Zapytanie ofertowe nr 1/WI/WRwGA/2026 na świadczenie kompleksowej usługi zapewnienia uczestnikom projektu: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych oraz materiałów dydaktycznych podczas warsztatów wyjazdowych w ramach projektu „Wygrana Rodzina w Gminie Andrespol”.

Powstaje w kontekście projektu:
FERS.05.01-IZ.00-0049/24 - Wygrana Rodzina w Gminie Andrespol

W związku z realizacją projektu „Wygrana Rodzina w Gminie Andrespol” dofinansowanego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Działanie: 05.01 Innowacje społeczne, Stowarzyszenie Wsparcie Społeczne „Ja-Ty-My” w ramach postępowania prowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności, zaprasza do przedstawienia ofert na kompleksową usługę zapewnienia uczestnikom projektu: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych oraz materiałów dydaktycznych podczas warsztatów wyjazdowych w ramach projektu „Wygrana Rodzina w Gminie Andrespol”.

1. ZAMAWIAJĄCY:
Stowarzyszenie Wsparcie Społeczne „Ja-Ty-My”
90-558 Łódź, ul. 28 Pułku Strzelców Kaniowskich 71/73
NIP: 725 18 72 735; REGON: 473204532
tel.: 42 307 29 09
https://wsparciespoleczne.pl/
e-mail: biuro@wsparciespoleczne.pl

2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie udzielane jest w trybie postępowania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021 –2027 wydanych przez Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, bez zastosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
Opublikowanie zapytania ofertowego na stronie:
https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/
Baza Konkurencyjności (BK2021) – strona internetowa prowadzona przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego przeznaczona do zamieszczania zapytań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa konferencyjna w zakresie zapewnienia uczestnikom projektu: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych oraz materiałów dydaktycznych podczas trzydniowego weekendowego wyjazdu, piątek-niedziela, w terminie 31 stycznia – 2 lutego 2026, Miejsce odbywania: Hotel min. 3 gwiazdowy położony w odległości nie większej niż 200 km od Gminy Andrespol, Liczba uczestników: 47 osób.
Przy realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do stosowania zasady równości szans i niedyskryminacji.

Kod CPV:
63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej.
63510000-7 Usługi biur podróży i podobne.
60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego
60140000-1 Nieregularny transport osób
60172000-4 Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe
39162100-6 Pomoce dydaktyczne
39162200-7 Pomoce i artykuły szkoleniowe

