Organizacja i przeprowadzenie imprezy 6 edycji „Bieg Wolności w Ursusie” w ramach obchodów wolnych wyborów w Polsce.

» Opis zapytania

Przedmiotem usługi jest:
Organizacja i przeprowadzenie 6 edycji imprezy „Bieg Wolności w Ursusie”.

Termin: 2 czerwca 2024 r.

Miejsce: Start i meta zlokalizowany przy Urzędzie Dzielnicy Ursus m.st. Warszawy Plac Czerwca 1976 r. nr. 1
Dystans: 1989 metrów
Cel biegu: popularyzacja biegania jako najprostszej formy ruchu, aktywne spędzanie czasu wolnego, upamiętnienie wolnych wyborów w Polsce, promocja Dzielnicy Ursus
Start: Proponowana godzina rozpoczecia11:00 (dokładna godzina do ustalenia z Zamawiającym)
Uczestnicy: bez limitu wiekowego (osoby poniżej 18 roku życia zgoda rodzica lub opiekuna)
Limit miejsc: 750 pakietów. Pakiety startowe są bezpłatne dla dzieci. Dorośli 15 zł za pakiet.

Obowiązki Zleceniobiorcy:
1. Wyznaczenie trasy biegu na dystansie 1989 metrów w pętli ze startem i metą zlokalizowanym przy Urzędzie Dzielnicy Ursus m.st. Warszawy Plac Czerwca 1976 r. nr 1
2. przygotowanie i przeprowadzenie biegu
3. Kategorie obowiązujące w biegu
- generalna kobiet (OPEN)
- generalna mężczyzn (OPEN)
- najszybszy mieszkaniec dzielnicy Ursus
- najszybsza mieszkanka dzielnicy Ursus
- najmłodszy uczestnik biegu
- najstarszy uczestnik biegu
- najliczniejsza szkoła
4. Przygotowanie szczegółowej koncepcji biegu, opracowanie regulaminu oraz innych niezbędnych dokumentów i formularzy dla uczestników m.in. Oświadczenia o braku przeciwskazań zdrowotnych do udziału w zawodach sportowych, zgoda rodziców na udział w biegu – w przypadku uczestników niepełnoletnich, upoważnienie do odbioru pakietu startowego przez inną osobę
5. Zabezpieczenie i właściwe oznaczenie trasy: płotki wygradzające przy mecie i starcie, współpraca z podwykonawcami i służbami porządkowymi
6. Ustawienie w miejscu startu/mety biegu bramy pneumatycznej. Na bramie musi znajdować się nazwa biegu. ( Urząd dysponuje bramą startową lub Zleceniobiorca może zaproponować swoją bramę)
7. Zapewnienie nagłośnienia strefy startu/mety biegu oraz oprawy muzycznej wraz z opłaceniem stawki ZAIKS lub innej organizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami za publiczne odtwarzanie muzyki
8. Zapewnienie namiotów z przeznaczeniem na szatnię damską i męską każda przebieralnia o wymiarach 6x6 powinna być wydzielona osobno, posiadać odrębne wejście oraz miejsce do siedzenia.
9. Zapewnienie depozytu dla uczestników biegu oraz jego obsługi. Zleceniodawca nie będzie odpowiadał za rzeczy pozostawione w depozycie lub przebieralni.
10. Zabezpieczenie techniczne oraz prowadzenie pracy biura zawodów. Zleceniobiorca ma obowiązek zapewnić sprawną obsługę zawodników w biurze zawodów, gdzie będą wydawane pakiety startowe. Ilość osób obsługi musi być na tyle duża żeby zapewnić sprawne wydawanie pakietów bez dużych kolejek
11. Zapewnienie nie mniej niż 8 sztuk toalet przenośnych typu TOI TOI dla uczestników imprezy w tym jednej przystosowanej dla osób niepełnosprawnych
12. Zapewnienie stołów z ustawioną wodą pitną w kubkach dla 750 osób oraz obsługi biegu wydającej wody (nie można używać plastikowych kubeczków)
13. Zabezpieczenie medyczne biegu poprzez zapewnienie zespołu medycznego (karetka pogotowia z kierowcą i zespołem składającym się z osób uprawnionych do udzielania kwalifikowanej pierwszej pomocy i jednej osoby z uprawnieniami ratownika medycznego. Służby medyczne muszą być w stałej łączności ze Zleceniobiorcą w celu szybkiego i sprawnego dotarcia do osób wymagających pomocy oraz dobrze znać trasę biegu
14. Zapewnienie obsady sędziowskiej niezbędnej do przeprowadzenia zawodów
15. Zapewnienie spikera prowadzącego zawody
16. Nabór i przeszkolenie wolontariuszy pomagających przy organizacji imprezy
17. Zapewnienie dodatkowych koszy na odpady oraz sprzątania w trakcie i po imprezie
18. Zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników i wolontariuszy, obsługi technicznej i porządkowej zapewniających w pełni sprawne przeprowadzenie imprezy
19. Prowadzenie zapisów na bieg za pomocą formularza internetowego zgod

Złóż ofertę