Zmienione terminy - ZAPYTANIE OFERTOWE NR CSIiZ/01/2026 stan na 29.05.2026 Zaprojektowanie i przygotowanie do wdrożenia jednolitego, skalowalnego systemu elektronicznego zarządzania informacją i dokumentacją (EZD) w strukturach NSZZ „Solidarność”, dostosowanego do specyfiki organizacyjnej Związku na poziomie krajowym, regionalnym i zakładowym
Notice description
Powstaje w kontekście projektu:
FERS.04.03-IP.06-0010/25 - Cyfrowy System Informacji i Zarządzania w NSZZ "Solidarność"
Zamówienie obejmuje w szczególności:
1. a) przeprowadzenie analizy potrzeb struktur NSZZ „Solidarność” na trzech poziomach – krajowym, regionalnym i zakładowym:
- analiza dokumentów organizacyjnych (statut, regulaminy, schematy organizacyjne),
- wywiady i konsultacje z przedstawicielami struktur krajowych, regionalnych i zakładowych,
- identyfikacja procesów obiegu informacji i dokumentów,
b) analizę dokumentów organizacyjnych, w tym m.in.:
- statutu,
- regulaminów wewnętrznych,
- schematów organizacyjnych,
c) przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami wskazanych struktur organizacyjnych,
2. opracowanie dwóch kluczowych dokumentów normatywnych:
- przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej,
- opracowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- dostosowanie dokumentów do specyfiki trzech poziomów organizacyjnych
3. opracowanie analizy stanu obecnego i rekomendacji systemowych:
- przygotowanie trzech pakietów rekomendacji (po jednym dla każdego poziomu struktury),
- określenie rekomendowanych funkcjonalności i obszarów działania systemu EZD,
4. zaprojektowanie systemu EZD
- zaprojektowanie architektury skalowalnego systemu teleinformatycznego,
- dostosowanie systemu do normatywów kancelaryjnych i rekomendacji
Szczegóły dotyczące minimalnych wymagań oczekiwanego systemu zawarto w Załączniku nr 1. „Minimalne wymagania funkcjonalne dla systemu EZD”.
5. przygotowanie i realizacja szkoleń
- opracowanie programu min. 2 szkoleń stacjonarnych dla kadry zarządzającej i osób nadzorujących funkcjonowanie EZD,
- realizacja stacjonarnych min. 3 szkoleń ogólnych dla wszystkich pracowników uczestniczących w pilotażu,
- realizacja 4 szkoleń online dla osób nadzorujących funkcjonowanie EZD.
6. realizacja pilotażu systemu EZD
- dwuetapowy pilotaż w strukturach krajowych, regionalnych i zakładowych,
- analiza wyników pierwszego etapu i wprowadzenie korekt,
- przeprowadzenie drugiego etapu pilotażu.
7. udział w stacjonarnych spotkaniach konsultacyjnych z zespołem eksperckim Zamawiającego (min. 3 spotkania)
8. podsumowanie i rekomendacje wdrożeniowe
- opracowanie raportu końcowego,
- sformułowanie rekomendacji dotyczących dalszego wdrażania systemu EZD w Związku.
Miejsce realizacji
Cała polska
FERS.04.03-IP.06-0010/25 - Cyfrowy System Informacji i Zarządzania w NSZZ "Solidarność"
Zamówienie obejmuje w szczególności:
1. a) przeprowadzenie analizy potrzeb struktur NSZZ „Solidarność” na trzech poziomach – krajowym, regionalnym i zakładowym:
- analiza dokumentów organizacyjnych (statut, regulaminy, schematy organizacyjne),
- wywiady i konsultacje z przedstawicielami struktur krajowych, regionalnych i zakładowych,
- identyfikacja procesów obiegu informacji i dokumentów,
b) analizę dokumentów organizacyjnych, w tym m.in.:
- statutu,
- regulaminów wewnętrznych,
- schematów organizacyjnych,
c) przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami wskazanych struktur organizacyjnych,
2. opracowanie dwóch kluczowych dokumentów normatywnych:
- przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej,
- opracowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- dostosowanie dokumentów do specyfiki trzech poziomów organizacyjnych
3. opracowanie analizy stanu obecnego i rekomendacji systemowych:
- przygotowanie trzech pakietów rekomendacji (po jednym dla każdego poziomu struktury),
- określenie rekomendowanych funkcjonalności i obszarów działania systemu EZD,
4. zaprojektowanie systemu EZD
- zaprojektowanie architektury skalowalnego systemu teleinformatycznego,
- dostosowanie systemu do normatywów kancelaryjnych i rekomendacji
Szczegóły dotyczące minimalnych wymagań oczekiwanego systemu zawarto w Załączniku nr 1. „Minimalne wymagania funkcjonalne dla systemu EZD”.
5. przygotowanie i realizacja szkoleń
- opracowanie programu min. 2 szkoleń stacjonarnych dla kadry zarządzającej i osób nadzorujących funkcjonowanie EZD,
- realizacja stacjonarnych min. 3 szkoleń ogólnych dla wszystkich pracowników uczestniczących w pilotażu,
- realizacja 4 szkoleń online dla osób nadzorujących funkcjonowanie EZD.
6. realizacja pilotażu systemu EZD
- dwuetapowy pilotaż w strukturach krajowych, regionalnych i zakładowych,
- analiza wyników pierwszego etapu i wprowadzenie korekt,
- przeprowadzenie drugiego etapu pilotażu.
7. udział w stacjonarnych spotkaniach konsultacyjnych z zespołem eksperckim Zamawiającego (min. 3 spotkania)
8. podsumowanie i rekomendacje wdrożeniowe
- opracowanie raportu końcowego,
- sformułowanie rekomendacji dotyczących dalszego wdrażania systemu EZD w Związku.
Miejsce realizacji
Cała polska
Time limit for receipt of tenders
2026-06-10 21:59:59.0
Location
Kraj: Polska
Category assortment
Training
Licences and software
Software development
Implementation services
Maintenance and support
Consultancy
Licences and software
Software development
Implementation services
Maintenance and support
Consultancy
Buyer details
Komisja Krajowa NSZZ "Solidarność"
Wały Piastowskie 24
80-855 Gdańsk
Województwo: pomorskie
Kraj: Polska
NIP: 5830009642
Wały Piastowskie 24
80-855 Gdańsk
Województwo: pomorskie
Kraj: Polska
NIP: 5830009642
