Zorganizowanie i obsługa 2 – dniowej konferencji - oneplace.marketplanet.pl

Zorganizowanie i obsługa 2 – dniowej konferencji

» Opis zapytania

1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa 2- dniowej konferencji podsumowującej projekt „Edukacja pracodawców, menedżerów, specjalistów zarządzania zasobami ludzkimi i ochrony zdrowia pracujących w zakresie tworzenia i realizacji w zakładach pracy programów zarządzania zdrowiem starzejących się pracowników”

Konferencja 2-dniowa odbędzie się w dniach roboczych, między 4.12.2017 a 12.12.2017 w Łodzi, w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia bazy lokalowej, w której odbywać będą się konferencja objęte przedmiotem umowy.

2. Termin realizacji:
Konferencja 2-dniowa odbędzie się w dniach roboczych, między 4.12.2017 a 12.12.2017 w Łodzi, w terminie zaproponowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego.

3. Warunki realizacji:
Warunkiem jest zorganizowanie:
• jednej 2-dniowej konferencji, w tym rekrutacja 110 osób biorących udział w konferencji, zapewnienie sali konferencyjnej na 120 osób przygotowanej do przeprowadzenia konferencji, zapewnienie kompleksowej obsługi restauracyjnej, noclegu dla uczestników, przygotowanie i wydruk materiałów konferencyjnych.
4. Opis Warunków organizacji konferencji 2 - dniowej

4.1. Miejsce przeprowadzenia 2 dniowej konferencji:
4.1.1. Konferencja musi odbyć się w obiekcie zlokalizowanym na terenie Łodzi, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej (bez przesiadki) z dworca Łódź Fabryczna – całkowity czas przemieszczenia się uczestnika z dworca głównego do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja nie powinien przekroczyć 30 minut.
4.1.2. Wykonawca zapewni organizację konferencji w hotelu o standardzie, co najmniej 4-gwiazdkowym.
4.1.3. Wykonawca zapewni organizację konferencji w hotelu zapewniającym co najmniej 100 miejsc noclegowych.
4.1.4. Wykonawca zapewni 100 pokoi jednoosobowych z łazienkami (bądź dwuosobowych do zakwaterowania pojedynczego) ze śniadaniami dla uczestników konferencji spoza Łodzi i najbliższych okolic (wynajem będzie obejmował jedną dobę hotelową).
4.1.5. Obiekt musi posiadać odpowiednio przystosowaną salę konferencyjną dla co najmniej 120 osób w ustawieniu teatralnym.
4.1.6. Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla 100 uczestników konferencji, w tym co najmniej 70% na terenie należącym do hotelu; pozostałe miejsca będą mieścić się przy budynku hotelu lub w jego okolicy (nie dalej niż 400 metrów od hotelu).
4.1.7. Sala konferencyjna musi spełniać następujące wymagania:
a) Stół prezydialny udekorowany kompozycją z żywych kwiatów wraz z miejscami siedzącymi dla min. 10 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran i salę oraz z możliwością korzystania z komputera przenośnego;
b) Rzutnik multimedialny;
c) Ekran;
d) Tablicę typu „Flipchart” i flamastry;
e) System nagłośnieniowy z min. 2 mikrofonami bezprzewodowymi;
f) Dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe);
g) Laptop (w razie awarii laptopa przywiezionego przez Zamawiającego);
h) 1 listwa rozdzielająca przeciwprzepięciowa z min. 4 gniazdami wraz z dodatkowym przedłużaczem o długości min. 10 m;
i) Wyposażenie sali konferencyjnej w tym sprzęt multimedialny muszą być sprawne oraz muszą odpowiadać potrzebom Zamawiającego;
j) w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej winien znajdować się tzw. „stolik rejestracyjny” wraz z wyposażeniem (stół oraz dwa miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania rejestracji uczestników spotkania, umożliwiającej podpisywanie się osób na liście obecności;
k) Miejsca siedzące na sali konferencyjnej w postaci wyściełanych krzeseł, minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm, a minimalna odległość pomiędzy rzędami to 50 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne;
l) Klimatyzacja – za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory;
m) temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 20-25°C;
n) sala konferencyjna będzie zarezerwowana dla uczestników konferencji przez co najmniej 8 godzin w pierwszym dniu konferencji, 6 godzin w drugim dniu konferencji;
o) zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji.
4.1.8. Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej sprzątane systematycznie w czasie trwania konferencji (zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe lub wyposażone w suszarki do rąk).
4.1.9. Obiekt musi posiadać szatnię udostępnioną dla wszystkich uczestników spotkania (na Wykonawcy spoczywa obowiązek odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę rzeczy powierzonych do przechowywania). Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania wieszaków na odzież ustawianych przed salą konferencyjną, w której odbywa się spotkanie, z zastrzeżeniem zagwarantowania obsługi przez Wykonawcę, odpowiedzialnej za pozostawioną odzież.
4.1.10. Obiekt, w którym organizowane będzie konferencja, nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych przez cały czas trwania konferencji.
4.1.11. Wykonawca zobligowany jest do zrealizowania świadczenia usługi najmu sali konferencyjnej, usługi gastronomicznej i noclegu na terenie jednego obiektu (budynku).
4.1.12. W przypadku zakończenia doby hotelowej podczas trwania 2-giego dnia konferencji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pomieszczenia, gdzie uczestnicy będą mogli przechować bagaż oraz zagwarantuje obsługę, odpowiedzialną za pozostawione bagaże (na Wykonawcy spoczywa obowiązek odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę bagaży powierzonych do przechowywania)
4.1.13. Oznakowanie obiektu: Wykonawca jest zobowiązany do oznakowania wejścia do sali konferencyjnej między innymi (pliki z logotypami Zamawiający dostarczy w dniu podpisania umowy):
a) Logo NPZ z dopiskiem „Konferencja jest finansowana ze środków Narodowego Programu Zdrowia na lata 2016-2020”;
b) Logo Projektu;
c) Logo Instytutu Medycyny Pracy,
d) Logo Krajowego Centrum Promocji Zdrowia w Miejscu Pracy.
4.1.14. W hotelu, gdzie będzie się odbywać konferencja Wykonawca zapewni czytelne oznaczenia pozwalające uczestnikom zidentyfikować gdzie powinni się udać po przyjeździe.
4.1.15. W ofercie należy wskazać proponowany termin organizacji konferencji.

