Zakup licencji na oprogramowanie do organizacji wideokonferencji na okres 12 miesięcy
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FESL.11.01-IZ.01-1282/25 - Plan Działań w 2026 roku, realizowany w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027
Przedmiot zamówienia: Zakup licencji na oprogramowanie do organizacji wideokonferencji na okres 12 miesięcy.
Szczegółowy przedmiot zamówienia:
Minimalne wymagania w zakresie funkcjonalności oprogramowania:
a) możliwość organizowania minimum dwóch spotkań jednocześnie,
b) zarządzanie spotkaniami z poziomu jednego konta zarządzającego,
c) możliwość uczestnictwa jednocześnie minimum 150 uczestników w każdym ze spotkań,
d) czas konferencji minimum 12h,
e) udostępnianie pulpitu (ekranu), okna wybranej aplikacji przez hosta i uczestników spotkania,
f) nielimitowana ilość telekonferencji (w okresie trwania licencji),
g) jakość wideo minimum 720p,
h) dołączanie tradycyjnych rozmów telefonicznych do wideokonferencji (polskie numery dostępowe),
i) zapisywanie spotkań (np. mp4) i czatów (np. txt) na komputerze hostującego,
j) możliwość uruchomienia na systemach: MS Windows, Android, iOS, Mac OS,
k) możliwość uczestnictwa w spotkaniu przez dedykowaną aplikację lub przez przeglądarkę internetową bez konieczności instalowania aplikacji,
l) połączenie szyfrowane,
m) poczekalnia,
n) możliwość wyciszania uczestników, blokowania włączania mikrofonów,
o) tworzenie spotkań jednorazowych lub cyklicznych,
p) użyte dane muszą być przechowywane zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO i nie mogą być przechowywane poza obszarami, na których ww. rozporządzenie obowiązuje.
Tryb udzielenia zamówienia: Wartość zamówienia nie przekracza kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP.
Termin realizacji: Zamówienie realizowane będzie w okresie od 11.04.2026 r. do 11.04.2027 r.
Informacje ogólne:
1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, pytania i odpowiedzi w sprawach zamówienia, wymiana informacji między Zamawiającym a Wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą BK2021.
2. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z Wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania do uzupełnienia dokumentów i/lub wyjaśnień treści złożonej oferty tylko Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na każdym etapie, w szczególności w przypadku braku środków finansowych w budżecie.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w ofercie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych.
6. W przypadku złożenia oferty, której treść nie odpowiada treści zapytania lub w przypadku niespełnienia minimalnych warunków Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia tej
oferty bez dalszego jej rozpatrywania.
7. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Niniejsze postępowanie jest jedną z części zamówienia na zakup sprzętu i akcesoriów komputerowych oraz oprogramowania, przewidzianego w planie zamówień publicznych na rok 2026, zamieszczonego na stronie internetowej Zamawiającego https://bip.scp-slask.pl/.
10. Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających.
11. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany warunków zawartej umowy wyłącznie
w przypadkach określonych we wzorze przyszłej umowy, stanowiącej załączniki nr 2 - § 6 ust. 3.
12. Zamawiający informuje, że faktura/rachunek zostanie zapłacona metodą split payment zgodnie z art. 108a i następne Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 775 z późn. zm.) .
13. Zamawiający wyraża zgodę na przesłanie mu faktury VAT drogą elektroniczną, na adres e-mail: faktury@scp-slask.pl.
14. Wykonawca zobowiązuje się, że numer rachunku bankowego podawany na fakturach VAT będzie rachunkiem ujawnionym w wykazie podmiotów prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (na tzw. „białej liście”). Zamawiający może odmówić zapłaty na rachunek nieujawniony w ww. wykazie podmiotów, a Wykonawca nie będzie uprawniony do dochodzenia odsetek. Wykonawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą względem Zamawiającego w przypadku: podania na fakturze rachunku bankowego nieujawnionego w ww. wykazie podmiotów i uiszczenia przez Zamawiającego płatności na taki rachunek .
15. Wykonawca ma prawo wysyłania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem platformy zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1666 z późn. zm.).
16. Szczegółowe zapisy w zakresie wynagrodzenia za realizację przedmiotu zamówienia zawarte zostały we wzorze przyszłej umowy, stanowiącej załącznik nr 2.
