Usługa rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla 4 grup dwudziestodwuosobowych każda, w 4 różnych terminach, w dwie strony (Polska – Hiszpania – Polska) zgodnie z harmonogramem.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FEWM.06.01-IZ.00-0009/24 - FEWM.06.01-IP.01-0009/24 - „MENTOR 5.0 - kompetencje dla subregionu elbląskiego”
Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, zakup i dostarczenie biletów lotniczych wraz z ubezpieczeniem dla 4 grup dwudziestodwuosobowych każda, w 4 różnych terminach, w obie strony (Polska – Hiszpania – Polska) zgodnie z harmonogramem podanym w pkt. 2 niniejszego zapytania ofertowego.
Szczegółowy OPZ:
1) Zamówienie obejmuje rezerwację, kupno i dostarczenie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, na wskazanych trasach, z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko kosztowych, oraz zakupu usług dodatkowych tj. dodatkowego bagażu rejestrowanego 20 kg i ubezpieczenia. Całość dotyczy grup dwudziestodwuosobowych każda, dla 4 wyjazdów planowanych w różnych terminach (4 grupy dwudziestodwuosobowe), zgodnie z harmonogramem wyjazdów podanym w pkt. 2 niniejszego zamówienia. Zamawiający wskaże imiennie pasażerów w wymaganym terminie.
2) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby osób w grupach o ±3 osoby. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie cen jednostkowych biletów. Zmiany w łącznej cenie zamówienia wynikające ze zmiany liczby uczestników będą uwzględniane w rozliczeniu, pod warunkiem że Zamawiający poinformuje o nich Wykonawcę z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym dokonanie korekty.
3) Kierunki podróży:
a) Lotnisko wylotu: Lotnisko Chopina w Warszawie lub Port Lotniczy im. Lecha Wałęsy w Gdańsku (w zależności od dostępności najlepszych połączeń).
b) Lotnisko docelowe: Santander (SDR) lub Bilbao (BIO), Hiszpania.
c) Loty w obie strony, w klasie ekonomicznej.
d) Bagaż: 20 kg rejestrowany + 1 sztuka bagażu podręcznego dla każdego uczestnika.
4) Wymogi dotyczące organizacji lotów:
a) Każda grupa musi wylecieć i wrócić wspólnie (22 osoby), tym samym rejsem lotniczym, z i na to samo lotnisko co oznacza, że nie dopuszcza się dzielenia grupy na różne połączenia, zarówno w przypadku wylotu, jak i powrotu.
b) Dopuszcza się natomiast, że nie wszystkie spośród 4 grup wyruszą i wrócą na to samo lotnisko. Oznacza to np., że jedna grupa może wylecieć z Gdańska i wrócić do Warszawy a inna wylecieć z Warszawy i wrócić do Gdańska. Możliwe są różne rozwiązania pod warunkiem zachowania wymogu z pkt.b powyżej
c) Zamawiający dopuszcza korzystanie z rejsów tzw. tanich linii lotniczych
d) Daty wylotów i przylotów są datami planowanymi jednak Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany, któregoś z terminów na inny przed podpisaniem umowy. W takiej sytuacji Zamawiający liczy się z możliwością zmiany ceny biletów natomiast Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu.
5) Możliwość bezpłatnej zmiany danych pasażerów (nazwisk) na bilecie w terminie 48-72 godzin przed planowanym wylotem.
6) Wykonawca na życzenie Zamawiającego będzie dokonywał odprawy on-line w imieniu pasażerów oraz będzie dostarczał drogą elektroniczną karty pokładowe nie później niż 24 h przed planowanym terminem lotu;
6) Ubezpieczenie:
a) Wykonawca każdorazowo na polecenie Zamawiającego zakupi ubezpieczenia na rzecz osób udających się w podróż obejmujące koszty leczenia i assistance, NNW (w tym transport zwłok do Polski) i OC oraz ubezpieczenia od rezygnacji z podróży;
b) stawki na poszczególne elementy zakresu ubezpieczenia dla krajów UE i Europy wynosić będą odpowiednio co najmniej:
• Koszty leczenia – 80 000 zł (w tym koszty leczenia w przypadku zachorowania na Covid-19)
• NNW – 10 000 zł
• OC – 14 000 zł
• ubezpieczenie kosztów rezygnacji z podróży,
przy czym powinny one zostać każdorazowo ustalane z Zamawiającym.
c) możliwość ubezpieczenia kosztów rezygnacji z powodu objęcia kwarantanną związaną z Covid-19 ubezpieczonego, a także z powodu zachorowania na Covid-19;
d) polisy ubezpieczeniowe będą przekazywane przez Wykonawcę drogą elektroniczną na adres wskazany przez Zamawiającego;
e) Wykonawca dostarczy polisę nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy ubezpieczenie, chyba że zamówienie będzie złożone na mniej niż 24 godziny przed tym terminem;
6) W kwocie oferty muszą zostać ujęte osobno:
a) Cena biletów wraz ze wszystkimi opłatami lotniskowymi i paliwowymi, bagażem 20kg + podręcznym dla każdego uczestnika, możliwymi zniżkami wynikającymi z podróży grupowej
b) ubezpieczenie podróżne opisane w punkcie powyżej.
c) koszty obsługi transakcyjnej ze strony Wykonawcy
7) Wykonawca na życzenie Zamawiającego będzie dokonywał odprawy on-line w imieniu pasażerów oraz będzie dostarczał drogą elektroniczną karty pokładowe nie później niż 24 h przed planowanym terminem lotu;
8) Forma dostarczenia biletów:
Wszystkie bilety oraz ew. karty pokładowe muszą zostać dostarczone w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego.
