Zapytanie ofertowe na wybór Wykonawcy usługi hotelarsko – gastronomicznej w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną”
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.13-IP.06-0002/24 - Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń.
Nazwa zamówienia:
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko – gastronomiczne w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus
Czas trwania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 31.12.2026 roku
Miejsce realizacji zamówienia: Warszawa (woj. mazowieckie)
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie 4 usług hotelarsko – gastronomicznych w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: . „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w Warszawie .
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia:
- zakwaterowania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia wyżywania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia serwisu kawowego podczas 4 spotkań,
- zapewnienie sali na 4 spotkania.
Wymagania dotyczące zakwaterowania i sali szkoleniowej:
- obiekt zlokalizowany na terenie Warszawy (województwo mazowieckie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca);
- obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami,
- obiekt spełniający standard dla obiektu 2-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie,
- obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań,
- liczba noclegów na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg.
- pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko),
- wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie;
- pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny),
- Wi-fi w cenie pokoju;
- ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie;
- śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju;
- rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00;
- zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00;
- dostępność sali szkoleniowej od 10.00 pierwszego dnia do 18.00 drugiego dnia;
- pokoje dla niepalących;
- bezpłatny parking;
- obiekt powinien posiadać salę szkoleniową zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sala winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do internetu, ekran, projektor, flipchart, pisaki.
Wymagania dotyczące wyżywienia:
Obiad (dwa obiady – w pierwszym i drugim dniu spotkania):
Wymagania:
– obiad dwudaniowy serwowany na talerzu,
- Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania:
zupę (min. 0,25 l na osobę),
drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml.
Ponadto:
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewanych lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym zjazdem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę na rzecz Zamawiającego Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego.
Wymagania dotyczące serwisu kawowego:
Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania).
Wymagania:
podany w formie ciągłej w sali szkoleniowej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z zamawiającym),
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum:
zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę),
kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę),
cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę),
cytrynę pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę),
mleko serwowane w dzbankach,
wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana
w butelkach),
sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach),
ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę).
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego.
Harmonogram spotkań:
Data spotkania Miejsce spotkania Liczba sal szkoleniowych Szacowana ilość uczestników spotkania wraz z kadrą zamawiającego
Spotkanie nr 1:
13-14.03.2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 2:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 3:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 4:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
* szczegółowe terminy zostaną wskazane w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający uzgodni z Wykonawcą poszczególne terminy realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia z co najmniej 3 tygodniowym terminem przed realizacją danej usługi.
Miejsce realizacji
Cała polska
FERS.04.13-IP.06-0002/24 - Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu pn. „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS Plus). Celem projektu jest wsparcie kadr i podnoszenie kompetencji pracowników instytucji zajmujących się tworzeniem oraz wdrażaniem polityki z zakresu pomocy i integracji społecznej na poziomie regionalnym oraz umożliwienie im wymiany doświadczeń.
Nazwa zamówienia:
Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy świadczącego usługi hotelarsko – gastronomiczne w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus
Czas trwania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do 31.12.2026 roku
Miejsce realizacji zamówienia: Warszawa (woj. mazowieckie)
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie 4 usług hotelarsko – gastronomicznych w związku z organizacją spotkań w ramach projektu: . „Wsparcie instytucji zajmujących się pomocą i integracją społeczną” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w Warszawie .
Wykonawca w ramach świadczenia ww. usługi zobowiązany będzie do zapewnienia:
- zakwaterowania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia wyżywania uczestników 4 spotkań,
- zapewnienia serwisu kawowego podczas 4 spotkań,
- zapewnienie sali na 4 spotkania.
Wymagania dotyczące zakwaterowania i sali szkoleniowej:
- obiekt zlokalizowany na terenie Warszawy (województwo mazowieckie) w miejscu umożliwiającym swobodny dojazd publicznymi środkami transportu (nie dalej niż 1 km od przystanku/dworca);
- obiekt bez barier architektonicznych dla osób z niepełnosprawnościami,
- obiekt spełniający standard dla obiektu 2-gwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie,
- obiekt nie może być w trakcie prac remontowo – budowlanych w trakcie trwania spotkań,
- liczba noclegów na 1 uczestnika spotkania: jeden nocleg.
