Usługa wydawnicza dla dwóch czasopism publikowanych przez Instytut Psychiatrii i Neurologii w Warszawie: Alcoholism and Drug Addiction/Alkoholizm i Narkomania oraz Advances in Psychiatry and Neurology/Postępy Psychiatrii i Neurologii w okresie trzech lat.

» Opis zapytania

Wymagania od Wykonawcy dotyczące przedmiotu zamówienia:

I. Usługa produkcyjna

1. Publikowanie wyżej wymienionych czasopism w wersji elektronicznej na stronie internetowej w systemie kwartalnym przez 3 lata, w tym:
- korekta językowa dostarczonych artykułów w języku polskim i korekta techniczna artykułów w języku polskim i angielskim,
- łamanie nadesłanych tekstów i przygotowanie plików produkcyjnych do druku w layout zatwierdzonym przez Właściciela czasopism,
- autoryzacja złamanych tekstów u autorów,
- publikowanie pojedynczych artykułów na etapie prac redakcyjnych, tzw. „early birds”.

2. Stworzenie, utrzymywanie i aktualizowanie stron internetowych obu czasopism na serwerach Wykonawcy w okresie trwania umowy oraz przez kolejne dwa lata jako archiwum.
Strony internetowe powinny
- zawierać wszystkie niezbędne informacje na temat danego czasopisma (np. skład zespołu redakcyjnego, opis czasopisma, instrukcje dla autorów, poszczególne artykuły),
- umożliwiać łatwy, bezpłatny dostęp do treści artykułów,
- zapewniać łatwy dostęp do panelu/systemu redakcyjnego, na który zgłaszane będą artykuły,
- być dostosowane do wymogów różnych przeglądarek i wyszukiwarek,
- zawierać pole wyszukiwania umożliwiające użytkownikom przeszukiwanie podstron po nazwisku autora, tytule lub słowach kluczowych.

3. Przygotowanie i prowadzenie elektronicznego panelu do zarządzania procesem redakcyjnym w dwóch wersjach językowych polskim i angielskim.
Wymagania dotyczące panelu:
- całodobowy dostęp do panelu,
- udostępnienie panelu bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerze użytkowników,
- obieg artykułów między użytkownikami panelu: autor-redakcja-recenzent,
- automatyczne nadawanie numerów przysłanym artykułom,
- możliwość wygenerowania pliku .pdf zawierającego wszystkie załączone pliki artykułu z ponumerowanymi wierszami oraz tytuł, nazwiska autorów i ich afiliacje oraz streszczenia,
- redakcja ma mieć możliwość zarządzania wieloma nadesłanymi artykułami, m.in.: przesyłanie prac i powiadomień do wszystkich uczestników obiegu artykułów, podgląd wszystkich nadesłanych prac na wszystkich etapach obiegu artykułów, możliwość wyszukiwania artykułów pod względem różnych kryteriów, możliwość edytowania nadesłanych artykułów, możliwość usuwania artykułów, możliwość dodawania komentarzy, notatek redakcyjnych, , możliwość wyszukiwania recenzentów pod względem różnych kryteriów, możliwość wysyłania zaproszeń do recenzentów, zabezpieczenie przez przypadkowym wysłaniem zaproszenia do recenzji autorowi artykułu, możliwość automatycznego wyboru arkusza recenzji, możliwość określenia czasu przeznaczonego na poszczególne etapy recenzji, możliwość automatycznego wydawania różnych decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu artykułu (szablony listów), możliwość uzyskania statystyk, możliwość pomijania niektórych etapów obiegu artykułów, możliwość łatwego powrotu do edycji na każdym etapie, automatyczne przypominanie o terminach,
- autor ma mieć możliwość m.in. zalogowania się w systemie oraz łatwego i intuicyjnego przesłania artykułu do redakcji. Panel musi zawierać wszystkie niezbędne kroki i pola do wypełnienia przez autora w zależności od typu przesłanego artykułu (oceniana będzie rozpiętość możliwości systemu oraz możliwość dodawania nowych pól i kroków): imię, nazwisko, afiliacja, tytuł artykułu (z możliwością określenia minimalnej i maksymalnej długości), typ artykułu (z możliwością określenia różnych typów), streszczenie w j. polskim (z możliwością określenia minimalnej i maksymalnej długości), streszczenie w j. angielskim (z możliwością określenia minimalnej i maksymalnej długości), słowa kluczowe (w j. polskim i angielskim z możliwością określenia minimalnej i maksymalnej liczby), określenie wkładu poszczególnych autorów, pola do zaznaczenia oświadczeń, źródeł finansowania artykułu itp., możliwość dołączenia plików zawierających np. obowiązkowe oświadczenie o przekazaniu praw autorskich, o niestosowaniu ghostwriting i guest authorship, stosowaniu zasad etyki lub zgoda na wykorzystanie ilustracji, propozycje recenzentów, możliwość dodawania komentarzy dla recenzentów. Ponadto autor ma mieć możliwość: podglądu swoich artykułów wysłanych do redakcji, śledzenia etapów obiegu artykułu, wglądu do historii powiadomień i wiadomości,
- recenzent ma mieć możliwość m.in. zalogowania się w systemie, przyjęcia lub odrzucenia zaproszenia do recenzji za pomocą linku zamieszczonego w mailu zapraszającym, podglądu przesłanego artykułu, przesłania recenzji, automatycznego wypełniania formularza recenzji (formularz ma zawierać stałe elementy: informacje dla redakcji, część opisowa dla autora, rekomendacje – wybór jednego z wariantów), dodawania komentarzy podczas wysyłania recenzji, podglądu artykułów odrzuconych, do zrecenzowania, wykonanych recenzji itp. oraz historii powiadomień,
- automatyczne przesyłanie powiadomień mailowych do uczestników obiegu artykułów,
- zindywidualizowana konfiguracja stron panelu, które mają być używane przez użytkowników, m.in.: informacje o danym czasopiśmie, logo, , dane kontaktowe, możliwość określenia dziedzin naukowych, instrukcje dla autorów i recenzentów, szablony listów decyzyjnych, określenie czasu na realizację poszczególnych etapów redakcyjnych (recenzja, korekta autorska), automatyczne przypomnienia mailowe, dostosowanie tekstów i szablonów korespondencyjnych do potrzeb danego czasopisma,
- dodawanie artykułu do systemu dopiero po spełnieniu wszystkich wymogów formalnych,
- indeksowanie słów kluczowych,
- możliwość tworzenia bazy recenzentów, autorów,
- utworzenie odrębnych formularzy recenzji dla każdego czasopisma,
- zabezpieczenie przed wysłaniem informacji do niewłaściwego użytkownika panelu.
- możliwość załączania treści artykułu i tabel w postaci plików: doc, docx, rtf; rycin, wykresów i zdjęć w formacie tiff, jpg, pdf, a także jako pliki MS Office z wysoką rozdzielczością,
- możliwość weryfikacji artykułu za pomocą systemu antyplagiatowego iThenticate,
- możliwość prowadzenia statystyk,
- możliwość odzyskiwania haseł, zmiany adresów mailowych, nazwy kont, edycji danych,
- stałe wsparcie techniczne dla Zamawiającego: serwis, monitoring, aktualizacje,
- możliwość rozbudowy panelu o wprowadzenie nowych zakładek.