4.2. Ciągła przerwa kawowa
4.2.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji (maksymalnie 120 osób) ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnienie, zarówno w pierwszym jak i w drugim dniu:
a) kawy (z ekspresu);
b) wrzącej wody i herbat ekspresowych – minimum 2 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie;
c) wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej, w ilości co najmniej 0,33l/os. w każdym dniu konferencji);
d) owoców – minimum 2 rodzaje;
e) ciasteczek – minimum 2 rodzaje, około 15 dag na uczestnika;
f) cukru i słodzika;
g) plasterków cytryny;
h) śmietanki do kawy.
4.2.2. Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej.
4.2.3. Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców.
4.2.4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia w trakcie spotkań ciągłej usługi gastronomicznej oraz obsługi kelnerskiej w sali konferencyjnej (preferowane) lub w innym pomieszczeniu zlokalizowanym w bezpośrednim jej sąsiedztwie w godzinach trwania konferencji.
4.2.5. Sposób podania: w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem filiżanek, talerzyków, szklanek do zimnych napojów, łyżeczek i serwetek (bez stosowania plastikowych sztućców i naczyń), zimne napoje serwowane w szklanych dzbankach, wrzątek do herbaty i kawa w termosach. Wykonawca zobowiązany jest do ciągłego uzupełniania wszystkich napojów gorących i zimnych w godzinach trwania spotkania, jak również do zapewnienia stałej obsługi kelnerskiej.

4.3. Przerwa obiadowa
4.3.1. Wykonawca zobowiązany jest w pierwszym jak i w drugim dniu konferencji do zapewnienia wszystkim uczestnikom (maksymalnie 120 osób) obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający:
a) zupy (min. 2 rodzaje, w tym zupa jarska),
b) ciepłe danie drugie (min. 2 rodzaje, w tym danie jarskie),
c) sałatki (min. 2 rodzaje),
d) deser (1 rodzaj),
e) napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, kompot.
4.3.2. Menu zostanie ustalone z Zamawiającym na 2 tygodnie przed konferencją. Podczas rejestracji uczestnicy będą deklarować, jaki rodzaj dań wybierają (jarskie bądź mięsne) . Zamawiający przygotuje posiłki zgodnie z deklaracjami uczestników (uwzględniając odpowiedni zapas poszczególnych opcji).
4.3.3. Dania będą serwowane przez kelnerów/obsługę sali, gdzie będzie odbywał się posiłek (dania będą wydane zgodnie z deklaracjami uczestników zebranymi podczas rejestracji).
4.3.4. Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej.
4.3.5. Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem każdej z konferencji.
4.3.6. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy konferencji będą mogli zjeść obiad na siedząco w tym samym czasie i miejscu.
4.3.7. Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywała się konferencja, w oddzielnym, jednym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna.
4.3.8. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie obiadu (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów, sprzątanie).

