Usługa kompleksowego zarządzania projektem w ramach projektu pn.: „Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice – projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej” - oneplace.marketplanet.pl

Usługa kompleksowego zarządzania projektem w ramach projektu pn.: „Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice – projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej”

» Opis zapytania

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania projektem pn.: „Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii w Gminie Ciepłowody i Gminie Ziębice – projekty grantowe dotyczące zwalczania emisji kominowej” w ramach Osi Priorytetowej nr 3 „Gospodarka niskoemisyjna”, Działania nr 3.3 „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym", Poddziałania nr 3.3.1 "Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym - konkurs horyzontalny OSI", Schemat nr 3.3 e "Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii - projekty dotyczące zwalczania emisji kominowej - projekt grantowy" Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 (zwanego dalej Projektem).

2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia.

Zakres przedmiotu zamówienia polega na:
1) przeprowadzeniu w imieniu Grantodawcy (tj. Zamawiającego którego liderem jest Gmina Ciepłowody a partnerem Gmina Ziębice) naborów otwartych
na wymianę wysokoemisyjnych źródeł ciepła w formie grantowej, w tym m. in.:
a) całościowe i kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie otwartych naborów w celu dokonania wyboru Grantobiorców – na podstawie Procedury realizacji projektu grantowego (załączonego do SIWZ w „Załącznik Nr 7 do SIWZ – Inne dokumenty”) oraz dokumentacji konkursowej dla działania 3.3 „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym" (o której mowa poniżej w SIWZ) w tym opracowanie wzorów dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia otwartego konkursu grantowego w tym m.in. wzoru wniosku o grant wraz z załącznikami, wzoru wniosku o płatność wraz załącznikami itd. oraz instrukcjami wypełnienia tych dokumentów,
Liczba naborów będzie uzależniona od zainteresowania potencjalnych Grantobiorców i powinna pozwolić na wykorzystanie w okresie realizacji projektu wszystkich dostępnych środków.
Każdy nabór powinien zostać ogłoszony nie później niż w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania przez Zamawiającego (pisemnie bądź mailem) informacji o przeprowadzeniu naboru,
b) wybór Grantobiorców do dofinansowania
c) organizacja przeprowadzenia procedury podpisywania umów, w tym przygotowanie projektu umowy dla konkretnego Grantobiorcy, obsługa umów zawartych z Grantobiorcami,
d) gromadzenie dokumentacji związanej z umowami;
e) bieżącej weryfikacji postępów realizacji projektu grantowego, w tym działań podejmowanych przez Grantobiorców
f) weryfikacja dokumentów rozliczeniowych niezbędnych do rozliczenia grantu (wniosek o płatność wraz załącznikami),
g) monitorowanie i kontrola grantów, w tym kontrola związana z realizacją projektu w miejscu realizacji (u Grantobiorcy) oraz kontrola związana z dokumentacją Grantobiorcy (m.in. wyboru Wykonawcy) a także przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli,
h) opracowanie procedury odzyskiwania grantów w przypadku ich niewłaściwego wykorzystania oraz w przypadku niewłaściwego wykorzystania grantu (w okresie realizacji przez Wykonawcę umowy) współdziałanie z Zamawiającym w celu odzyskania tego grantu;
Proces wyboru Grantobiorców powinien w szczególności uwzględniać wymogi dot. pomocy de minimis (tj. nieprzekroczenia kwoty pomocy de minimis 200 tys. euro przez potencjalnego Grantobiorcę w ciągu poprzednich 3 lat podatkowych), z zachowaniem zapisów ustawowych o ochronie danych osobowych.
2) doradztwie prawnym, finansowym i technicznym w sprawach związanych z realizacją Projektu, tj. m. in.:
a) realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie - realizacja i rozliczanie projektu grantowego w oparciu o harmonogram realizacji projektu grantowego określonego we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie projektu grantowego,
b) rozliczanie finansowe projektu (przygotowywanie dokumentów dotyczących rozliczenia Projektu, w tym: wniosków o płatność, harmonogramów płatności, raportów i sprawozdań oraz aktualizacji tych dokumentów); wprowadzanie danych do systemu SL2014,
c) analiza zmian w projekcie wraz z przygotowaniem dokumentów niezbędnych do podpisania aneksów do umowy o dofinansowanie,
d) zapewnienie sprawnego systemu informacji i komunikacji pomiędzy Liderem i Partnerami oraz pomiędzy stronami a Województwem Dolnośląskim – Dolnośląską Instytucją Pośredniczącą (DIP);
e) prowadzenie bieżącej archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu (w szczególności w związku z pozyskanym dofinansowaniem);
f) doradzaniu Zamawiającemu w odniesieniu do metodyki zarządzania Projektem oraz bieżącego zarządzania w zakresie:
i. organizacji i zarządzania Projektem; obiegu dokumentacji związanej z realizacją projektu;
ii. sposobu jego funkcjonowania oraz wymogów związanych z wdrożeniem; przestrzeganie procedur i instrukcji wdrażania i realizacji projektu w ramach umowy o dofinansowanie
iii. identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych w implementacji Projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych.
iv. monitoring osiąganych wskaźników produktu i rezultatu, w tym wskaźników efektu ekologicznego i informowanie na bieżąco o zagrożeniach w tym zakresie.
g) opracowaniu (w uzgodnieniu z Zamawiającym) dokumentacji związanej z zarządzaniem projektem, obejmującej:
i. zasady dotyczące ewidencji i rozliczania środków projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości;
ii. zasady kontroli i obiegu dokumentów związanych z realizacją Projektu,
iii. zasady monitorowania przebiegu realizacji projektu,
h) weryfikacji dokumentacji wraz z raportem z oceny i wnioskami w zakresie ewentualnej korekty oraz usunięcia wad i usterek;
i) podejmowaniu wszelkich czynności i działań zmierzających do skutecznej realizacji projektu zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie, przepisów prawa i wytycznych;
j) bieżącego konsultowania działań projektowych z Wnioskodawcą oraz ścisła współpraca z personelem oddelegowanym do realizacji projektu,
k) uczestnictwo na miejscu podczas kontroli DIP;
3) organizacji i podejmowaniu działań we wszystkich obszarach realizacji projektu, zmierzających do zapewnienia zgodności działań z mającymi zastosowanie wytycznymi z zakresu działań promujących projekt, w tym m. in. opracowanie planu promocji Projektu koordynowanie prac związanych z informacją, promocją i wizualizacją projektu; organizacją oraz prowadzeniem foto-archiwum z realizacji projektu oraz archiwum efektów podejmowanych działań.

