Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych podczas XVIII Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Technicznej "Materiały Ogniotrwałe: wytwarzanie, metody badań, stoswanie"

» Opis zapytania

Świadczenia usług hotelarsko-gastronomicznych w dniach 22÷24 maja 2019 r. podczas XVIII Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Technicznej „Materiały Ogniotrwałe: wytwarzanie, metody badań, stosowanie”.
1.1 Zamawiający oczekuje, aby realizujący zamówienie hotel, zwany dalej Wykonawcą, posiadał i spełniał następujące warunki umożliwiające realizację przedmiotu zamówienia:
a) Hotel ma swoją siedzibę w Wiśle.
b) Hotel posiada kategorię przynajmniej 4* (słownie: cztery gwiazdki).
c) Hotel jest w stanie zrealizować przedmiot zamówienia w dniach 22÷24 maja 2019 r. w swojej siedzibie w Wiśle, zgodnie z adresem, przy czym miejsce realizacji zamówienia stanowi jeden zwarty budynek będący własnością Hotelu z zastrzeżeniem pkt. 4 oraz teren rekreacyjny.
d) Na terenie Hotelu powinno znajdować się zadaszone miejsce rekreacyjne z kominkiem na około 120 osób – Zamawiający przewiduje organizację kominka plenerowego. Miejsce to powinno umożliwić organizację imprezy w przypadku niesprzyjających warunków atmosferycznych.
e) Hotel zapewni zakwaterowanie, wyżywienie oraz salę konferencyjną w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia, w jednym budynku dla około 120 osób. Zakwaterowanie, wyżywienie oraz sala konferencyjna znajdują się w tym samym miejscu.
f) Hotel posiada w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia (w jednym budynku) odpowiednią liczbę pokoi umożliwiającą zakwaterowanie uczestników konferencji.
g) Zamawiający oczekuje zakwaterowania w pokojach jedno i dwuosobowych oraz apartamentach, przy czym Hotel udostępni przynajmniej:
- 80 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych liczonych jako pokoje jednoosobowe,
- 20 pokoi dwuosobowych,
- 3 pokoje typu studio.
h) Pokoje, w których zakwaterowani będą uczestnicy konferencji mają ten sam standard określony w Dz. U. z 2004 r. nr 22 poz. 169 oraz Dz. U. z 2011 r. nr 259, poz. 1553 załącznik nr 1.
i) Hotel zapewnia dostęp do Internetu (przewodowy i bezprzewodowy) w każdym pokoju.
j) Hotel zapewni w miejscu realizacji zamówienia wyżywienie w postaci:
- śniadań w formie bufetu w dniach 23, 24 maja 2019 r.
- obiadów w formie bufetu w dniach 22, 23, 24 maja 2019 r. (przystawka, zupa, mięsa, ryby, dodatki, surówki, deser, napoje),
- uroczystej kolacji (bankiet) w dniu 22 maja 2019 r.
- kolacji grillowej (kominek plenerowy) w dniu 23 maja 2019 r.
- czterech przerw kawowych w dniach 22÷24 maja 2019 r. obejmujących kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, bufet cukierniczy. Hotel przedstawi Zamawiającemu przykładowe menu bufetu.
k) Uroczysta kolacja
- Hotel przedstawi Zamawiającemu menu w skład, którego wchodzić będzie: przystawka, zupa, danie główne, deser, kawa, herbata, woda, soki, bufet – zimna płyta, bufet słodki, ciepła przekąska serwowana.
- Hotel zapewni zespół muzyczny w trakcie bankietu, którego koszt wliczony będzie w cenę świadczonej usługi.
l) Kominek plenerowy
- Hotel przedstawi Zamawiającemu menu w skład, którego wchodzić będą dania z grilla, dania ciepłe, bufet sałatkowy, bufet zimny, dodatki,
- Hotel zapewni kapele góralską na czas trwania kominka plenerowego, którego koszt wliczony będzie w cenę świadczonej usługi.
m) Hotel posiada odpowiednie zaplecze (kuchnię, restaurację) umożliwiające realizacje przedmiotu zamówienia w zakresie wyżywienia.
n) Hotel posiada restaurację zapewniającą realizację przedmiotu zamówienia w zakresie wyżywienia – jednorazowo 120 osób (nie jest możliwa realizacja wyżywienia dla 120 osób w systemie „na zmiany”).
o) Świadczenie usług wyżywienia powinno odbywać się wg ustawy z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 r. nr 171 poz. 1225 z póź. zm.).
p) Posiłki realizowane w zakresie realizacji wyżywienia muszą być przygotowywane w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia – catering nie jest możliwy.
q) W ramach oferty wyżywienia, przy realizacji przedmiotu zamówienia podczas konferencji w Hotelu, Hotel przedstawi przykładowe zróżnicowane menu w przypadku obiadów i uroczystej kolacji (propozycje mięsne i rybne), które będą wiązały Wykonawcę w kwestii usługi wyżywienia dla uczestników konferencji oraz uwzględni w każdym posiłku kuchnię wegetariańską.
r) Hotel posiada własną salę konferencyjną.
s) Ustawienie Sali konferencyjnej: stoły w trzech rzędach, stół dla prowadzących sesję referatów oraz mównica. Przed mównicą kosz z kwiatami, których cena wliczona będzie w cenę świadczonej usługi.
t) Sala konferencyjna powinna spełniać następujące standardy:
- umożliwić przeprowadzenie sesji referatowej dla 120 osób,
- jest salą klimatyzowaną,
- wyposażona jest w sprzęt audiowizualny (projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy), duży ekran. Całe wyposażenie wliczone jest w cenę sali,
- na sali Wykonawca udostępni miejsce dla kabin do tłumaczeń symultanicznych. Koszt wynajmu kabin oraz tłumaczy nie jest wliczone w cenę usługi świadczonej przez Wykonawcę.
- We foyer przed salą konferencyjną odbywać się będzie przerwa kawowa. W tym samym miejscu konieczne jest udostępnienie miejsca dla banerów i stolik reklamowych.
u) Wykonawca udostępni Zamawiającemu w dniu 23 maja dodatkową salę do przeprowadzenia sesji posterowej.
v) Hotel posiada przy budynku Hotelu i udostępni w cenie świadczonej usługi parking strzeżony (nie mniej niż 100 miejsc parkingowych) dla uczestników konferencji.
w) Hotel zagwarantuje, iż w terminie realizacji przedmiotu zamówienia na jego terenie nie będzie odbywać się inna konferencja o podobnej tematyce. Jednocześnie Zamawiający przyjmuje do wiadomości, iż w tym samym terminie mogą przebywać się w hotelu inni goście, przy czym nie będą oni zakłócać przebiegu imprezy Zamawiającego.
x) Liczba uczestników przedmiotu zamówienia może ulec zmianie. Liczba osób stanowiących podstawę rozliczenia zostanie podana Wykonawcy, na co najmniej 14 dni przed datą rozpoczęcia konferencji.
y) Zamawiającemu przysługuje wizja lokalna.
z) Ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia uwzględniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy.
aa) Warunki płatności: minimum 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

Złóż ofertę


» Termin składania ofert

09.05.2018 | 10:00


» Lokalizacja

Dostępne po zalogowaniu

Zaloguj się

» Kategoria asortymentowa

  • Usługi hotelarskie

» Dane nabywcy

Dostępne po zalogowaniu

Zaloguj się

» Dane kontaktowe

Dostępne po zalogowaniu

Zaloguj się