Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2026 roku w Warszawie
Opis zapytania
1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 12-13 maja 2026 r., w hotelu Sofitel Victoria przy ul. Królewskiej 11 w Warszawie.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów na sali plenarnej,
2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer,
3) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów we wskazanych salach dodatkowych konferencji,
4) Produkcja elementów brandingu,
5) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
6) Realizację prób scenicznych w dniu 11 maja najpóźniej od godziny 14.00 do 19:00 – zależnie od oferty Wykonawcy,
7) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
8) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia oraz odbiór i transport z miejsca wydarzenia,
9) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług oraz instytucjami publicznymi wskazanymi przez Zamawiającego. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany multimedialne,
c. udostępnienie obiektu, w którym odbywa się konferencja,
d. ratownictwo medyczne,
e. instytucjami publicznymi odpowiedzialnymi za ochronę władz państwowych i przedstawicieli rządów państw trzecich.
10) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów na sali plenarnej,
2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer,
3) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów we wskazanych salach dodatkowych konferencji,
4) Produkcja elementów brandingu,
5) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
6) Realizację prób scenicznych w dniu 11 maja najpóźniej od godziny 14.00 do 19:00 – zależnie od oferty Wykonawcy,
7) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
8) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia oraz odbiór i transport z miejsca wydarzenia,
9) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług oraz instytucjami publicznymi wskazanymi przez Zamawiającego. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany multimedialne,
c. udostępnienie obiektu, w którym odbywa się konferencja,
d. ratownictwo medyczne,
e. instytucjami publicznymi odpowiedzialnymi za ochronę władz państwowych i przedstawicieli rządów państw trzecich.
10) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.
Termin składania ofert
2026-04-14 12:00:00.0
Lokalizacja
Warecka 1a
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
Kategoria asortymentowa
Materiały konstrukcyjne
Akcesoria dekoracyjne
Oświetlenie i akcesoria
Odtwarzacze i urządzenia multimedialne
Sprzęt audio
Usługi wykończeniowe, budowy i remontu obiektów
Organizacja imprez
Akcesoria dekoracyjne
Oświetlenie i akcesoria
Odtwarzacze i urządzenia multimedialne
Sprzęt audio
Usługi wykończeniowe, budowy i remontu obiektów
Organizacja imprez
Dane nabywcy
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych
Warecka 1a
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
Warecka 1a
00-034 Warszawa
Województwo: mazowieckie
Polska
