Organizacja targów międzynarodowych w Holandii - Victam International 2026 dla SMART FEED sp. z o.o.
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FELU.02.07-IP.01-0005/24 - Wsparcie działań promocyjnych marki Smart Feed w celu zwiększenia jej rozpoznawalności na rynku międzynarodowym
ZAPYTANIE OFERTOWE 1/02/2026/FELU
na organizację targów międzynarodowych w Holandii – Victam International w dniach 2-4 czerwca 2026 w Utrecht
w ramach Działania 2.7 Lubelskie MŚP na rynkach zagranicznych Priorytetu II Transformacja gospodarcza i cyfrowa regionu, Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027, współfinansowanego ze środków europejskich
Nr Projektu: FELU.02.07-IP.01-0005/24
Tytuł Projektu:
„Wsparcie działań promocyjnych marki Smart Feed w celu zwiększenia jej rozpoznawalności na rynku międzynarodowym”
I. ZAMAWIAJĄCY
SMART FEED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Mościckiego 1, 24-110 Puławy, Polska
NIP: 9721307992
REGON: 385979681
Telefon: +48609095562
E-mail: smartfeed.bk@gmail.com
Adres strony www: https://www.smartfeed.pl
II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji targów dla Smartfeed:
Nazwa wydarzenia: Victam International 2026. ·
Lokalizacja: Holandia, Utrecht. ·
Liczba uczestników (przedstawicieli firmy): 3 osoby. ·
Czas trwania delegacji: 6 dni (5 dób hotelowych).
Harmonogram: Przylot na 2 dni przed targami (przygotowanie stoiska), wylot dzień po zakończeniu targów.
Powierzchnia i Zabudowa Stoiska
Wymagania techniczne: · Wielkość stoiska: 16 m². ·
Zakres usługi: Wynajem powierzchni wystawienniczej w opcji Complete shell scheme package Corner Stand + projekt i wykonanie zabudowy + transport elementów + wpis do katalogu. ·
Elementy obowiązkowe zabudowy:
o Ozdobne ściany (indywidualna zabudowa, nie systemowa).
o Wykładzina dopasowana kolorystycznie do brandu (marki).
o Dodatkowe oświetlenie LED.
o Grafiki na ścianach (logo wnioskodawcy).
o Urządzenia elektroniczne (ekrany/TV) do emitowania spotów promocyjnych. ·
Cel wizualny: Stoisko ma wyróżniać się na tle konkurencji, być spersonalizowane i spójne z wizualizacją marki.
Logistyka i Transport
Noclegi: · Liczba osób: 3. ·
Czas pobytu: 5 dób hotelowych. ·
Standard: Hotel minimum 3-gwiazdkowy. ·
Rodzaj pokoi: Pokoje jednoosobowe. ·
Lokalizacja: W granicach administracyjnych miasta Utrecht.
Transport lotniczy: · Trasa: Warszawa (WAW) – Amsterdam (AMS) – Warszawa (WAW). ·
Rodzaj lotu: Bezpośredni lub maksymalnie jedna przesiadka. ·
Klasa: Ekonomiczna. ·
Bagaż: Podręczny + rejestrowany (23 kg) na każdą osobę.
Ubezpieczenie
Zakres polisy: ·
Liczba osób: 3. ·
Czas trwania: 6 dni. ·
Obszar: Holandia. ·
Zakres ochrony: Koszty leczenia i assistance, COVID-19, OC (Odpowiedzialność Cywilna), NNW (Następstwa Nieszczęśliwych Wypadków), ubezpieczenie bagażu.
Formuła współpracy:
Zakłada się ścisłą współpracę Wykonawcy z Zamawiającym oraz rozliczanie prac w całości po każdej z wykonanych usług przedmiotu zamówienia.
Kody CPV:
79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez
III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Zamawiający wymaga zrealizowania całości przedmiotu zamówienia w terminie do dnia 5.06.2026 r.
O ile zamówienie posiada części poszczególne wydarzenia w przypadku większej ich liczby mogą być realizowane osobno w częściach oraz zostać rozliczone częściowo, po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego dla każdego ze zrealizowanych zakresów.
IV. WARUNKI DOPUSZCZAJĄCE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Wykonawca musi posiadać odpowiedni zespół, zdolny do wykonania zamówienia, przez co należy rozumieć dysponowanie lub delegowanie przynajmniej 1 (jednej) osoby posiadającej wykształcenie kierunkowe wyższe w obszarze ekonomii lub finansów lub zarządzania lub turystyki.
Weryfikacja warunku na podstawie złożonego oświadczenia ze wskazaniem osoby i jej wykształcenia – ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania.