4.4. Kolacja

4.4.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji (maksymalnie 120 osób) uroczystej, zasiadanej kolacji rozumianej, jako bufet z obsługą, zawierającej:
a) Ciepłe danie główne (3 warianty, w tym jeden jarski);
b) Bufet w formie stołu szwedzkiego zawierający przystawki (3 rodzaje), sałatki (2 rodzaje), deser (3 rodzaje);
c) napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych, kawa, herbata.
4.4.2. Menu zostanie ustalone z Zamawiającym na 2 tygodnie przed konferencją. Podczas rejestracji uczestnicy będą deklarować, jaki rodzaj dania główne wybierają (jarskie bądź mięsne) . Zamawiający przygotuje dania główne zgodnie z deklaracjami uczestników (uwzględniając odpowiedni zapas poszczególnych opcji).
4.4.3. Dania główne będą serwowane przez kelnerów/obsługę sali, gdzie będzie odbywał się posiłek (dania będą wydane zgodnie z deklaracjami uczestników zebranymi podczas rejestracji). Przystawki, sałatki oraz desery będą dostępne w formie bufetu szwedzkiego.
4.4.4. Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej.
4.4.5. Kolacja zostanie podana na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Godzina podania kolacji zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem każdej z konferencji.
4.4.6. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy konferencji będą mogli zjeść kolację na siedząco w tym samym miejscu i czasie.
4.4.7. Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym, jednym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna.
4.4.8. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie kolacji (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów, sprzątanie);

4.5. Obsługa techniczna konferencji:
4.5.1. Wykonawca przyjedzie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na co najmniej dwa spotkania organizacyjne do siedziby Zamawiającego (tj. Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, przy ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8) celem uzgodnienia szczegółów dotyczących organizacji konferencji;
4.5.2. Wykonawca zostaje zobowiązany do konsultowania z wyznaczoną osobą po stronie Zamawiającego wszelkich działań w każdym z aspektów organizacji konferencji. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian;
4.5.3. Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia;
4.5.4. Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w pierwszymi drugim dniu jej trwania, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia.
4.5.5. Wykonawca zapewni obecność obsługi hotelowej, tj.: recepcjonistów odpowiedzialnych rejestrację uczestników oraz managera konferencji/osobę wyznaczoną do opieki nad wydarzeniem obecną przez cały czas cały czas trwania konferencji.
4.5.6. Całkowity koszt usługi gastronomicznej (bez śniadań – patrz pkt. 7 w części V poniżej) zostanie ustalony jako iloczyn ceny jednostkowej i liczby osób, które wzięły udział w konferencji (tj. osób rekrutowanych przez wykonawcę oraz 8 osób ze strony Zamawiającego).
4.5.7. Całkowity koszt usługi hotelarskiej (rozumianej jako nocleg ze śniadaniem) zostanie ustalony jako iloczyn ceny jednostkowej i liczby osób, które skorzystały z noclegu.