17. Wynagrodzenie Wykonawcy regulowane będzie w formie polecenia przelewu z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury pod względem formalnym i rachunkowym przez Wykonawcę, pod warunkiem wcześniejszego odbioru dostawy przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.
18. Strony zgodnie przyjmują, że za datę wpływu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku uznaje się dzień, w którym Zamawiający mógł zapoznać się z treścią faktury VAT/rachunku.
19. Strony zgodnie przyjmują, że termin płatności faktury/rachunku będzie naliczany od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku.
20. Strony zgodnie przyjmują, że w przypadku, gdy system wystawiania faktur Wykonawcy wskazuje termin zapłaty faktury inny niż wynikający z niniejszej umowy, wiążący dla Stron będzie termin płatności zgodny z zapisami umowy.
21. Z uwagi na okoliczność, że Zamawiający jest jednostką organizacyjną Województwa Śląskiego, a Województwo zobowiązane jest do odbierania w KSeF faktur ustrukturyzowanych zakupowych od 1 lutego 2026 r., w przypadku objęcia Wykonawcy obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Wykonawca będzie zobowiązany do przesyłania faktur za pomocą tego systemu – szczegółowe uregulowania w zakresie KSeF zostały wskazane w § 3 załącznika nr 2 do zapytania - wzorze umowy.
Rozdział 7. Miejsce i termin składania ofert:
1. Ofertę – formularz ofertowy (którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) należy składać do 6 marca 2026 r. do godziny 11:00, przez portal Baza Konkurencyjności.
2. Zasady i sposób korzystania z Bazy Konkurencyjności znajdują się w regulaminie pod linkiem: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/regulamin.
3. Pytania lub oferty, które wpłyną do Zamawiającego innym kanałem niż przez portal Baza Konkurencyjności, pozostaną bez odpowiedzi. Takie oferty podlegają odrzuceniu.
4. Po upływie terminu składania ofert komunikacja między Wykonawcą a Zamawiającym odbywać się będzie mailowo na adres: zamowienia@scp-slask.pl.
5. Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert złożonych po upływie terminu na składanie ofert.
6. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
7. Wykonawcom nie przysługuje zwrot kosztów udziału w postępowaniu.
8. Wszelkie pozostałe koszty związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia ponosi Wykonawca. Koszty te uwzględnione są w cenie oferty.
9. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych. Złożenie więcej niż jednej oferty lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę.
10. Ofertę należy złożyć zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego w języku polskim.
11. Zamawiający nie może być powiązany kapitałowo ani osobowo z Wykonawcami, którzy złożyli oferty. Oferta Wykonawcy, który jest powiązany kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym zostanie odrzucona i nie będzie podlegać dalszemu rozpatrywaniu.
12. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy i jeżeli nie wynika to bezpośrednio z ogólnodostępnych dokumentów (np. KRS, CEIDG) wraz z ofertą należy przedłożyć dokument potwierdzający prawo do reprezentacji Wykonawcy przez osobę podpisującą ofertę.
13. Do postępowania mogą przystąpić wyłącznie osoby, które nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 514).
14. Wydatek finansowany współfinansowany ze środków FE SL 2021-2027 w ramach działania Pomoc Techniczna.
Osoby do kontaktu:
W sprawach proceduralnych:
Ewa Pośpiech-Baranowska – Wydział Organizacyjny
e-mail: ewa.baranowska@scp-slask.pl, tel.: (32) 743-91-80.
W sprawach merytorycznych:
Zespół IT
Grzegorz Gacek
e-mail: grzegorz.gacek@scp-slask.pl
tel.: (32) 743-91-70
Damian Bałaga
e-mail: damian.balaga@scp-slask.pl
tel.: (32) 743-92-49
Jacek Maciejewski
tel.: (032) 743-92-49
e-mail: jacek.maciejewski@scp-slask.pl
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: śląskie, Powiat: Chorzów, Gmina: Chorzów, Miejscowość: Chorzów
FESL.11.01-IZ.01-1282/25 - Plan Działań w 2026 roku, realizowany w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027
Przedmiot zamówienia: Zakup licencji na oprogramowanie do organizacji wideokonferencji na okres 12 miesięcy.