4. Udostępnienie i utrzymywanie procedur zabezpieczających oryginalność artykułów naukowych, w tym międzynarodowego systemu antyplagiatowego „Crossref Similarity Check powered by iThenticate”.

5. Przygotowanie pełnych wersji artykułów w formatach umożliwiających przesyłanie ich do międzynarodowych baz indeksacyjnych i ich dostarczenie do baz danych, w których są lub będą indeksowane oba czasopisma.

6. Wydawanie i rejestrowanie numerów DOI (Digital Object Identifier) dla każdego opublikowanego artykułu.

7. Doradzanie w zakresie licencji Open Access, praw autorskich, pozwoleń itp.

II. Usługa marketingowa – promowanie obu czasopism w krajowym i międzynarodowym środowisku naukowym

8. Przesyłanie informacji do profilowanej grupy odbiorców o tematyce obu czasopism oraz o treści poszczególnych numerów.
9. Informowanie o każdym z czasopism podczas minimum dwóch konferencji lub zjazdów lub warsztatów lub szkoleń w każdym roku kalendarzowym oraz na minimum trzech portalach tematycznych, w tym przynajmniej na jednym międzynarodowym w każdym roku kalendarzowym.
10. Pozyskiwanie we współpracy z redakcjami obu czasopism nowych artykułów, w tym mailingi do potencjalnych autorów.
11. Pozyskiwanie recenzentów, głównie zagranicznych.
12. Wsparcie merytoryczne i techniczne przy aplikowaniu do indeksacyjnych baz, które pozwolą na uzyskanie wskaźnika cytowań Impact Factor (IF).
13. Doradzanie, jak zwiększyć liczbę cytowań w celu uzyskania wskaźnika cytowań Impact Factor.
14. Utrzymywanie stałego kontaktu z redakcjami obu czasopism, przygotowanie raportów z funkcjonowania czasopism, podejmowanych działań wydawniczych i promocyjnych dwa razy w roku, przekazywanie statystyk pobierania i użytkowania artykułów.

Złóż ofertę