9) Reklamacje i reprezentacja Zamawiającego:
a. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków w zakresie składania wszelkich reklamacji, odwołań i wniosków o zwrot środków do przewoźników lotniczych oraz podmiotów świadczących usługi transportowe w ramach niniejszego zamówienia.
b. Wykonawca będzie reprezentował Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych związanych z realizacją usług przewozu, w szczególności:
i. w przypadku odwołania lub znaczącego opóźnienia lotów,
ii. niewykorzystania biletów z winy przewoźnika,
iii. konieczności zwrotu środków za bilety niewykorzystane ze względów losowych (np. nagłe choroby uczestników, siła wyższa),
iv. uszkodzenia lub zagubienia bagażu.
c. Wykonawca będzie zobowiązany do pełnej współpracy i informowania Zamawiającego o przebiegu sprawy, a także do przekazania uzyskanych odszkodowań lub zwrotów finansowych bez zbędnej zwłoki.
10) Wykonawca bierze na siebie ryzyko zmiany na wyższą cen biletów u przewoźników, które mogą nastąpić po rozstrzygnięciu postępowania a przed podpisaniem umowy i później. Wykonawca nie będzie miał prawa do roszczeń z tego tytułu
11) Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem
12) Dodatkowe obowiązki Wykonawcy:
a. przedstawienie ofert z minimum dwoma możliwymi połączeniami lotniczymi dla każdego wyjazdu (jeśli są dostępne),
b. pełna obsługa procesu rezerwacji i zakupu biletów,
c. zapewnienie dostępności osoby do kontaktu w dni robocze w godz. 9:00–17:00
d. Wykonawca dołoży szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia;
Miejsce realizacji
Cała polska
FEWM.06.01-IZ.00-0009/24 - FEWM.06.01-IP.01-0009/24 - „MENTOR 5.0 - kompetencje dla subregionu elbląskiego”
Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, zakup i dostarczenie biletów lotniczych wraz z ubezpieczeniem dla 4 grup dwudziestodwuosobowych każda, w 4 różnych terminach, w obie strony (Polska – Hiszpania – Polska) zgodnie z harmonogramem podanym w pkt. 2 niniejszego zapytania ofertowego.
Szczegółowy OPZ:
1) Zamówienie obejmuje rezerwację, kupno i dostarczenie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, na wskazanych trasach, z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko kosztowych, oraz zakupu usług dodatkowych tj. dodatkowego bagażu rejestrowanego 20 kg i ubezpieczenia. Całość dotyczy grup dwudziestodwuosobowych każda, dla 4 wyjazdów planowanych w różnych terminach (4 grupy dwudziestodwuosobowe), zgodnie z harmonogramem wyjazdów podanym w pkt. 2 niniejszego zamówienia. Zamawiający wskaże imiennie pasażerów w wymaganym terminie.
2) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby osób w grupach o ±3 osoby. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie cen jednostkowych biletów. Zmiany w łącznej cenie zamówienia wynikające ze zmiany liczby uczestników będą uwzględniane w rozliczeniu, pod warunkiem że Zamawiający poinformuje o nich Wykonawcę z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym dokonanie korekty.
3) Kierunki podróży:
a) Lotnisko wylotu: Lotnisko Chopina w Warszawie lub Port Lotniczy im. Lecha Wałęsy w Gdańsku (w zależności od dostępności najlepszych połączeń).
b) Lotnisko docelowe: Santander (SDR) lub Bilbao (BIO), Hiszpania.
c) Loty w obie strony, w klasie ekonomicznej.
d) Bagaż: 20 kg rejestrowany + 1 sztuka bagażu podręcznego dla każdego uczestnika.
4) Wymogi dotyczące organizacji lotów:
a) Każda grupa musi wylecieć i wrócić wspólnie (22 osoby), tym samym rejsem lotniczym, z i na to samo lotnisko co oznacza, że nie dopuszcza się dzielenia grupy na różne połączenia, zarówno w przypadku wylotu, jak i powrotu.
b) Dopuszcza się natomiast, że nie wszystkie spośród 4 grup wyruszą i wrócą na to samo lotnisko. Oznacza to np., że jedna grupa może wylecieć z Gdańska i wrócić do Warszawy a inna wylecieć z Warszawy i wrócić do Gdańska. Możliwe są różne rozwiązania pod warunkiem zachowania wymogu z pkt.b powyżej
c) Zamawiający dopuszcza korzystanie z rejsów tzw. tanich linii lotniczych
d) Daty wylotów i przylotów są datami planowanymi jednak Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany, któregoś z terminów na inny przed podpisaniem umowy. W takiej sytuacji Zamawiający liczy się z możliwością zmiany ceny biletów natomiast Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu.