Szczegółowy przedmiot zamówienia:
Minimalne wymagania w zakresie funkcjonalności oprogramowania:
a) możliwość organizowania minimum dwóch spotkań jednocześnie,
b) zarządzanie spotkaniami z poziomu jednego konta zarządzającego,
c) możliwość uczestnictwa jednocześnie minimum 150 uczestników w każdym ze spotkań,
d) czas konferencji minimum 12h,
e) udostępnianie pulpitu (ekranu), okna wybranej aplikacji przez hosta i uczestników spotkania,
f) nielimitowana ilość telekonferencji (w okresie trwania licencji),
g) jakość wideo minimum 720p,
h) dołączanie tradycyjnych rozmów telefonicznych do wideokonferencji (polskie numery dostępowe),
i) zapisywanie spotkań (np. mp4) i czatów (np. txt) na komputerze hostującego,
j) możliwość uruchomienia na systemach: MS Windows, Android, iOS, Mac OS,
k) możliwość uczestnictwa w spotkaniu przez dedykowaną aplikację lub przez przeglądarkę internetową bez konieczności instalowania aplikacji,
l) połączenie szyfrowane,
m) poczekalnia,
n) możliwość wyciszania uczestników, blokowania włączania mikrofonów,
o) tworzenie spotkań jednorazowych lub cyklicznych,
p) użyte dane muszą być przechowywane zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych RODO i nie mogą być przechowywane poza obszarami, na których ww. rozporządzenie obowiązuje.
Tryb udzielenia zamówienia: Wartość zamówienia nie przekracza kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP.
Termin realizacji: Zamówienie realizowane będzie w okresie od 11.04.2026 r. do 11.04.2027 r.
Informacje ogólne:
1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, pytania i odpowiedzi w sprawach zamówienia, wymiana informacji między Zamawiającym a Wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń odbywa się pisemnie za pomocą BK2021.
2. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z Wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania do uzupełnienia dokumentów i/lub wyjaśnień treści złożonej oferty tylko Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na każdym etapie, w szczególności w przypadku braku środków finansowych w budżecie.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w ofercie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych.
6. W przypadku złożenia oferty, której treść nie odpowiada treści zapytania lub w przypadku niespełnienia minimalnych warunków Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia tej
oferty bez dalszego jej rozpatrywania.
7. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Niniejsze postępowanie jest jedną z części zamówienia na zakup sprzętu i akcesoriów komputerowych oraz oprogramowania, przewidzianego w planie zamówień publicznych na rok 2026, zamieszczonego na stronie internetowej Zamawiającego https://bip.scp-slask.pl/.
10. Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających.
11. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany warunków zawartej umowy wyłącznie
w przypadkach określonych we wzorze przyszłej umowy, stanowiącej załączniki nr 2 - § 6 ust. 3.
12. Zamawiający informuje, że faktura/rachunek zostanie zapłacona metodą split payment zgodnie z art. 108a i następne Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 775 z późn. zm.) .
13. Zamawiający wyraża zgodę na przesłanie mu faktury VAT drogą elektroniczną, na adres e-mail: faktury@scp-slask.pl.
14. Wykonawca zobowiązuje się, że numer rachunku bankowego podawany na fakturach VAT będzie rachunkiem ujawnionym w wykazie podmiotów prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (na tzw. „białej liście”). Zamawiający może odmówić zapłaty na rachunek nieujawniony w ww. wykazie podmiotów, a Wykonawca nie będzie uprawniony do dochodzenia odsetek. Wykonawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą względem Zamawiającego w przypadku: podania na fakturze rachunku bankowego nieujawnionego w ww. wykazie podmiotów i uiszczenia przez Zamawiającego płatności na taki rachunek .
15. Wykonawca ma prawo wysyłania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem platformy zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1666 z późn. zm.).
16. Szczegółowe zapisy w zakresie wynagrodzenia za realizację przedmiotu zamówienia zawarte zostały we wzorze przyszłej umowy, stanowiącej załącznik nr 2.
17. Wynagrodzenie Wykonawcy regulowane będzie w formie polecenia przelewu z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury pod względem formalnym i rachunkowym przez Wykonawcę, pod warunkiem wcześniejszego odbioru dostawy przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.
