Szkolenie sędziów Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i Sądów Okręgowych w apelacji poznańskiej

» Opis zapytania

Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarsko-gastronomiczne wraz z udostepnieniem sal wykładowych, związane ze szkoleniem sędziów Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i Sądów Okręgowych w apelacji poznańskiej dla w sumie 240 sędziów.
1) Szkolenie planowane jest w dwóch grupach szkoleniowych w terminie:
a. [I GRUPA] 7 - 10 października 2018 r. dla 120 sędziów z wydziałów karnych oraz pracy i ubezpieczeń społecznych Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i sądów okręgowych w apelacji poznańskiej (przyjazd uczestników planowany jest dnia 7 października 2018 r. o godz. 17.00, wyjazd 10 października 2018 r. o godz.10.00 ) oraz
b. [II GRUPA] 10 – 13 października 2018 r. dla 120 sędziów z wydziałów cywilnych i gospodarczych Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i sądów okręgowych w apelacji poznańskiej (przyjazd uczestników planowane jest dnia 10 października 2018 r. o godz. 17.00, a wyjazd dnia 13 października 2018 r. ok. 10.00).
2) Zakwaterowanie uczestników szkoleń w obiekcie o standardzie co najmniej 4 gwiazdkach, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów (Dz. U. z 2006 r., Nr 22 poz. 169 ze zm.), zlokalizowany na terenie miasta Wrocławia, zlokalizowanego maksymalnie 2 km od Rynku we Wrocławiu, w pokojach wyposażonych w łazienki. Do dyspozycji zamawiającego udostępnione zostaną w obu terminach:
a. co najmniej 30 pokoi 1-osobowych
b. pozostałe pokoje 2-osobowych
c. możliwości wykorzystania pokoi 3-osobowych jako 2-osobowe, w cenie pokoju 2-osobowego
w jednym budynku.
3) Ostateczna liczba uczestników oraz podział na pokoje podana zostanie na 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem szkolenia . Możliwe jest zmniejszenie liczby osób do 20%. Możliwe jest zwiększenie liczby osób do 10%.
4) Pobyt uczestników, wyżywienie oraz szkolenie musi odbyć się w tym samym obiekcie. Nie ma możliwości przenoszenia uczestników.
5) Wyżywienie obejmuje: śniadania, obiady, kolację, uroczystą kolację i ciągłą przerwę kawową podczas wykładów w dniach 8 – 9 października 2018 r. i 11 – 12 października 2018 r. Natomiast 10 października 2018 r. śniadanie dla I grupy i uroczysta kolacja dla II grupy oraz obiady dla osób pozostających na szkolenie dla II grupy, a 13 października 2018 r. tylko śniadania dla II grupy. Uroczysta kolacja z oprawą muzyczną na Sali bankietowej mieszczącej 120 osób na wyłączność uczestników szkolenia w dniach 7.10.2018 r. oraz 10.10.2018 r. dla danej grupy szkoleniowej.
6) Posiłki powinny być podawana zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia.
7) Wymagania dotyczące menu dla każdej grupy:
a. Śniadanie: stół szwedzki (dania ciepłe i zimne, wędliny, sery, nabiał, kawa, herbata, woda mineralna i soki owocowe),
b. Obiad: dwudaniowy obiad, soki owocowe, woda mineralna,
c. Kolacja: stół szwedzki (wędliny, sery, nabiał, dania ciepłe, surówki, kawa, herbata, woda, soki owocowe),
d. Ciągła przerwa kawowa (kawa, herbata, woda mineralna, kruche ciastka),
e. Uroczysta kolacja z oprawą muzyczną: dwudaniowa kolacja z daniami ciepłymi, deser, zimny bufet, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe,
f. Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt każdego z uczestników.
8) Zapewnienie Sal wykładowych wyposażonych w klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie), z możliwością rozłożenia materiałów przez uczestników szkolenia:
a. Sali wykładowej dla 60 osób w dniach 8 – 10.10.2018 r. w godz. 9.00 – 19.00
b. Sali wykładowej dla 120 osób w dniach 8 – 12.10.2018 r. w godz. 9.00 – 19.00
9) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 3 noclegów (trzy pełne doby hotelowe) każdemu uczestnikowi szkolenia w tym samym Hotelu/ ośrodku konferencyjnym, w tym samym pokoju każdego dnia, w jednym budynku.
10) Zamawiający nie dopuszcza możliwości przenoszenia uczestników szkolenia z pokoju do pokoju.
11) Szczegółowe warunki zakwaterowania uczestników szkolenia, ich wyżywienia oraz przebiegu szkolenia zostaną uzgodnione przez Zamawiającego nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem szkolenia.
12) Podpisanie umowy przez Wykonawcę jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji noclegów dla uczestników szkolenia.
13) Zamawiający może dokonać dodatkowych rezerwacji pokoi w terminach szkolenia, na warunkach określonych w umowie, pod warunkiem posiadania wolnych pokoi przez Wykonawcę.
14) Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia terminu lub rezygnacji z przeprowadzenia szkolenia bez konieczności ponoszenia kosztów rezygnacji, jeżeli o powyższej zmianie zawiadomi Wykonawcę na co najmniej 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem rozpoczęcia świadczenia usługi.
15) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się we wzorze umowy – załącznik nr 3 do SIWZ.

Złóż ofertę