Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji V Kongres Statystyki Polskiej w Warszawie.
Notice description
I. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji V Kongres Statystyki Polskiej w Warszawie.
II. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:
1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:
1) zapewnienie sali konferencyjnej dla 350 uczestników w dniach 1-3 lipca 2025 r. podczas sesji plenarnych;
2) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe, z zastrzeżeniem, że każda z sal powinna mieć niezależne wejście z korytarza (żadna z sal nie może być salą przechodnią). Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;
3) zapewnienie przestrzeni wystawienniczej na zorganizowanie sesji posterowej, z uwzględnieniem stojaków bądź systemu podwieszanego (np. na linkach) lub innego równoważnego rozwiązania do wyeksponowania maksymalnie 20 plakatów w formacie A0. Sesja posterowa będzie zorganizowana w jednym, wskazanym przez Zamawiającego dniu Konferencji;
4) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
5) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym;
6) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, serwisy kawowo-kanapkowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;
7) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego, w tym również pomieszczeń dedykowanych osobom niepełnosprawnym;
8) zapewnienie przestrzeni na organizację maksymalnie 15 stoisk produktowych;
9) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni;
10) zapewnienie minimum trzech miejsc parkingowych dla Organizatorów na terenie obiektu w dniach Konferencji 1-3 lipca 2025.
2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:
a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,
b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,
c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,
d) przygotowanie i ustawienie maksymalnie 15 stoisk produktowych,
e) obsługa recepcji Konferencji,
f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,
g) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. konferansjera,
h) zapewnienie przestrzeni do nagrań telewizyjnych i radiowych, która będzie dostępna we wszystkie dni konferencji,
i) przywiezienie sprzętu i wyposażenia Zamawiającego do przestrzeni konferencyjnej,
j) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia Konferencji;
2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji, w tym:
a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego konferencję,
b) zapewnienie transmisji online z wybranej przez Zamawiającego sali,
c) zapewnienie serwisu fotograficznego;
3) transport materiałów konferencyjnych, promocyjnych i ich konfekcjonowanie, oznakowanie sal, w tym:
a) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, rozłożenie i ustawienie materiałów konferencyjnych,
b) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych.
3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:
1) zapewnienie uroczystej zasiadanej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 1 lipca 2025 r.;
2) zapewnienie obiadów dla maksymalnie 400 osób (350 uczestników oraz 50 organizatorów), każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
3) zapewnienie serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksy
II. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:
1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:
1) zapewnienie sali konferencyjnej dla 350 uczestników w dniach 1-3 lipca 2025 r. podczas sesji plenarnych;
2) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe, z zastrzeżeniem, że każda z sal powinna mieć niezależne wejście z korytarza (żadna z sal nie może być salą przechodnią). Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;
3) zapewnienie przestrzeni wystawienniczej na zorganizowanie sesji posterowej, z uwzględnieniem stojaków bądź systemu podwieszanego (np. na linkach) lub innego równoważnego rozwiązania do wyeksponowania maksymalnie 20 plakatów w formacie A0. Sesja posterowa będzie zorganizowana w jednym, wskazanym przez Zamawiającego dniu Konferencji;
4) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
5) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym;
6) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, serwisy kawowo-kanapkowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;
7) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego, w tym również pomieszczeń dedykowanych osobom niepełnosprawnym;
8) zapewnienie przestrzeni na organizację maksymalnie 15 stoisk produktowych;
9) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni;
10) zapewnienie minimum trzech miejsc parkingowych dla Organizatorów na terenie obiektu w dniach Konferencji 1-3 lipca 2025.
2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:
a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,
b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,
c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,
d) przygotowanie i ustawienie maksymalnie 15 stoisk produktowych,
e) obsługa recepcji Konferencji,
f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,
g) zapewnienie w dniach 1-3 lipca 2025 r. konferansjera,
h) zapewnienie przestrzeni do nagrań telewizyjnych i radiowych, która będzie dostępna we wszystkie dni konferencji,
i) przywiezienie sprzętu i wyposażenia Zamawiającego do przestrzeni konferencyjnej,
j) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia Konferencji;
2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji, w tym:
a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego konferencję,
b) zapewnienie transmisji online z wybranej przez Zamawiającego sali,
c) zapewnienie serwisu fotograficznego;
3) transport materiałów konferencyjnych, promocyjnych i ich konfekcjonowanie, oznakowanie sal, w tym:
a) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, rozłożenie i ustawienie materiałów konferencyjnych,
b) dostarczenie na miejsce konferencji materiałów Zamawiającego, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych.
3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:
1) zapewnienie uroczystej zasiadanej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 1 lipca 2025 r.;
2) zapewnienie obiadów dla maksymalnie 400 osób (350 uczestników oraz 50 organizatorów), każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 1-3 lipca 2025 r.;
3) zapewnienie serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksy
Time limit for receipt of tenders
2025-04-18 09:00:00.0
Location
00-925 Warszawa
Category assortment
Other
Recording and presentation equipment, its maintenance and repair
Food services
Event planning
Printing services
Recording and presentation equipment, its maintenance and repair
Food services
Event planning
Printing services
Buyer details
Główny Urząd Statystyczny
al. Niepodległości 208
00-925 Warszawa
telefon: null
email: b.wieladek@stat.gov.pl
nip: 5261040828
al. Niepodległości 208
00-925 Warszawa
telefon: null
email: b.wieladek@stat.gov.pl
nip: 5261040828