18. Strony zgodnie przyjmują, że za datę wpływu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku uznaje się dzień, w którym Zamawiający mógł zapoznać się z treścią faktury VAT/rachunku.
19. Strony zgodnie przyjmują, że termin płatności faktury/rachunku będzie naliczany od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku.
20. Strony zgodnie przyjmują, że w przypadku, gdy system wystawiania faktur Wykonawcy wskazuje termin zapłaty faktury inny niż wynikający z niniejszej umowy, wiążący dla Stron będzie termin płatności zgodny z zapisami umowy.
21. Z uwagi na okoliczność, że Zamawiający jest jednostką organizacyjną Województwa Śląskiego, a Województwo zobowiązane jest do odbierania w KSeF faktur ustrukturyzowanych zakupowych od 1 lutego 2026 r., w przypadku objęcia Wykonawcy obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Wykonawca będzie zobowiązany do przesyłania faktur za pomocą tego systemu – szczegółowe uregulowania w zakresie KSeF zostały wskazane w § 3 załącznika nr 2 do zapytania - wzorze umowy.
Rozdział 7. Miejsce i termin składania ofert:
1. Ofertę – formularz ofertowy (którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) należy składać do 6 marca 2026 r. do godziny 11:00, przez portal Baza Konkurencyjności.
2. Zasady i sposób korzystania z Bazy Konkurencyjności znajdują się w regulaminie pod linkiem: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/regulamin.
3. Pytania lub oferty, które wpłyną do Zamawiającego innym kanałem niż przez portal Baza Konkurencyjności, pozostaną bez odpowiedzi. Takie oferty podlegają odrzuceniu.
4. Po upływie terminu składania ofert komunikacja między Wykonawcą a Zamawiającym odbywać się będzie mailowo na adres: zamowienia@scp-slask.pl.
5. Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert złożonych po upływie terminu na składanie ofert.
6. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
7. Wykonawcom nie przysługuje zwrot kosztów udziału w postępowaniu.
8. Wszelkie pozostałe koszty związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia ponosi Wykonawca. Koszty te uwzględnione są w cenie oferty.
9. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych. Złożenie więcej niż jednej oferty lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę.
10. Ofertę należy złożyć zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego w języku polskim.
11. Zamawiający nie może być powiązany kapitałowo ani osobowo z Wykonawcami, którzy złożyli oferty. Oferta Wykonawcy, który jest powiązany kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym zostanie odrzucona i nie będzie podlegać dalszemu rozpatrywaniu.
12. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy i jeżeli nie wynika to bezpośrednio z ogólnodostępnych dokumentów (np. KRS, CEIDG) wraz z ofertą należy przedłożyć dokument potwierdzający prawo do reprezentacji Wykonawcy przez osobę podpisującą ofertę.
13. Do postępowania mogą przystąpić wyłącznie osoby, które nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 514).
14. Wydatek finansowany współfinansowany ze środków FE SL 2021-2027 w ramach działania Pomoc Techniczna.
Osoby do kontaktu:
W sprawach proceduralnych:
Ewa Pośpiech-Baranowska – Wydział Organizacyjny
e-mail: ewa.baranowska@scp-slask.pl, tel.: (32) 743-91-80.
W sprawach merytorycznych:
Zespół IT
Grzegorz Gacek
e-mail: grzegorz.gacek@scp-slask.pl
tel.: (32) 743-91-70
Damian Bałaga
e-mail: damian.balaga@scp-slask.pl
tel.: (32) 743-92-49
Jacek Maciejewski
tel.: (032) 743-92-49
e-mail: jacek.maciejewski@scp-slask.pl
Miejsce realizacji
Kraj: Polska, Województwo: śląskie, Powiat: Chorzów, Gmina: Chorzów, Miejscowość: Chorzów
Time limit for receipt of tenders
2026-03-06 10:00:00.0
Location
Kraj: Polska, Województwo: śląskie, Powiat: Chorzów, Gmina: Chorzów, Miejscowość: Chorzów
Category assortment
Licences and software
Buyer details
Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
Katowicka 47
41-500 Chorzów
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 9542613270
Katowicka 47
41-500 Chorzów
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 9542613270