2. Wykonawca musi wykazać dla przynajmniej jednego członka zespołu delegowanego do wykonania zlecenia organizacji targów lub misji gospodarczych posiadanie biegłej znajomości języka angielskiego lub niderlandzkiego potwierdzoną certyfikatami/dyplomami/ukończonymi studiami w danych językach lub wykonywaniem pracy zawodowej potwierdzającej wymóg znajomości któregoś ze wskazanych wyżej języków obcych lub jest osobą, której językiem ojczystym jest dany powyżej wykazany język.
Weryfikacja warunku na podstawie złożonego oświadczenia ze wskazaniem osoby i jej doświadczenia – ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania.
V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I WARUNKI SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ZAŁĄCZNIK NR 1 do niniejszego zapytania.
2. Oferty należy składać w formie elektronicznej jako skan podpisanej oferty lub oferty podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez umocowanych prawnie reprezentantów Oferenta wyłącznie przez Bazę Konkurencyjności.
3. Oferta wraz wymaganymi załącznikami musi być wypełniona pismem komputerowym lub czytelnym pismem odręcznym, opatrzona pieczątką Wykonawcy (jeśli posiada) i podpisana/parafowana odręcznie lub elektronicznie wyłącznie z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z dokumentem rejestrowym lub załączonym pełnomocnictwem/upoważnieniem.
4. Ofertę należy złożyć w języku polskim.
5. Oferty złożone w innej walucie niż PLN będą przeliczone na PLN po średnim kursie NBP z dnia wyboru ofert.
6. Jeden Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na dowolną liczbę części zamówienia.
7. Termin związania z ofertą wynosi minimum 30 dni.
8. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może zmienić lub wycofać swoją ofertę.
9. Wykonawcy, którzy nie złożą wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego zostaną wykluczeni z postępowania.
10. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
VI. WYKLUCZENIA
1. Wykluczeniu z postępowania podlegają Oferenci, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (Beneficjentem). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
2. Każdy z oferentów, odpowiadając na zapytanie ofertowe, powinien złożyć Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych, które znajduje się w zbiorze oświadczeń (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego).
Miejsce realizacji
Kraj: Holandia, Miejscowość: Utrecht
FELU.02.07-IP.01-0005/24 - Wsparcie działań promocyjnych marki Smart Feed w celu zwiększenia jej rozpoznawalności na rynku międzynarodowym
ZAPYTANIE OFERTOWE 1/02/2026/FELU
na organizację targów międzynarodowych w Holandii – Victam International w dniach 2-4 czerwca 2026 w Utrecht
w ramach Działania 2.7 Lubelskie MŚP na rynkach zagranicznych Priorytetu II Transformacja gospodarcza i cyfrowa regionu, Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027, współfinansowanego ze środków europejskich
Nr Projektu: FELU.02.07-IP.01-0005/24
Tytuł Projektu:
„Wsparcie działań promocyjnych marki Smart Feed w celu zwiększenia jej rozpoznawalności na rynku międzynarodowym”
I. ZAMAWIAJĄCY
SMART FEED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Mościckiego 1, 24-110 Puławy, Polska
NIP: 9721307992
REGON: 385979681
Telefon: +48609095562
E-mail: smartfeed.bk@gmail.com
Adres strony www: https://www.smartfeed.pl
II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji targów dla Smartfeed:
Nazwa wydarzenia: Victam International 2026. ·
Lokalizacja: Holandia, Utrecht. ·
Liczba uczestników (przedstawicieli firmy): 3 osoby. ·
Czas trwania delegacji: 6 dni (5 dób hotelowych).
Harmonogram: Przylot na 2 dni przed targami (przygotowanie stoiska), wylot dzień po zakończeniu targów.
Powierzchnia i Zabudowa Stoiska
Wymagania techniczne: · Wielkość stoiska: 16 m². ·
Zakres usługi: Wynajem powierzchni wystawienniczej w opcji Complete shell scheme package Corner Stand + projekt i wykonanie zabudowy + transport elementów + wpis do katalogu. ·
Elementy obowiązkowe zabudowy:
o Ozdobne ściany (indywidualna zabudowa, nie systemowa).
o Wykładzina dopasowana kolorystycznie do brandu (marki).
o Dodatkowe oświetlenie LED.
o Grafiki na ścianach (logo wnioskodawcy).
o Urządzenia elektroniczne (ekrany/TV) do emitowania spotów promocyjnych. ·
Cel wizualny: Stoisko ma wyróżniać się na tle konkurencji, być spersonalizowane i spójne z wizualizacją marki.