- pokoje jednoosobowe i dwuosobowe (1 osoba – 1 łóżko),
- wszyscy uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w tym samym obiekcie;
- pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny),
- Wi-fi w cenie pokoju;
- ciepła woda, papier toaletowy, pościel i ręczniki w standardzie;
- śniadanie kontynentalne, w formie bufetu, w cenie pokoju;
- rozpoczęcie doby hotelowej nie później niż od godz. 14:00;
- zakończenie doby hotelowej nie wcześniej niż od godz. 10.00;
- dostępność sali szkoleniowej od 10.00 pierwszego dnia do 18.00 drugiego dnia;
- pokoje dla niepalących;
- bezpłatny parking;
- obiekt powinien posiadać salę szkoleniową zlokalizowaną w budynku, w którym zorganizowane jest zakwaterowanie. Sala winny posiadać okna, możliwość zaciemnienia i oświetlenia, klimatyzację, spełniać wymogi BHP akustyczne, system ogrzewania oraz być wyposażona w dostęp do internetu, ekran, projektor, flipchart, pisaki.
Wymagania dotyczące wyżywienia:
Obiad (dwa obiady – w pierwszym i drugim dniu spotkania):
Wymagania:
– obiad dwudaniowy serwowany na talerzu,
- Porcja na osobę powinna obejmować dwa dania:
zupę (min. 0,25 l na osobę),
drugie danie (min. 450-500 g na osobę) tj. ziemniaki lub ryż lub kasza lub makaron, dodatek mięsny lub rybny lub jarski – min. 150 g, surówka – min. 150 g, woda lub sok – 200 ml.
Ponadto:
Posiłki winny być przygotowane w wersji mięsnej i wegeteriańskiej. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych w momencie podania ich do spożycia uczestnikom spotkania. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą miały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Do przygotowywania obiadów należy używać produktów świeżych, posiadających aktualne terminy ważności, nabytych w źródłach działających zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi i higienicznymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana.
Wykonawca zapewni wyposażenie niezbędne do obsługi (tzn. obrusy, serwetki papierowe, serwis obiadowy – obiady podawane na zastawie ceramicznej, sztućce, szklanki do zimnych napoi) oraz niezbędny personel. Gorące posiłki muszą być podawane w podgrzewanych lub podawane bezpośrednio do stołu. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie oraz stanowić jeden komplet. Wykonawca w terminie do 3 dni przed planowanym zjazdem przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek ich uwzględnienia zgodnie z sugestią Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia estetycznej odzieży dla pracowników wykonujących usługę na rzecz Zamawiającego Organizacja wyżywienia uczestników, w tym procesu przygotowania, transportu, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. Wykonawca powinien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. Wszyscy pracownicy Wykonawcy zajmujący się dowozem i wydawaniem posiłków są zobowiązani do posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych oraz posiadania bieżącego przeszkolenia z zakresu BHP. Wykonawca zobowiązany jest do okazania ww. dokumentów na żądanie Zamawiającego.
Wymagania dotyczące serwisu kawowego:
Serwis kawowy (dwa serwisy kawowe - 1 serwis kawowy pierwszego i 1 drugiego dnia spotkania).
Wymagania:
podany w formie ciągłej w sali szkoleniowej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania (godzina ustalona każdorazowo z zamawiającym),
porcja na 1 osobę powinna obejmować minimum:
zestaw herbat czarnych i smakowych (min. 2 saszetki na osobę),
kawę serwowaną w termosach konferencyjnych (min. 0,2 l na osobę),
cukier w saszetkach (min. 2 saszetki na osobę),
cytrynę pokrojona w plasterki (nie mniej niż ½ plasterka na osobę),
mleko serwowane w dzbankach,
wodę mineralną gazowaną/niegazowaną (min. 0,2l na osobę serwowana
w butelkach),
sok owocowy (min. 0,2l na osobę, serwowane w dzbankach),
ciastka/słone przekąski (min. 3 rodzaje, co najmniej 60 g rodzaju na osobę).
Uwagi i zastrzeżenia dotyczące wymagań dotyczących wyżywania należy stosować również do wykonywania usługi serwisu kawowego.
Harmonogram spotkań:
Data spotkania Miejsce spotkania Liczba sal szkoleniowych Szacowana ilość uczestników spotkania wraz z kadrą zamawiającego
Spotkanie nr 1:
13-14.03.2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 2:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 3:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
Spotkanie nr 4:
kwiecień -grudzień 2026 Warszawa 1 6 – 10 osób
* szczegółowe terminy zostaną wskazane w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający uzgodni z Wykonawcą poszczególne terminy realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia z co najmniej 3 tygodniowym terminem przed realizacją danej usługi.
Miejsce realizacji
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
2026-03-02 22:59:59.0
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Kitchen accessories
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Equipment service and repair
Catering services
Food services
Hotels
Commercial restaurant equipment
Buyer details
Ogólnopolska Federacja na rzecz Rozwiązywania Problemu Bezdomności
Wolności 241
41-800 Zabrze
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 6482777628
Wolności 241
41-800 Zabrze
Województwo: śląskie
Kraj: Polska
NIP: 6482777628