Miejsce realizacji usługi:
Cała Polska

Szczegółowy opis wymagań Zamawiającego:
W ramach zamówienia od oferentów wymaga się:
1. Zamawiający zakłada łączną liczbę uczestników w ramach zamówienia wynoszącą 47 osób. Wymagana liczba pokoi, ze wskazaniem ich wielkości, musi zostać zapewniona przez Wykonawcę według poniższego zestawienia:
• 2 pokoje * 1 osobowe
• 12 pokoi * 2 osobowych
• 7 pokoi * 3 osobowych.
Wykonawca zobowiązany jest także do zapewnienia uczestnikom wyjazdu jednego łóżeczka niemowlęcego.
2. Nie później niż na 5 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi jednostkowej, Zamawiający przekaże (potwierdzi) Wykonawcy ostateczną ilość osób wraz z ich imienną listą oraz z podziałem na pokoje.
3. Najpóźniej w terminie 5 dni przed rozpoczęciem jednostkowej usługi, Zamawiający uprawniony będzie do dokonania zmian w rezerwacji polegających w szczególności na zwiększeniu/zmniejszeniu ilości osób oraz dokonaniu modyfikacji w zakresie rodzaju lub ilości pokoi objętych rezerwacją.
4. W sytuacji, o której mowa w pkt 3 powyżej, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu zmniejszenia ilości osób lub ilości pokoi oraz modyfikacji dokonanych w zakresie rodzaju pokoi niezbędnych do realizacji usługi.
5. Najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji pojedynczej usługi, Zamawiający uprawniony jest do rezygnacji w całości z zarezerwowanej usługi, w szczególności w przypadku, gdy:
1) nastąpią trudności ze skompletowaniem określonej liczby uczestników wyjazdu,
2) wystąpią inne okoliczności wynikające z przyczyn niezależnych od stron lub z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
6. W sytuacji, o której mowa w pkt 5 powyżej, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu rezygnacji z usługi.
7. Zamawiający określa dzień i godzinę przyjazdu do miejsca zakwaterowania, wyżywienia oraz szkoleń / warsztatów na 31 stycznia 2026 r. godz. 11:00. Dniem i godziną wyjazdu będzie natomiast 2 lutego 2026 r. godz. 15:00. Dopuszcza się odstępstwa od podanych godzin wynoszące nie więcej niż 30 minut.
8. Zamawiający określa następujące zapotrzebowanie w zakresie transportu uczestników wraz z bagażem:
1) transport autokarowy odbywać się będzie pojazdem sprawnym technicznie wyposażonym minimum: w klimatyzację, pasy bezpieczeństwa w przestrzeni pasażerskiej, radioodbiornik, nagłośnienie, o ilości miejsc dostosowanej do liczby uczestników pojedynczego wyjazdu. Maksymalna liczba uczestników pojedynczego wyjazdu to 47 osób;
2) transport autokarowy rozpoczynać się będzie pierwszego dnia wyjazdu w godz. od 9:00 do 11:00 w Gminie Andrespol (miejsce zbiórki zostanie wskazane przez Zamawiającego co najmniej 3 dni przez wyjazdem);
3) transport autokarowy realizowany będzie pierwszego dnia do miejsca docelowego odbywania pojedynczej usługi (poszczególnych warsztatów);
4) powrotny transport autokarowy realizowany będzie ostatniego dnia wyjazdu w godz. od 15:00 do 17:00 z miejsca odbywania pojedynczej usługi (poszczególnych warsztatów) do Gminy Andrespol.
9. Każdemu uczestnikowi poszczególnych warsztatów wyjazdowych w czasie ich trwania zapewnione zostanie ubezpieczenie na czas podróży i pobytu.
10. Obiekty, w których odbywać się będą pojedyncze usługi muszą spełniać wymogi dotyczące trzygwiazdkowych hoteli zawarte w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017r. poz. 2166) oraz w każdym później wydanym akcie prawnym dotyczącym standardów ww. obiektów hotelarskich.
11. Wykonawca gwarantuje bezpłatne miejsca parkingowe dla autokaru obsługującego uczestników oraz min. 3 samochodów osobowych (ewentualna obsługa administracyjna i merytoryczna wyjazdu ze strony Zamawiającego).
12. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wyjazdu w obiekcie pokoje: ogrzewane, wyposażone w pojedyncze łóżka. Pokoje (każdy) muszą być wyposażone w min.: krzesła, TV, szafę oraz łazienkę z umywalką, kabiną prysznicową lub wanną i toaletą.
13. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom wyjazdu następujące materiały dydaktyczne:
• Flamastry 8 szt. (po 4 szt. na salę),
• Mazaki 8 opakowań minimum 12 kolorów,
• Duże arkusze papieru 16 sztuk,
• Papier A4 biały - dwie ryzy,
• Papier kolorowy 8 sztuk,
• Gry i akcesoria dydaktyczne:
 gra rodzinna, Rebel – 4 szt.
 gra o emocjach – 2 szt.
 gra planszowa, rodzinna – 4 szt.
 gra kooperacyjna – 1 szt.
 gra typu chińczyk, gra planszowa – 2 szt.
 gra typu warcaby, gra planszowa – 2 szt.
 blok rysunkowy A4, białe kartki, 20 kartek - 4 szt.
 mazaki flamastry KOLOROWE - ZESTAW 24szt – 2 szt.
 flamastry pudełko 12szt – 4 szt.
 flamastry 12 Kolorów Pudełko – 2 szt.
 zestaw Marker Flipchart – 4 szt.
 papier ksero do drukarek A4 500 – 2 szt.
 długopis czarny– 6 szt.
 długopis niebieski– 4 szt.
 piłka do piłki nożnej – 2 szt.
 piłka do koszykówki pomarańczowa – 1 szt.
 piłka ręczna – 1 szt.
• Maty dydaktyczne 16 sztuk.
14. Materiały dydaktyczne wskazane w pkt 13 z chwilą rozpoczęcia warsztatów stają się własnością Zamawiającego.
15. Wykonawca winien zapewnić świadczenie usług jak najwyższej jakości, zgodnie z obowiązującymi w branży standardami, w szczególności w zakresie higieny i czystości.

Szczegółowe informacje o Zamówieniu:
Zamówienie obejmuje zapewnienie uczestniczkom i uczestnikom warsztatów wyjazdowych: transportu wraz z bagażem, ubezpieczenia, zakwaterowania oraz wyżywienia, sal szkoleniowo-warsztatowych, materiałów dydaktycznych w następującym maksymalnym wymiarze:
- Transport maksimum 47 uczestniczek/uczestników wraz z bagażem z miejsca zbiórki w Gminie Andrespol do miejsca docelowego w odległości nie większej niż 200 km. Zapewnienie dostępności autokaru i kierowcy przez wszystkie trzy dni trwania warsztatów z możliwością realizacji 1 przejazdu na odległość nie dłuższą niż 100 km. Transport powrotny maksimum 47 uczestniczek/uczestników wraz z bagażem z miejsca odbywania warsztatów do miejsca zbiórki w Gminie Andrespol.
- Ubezpieczenie na czas podróży i pobytu maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów.
- Noclegi dla maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów podczas trzydniowego – weekendowego warsztatu wyjazdowego (44 osób x 2 noclegi).
- Wyżywienia dla maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów podczas trzydniowego – weekendowego warsztatu wyjazdowego (47 osób x 3 obiady/ 2 kolacje/2 śniadania/3 serwisy kawowe).
- Dwie sale szkoleniowo-warsztatowe dostępne dla maksimum 47 uczestniczek/uczestników warsztatów podczas trzydniowego – weekendowego warsztatu wyjazdowego przez od piątku od godziny 11.00 do niedzieli do godziny 15.00 w ilości 16 godzin.

Okres gwarancji: nie dotyczy
Miejsce realizacji
Cała polska

Make an offer

2026-01-19 07:00:00.0

Kraj: Polska

Educational materials and equipment
Food services
Hotels
Insurance
Travel
Passenger transport services

Stowarzyszenie Wsparcie Społeczne "Ja-Ty-My"
28 Pułku Strzelców Kaniowskich 71/73
90-558 Łódź
Województwo: łódzkie
Kraj: Polska
NIP: 7251872735