Logistyka i Transport
Noclegi: · Liczba osób: 3. ·
Czas pobytu: 5 dób hotelowych. ·
Standard: Hotel minimum 3-gwiazdkowy. ·
Rodzaj pokoi: Pokoje jednoosobowe. ·
Lokalizacja: W granicach administracyjnych miasta Utrecht.
Transport lotniczy: · Trasa: Warszawa (WAW) – Amsterdam (AMS) – Warszawa (WAW). ·
Rodzaj lotu: Bezpośredni lub maksymalnie jedna przesiadka. ·
Klasa: Ekonomiczna. ·
Bagaż: Podręczny + rejestrowany (23 kg) na każdą osobę.
Ubezpieczenie
Zakres polisy: ·
Liczba osób: 3. ·
Czas trwania: 6 dni. ·
Obszar: Holandia. ·
Zakres ochrony: Koszty leczenia i assistance, COVID-19, OC (Odpowiedzialność Cywilna), NNW (Następstwa Nieszczęśliwych Wypadków), ubezpieczenie bagażu.
Formuła współpracy:
Zakłada się ścisłą współpracę Wykonawcy z Zamawiającym oraz rozliczanie prac w całości po każdej z wykonanych usług przedmiotu zamówienia.
Kody CPV:
79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez
III. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Zamawiający wymaga zrealizowania całości przedmiotu zamówienia w terminie do dnia 5.06.2026 r.
O ile zamówienie posiada części poszczególne wydarzenia w przypadku większej ich liczby mogą być realizowane osobno w częściach oraz zostać rozliczone częściowo, po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego dla każdego ze zrealizowanych zakresów.
IV. WARUNKI DOPUSZCZAJĄCE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Wykonawca musi posiadać odpowiedni zespół, zdolny do wykonania zamówienia, przez co należy rozumieć dysponowanie lub delegowanie przynajmniej 1 (jednej) osoby posiadającej wykształcenie kierunkowe wyższe w obszarze ekonomii lub finansów lub zarządzania lub turystyki.
Weryfikacja warunku na podstawie złożonego oświadczenia ze wskazaniem osoby i jej wykształcenia – ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania.
2. Wykonawca musi wykazać dla przynajmniej jednego członka zespołu delegowanego do wykonania zlecenia organizacji targów lub misji gospodarczych posiadanie biegłej znajomości języka angielskiego lub niderlandzkiego potwierdzoną certyfikatami/dyplomami/ukończonymi studiami w danych językach lub wykonywaniem pracy zawodowej potwierdzającej wymóg znajomości któregoś ze wskazanych wyżej języków obcych lub jest osobą, której językiem ojczystym jest dany powyżej wykazany język.
Weryfikacja warunku na podstawie złożonego oświadczenia ze wskazaniem osoby i jej doświadczenia – ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania.
V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA I WARUNKI SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ZAŁĄCZNIK NR 1 do niniejszego zapytania.
2. Oferty należy składać w formie elektronicznej jako skan podpisanej oferty lub oferty podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez umocowanych prawnie reprezentantów Oferenta wyłącznie przez Bazę Konkurencyjności.
3. Oferta wraz wymaganymi załącznikami musi być wypełniona pismem komputerowym lub czytelnym pismem odręcznym, opatrzona pieczątką Wykonawcy (jeśli posiada) i podpisana/parafowana odręcznie lub elektronicznie wyłącznie z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z dokumentem rejestrowym lub załączonym pełnomocnictwem/upoważnieniem.
4. Ofertę należy złożyć w języku polskim.
5. Oferty złożone w innej walucie niż PLN będą przeliczone na PLN po średnim kursie NBP z dnia wyboru ofert.
6. Jeden Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na dowolną liczbę części zamówienia.
7. Termin związania z ofertą wynosi minimum 30 dni.
8. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może zmienić lub wycofać swoją ofertę.
9. Wykonawcy, którzy nie złożą wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego zostaną wykluczeni z postępowania.
10. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
VI. WYKLUCZENIA
1. Wykluczeniu z postępowania podlegają Oferenci, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (Beneficjentem). Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
2. Każdy z oferentów, odpowiadając na zapytanie ofertowe, powinien złożyć Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych, które znajduje się w zbiorze oświadczeń (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego).
Miejsce realizacji
Kraj: Holandia, Miejscowość: Utrecht
Time limit for receipt of tenders
2026-03-02 22:59:59.0
Location
Kraj: Holandia, Miejscowość: Utrecht
Category assortment
Event planning
Buyer details
SMART FEED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Ignacego Mościckiego 1
24-110 Puławy
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 9721307992
Ignacego Mościckiego 1
24-110 Puławy
Województwo: lubelskie
Kraj: Polska
NIP: 9721307992