4.6. Rekrutacja
4.6.1. Wykonawca będzie zobowiązany do rekrutacji 110 uczestników konferencji (rekrutacja rozumiana jako: system wysyłki zaproszeń i rejestracji uczestników konferencji, dodatkowo – na 2 dni przed konferencją – ponowny kontakt z uczestnikami i uzyskanie potwierdzenia przyjazdu co najmniej 110 osób) spełniających określone kryteria (patrz pkt 4.6.3.).
4.6.2. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia Wykonawcy imiennej listy zawierającej numery telefonów do min. 55 przedstawicieli zakładów pracy wraz z kluczem, z której organizacji można zrekrutować, odpowiednio, jedną, dwie lub trzy osoby.
4.6.3. W przypadku, gdy z przekazanej listy Wykonawca nie zrekrutuje 110 osób, będzie zobowiązany do przeprowadzenia dalszej rekrutacji, na własną rękę, wśród zakładów pracy zatrudniających powyżej 50 osób (będą to pracodawcy lub ich przedstawiciele, mający wpływ na politykę prozdrowotną firmy tj. menagerowie, specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi i ochrony zdrowia pracujących) oraz z organizacji pracodawców.
4.6.4. Wykonawca zobowiązuje się do raportowania postępów rekrutacji: pierwszy raport na miesiąc
przed terminem konferencji, drugi na dwa tygodnie przez terminem konferencji oraz na 2 dni
przed konferencją informacja z potwierdzeniem przyjazdu co najmniej 110 osób (w raportach
znajdą się informacje takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, wielkość firmy, profil
działalności).
4.6.5. W dniu konferencji Wykonawca będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu listę obecności w formie wydruku (formularz listy obecności będzie zawierał nazwę projektu, logo NPZ, logo projektu, logo Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, imię i nazwisko uczestnika wraz z odpowiednią liczbą porządkowa, nazwę firmy, odręczny podpis uczestnika).
4.6.6. Na potrzeby rekrutacji Wykonawca założy nową domenę internetową (nazwa domeny związana z tematem projektu w ramach, którego będzie realizowana konferencja, uzgodniona z Zamawiającym).
4.6.7. Na potrzeby rekrutacji Wykonawca założy skrzynkę e-mailową do kontaktu z uczestnikami, Wykonawca nie będzie kontaktował się z uczestnikami konferencji poprzez inne skrzynki e-mailowe, bez uzgodnienia z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy na płycie CD zbiór całości korespondencji w ciągu 3 dni po zakończeniu konferencji.
4.6.8. Na potrzeby rekrutacji Wykonawca udostępni infolinię telefoniczną, która będzie działać w ciągu 21 dni przed rozpoczęciem konferencji oraz w dniu konferencji w dniach roboczych od 8.30 do 16.30.

4.7. Opracowanie i dostarczenie materiałów konferencyjnych
4.7.1. Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i dostarczenia w miejsce realizacji usługi materiałów konferencyjnych zawierających:
a) Identyfikator
Opis – transparentny, wykonany z twardego tworzywa, zawieszony na taśmie wpiętej w klip (kolor taśmy zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia), taśma z klipem w zestawie, identyfikator w rozmiarze 85x50mm.
Wykonawca będzie zobowiązany do wydrukowania na identyfikatorach danych uczestników konferencji.
Liczba – 120 sztuk
b) Teczkę
Opis – teczka z gumką wykonana z mocnego, lakierowanego ze strony zewnętrznej kartonu; grubość co najmniej 300 g/m²; format A4; posiadająca trzy skrzydła wewnętrzne, każde z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i 2,5 cm (+/- 0,5 cm); grzbiet teczki z możliwością regulowanej grubości 0,7 cm (+/- 0,3 mm) i ok. 2,5 cm (+/- 0,5 cm); maksymalna grubość grzbietu pozwoli zmieścić przynajmniej 150 kartek; zapięcie na jedną gumkę, projekt graficzny teczki dostarczy Zamawiający co najmniej 7 dni przed terminem konferencji, nadruk 4+0.
Nakład: 120 sztuk
c) Notatnik
Opis – Wymiary: format A4, 21 cm (+/-1 cm) x 29,7 (+/-1 cm), notes 50-kartkowy, klejenie po krótszym boku, plecy wzmocnione kartonem, otwierany do góry. Gramatura papieru co najmniej 90g/m², gramatura okładki notatnika co najmniej 300g/m².
Nakład: 120 sztuk
d) Długopis
Opis: aluminiowy – Wymiary: 140 mm (+/- 5 mm) x 10 mm (+/- 2 mm), Ø 10 mm (+/- 2 cm) z niebieskim wkładem, kolor długopisu zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia, nie później niż 7 dni przed terminem konferencji.
Liczba sztuk: 120
e) Program konferencji
Opis: Zamawiający dostarczy treść programu (będzie to, co najmniej: tytuł, miejsce i termin, tytuły poszczególnych części, imiona i nazwiska prelegentów wraz z informacją, jakie instytucje/firmy reprezentują), Wykonawca wydrukuje program na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 90g/m². Program zawierający logotyp projektu, logo NPZ oraz logo IMP, nadruk 4+4.
Liczba sztuk: 120
f) Broszury (wydruki zostaną dostarczone przez Zamawiającego)
Nakład: 120 pakietów (ulotka + broszura)
g) Ankietę ewaluacyjną
Opis: Zamawiający dostarczy ankietę w formie elektronicznej (plik Word, maksymalnie 2 strony). Wykonawca będzie zobowiązany do wydruku ankiety na kartce papieru w formacie A4, gramatura papieru co najmniej 80g/m², nadruk 4+4.
Liczba sztuk: 120

Złóż ofertę