Kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji IV Kongres Statystyki Polskiej dla maksymalnie 350 osób w Warszawie.
Notice description
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji IV Kongres Statystyki dla maksymalnie 350 osób w Warszawie.
Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:
1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:
1) zapewnienie sali konferencyjnej dla maksymalnie 350 uczestników w dniach 2-4 lipca 2024 r. podczas sesji plenarnych;
2) zapewnienie w dniach 2-4 lipca 2024 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe; Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;
3) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 2-4 lipca 2024 r.;
4) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami
z Zamawiającym;
5) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, przerwy kawowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;
6) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego;
7) zapewnienie przestrzeni na organizację 6 stoisk produktowych;
8) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni.
2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:
a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,
b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,
c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,
d) przygotowanie i ustawienie 6 stoisk produktowych,
e) obsługa recepcji Konferencji,
f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,
g) zapewnienie w dniach 2-4 lipca 2024 r. konferansjera,
h) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia Konferencji;
2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji:
a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego Konferencję,
b) zapewnienie serwisu fotograficznego;
3) zapewnienie materiałów konferencyjnych i promocyjnych oraz ich konfekcjonowanie:
a) opracowanie, dostarczenie, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych
i promocyjnych.
3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:
1) zapewnienie uroczystej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 2 lipca 2024 r.;
2) zapewnienie obiadów oraz serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksymalnie 350 uczestników, każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 2-4 lipca 2024 r.
Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie 3 Zadań:
1. Zadanie I - Zapewnienie miejsca, sal i przestrzeni, w których odbywać się będzie Konferencja, w tym:
1) zapewnienie sali konferencyjnej dla maksymalnie 350 uczestników w dniach 2-4 lipca 2024 r. podczas sesji plenarnych;
2) zapewnienie w dniach 2-4 lipca 2024 r. trzech sal z wyposażeniem, każda dla co najmniej 120 uczestników, w których odbywać się będą sesje panelowe; Zamawiający zastrzega sobie bezkosztową możliwość rezygnacji z jednej z sal;
3) zapewnienie sali technicznej dla co najmniej 10 osób w dniach 2-4 lipca 2024 r.;
4) zapewnienie dostępu do ww. sal konferencyjnych oraz sali technicznej w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 14.30 do godz. 18:30 i aranżacja ww. przestrzeni zgodnie z ustaleniami
z Zamawiającym;
5) zapewnienie odpowiedniej przestrzeni na posiłki, przerwy kawowe, networking w przerwach pomiędzy sesjami;
6) zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego;
7) zapewnienie przestrzeni na organizację 6 stoisk produktowych;
8) zapewnienie wyłączności korzystania z ww. przestrzeni.
2. Zadanie II - Zapewnienie obsługi Konferencji, w tym:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Konferencji, w tym:
a) wskazanie koordynatora, który będzie sprawował nadzór nad pracą osób zaangażowanych przez Wykonawcę w organizację Konferencji i realizacją zadań,
b) przygotowanie i ustawienie niezbędnych elementów wyposażenia i sprzętu we wszystkich przestrzeniach, na których zorganizowana zostanie Konferencja,
c) zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji Konferencji,
d) przygotowanie i ustawienie 6 stoisk produktowych,
e) obsługa recepcji Konferencji,
f) oznakowania miejsca organizacji Konferencji,
g) zapewnienie w dniach 2-4 lipca 2024 r. konferansjera,
h) posprzątanie przestrzeni po Konferencji i odwiezienie sprzętu/przedmiotów Zamawiającego w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia Konferencji;
2) zapewnienie obsługi medialnej Konferencji:
a) zapewnienie nagrania audio-video Konferencji oraz przygotowanie 2-minutowego filmu podsumowującego Konferencję,
b) zapewnienie serwisu fotograficznego;
3) zapewnienie materiałów konferencyjnych i promocyjnych oraz ich konfekcjonowanie:
a) opracowanie, dostarczenie, konfekcjonowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych
i promocyjnych.
3. Zadanie III - Zapewnienie wyżywienia dla uczestników Konferencji, w tym:
1) zapewnienie uroczystej serwowanej kolacji dla maksymalnie 300 uczestników w dniu 2 lipca 2024 r.;
2) zapewnienie obiadów oraz serwisów (przerw) kawowo-kanapkowych dla maksymalnie 350 uczestników, każdego dnia Konferencji, tj. w dniach 2-4 lipca 2024 r.
Time limit for receipt of tenders
2024-04-09 11:00:00.0
Location
00-925 Warszawa
Category assortment
Other
Recording and presentation equipment, its maintenance and repair
Food services
Event planning
Printing services
Recording and presentation equipment, its maintenance and repair
Food services
Event planning
Printing services
Buyer details
Główny Urząd Statystyczny
al. Niepodległości 208
00-925 Warszawa
telefon: Brak
fax: Brak
email: Brak
nip: Brak
regon: Brak
al. Niepodległości 208
00-925 Warszawa
telefon: Brak
fax: Brak
email: Brak
nip: Brak
regon: Brak
