlaskie, Powiat: Białystok, Gmina: Białystok, Miejscowość: Białystok
Category assortment
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Buyer details
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
Starobojarska 15
15-073 Białystok
Województwo: podlaskie
Kraj: Polska
NIP: 5421007427
