„Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników 54. Tygodnia Kultury Beskidzkiej, w tym 28. Międzynarodowych Spotkań Folklorystycznych, na terenie Szczyrku, Wisły, Żywca i Bielska-Białej oraz w obiektach na terenie powiatów bielskiego, cieszyńskiego i żywieckiego, położonych nie dalej aniżeli 10 km od centrum którejkolwiek z czterech wymienionych miejscowości”

» Notice description

1) Specyficzne warunki pobytu.
Tydzień Kultury Beskidzkiej i odbywające się w jego ramach Międzynarodowe Spotkania Folklorystyczne stanowią imprezę specyficzną, wymagającą zapewnienia szczególnych warunków pobytu dla jej uczestników. Elementem wyróżniającym tę imprezę spośród innych
jest przede wszystkim jej wielkość. Łącznie uczestniczy w niej około 80 zespołów polskich
i 20 zagranicznych, które przez 9 dni koncertują w 9 miejscowościach.
Skomplikowany harmonogram koncertów zespołów w poszczególnych miejscowościach
oraz wielkość imprez towarzyszących wymuszają opisany sposób zakwaterowania
i wyżywienia uczestników.
Określenie „uczestnicy” obejmuje: członków zespołów zagranicznych i krajowych, pilotów, tłumaczy, kierowców, członków komisji oceniających, gości zaproszonych i organizatorów.
2) Termin pobytu uczestników:
od 28 lipca (przyjazd większości uczestników w godzinach wieczornych) do 7 sierpnia 2017 r. (wyjazd większości uczestników w godzinach rannych).
Natomiast impreza realizowana będzie od 29 lipca do 6 sierpnia 2017 r.
3) Planowana liczba członków zespołów: około 630 osób.
Planuje się pobyt:
– ok. 400 osób w terminie od 28.07 do 7.08.2017 r. ,
– ok. 240 osób w terminie od 1.08 do 7.08.2017 r.,
4) Wskazane ze względów organizacyjnych miejscowości pobytu to: Szczyrk, Wisła, Żywiec i Bielsko-Biała, a także obiekty na terenie powiatów bielskiego, cieszyńskiego i żywieckiego, położone nie dalej aniżeli 10 km od centrum którejkolwiek z czterech wymienionych wyżej miejscowości.
5) Określenie szczegółowych warunków zakwaterowania:
a) Obiekt nie może mieć mniej niż 80 miejsc noclegowych. Szczególnie wskazana jest wielokrotność tej liczby, gdyż optymalne jest zakwaterowanie możliwie dużej liczby uczestników w jednym miejscu. Pozwala to na skuteczniejsze zarządzanie i koordynację działań podczas trwania imprezy, sprawniejsze wykorzystanie środków transportu, zapewnienie większego bezpieczeństwa uczestników itp.
b) Każdy zespół musi być w całości (wraz z osobami towarzyszącymi) zakwaterowany
w jednym obiekcie. Wykluczone jest kwaterowanie jednego zespołu w dwóch, nawet blisko siebie położonych obiektach (m. in. ze względu na wspólny środek transportu itp.).
c) Pokoje maksymalnie 4-osobowe, z własnym węzłem sanitarnym.
Konieczne jest całodobowe zapewnienie ciepłej wody.
d) W trakcie trwania imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych
w pokojach, a zatem konieczny jest odpowiedni zapas czystej pościeli.
e) Pokoje muszą być na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie.
f) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania zespołów w okresie krótszym
niż liczba dni wskazanych w harmonogramie.
g) W obiekcie musi być czynna całodobowa recepcja wraz z telefonem.
h) Obiekt musi posiadać kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników.
i) Obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające realizację prób.
j) Otoczenie obiektu musi być ogrodzone i odpowiednio zabezpieczone, z możliwością
bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami.
k) Minimum jeden z obiektów wybranych przez zamawiającego musi dysponować odpowiednim zapleczem plenerowym do realizacji koncertów i spotkań zespołów
(z możliwością np. zapalenia ogniska, czynnym bufetem itp.).
6) Obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem
(meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany
i doświadczony personel.
7) Określenie szczegółowych warunków wyżywienia:
a) zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji,
- ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla
poszczególnych zespołów i osób indywidualnych,
- przygotowania odrębnych jadłospisów dla różnych zespołów oraz przygotowania posiłków
wegetariańskich,
- zapewnienia wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa,
- przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu.
b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów, naczyń
i sztućców;
c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej.
8) Każdy obiekt musi posiadać koordynatora, imiennie określonego przez Oferenta, odpowiedzialnego przez cały czas trwania zadania za załatwianie wszystkich spraw dotyczących zakwaterowania i wyżywienia, ściśle współpracującego z biurem organizacyjnym TKB.
9) Szczegółowe warunki zakwaterowania i wyżywienia wymienione w punktach 5, 6 i 7 obiekt musi spełniać zarówno w okresie realizacji zadania, jak i w dniu składania oferty.
Ogłaszający przetarg zastrzega sobie prawo do kontroli spełniania szczególnych warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty.
10) Wykonawca zobowiązany jest do koordynowania prac realizowanych przez podwykonawców.
11) Zamawiający zastrzega sobie możliwość ciągłego nadzoru nad świadczeniem usługi w zakresie przedmiotu umowy.

Make an offer


» Time limit for receipt of tenders

03.04.2017 | 00:00


» Location

ul. 1 Maja 8
Bielsko-Biała
śląskie


» Category assortment

  • Kitchen accessories
  • Equipment service and repair
  • Catering services
  • Food services
  • Hotels
  • Commercial restaurant equipment

» Buyer data

Regionalny Ośrodek Kultury
ul. 1 Maja 8
Bielsko-Biała
śląskie


» Contact details

Available after sign in

Sign in