Zamawiający informuje, że udostępnia pomieszczenia (w siedzibie gminy Ciepłowody i gminy Ziębice) do obsługi projektu (tzw. Biuro projektu) i kontaktu z Grantobiorcami.

Wykonawca zapewni odpowiedni personel (Zespół Projektu), składający się z personelu wspierającego działania w realizacji przedmiotu zamówienia.
Minimalny wymagany personel realizujący usługę kompleksowego zarządzania projektem:
1) Kierownik zespołu,
2) Specjalista ds. rozliczeń finansowych, sprawozdawczości i monitoringu,

Przedmiot zamówienia (na podstawie którego zawarta będzie umowa z wybranym wykonawcą) realizowany będzie w oparciu o:
1) wymaganiami, dokumentacją naboru nr RPDS.03.03.01-IP.01-02-324/18. Konkurs Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014– 2020, Oś priorytetowa 3, Gospodarka niskoemisyjna, Działanie 3.3 „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym”, Poddziałanie 3.3.1 OSI „Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym – konkurs horyzontalny OSI” Typ 3.3 e Modernizacja systemów grzewczych i odnawialne źródła energii - projekty dotyczące zwalczania emisji kominowej – projekt grantowy w tym m.in. z regulaminem konkursu, zaleceniami Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 (w tym zaleceniami do realizacji projektów grantowych w ramach działania 3.3 Efektywność energetyczna w budynkach użyteczności publicznej i sektorze mieszkaniowym Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020), metodologią audytu uproszczonego.
Dokumenty dostępne na stronie:
http://www.dip.dolnyslask.pl/skorzystaj/zobacz-ogloszenia-i-wyniki-naborow-wnioskow/1108-3-3-1e-efektywnosc-energetyczna-w-budynkach-uzytecznosci-publicznej-i-sektorze-mieszkaniowym-konkurs-horyzontalny-osi-324-18.html
2) dokumentacją aplikacyjną Zamawiającego (m. in. wnioskiem nr RPDS.03.03.01-02-0028/19 o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, umową o dofinansowanie, procedurą realizacji projektu grantowego, kryteriami wyboru grantobiorcy, wzorem umowy o powierzenie grantu, ogłoszeniem o przystąpieniu do realizacji projektu grantowego, wskaźnikami realizacji), która zostanie udostępniona Wykonawcy po podpisaniu umowy,
3) obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego oraz aktualnymi wytycznymi w zakresie realizacji projektu.
Dokumenty opracowane przez Wykonawcę muszą być wykonane zgodnie
z ww. dokumentacją w oparciu o którą realizowany będzie przedmiot zamówienia. Zamawiający wymaga, aby w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca konsultował się z Zamawiającym wg potrzeb zaistniałych zarówno po stronie Zamawiającego, jak i Wykonawcy, przy czym wymagana jest co najmniej jedna konsultacja w siedzibie Zamawiającego,
a pozostałe konsultacje mogą być prowadzone w formie korespondencji
za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Złóż ofertę