5) Możliwość bezpłatnej zmiany danych pasażerów (nazwisk) na bilecie w terminie 48-72 godzin przed planowanym wylotem.
6) Wykonawca na życzenie Zamawiającego będzie dokonywał odprawy on-line w imieniu pasażerów oraz będzie dostarczał drogą elektroniczną karty pokładowe nie później niż 24 h przed planowanym terminem lotu;
6) Ubezpieczenie:
a) Wykonawca każdorazowo na polecenie Zamawiającego zakupi ubezpieczenia na rzecz osób udających się w podróż obejmujące koszty leczenia i assistance, NNW (w tym transport zwłok do Polski) i OC oraz ubezpieczenia od rezygnacji z podróży;
b) stawki na poszczególne elementy zakresu ubezpieczenia dla krajów UE i Europy wynosić będą odpowiednio co najmniej:
• Koszty leczenia – 80 000 zł (w tym koszty leczenia w przypadku zachorowania na Covid-19)
• NNW – 10 000 zł
• OC – 14 000 zł
• ubezpieczenie kosztów rezygnacji z podróży,
przy czym powinny one zostać każdorazowo ustalane z Zamawiającym.
c) możliwość ubezpieczenia kosztów rezygnacji z powodu objęcia kwarantanną związaną z Covid-19 ubezpieczonego, a także z powodu zachorowania na Covid-19;
d) polisy ubezpieczeniowe będą przekazywane przez Wykonawcę drogą elektroniczną na adres wskazany przez Zamawiającego;
e) Wykonawca dostarczy polisę nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy ubezpieczenie, chyba że zamówienie będzie złożone na mniej niż 24 godziny przed tym terminem;
6) W kwocie oferty muszą zostać ujęte osobno:
a) Cena biletów wraz ze wszystkimi opłatami lotniskowymi i paliwowymi, bagażem 20kg + podręcznym dla każdego uczestnika, możliwymi zniżkami wynikającymi z podróży grupowej
b) ubezpieczenie podróżne opisane w punkcie powyżej.
c) koszty obsługi transakcyjnej ze strony Wykonawcy
7) Wykonawca na życzenie Zamawiającego będzie dokonywał odprawy on-line w imieniu pasażerów oraz będzie dostarczał drogą elektroniczną karty pokładowe nie później niż 24 h przed planowanym terminem lotu;
8) Forma dostarczenia biletów:
Wszystkie bilety oraz ew. karty pokładowe muszą zostać dostarczone w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego.
9) Reklamacje i reprezentacja Zamawiającego:
a. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków w zakresie składania wszelkich reklamacji, odwołań i wniosków o zwrot środków do przewoźników lotniczych oraz podmiotów świadczących usługi transportowe w ramach niniejszego zamówienia.
b. Wykonawca będzie reprezentował Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych związanych z realizacją usług przewozu, w szczególności:
i. w przypadku odwołania lub znaczącego opóźnienia lotów,
ii. niewykorzystania biletów z winy przewoźnika,
iii. konieczności zwrotu środków za bilety niewykorzystane ze względów losowych (np. nagłe choroby uczestników, siła wyższa),
iv. uszkodzenia lub zagubienia bagażu.
c. Wykonawca będzie zobowiązany do pełnej współpracy i informowania Zamawiającego o przebiegu sprawy, a także do przekazania uzyskanych odszkodowań lub zwrotów finansowych bez zbędnej zwłoki.
10) Wykonawca bierze na siebie ryzyko zmiany na wyższą cen biletów u przewoźników, które mogą nastąpić po rozstrzygnięciu postępowania a przed podpisaniem umowy i później. Wykonawca nie będzie miał prawa do roszczeń z tego tytułu
11) Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem
12) Dodatkowe obowiązki Wykonawcy:
a. przedstawienie ofert z minimum dwoma możliwymi połączeniami lotniczymi dla każdego wyjazdu (jeśli są dostępne),
b. pełna obsługa procesu rezerwacji i zakupu biletów,
c. zapewnienie dostępności osoby do kontaktu w dni robocze w godz. 9:00–17:00
d. Wykonawca dołoży szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia;
Miejsce realizacji
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
2026-03-09 22:59:59.0
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Other
Travel
Passenger transport services
Travel
Passenger transport services
Buyer details
Centrum Innowacyjnej Edukacji
Bukwałd 45A
11-001 Bukwałd
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5223026223
Bukwałd 45A
11-001 Bukwałd
Województwo: warmińsko-mazurskie
Kraj: Polska
NIP: 5223026223
